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Stellenbeschreibung: Definition, Muster und Erstellung

Stellenbeschreibungen kreieren? Das klingt für viele Unternehmen erst einmal nach viel Aufwand für wenig Nutzen. Nicht selten wurden diese Dokumente einmal erstellt und verstauben jetzt ungenutzt in Aktenordnern. Dabei sind Stellenbeschreibungen vielseitig einsetzbar. Ihr hoher Wert für die tägliche Personalarbeit wird aber oft nicht erkannt.

Das möchten wir ändern. In diesem Artikel lernst du, was Stellenbeschreibungen eigentlich sind (und was nicht), welche wichtigen Funktionen sie erfüllen, welche Elemente dazu gehören und wie du sie richtig erstellst. So hast du ein Stellenbeschreibungenmuster, mit dem du direkt loslegen kannst.

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung, auch oft Arbeitsplatz- oder Tätigkeitsbeschreibung genannt, enthält alle relevanten Informationen über eine bestimmte Position im Unternehmen. Sie beschreibt genau, man von dem/der Stelleninhaber/in erwartet, welche Aufgaben er/sie übernimmt und wie er/sie in der Unternehmensstruktur eingeordnet ist.

Die Arbeitsplatzbeschreibung ist ein internes Dokument, was meist nicht nach außen getragen wird. Deshalb ist sie auch nicht mit einer Stellenanzeige zu verwechseln. Diese veröffentlicht man auf der Karriereseite deines Unternehmens und auf Jobbörsen, um geeignete Kandidaten/innen auf eine freie Position aufmerksam zu machen. Die Stellenbeschreibung ist dabei sehr wohl ein wichtiger Teil der Stellenanzeige.

Möchtest du wissen, was eine gute Stellenanzeige ausmacht? Wir haben die wichtigsten Tipps zusammengestellt, mit denen du ganz leicht die perfekte Stellenanzeige schreiben kannst.

Welchen Nutzen hat eine Stellenbeschreibung?

Viele Personalabteilungen behandeln Tätigkeitsbeschreibungen eher stiefmütterlich. Dabei sind sie multifunktional einsetzbar und unterstützen die verschiedensten Personalprozesse. So profitierst du von Arbeitsplatzbeschreibungen:

#1 Stellenanzeigen schneller erstellen

Wie bereits erwähnt, ist die Stellenbeschreibung das Herzstück jeder guten Stellenanzeige. Wenn diese bereits vorhanden ist, muss man nur noch die anderen Elemente, wie das Unternehmensprofil, die Leistungen der Firma, und das Bewerbungsverfahren hinzufügen und schon kann die Anzeige veröffentlicht werden.

#2 Personalauswahlverfahren effektiver vorbereiten und durchführen

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, muss man die Methoden für das Personalauswahlverfahren vorbereiten. Die Voraussetzung dafür ist ein detailliertes Anforderungsprofil, welches definiert, was für Kompetenzen, Qualifikationen, Erfahrungen und Eigenschaften der/die ideale Kandidat/in mitbringen sollte. Die Tätigkeitsbeschreibung liefert dafür den Input. So können die richtigen Verfahren ausgewählt und die Kandidat/innen auch besser verglichen werden.

Mit einer Recruitment Software wie Recruitee, ist die Evaluierung deiner Bewerber/innen übrigens deutlich einfacher.

#3 Einstellungsprozess erleichtern

Wenn die Personalauswahl abgeschlossen ist, folgt der Einstellungsprozess mit der Erstellung des Arbeitsvertrags. Die Arbeitsplatzbeschreibung ist ein wichtiger Teil dessen. Hier hält man fest, was auf den/die neue Mitarbeiter/in zukommt.

#4 Onboarding unterstützen

Auf Basis der Tätigkeitsbeschreibung kannst du einen individuell zugeschnittenen Einarbeitungsplan erstellen, welcher den/die neue Kolleg/in langsam an die Aufgaben heranführt. Idealerweise vermerkt man in der Arbeitsplatzbeschreibung auch schon wichtige Kontaktpersonen und interne Schnittstellen, die kontaktiert werden wollen.

#5 Verantwortlichkeiten klären und Personalplanung festlegen

Wer ist eigentlich hierfür verantwortlich? Vor dieser Frage stehen Angestellte und Führungskräfte häufiger als ihnen lieb ist. Tätigkeitsbeschreibungen können hier Aufschluss geben und Transparenz schaffen. Sie helfen außerdem bei der Personalplanung. Zum Beispiel lässt sich ein Stellvertretungsplan viel schneller erarbeiten, wenn du weißt, welche Aufgaben man übernehmen muss und wer dafür infrage kommt.

