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Der ultimative Leitfaden für strukturierte Interviews

Du hast schon Interview-Einladungen an alle Bewerberinnen und Bewerber mit den passenden fachlichen Kompetenzen und Vorerfahrungen verschickt? Dann geht der Recruiting-Prozess jetzt in die heiße Phase: die Vorstellungsgespräche. Es geht darum herauszufinden, welche Kandidatin oder welcher Kandidat am besten zum Unternehmen und zur ausgeschriebenen Stelle passt. Strukturierte Interviews können dir dabei helfen.

Oft kommt die Frage auf: Wie stelle ich sicher, dass ich wirklich die richtige Einstellungsentscheidung treffe? Leider werden oft Interviewfragen gestellt, die nicht viel mit der ausgeschriebenen Stelle zu tun haben. Im Endeffekt wird dann doch aus dem Bauch heraus entschieden, welche Kandidatin oder welcher Kandidat die Zusage erhält. Wenn du es besser machen willst, dann haben wir den perfekten Leitfaden für dich.

Überlass in deinem Auswahlverfahren nichts dem Zufall. Wir erklären dir, was strukturierte Interviews sind, welche Vorteile sie haben, welche Fragen du am besten stellst und geben die wichtigsten Tipps zur Interviewvorbereitung und -führung.

Das strukturierte Interview definiert

Ein strukturiertes Interview ist ein Bewerbungsgespräch, das nach einem vorher festgelegten Schema abläuft. Allen Bewerberinnen und Bewerbern werden die gleichen Fragen in etwa der gleichen Reihenfolge gestellt. Der Fragenkatalog ist dabei genau auf das Stellenprofil abgestimmt, denn die einzelnen Fragen zielen darauf ab bestimmte Kompetenzen auszutesten, die für die Stelle wichtig sind.

Beispielsweise, wirst du eine potenzielle Führungskraft nach den Erfahrungen im Bereich Mitarbeiterführung und Konfliktmanagement fragen wollen. Für einen neuen Mitarbeiter im Kundenservice bieten sich wiederum Fragen zum Thema Beschwerden und Problemlösung an.

Generell ist ein strukturiertes Interview für jede Art von Stelle und jeden Kandidatin und jeden Kandidaten geeignet. Du kannst es sowohl bei der Auswahl von Topmanagern als auch bei der Besetzung von Praktikantenstellen nutzen. Sogar Videointerviews kannst du so führen.

Im Gegensatz dazu steht das freie Interview, bei dem du frei entscheidest, welche Fragen gestellt werden. Dies ist eher mit einem normalen Gespräch zu vergleichen. Leider führt das freie Interview oft zu subjektiven Bewertungen und Entscheidungen die mehr aus dem Bauch heraus getroffen werden.

Die Vorteile von strukturierten Interviews

Eine der Herausforderungen bei Vorstellungsgesprächen ist es, die Kandidatinnen und Kandidaten möglichst objektiv einschätzen und vergleichen zu können. Genau das ist der große Vorteil von strukturierten Interviews. Sie bieten Vergleichbarkeit und Fairness, da die gleichen Auswahlkriterien für alle Bewerberinnen und Bewerber gelten.

Wir alle wissen, dass Faktoren wie Herkunft, Geschlecht, äußere Erscheinung oder Hautfarbe keine Rolle bei der Personalauswahl spielen sollten. Es kommt schließlich auf die Kompetenzen der Bewerberinnen und Bewerber an. Allerdings können Interviewer bewusst oder unbewusst voreingenommen sein und sich von diesen Faktoren beeinflussen lassen. Und genau dem kannst du mit strukturierten Interviews entgegensteuern.

Ein weiterer Vorteil ist, dass der Interviewer einem Leitfaden folgt und so wichtige Fragen nicht vergessen werden können. Außerdem, wird bei dieser Art von Interview eine abschließende Bewertung erst vorgenommen, nachdem alle Kandidatinnen und Kandidaten interviewed wurden, sodass vorschnelle Urteile verhindert werden.

Ein Nachteil des strukturierten Interviews

Als einzigen Nachteil können wir erwähnen, das sich durch die festgelegte Struktur normalerweise kein natürliches Gespräch entwickeln kann. Dadurch ist es schwerer festzustellen, ob sich eine zwischenmenschliche Sympathie oder Antipathie zwischen Kandidatin oder Kandidat und dem Interviewer bildet.

Die besten Interviewfragen

Du kannst zwischen mehreren Fragetypen für deine geplanten strukturierten Bewerbungsgespräche wählen. Die verschiedenen Arten von Fragen eignen sich jeweils für bestimmte Stellen oder Karrierestufen der Bewerberinnen und Bewerber.

