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10 Tipps, schnell gute Kandidatinnen und Kandidaten einzustellen

Die Frage, wie man durch einen schnellen Rekrutierungsprozess Menschen effizienter einstellen kann, sollte eine zentrale Überlegung für jede Personalabteilung sein. Die bestmögliche Kandidatin oder den bestmöglichen Kandidaten schnell zu finden, zu prüfen und einzustellen, ist der Kern dessen, was es bedeutet, ein erfolgreicher Recruiter und ein erfolgreiches Recruitment-Team zu sein.

Natürlich ist es keine leichte Aufgabe, Spitzentalente konsequent in einem schnellen Tempo einzustellen. Es erfordert ein starkes Engagement des gesamten Recruitment-Teams und die Disziplin, den Einstellungsprozess ständig zu überprüfen, zu optimieren und zu überarbeiten.

Glücklicherweise läuft die schnellere Einstellung der richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft auf bestimmte Bereiche der Veränderung und Verbesserung hinaus, die du und dein Team übernehmen können.

Bevor wir uns mit einigen Tipps zur schnelleren Einstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern befassen, wollen wir einen Blick darauf werfen, warum du den Prozess überhaupt beschleunigen solltest.

Warum ist ein schneller Rekrutierungsprozess wichtig?

Der Grund dafür, den Einstellungsprozess zu beschleunigen, ist ziemlich offensichtlich. Eine schnellere Einstellung bedeutet, dass vakante Stellen schneller besetzt werden, was bedeutet, dass die Teams produktiv und profitabel bleiben können.

Abgesehen davon sind hier einige der Vorteile, die sich durch einen schnellen Rekrutierungsprozess ergeben:

  • Reduzierung der Einnahmen und der Budgetbelastung durch unbesetzte Stellen. Mit jedem Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, verliert dein Unternehmen Geld durch eine Lücke in der Qualifikation und Produktivität.
  • Es herrscht der War for Talents. Du musst die besten Talente schneller binden als deine Konkurrenz.
  • Spitzenkandidaten sind nicht lange verfügbar. Tatsächlich werden die besten Kandidatinnen und Kandidaten in der Regel in nur 10 Tagen abgeworben.
  • Er verbessert die Candidate Experience. Kandidatinnen und Kandidaten bevorzugen einen schnellen Rekrutierungsprozess, in dem sie schnell Rückmeldung erhalten und nicht lange auf eine Zu- oder Absage warten müssen. Außerdem lässt Schnelligkeit dein Unternehmen organisiert und effizient erscheinen.

Dennoch kann eine schnelle Rekrutierung mit einem gewissen Risiko verbunden sein. Denke an das berühmte Dreieck Schnell / Gut / Billig. Dieses Gedankenexperiment schreibt vor, dass ein Projekt realistischerweise nur (höchstens) zwei dieser Variablen auf Kosten der anderen erreichen kann. Das ist das Risiko, das du eingehst, wenn du versuchst, deine Rekrutierung zu beschleunigen, ohne auf Qualität oder Budget zu achten.

Bevor wir uns also mit der Frage befassen, wie man Leute schneller einstellen kann, ist es wichtig, daran zu denken, dass die Qualität der Einstellung und die Kosten pro Einstellung nicht um der schnelleren Einstellung willen in Kauf genommen werden sollten. Stattdessen solltest du danach streben, alle drei Ziele zu erreichen!

KPIs, die für einen schellen Rekrutierungsprozess wichtig sind

Bevor wir auf einige Tipps zur schnelleren Einstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingehen, werfen wir einen Blick auf die Kennzahlen, die du beachten solltest:

  • Prozentualer Anteil der qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber pro Stelle. Dies wird dir zeigen, wie effektiv deine allgemeine Einstellungsstrategie ist und wie konsequent du bei der Einstellung guter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorgehst.
  • Time-to-Fill. Dies ist die Kernmetrik für Geschwindigkeit und zeigt die Gesamtzeit von der Stellenanforderung bis hin zur Füllung der offenen Position – also der Einstellung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters.
  • Annahmequote der Angebote. Sie kann als Indikator für Probleme an verschiedenen Stellen in deinem Einstellungsprozess dienen. Wenn die Angebotsakzeptanzrate beispielsweise zurückgeht, ist dies wahrscheinlich ein Indikator für ein Problem irgendwo im Einstellungs-Trichter.
  • Quality-of-Hire. Die Kernmetrik zur Messung, wie erfolgreich und produktiv die Einstellungsentscheidungen im Laufe der Zeit sind.
  • Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire). Die Kernmetrik, um zu verfolgen, wie viel eine gute Kandidatin bzw. ein guter Kandidat kostet und wo es Möglichkeiten für Einsparungen gibt.

