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Einen Talent Pool aufbauen: die 8 größten Vorteile

Personalisierte Daten sind heute zu einem wertvollen Rohstoff geworden, der wie Kohle und Weizen gehandelt wird. Wer einen großen Datenbestand besitzt, hat oft die Nase vorn, wenn es um Analysen und Trends geht. Im Recruiting sind Daten ebenso wichtig geworden, und ein Datensatz sticht dabei besonders hervor: der Talent Pool.

Ein Talent Pool ist zunächst einmal nur eine Datenbank mit Kontakten von potenziellen Kandidat*innen. In kleineren Firmen ist das oft nur eine Excelliste, bei mittleren und großen Unternehmen ist der Talent Pool in der Regel Teil der Recruiting-Software.

Im Talent Pool werden alle Bewerber*innen gespeichert, die nicht eingestellt worden sind. Das ist aber nur der Anfang. Wenn du es ernst meinst mit einer Talent-Datenbank, dann wirst du andere Kontakte darin aufnehmen, je nachdem welche Recruitingkanäle du benutzt.

Der größte Vorteil bei einem Talent Pool ist, dass du bereits eine Auswahl an Kandidat*innen hast und nicht erst auf die Suche gehen musst. Er kann sich zu einem deiner erfolgreichsten Recruitingkanäle entwickeln, wenn du ihn entsprechend pflegst. Viele Firmen und große Organisationen nutzen den Talent Pool, wenn sie sehr schnell Stellen besetzen müssen. Sogar das UN-Flüchtlingshilfswerk UNHCR greift auf diese Maßnahme zurück, gerade wenn es um zeitlich befristete Stellen geht, für die rasch Fachleute gebraucht werden. Interessenten können sich hier jederzeit eintragen und ihr Profil hinterlassen.

In einer wissenschaftlichen Untersuchung mit dem Titel “Recruiting Trends 2018” stellten Studierende der Uni Bamberg fest, dass 44,4 Prozent der Top-1.000-Unternehmen einen eigenen Talent Pool implementiert haben, während es in der IT-Branche sogar fast zwei Drittel sind. In der IT-Branche zeigt sich bezüglich der Implementierung von Talent Pools ein signifikanter Anstieg um 26,8 Prozentpunkte im Vergleich zum Vorjahr. Ein Grund: Gerade im IT-Bereich ist der Fachkräftemangel groß und Mitarbeiter*innen wechseln häufig das Unternehmen.

Drei von zehn Kandidat*innen gaben in der Umfrage an, nach einer Absage ein Angebot zu einem Talent Pool-Eintrag bekommen zu haben. Etwa jede*r zehnte Befragte sagte, dass er*sie dann regelmäßig Angebote für eine Stelle bekämen. Einen Talent Pool bewerten knapp 44 Prozent als eine sinnvolle Einrichtung, selbst wenn 37 Prozent glauben, zu viele Informationen über sich preisgeben zu müssen. Ein Problem: Wenn sich Bewerber*innen aus einem bestehenden Arbeitsverhältnis heraus auf eine bestimmte, für sie interessante Stelle bewerben. Sie wollen dann kaum, dass jede*r Abteilungsleiter*in im Unternehmen, häufig ein*e Mitbewerber,*in davon Kenntnis hat.

Den eigenen Talent Pool aufbauen

Wenn du bei null anfängst mit dem Talent Pool, wirst du zunächst nach Kontakten suchen müssen, die du darin abspeichern kannst. Die gute Nachricht: Viele liegen dir schon vor, du hast sie nur noch nicht genutzt.

Bewerbungen

Die erste Anlaufstelle sind natürlich Bewerbungen. Du kannst alle Bewerber*innen, die es nicht zur Einstellung geschafft haben fragen, ob sie in die Datenbank aufgenommen werden wollen. Rechtlich gesehen musst du sie sogar fragen, ob die persönlichen Daten aufgenommen werden. Das ergibt sich unter anderem aus Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), der sich mit der Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person beschäftigt. Er besagt, dass du auf jeden Fall darüber informieren musst, welche Daten du erhebst und was damit geschieht. Eine moderne Recruiting-Software ist heute so programmiert, dass sie DSGVO-konform ist.