1. Die Verhaltensfragen

Diese zielen darauf ab, das bisherige Verhalten von Bewerberinnen und Bewerbern zu hinterfragen und zu ergründen. Die Prämisse ist, dass vergangenes Verhalten zukünftiges Verhalten voraussagen kann. Idealerweise, möchtest du von realen, tatsächlich eingetretenen Situationen hören, in denen die Kandidatinnen und Kandidaten entsprechend gehandelt haben.

Diese Fragen eignen sich besonders gut, wenn du auf Soft Skills (wie zum Beispiel Teamarbeit, Konfliktlösung oder kritisches Denken) Wert legst. Hier sind ein paar Beispiele:

  • Denken Sie an eine Situation zurück, in der Sie gescheitert sind. Wie sind Sie damit umgegangen?
  • Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet haben, wie haben Sie Ihre Arbeit priorisiert?
  • Waren Sie einmal entgegengesetzter Meinung Ihres Vorgesetzten? Wie haben Sie gehandelt?
  • Waren Sie schon mal in der Situation, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen nicht mit Ihrer Vorgehensweise einverstanden waren? Wie haben Sie darauf reagiert?

2. Die situativen Fragen

Mit situativen Fragen kannst du herausfinden, wie sich die Kandidatinnen und Kandidaten in konkreten (wenn auch fiktiven) Situationen verhalten würden. Da diese Fragen zukunftsorientiert sind, eignen sie sich besonders für Auszubildende, Studierende, und Young Professionals, die über noch keine nennenswerten Vorerfahrungen verfügen.

Der Vorteil ist, dass du Herausforderungen und Konfliktsituationen, die tatsächlich auf die Kandidatinnen und Kandidaten in dieser Stelle zukommen können, vorstellen kannst. Hier sind ein paar Beispiele:

  • Stellen Sie sich vor, ein Kunde beschwert sich bei Ihnen am Telefon über eine verspätete Lieferung der Ware. Wie gehen Sie damit um?
  • Ihr Team ist geteilter Meinung was eine neue Initiative angeht. Wie treffen Sie eine Entscheidung?
  • Sie erfahren, das eine/r Ihrer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter einen Großkunden verärgert hat und dieser jetzt damit droht den Auftrag zu kündigen. Wie lösen Sie die Situation auf?

3. Die biografischen Fragen

Diese Fragen gehen besonders auf die berufliche Vergangenheit der Bewerberinnen und Bewerber ein und spüren darin Situationen auf, die für die aktuelle Stelle relevant sind. Du kannst schon vor Gesprächsbeginn im Lebenslauf der Kandidatin oder des Kandidaten diese Situationen markieren. Hier ein paar Beispiele:

  • Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie eine wirklich schwierige Aufgabe lösen mussten. Begleiten Sie mich durch Ihren Prozess, die Schritte und Handlungen, die Sie unternommen haben um die Aufgabe zu lösen.
  • Mussten schon mal Sie jemanden leiten oder waren Sie für die Ergebnisse der Arbeit eines anderen verantwortlich? Wie sind Sie mit der Situation umgegangen?

Diese Fragen werden besonders gern bei erfahrenen Führungskräften angewendet, um vergangenen Verhaltensweisen auf den Grund zu gehen. Da jeder Lebenslauf natürlich unterschiedlich ist, werden die Fragen variieren und es wird schwierieger, die Kandidatinnen und Kandidaten miteinander zu vergleichen.

Suchst du nach noch mehr Inspiration? Hier findest du die besten Interviewfragen für Vorstellungsgespräche.

Der Aufbau eines strukturierten Interviews

Generell dauert ein Vorstellungsgespräch zwischen 45 und 60 Minuten. Wenn eine potenzielle neue Führungskräfte interviewt wird, kann das auch mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Je höher das Karrierelevel, desto mehr Zeit sollte eingeplant werden, um die Kandidatinnen und Kandidaten wirklich gut kennenzulernen.

Ein strukturiertes Interview lässt sich in diese fünf groben Phasen unterteilen:

1. Small Talk

Nach der Begrüßung und der Versorgung mit Getränken, kannst du ein paar zwanglose Fragen stellen, um warm zu werden. Mit einem „Haben Sie gut zu uns gefunden?” lässt sich die erste Nervosität der Kandidatinnen und Kandidaten meist überwinden. Außerdem solltest du dich selbst vorstellen und einen Ausblick auf den Gesprächsverlauf und die Dauer geben.

2. Kennenlernphase

Dies ist der Einstieg in den Hauptteil des Gesprächs. Du könntest die Kandidatinnen und Kandidaten bitten, ihren Lebenslauf mit eigenen Worten wiederzugeben und so einen ersten Eindruck zu gewinnen. Auch die Frage „Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?” ist hier üblich, um die Motivation der Bewerberinnen und Bewerber zu testen.