Nachdem wir uns nun angesehen haben, warum du deine Rekrutierung beschleunigen solltest und welche Kennzahlen wichtig sind, wollen wir nun einige Tipps zur schnelleren Einstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geben.

10 Tipps, wie du Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich schneller einstellen kannst

Auch wenn die Ergebnisse und Bemühungen zweifellos je nach Recruitment-Team und Unternehmen unterschiedlich ausfallen werden, hier sind einige einfache Tipps, um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller einzustellen.

1. Verwendung eines datenbasierten Ansatzes.

Der erste Schritt sollte immer der Blick auf die Daten sein, wenn du etwas an deinen Prozessen verändern möchtest. Überprüfe deine KPIs und kennzeichne die Kennzahlen, die zeigen, dass der Einstellungsprozess langsam und ineffizient ist.

Von dort aus kannst du deinen Prozess optimieren, neue KPIs zur Messung entwickeln und kontinuierlich überwachen, wie schnell und effizient sich die Kandidatinnen und Kandidaten durch den Einstellungstrichter bewegen. Ohne eine datengesteuerte Mentalität ist es nicht einmal möglich, ein Problem zu identifizieren, geschweige denn eine Lösung zu finden.

2. Erstelle einen strukturierten Einstellungsprozess.

Wenn du die Einstellungsmetriken geprüft hast und bereit bist, Änderungen vorzunehmen, ist es eine gute Praxis, einen strukturierten Einstellungsprozess zu entwickeln, um die Dinge so effizient wie möglich zu gestalten.

Ein strukturierter Prozess gibt deinem Team eine bestimmte Reihe von Schritten vor, die für jede neue Stellenausschreibung befolgt werden müssen, um verpasste oder überflüssige Schritte oder Rückstände im System zu beseitigen.

Einmal eingerichtet, kannst du deinen Einstellungsprozess kontinuierlich überwachen und Optimierungen vornehmen, um die Geschwindigkeit und Effizienz insgesamt zu verbessern.

3. Automatisiere so viel wie möglich.

Sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben sind die Hauptursache für langsame und ineffiziente Einstellungsverfahren. Diese Aufgabenüberlastung kann auch zu Arbeitsrückständen in bestimmten Phasen des Einstellungsprozesses führen, was sich auf alle deine Kern-KPIs auswirken kann.

Um dies zu vermeiden, ist es ratsam, so viele einfache und sich wiederholende Aufgaben wie möglich zu automatisieren. Dazu können die Prüfung von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Änderung des Kandidatenstatus oder das Versenden von E-Mails gehören. Je mehr du automatisierst, desto schneller können die Kandidatinnen und Kandidaten durch den Trichter bewegt werden.

Bewerbermanagementsysteme sind eine gute Hilfestellung wenn es darum geht, bestimmte Aufgaben und Abläufe zu automatisieren. Mit den automatisierten Aktionen von Recruitee kannst du automatisch E-Mails versenden oder Benachrichtigungen an deine Teammitglieder senden. Egal für welche Automatisierung du dich entscheidest, jede leistet ihren Beitrag für einen schnelleren und effizienteren Einstellungsprozess.

4. Interviewe nur die besten Kandidatinnen und Kandidaten.

Ein Vorstellungsgespräch kann leicht eine der zeitaufwändigsten Aufgaben bei der Einstellung sein. Wenn du dich regelmäßig fragst, wie du Leute schneller einstellen kannst, ist eine der besten Möglichkeiten, Kandidatinnen und Kandidaten für Vorstellungsgespräche achtsamer auszuwählen.

Denke darüber nach: Wenn eine Stellenausschreibung 250 Bewerberinnen und Bewerber einbringt und du sogar 5 % von ihnen interviewst, sind das 13 Einzelgespräche, an denen du teilnehmen musst, plus die Zeit, die du für die Überprüfung der Ergebnisse aufwenden musst. Wenn du bei den Bewerbungsgesprächen strenger vorgehst und nur die obersten 1 % zu einem Gespräch einlädst, sinkt diese Zahl auf drei.