#6 Personalentwicklung ermöglichen

Beim jährlichen Performance Management überprüft, ob die Mitarbeiter/innen ihre Aufgaben erfüllt und Ziele erreicht haben. Mithilfe der Stellenbeschreibung kannst du leichter die Beurteilungskriterien erstellen. Im Anschluss werden, im Rahmen des Talent Managements und der Führungskräfteentwicklung, Personalentwicklungsmaßnahmen, wie Trainings oder Coaching, festgelegt.

#7 Personalaustritte erleichtern

Dass die Wege zwischen Unternehmen und Mitarbeiter/in sich irgendwann trennen, ist unabdingbar. Die Tätigkeitsbeschreibung erleichtert dabei die Erstellung des Arbeitszeugnisses. Auch kann der Personalaustritt zum Anlass genommen werden, die Arbeitsplatzbeschreibung auf ihre Aktualität hin zu überprüfen und damit die Neubesetzung optimal vorzubereiten.

Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

Für den Aufbau gibt es keine definierten Standards. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, was darin aufgenommen werden soll. Deshalb haben wir einen ausführlichen Überblick aller denkbaren Elemente erstellt.

1. Stellenbezeichnung

Das ist der Jobtitel, den der/die Mitarbeiter/in inner- und außerhalb des Unternehmens trägt. Zum Beispiel: Leiter der Personalabteilung.

2. Abteilung/Bereich/Standort

Dies ordnet die Stelle in die Unternehmensstruktur ein. Auch die genaue Adresse des Arbeitsplatzes kann hier erwähnt werden.

3. Kostenstelle/Kürzel/Code

Besonders in größeren Unternehmen werden Stellen oft mit Kürzeln oder Codes versehen, damit diese immer einwandfrei identifiziert werden können.

4. Stelleninhaber

Der Name des/der Mitarbeiters/in, welche/r die Stelle im Moment innehat. Ist die Position unbesetzt, bleibt dies leer.

5. Ziel der Stelle

Dies ist eine kurze Beschreibung des Zwecks der Stelle. Was soll diese Position im Unternehmen bewirken?

6. Vorgesetzte/r

An wen berichtet der/die Mitarbeiter/in innerhalb des Unternehmens? Wer ist ihm/ihr weisungsbefugt? Der Name und die Stellenbezeichnung der/desjenigen sollte hier aufgeführt werden. In einer Matrixorganisation kann dies auch mehr als eine Person sein.

7. Führungsverantwortung

Ist diese Stelle in leitender Position? Dann wird hier definiert, wem der/die Stelleninhaber/in genau vorsteht.

8. Zusammenarbeit und Schnittstellen

Die Stelle existiert natürlich nicht in einem Vakuum. Beschreibe hier, mit wem der/die Stelleninhaber/in hauptsächlich zusammenarbeitet. Zum einen können dies interne Schnittstellen zu anderen Abteilungen sein, aber auch externe Stakeholder wie Lieferanten.

9. Kernaufgaben

Womit wird sich der/die Stelleninhaber/in hauptsächlich beschäftigen? Wofür ist er/sie verantwortlich? Die Kernaufgaben sollten wesentlich zur Erreichung des Stellenziels beitragen. Um dem/der Mitarbeiter/in eine genaue Vorstellung davon zu geben, wie viel Zeit er/sie mit jeder Kernaufgabe verbringen wird, könntest du dies auch prozentual angeben.

10. Nebenaufgaben

Nebenaufgaben haben geringere Priorität und sollten nur wenig Zeitanteil einnehmen. Diese kann man auch vage umschrieben, um Spielraum für eventuelle Erweiterungen zu lassen.

11. Anforderungen

Welche Qualifikationen, Eigenschaften, Kenntnisse und Kompetenzen sind zwingend erforderlich, um in dieser Position erfolgreich zu sein? Und welche sind nur “nice-to-haves”? Hier kannst du auch die Jahre an Berufserfahrung erwähnen, die für diese Stelle gewünscht sind.

12. Befugnisse und Rechte

Der Entscheidungs- und Ermessensspielraum, welcher dem/der Stelleninhaber/in für die Ausübung seiner/ihrer Tätigkeiten zur Verfügung steht, sollte hier erwähnt werden.

13. Arbeits- und Hilfsmittel

Welche Mittel stehen dem/der Mitarbeiter/in zur Verfügung? Dies könnte zum Beispiel ein Laptop, Software, Büroschlüssel, Firmenwagen, und vieles Weiteres sein.

14. Stellvertretung

Wer wird den/die Stelleninhaber/in im Krankheits- oder Urlaubsfall vertreten? Welche Aufgaben werden von der Vertretung übernommen? Dies schon hier festzulegen kann viele Diskussionen ersparen. Im Umkehrschluss kannst du auch entscheiden, wen der/die Stelleninhaber/in vertreten muss.