3. Diagnose

Nun stellst du die vorher festgelegten strukturierten Interviewfragen. Um Vergleichbarkeit zu gewährleisten, sollten alle Bewerberinnen und Bewerbern die gleichen Fragen in der gleichen Reihenfolge beantworten.

4. Rückfragen

Hier gibst du den Kandidatinnen und Kandidaten die Chance selbst Fragen zum Unternehmen und zur ausgeschriebenen Stelle zu stellen. Kandidatinnen und Kandidaten, die sich gut vorbereitet haben, sollten schon einige Fragen parat haben. Das zeigt, dass sie sich mit der Stellenausschreibung und dem Unternehmen beschäftigt haben und interessiert sind.

5. Abschluss

Zum Abschluss des Gesprächs solltest du die Kandidatinnen und Kandidaten über die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess informieren. Zum Beispiel, wann die Kandidatinnen und Kandidaten spätestens mit Feedback rechnen können, und ob es eine weitere Gesprächsrunde geben wird.

Die wichtigsten Tipps zur Interviewvorbereitung und -führung

Nachdem du erfahren hast, was ein strukturiertes Interview ist, welche Interviewfragen du stellen kannst, und wie es aufgebaut ist, haben wir jetzt die wichtigsten Tipps für die Vorbereitung und Führung von Interviews zusammengestellt.

1. Den Fragenkatalog abstimmen

Jede Interviewfrage, die du stellst, sollte ihren Sinn und Zweck haben und zu einem Ziel führen. Du kannst damit beginnen zu entscheiden, welche Kompetenzen für die ausgeschriebene Stelle wichtig sind. Zum Beispiel Teamarbeit oder Kommunikation mit unterschiedlichen Ebenen im Unternehmen. Dann überlege dir, mit welcher Frage du jede Kompetenz am besten prüfen kannst. Sind Fragen zum vergangenen Verhalten besser geeignet oder lieber situative Fragen? Am Ende solltest du einen soliden Fragenkatalog haben, der die komplette Stelle abdeckt.

2. Das Bewertungsschema festlegen

Um Subjektivität in der Bewertung zu reduzieren und Vergleichbarkeit zu gewährleisten, solltest du definieren, wie eine gute bzw. eine schlechte Antwort auf eine Interviewfrage aussieht. Überlege dir, was deine ideale Antwort auf eine Frage wäre. Kommen die Kandidatinnen und Kandidaten auf die gleiche Antwort haben sie die Anforderungen erfüllt. Eventuell hörst du aber auch eine noch bessere oder eine eher schlechtere Antwort.

3. Die Antworten protokollieren

Damit alle Gespräche objektiv ausgewertet werden können, solltest du die Möglichkeit haben, alle Antworten schnell zu protokollieren. Mit einem vorgefertigten Bewertungsformular für Interviews kannst du die Antworten schnell einstufen und mit einer Benotung versehen. Außerdem ist es von Vorteil einige weitere Notizen zur Antwort zu machen, um Gesagtes, das besonders heraussticht (positiv oder negativ) festzuhalten.

Übrigens kannst du bei Recruitee ganz einfach wiederverwendbare Vorlagen für die Kandidatenevaluation erstellen.

4. Die Auswertung

Mit der Auswertung solltest du idealerweise erst beginnen, nachdem alle Interviews abgeschlossen sind, um vorzeitige subjektive Entscheidungen zu vermeiden. Dabei sollte die Benotung als Erstes eine Rolle spielen. Falls sich hierbei nicht eindeutig eine Kandidatin oder ein Kandidat an die Spitze setzt, können die Notizen helfen, weitere Nuancen aufzudecken, um die besten Kandidatinnen und Kandidaten auszuwählen.

Jetzt bist du am Zug

Strukturierte Interviews zu implementieren kann viele Vorteile mit sich bringen. Du kannst dir sicher sein, das nicht persönliche Vorlieben oder das Bauchgefühl entscheiden, sondern objektive festgelegte Kriterien. Eine methodische Herangehensweise kann auch einen positiven Eindruck bei den Kandidatinnen und Kandidaten hinterlassen und die Professionalität des Unternehmens unterstreichen.

Am Ende willst du schließlich die Kandidatin oder den Kandidaten auswählen, die oder der am besten zum Unternehmen und zur Stelle passt. Mit unserem Leitfaden kannst du deinem Ziel einen Schritt näher gekommen. Falls dir das noch nicht genügt, kannst du auch auf unsere Tipps für ungewöhnliche Interviewfragen zurückgreifen, um das wahre Gesicht deiner Kandidatinnen und Kandidaten zu enthüllen.

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