5. Stelle intern ein.

Immer neue, externe Kandidatinnen und Kandidaten einzustellen, kann ein teurer und zeitraubender Prozess sein. Ein sicherer Weg, um bessere Leute schneller und für weniger Geld einzustellen, besteht darin, sich stärker auf den internen Kandidatenpool zu stützen: die derzeitigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Eine interne Einstellung ist 1,7 Mal billiger, und es dauert viel weniger Zeit, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten zu finden und zu prüfen. Außerdem weißt du bereits, dass diese internen Kandidatinnen und Kandidaten zu deinem Unternehmen passen, und du hast aus erster Hand Einblick in ihre Leistung.

Es ist also eine gute Idee, dein internes Team in einem ersten Schritt über offene Stellen zu informieren, bevor du sie Jobbörsen veröffentlichst.

6. Nutze Empfehlungsprogramme.

Wie die interne Rekrutierung erweisen sich auch Empfehlungsprogramme erwiesenermaßen schneller, billiger und effektiver als die externe Rekrutierung. Diese funktionieren auf ähnliche Weise wie die interne Rekrutierung, mit dem Unterschied, dass du dich auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlässt, die für die qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten bürgen.

In den meisten Fällen werden Ihre Mitarbeiter jemanden empfehlen, der kulturell gut zu Ihnen passt und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um erfolgreich zu sein.

7. Mache schneller Angebote.

Es gibt nichts Schlimmeres als die ideale Kandidatin oder den idealen Kandidaten zu finden, nur damit sie oder er in letzter Minute das Angebot ablehnt. Um diese Szenarien zu vermeiden, wird dringend empfohlen, sich um eine Beschleunigung der Angebote zu bemühen.

Qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten, die nach einem langen Interviewprozess Funkstille bekommen, werden wahrscheinlich ihren Wunsch, für dein Unternehmen zu arbeiten, überdenken.

Verringere das Risiko dieser Situation, indem du den Entscheidungsprozess beschleunigst und Schlüsselkomponenten der Stellenangebote automatisierst.

8. Kenne deine Anforderungen und deine Wunschkandidatinnen und -kandidaten.

Es ist absolut entscheidend, dass du genau weißt, was deine aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse sind und wer deine idealen Kandidatinnen und Kandidaten sind.

Wenn du diese beiden Faktoren kennst, kannst du schnell präzise Stellenanzeigen schreiben und veröffentlichen, die sich direkt an die Personen richten, die du einstellen möchtest. Dadurch wird sichergestellt, dass die Flut von Bewerberinnen und Bewerbern, größtenteils qualifiziert ist, was deine Arbeitsbelastung in der Folgezeit verringert.

Darüber hinaus hilft dir das  Wissen um die strategischen Bedürfnisse des Unternehmens, sofort in Aktion zu treten und kostspielige Verzögerungen bei der Einstellung zu vermeiden.

9. Verwende Talent-Pipelines.

Talent-Pipelines sind ein Rückstand an hochqualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten, die bei Bedarf abgebaut werden können, um vakante Positionen zu besetzen. Sie sind auch eine der effektivsten Techniken, um freie Stellen so schnell wie möglich mit qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten zu besetzen.

Falls du bislang noch keine Talent-Pipelines verwendest, solltest du dies in Erwägung ziehen. Informiere dich und dein Team über Netzwerk- und Kandidatenengagement-Aufgaben, was dabei helfen wird, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten kennenzulernen und mit ihnen zu kommunizieren. Aus diesen Personen können schließlich irgendwann neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden.

10. Investiere in den richtigen Tech-Stack.

Unabhängig davon, ob dein Schwerpunkt auf Automatisierung, intelligenter Analytik oder Talent-Pipelining liegt, ist es wichtig, dass dein Team über die richtigen Werkzeuge für die jeweilige Aufgabe verfügt. Die Frage, “wie man Leute schneller und effizienter einstellen kann”, sollte eng gefolgt werden von der Frage, “welche Technologie wir einsetzen können, um dies zu ermöglichen”.

HR-Tech war noch nie besser und vielfältiger als heute. Tue dir selbst einen Gefallen und recherchiere verschiedene Optionen, die deine Rekrutierung schlanker, schneller, kostengünstiger und letztlich auch effektiver für dein Unternehmen machen können.

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