15. Leistungsbewertung

Anhand welcher Kennzahlen, auch Key Performance Indicators genannt, wird die Leistung des/der Mitarbeiter/in gemessen? Wie oft wird diese ausgewertet? Hier kannst du auf den Performance Management Prozess deines Unternehmens verweisen, falls es diesen gibt.

16. Entgelt

Eventuell möchtest du mit aufnehmen, wie die Entlohnung des/der Stelleninhaber/in aussieht. Gibt es einen variablen Anteil? Wird nach Tarif bezahlt? Wie sieht es mit Weihnachts- und Urlaubsgeld aus? All dies kann hier beschrieben werden.

17. Vollzeit/Teilzeit

Führe hier die geplanten wöchentlichen Arbeitsstunden für diese Stelle auf. Arbeitet der/die Stelleninhaber/in teilweise oder komplett im Homeoffice? Auch diese Vereinbarungen sollten erwähnt werden.

Wie erstellst du eine Stellenbeschreibung?

Nun kennst du schon alle wichtigen Elemente der Arbeitsplatzbeschreibung. Aber wie gehst du nun vor? Wir haben 4 einfache Schritte zusammengestellt.

1. Vorgehensweise planen

Die Einführung von Stellenbeschreibungen sollte man gut planen, damit sie auch aktiv genutzt werden und nicht einfach im Archiv verschwinden. Hier sind einige Fragen, die du im Vorfeld klären solltest:

  • Wofür sollen die Stellenbeschreibungen genutzt werden?
  • Wie sollen diese aussehen? Erstelle eine Vorlage.
  • Wie sollen sie erstellt werden und wer ist daran beteiligt?
  • Wo muss man sie ablegen und wer hat Zugriff darauf?
  • Wer ist für die regelmäßige Aktualisierung verantwortlich?

2. Informationen sammeln und analysieren

Wenn es eine/n aktuelle/n Stelleninhaber/in gibt, dann kannst du ihn/sie zu seinen/ihren Aufgaben und Schnittstellen interviewen. Damit nimmst du den Ist-Zustand auf. Führe danach ein Gespräch mit dem/der Vorgesetzten der Position, um zusammen zu prüfen, ob es Lücken zum Soll-Zustand gibt. Daraus ergibt sich dann eine fertige Arbeitsplatzbeschreibung.

Wenn es keine/n Stelleninhaber/in gibt oder die Position eine völlig neue ist, dann können sich die Aufgaben aus den Unternehmenszielen ableiten. Hierüber sollte der/die Vorgesetzte der neuen Stelle Auskunft geben. Natürlich ist die Tätigkeitsbeschreibung nicht in Stein gemeißelt. Besonders bei völlig neuen Positionen ergeben sich häufig Änderungen, die sich erst nach einigen Wochen und Monaten erkennen lassen.

3. Stellenbeschreibung formulieren und verabschieden

Generell sollte man die Tätigkeitsbeschreibung personenunabhängig formulieren. Aber die Ausnahme bilden höhere Führungspositionen, bei denen Stellen auch mal auf eine bestimmte Person zugeschnitten werden. Sobald du damit fertig bist, sollte die finale Version von dem/der Vorgesetzten und eventuell auch der Personalabteilung abgesegnet werden.

4. Stellenbeschreibung aktualisieren

Ein Grund warum Unternehmen Arbeitsplatzbeschreibungen gar nicht nutzen, ist die Angst vor dem Aktualisierungsaufwand. Schließlich soll sich die Stellenbeschreibung dynamisch an die Veränderungen im Unternehmen anpassen können. Um den Aufwand für die Pflege möglichst kleinzuhalten, bietet es sich an, nur dann zu aktualisieren, wenn bestimmte Anlässe eintreten. Zum Beispiel:

  • Eine neue Stelle wird geschaffen.
  • Eine Stelle wird durch den Austritt eines/r Mitarbeiter/in frei.
  • Durch eine Reorganisation verändern sich die internen Abläufe und Aufgaben müssen neu zugeordnet werden.
  • Durch neue Kunden, Projekte oder Produkte kommen neue Aufgaben auf das Unternehmen zu, die von jemandem übernommen werden müssen.
  • Im Rahmen des Mitarbeitergesprächs werden neue Ziele gesetzt und Aufgaben angepasst.

Gibt es auch Nachteile?

Außerdem kann es ein Nachteil sein, dass sich Mitarbeiter/innen zu sehr an den definierten Aufgaben festhalten und daraufhin nur “Dienst nach Vorschrift” machen. Durch diesen Tunnelblick auf den eigenen kleinen Bereich kann die Zusammenarbeit und Innovationskraft leiden. Damit dies nicht passiert, sollten die Aufgaben nicht bis ins letzte Detail beschrieben werden. Es muss immer etwas Spielraum zur Erweiterung bleiben.

 

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