Initiativbewerbungen

Oftmals gehen bei dir Initiativbewerbungen ein, ohne dass es dafür eine Stelle gibt. Sie sind eine der am wenigsten beachteten Quelle für Talente, weil sie in der Regel keinen Recruitingprozess durchlaufen und irgendwo abgelegt werden. Wenn du aber diese Bewerbungen richtig kategorisiert, können sie bereits eine Grundlage für deinen Talent Pool bieten. Du kannst auf deiner Karriereseite einen Bereich einrichten, in dem sich Interessenten in den Talent Pool eintragen können.

Jobmessen und Hochschulmarketing

Bei einer Jobmesse kommen viele Menschen zu deinem Stand, aber nur wenige werden sich auf eine Stelle bewerben. Das ist normal, aber auch eine vergebene Chance. Bitte aktiv Standbesucher*innen – wenn du in ihnen Potenzial siehst – dir einen Lebenslauf zu schicken. Gib ihnen deine Visitenkarten und frage noch am Stand nach deren Kontaktdaten, um eventuell nachzuhaken. An einem Tag auf einer solchen Messe können bereits eine Menge Datensätze zusammenkommen.

Student*innen an Universitäten und Fachhochschulen bergen ebenfalls ein großes Potenzial. Du kannst sie erreichen, indem du selbst Veranstaltungen in den Hochschulen organisierst und für dein Unternehmen wirbst oder an Berufsorientierungen teilnimmst. In vielen Fachrichtungen ist es heute üblich, schon im Studium nach passenden Fachkräften zu suchen.

Mitarbeiterempfehlungen

Wenn deine eigenen Mitarbeiter*innen dir Kandidaten*innen vorschlagen, dann ist das immer von großem Vorteil. Dabei ist es unerheblich, ob diese Vorschläge sich auf eine generelle Stelle beziehen oder nur als Vorschlag dienen. Wenn du Daten von Talenten hast, nutze sie und speichere sie im Talent Pool ab. Solche, die durch Mitarbeiterempfehlungen kommen, kennen in der Regel dein Unternehmen schon und haben eine meist positive Grundhaltung.

Praktika

Wenn Studierende oder Jobsuchende bei dir ein Praktikum machen, sind sie ebenfalls Kandidat*innen für den Talent Pool, selbst wenn sie noch nicht umgehend eine Stelle suchen. Sie kennen bereits dein Unternehmen und wenn es ihnen während ihrer Zeit bei dir gefallen hat, solltest du sie auf jeden Fall in die Datenbank aufnehmen,

Ehemalige Mitarbeiter*innen

Jedes Unternehmen kann einmal in eine Situation kommen, in der Mitarbeiter*innen aus wirtschaftlichen Gründen entlassen werden müssen. Wenn du dich dann aber wieder erholst, sollten diese ehemaligen Angestellten ganz oben bei dir im Talent Pool stehen. Sie kennen den Job, du kennst die Personen und gerade bei betriebsbedingten Kündigungen herrscht meist kein Groll gegen dich.

Active Sourcing

Wenn du selbst auf die Suche nach Talenten gehst, wirst du Listen mit potenziellen Kandidat*innen erstellen, die dann entsprechend gekürzt werden. Alle, die aus der Liste herausfallen, können aber dennoch in die Datenbank aufgenommen werden. Sie können für andere Stellen durchaus geeignet sein.

Inhouse Sourcing

Manchmal siehst du den Wald vor lauter Bäumen nicht, beim Recruiting sind das die Bewerber*innen aus dem eigenen Unternehmen. Wer sich beruflich innerhalb deiner Firma weiter entwickeln will, kann natürlich ebenso in den Talent Pool aufgenommen werden. Nur weil jemand intern einmal für eine Stelle abgelehnt wurde, muss die Person ja nicht grundsätzlich ausscheiden.

8 Vorteile eines Talent Pools

Mit einem Talent Pool hast du bei einer Stellenbesetzung einen Grundstock an potenziellen Kandidat*innen und musst nicht von vorne anfangen. Es gibt aber noch viele weitere Vorteile und gute Gründe, einen Talent Pool einzurichten.

1. Optimierte Bewerber*innen

Wenn du ehemalige Bewerber*innen auswählst, sind diese bereits durch einen Selektionsprozess gegangen. Wenn du die Daten passend kategorisierst und bewertest, hast du sehr schnell eine Liste an hochqualifizierten Second-Best-Kandidat*innen, die du sofort ansprechen kannst.

2. Talent Pool verkürzt Vorauswahl

Da du bereits Informationen über die Bewerber*innen besitzt, kannst du einige Schritte im Recruitingprozess überspringen und diese direkt zu einem Interview einladen. Außerdem kannst du gezielt passende Personen auswählen, die die Kriterien der Stellenbeschreibung erfüllen.

3. Zeitnaher Kontakt

Wenn es mehrere Stellenausschreibungen in einem kurzen Zeitraum gibt, kannst du über den Talent Pool auf Kandidat*innen zurückgreifen, die gerade erst bei einem Interview waren. Das bedeutet dass sie auf Stellensuche und damit auch verfügbar sind.

4. Interner Auswahlprozess

Wenn deine Fachabteilungen Zugriff auf den Talent Pool haben, können sie bereits eine Vorauswahl treffen und dir im Recruiting einen Teil der Arbeit abnehmen. Damit bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.

5. Weniger Recuitingkosten

Mit einem Talent Pool kannst du deine Recruitingkosten erheblich senken. Cost-per-Hire and Time-to-Hire können signifikant sinken, wenn du einen qualitativ hochwertigen Talent Pool hast.

6. Aktives Recruiting

Wenn Bewerber*innen von einem Unternehmen angesprochen werden, bringt das immer eine bessere Grundstimmung mit. Sie fühlen sich geschmeichelt und die Chancen stehen gut, dass sie bei Erfüllung der Qualitätskriterien eine Stelle annehmen.

7. Höhere Qualität der Bewerber*innen

Da im Talent Pool schon eine Vorauswahl getroffen wurde, ist die Qualität von Bewerbungen meist höher als bei einem klassischen Prozess. Das ist umso mehr dann der Fall, wenn die Kandidat*innen dir schon von vorherigen Bewerbungen oder von einem Praktikum her bekannt sind.

Nachteile des Talent Pools

Ein Talent Pool ist kein Allheilmittel und nur ein Recruitingkanal unter vielen. Er eignet sich nicht immer als Ressource für Kandidat*innen, und das aus unterschiedlichen Gründen:

  • Daten sind nicht aktuell: Kandidat*innen stehen nicht mehr zur Verfügung. Zu viele Karteileichen können zu Mehrarbeit statt Einsparung führen.
  • Falscher Mix: Die Zusammensetzung der Bewerber*innen passt nicht zu den Anforderungen. Das passiert meistens, wenn Bewerber*innen nicht bewertet sind.

Wie du einen Talent Pool einrichten kannst

Um einen Talent Pool einzurichten, kannst du zwar eine einfache Tabelle benutzen, wirst aber bald an Grenzen stoßen. Es ist heute effektiver, Daten in einer Datenbank zu speichern. Das erleichtert dir die Suche und Auswahl, außerdem können Prozesse automatisiert werden.

Je nachdem welche Software du benutzt ist der Talent Pool lediglich eine andere Aufbereitung von bestehenden Daten. Du wirst bei abgelehnten Bewerbungen die Datensätze in eine andere Kategorie oder in einen anderen Bereich verschieben. Eine Software kann dir zum Beispiel dabei helfen, die Daten zu aktualisieren, in dem sie automatisch in bestimmten Abständen E-Mails an die Personen schickt.

Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze, einen Talent Pool zu organisieren.

  • Job-orientiert
  • Bewerber*innen-orientiert

Bei einem Job-orientierten Talent Pool stehen die Stellen im Mittelpunkt. Die einzelnen Segmente in der Datenbank bestehen aus Daten wie Standort, die angebotene Position. Spezielle Fachkenntnisse, die erwartet werden und die Fachabteilungen, in den eine Stelle ausgeschrieben wird.

Bei der Bewerber*innen-orientierten Segmentierung ist der Fokus auf die Qualifikationen gerichtet. Hier interessieren die Erfahrung und die Fachkenntnisse der Kandidat*innen, in welcher Ebene im Unternehmen sie einsteigen wollen oder welche Gehaltsvorstellungen sie haben, wenn das bekannt sein sollte.

Das eine schließt aber das andere nicht aus, und so kannst du beide Ansätze miteinander vermischen. Eine Datenbank erlaubt es dir ohnehin, nach verschiedenen Kriterien eine Liste von geeigneten Bewerber*innen zu erstellen.

Ordnung im Talent Pool halten

Ein Talent Pool ist nur dann effektiv, wenn er sorgfältig gepflegt und aktualisiert ist. Du solltest Kategorien einrichten, nach denen die Datensätze sortiert sind, zum Beispiel:

  • Ehemalige Bewerber*innen
  • Erstkontakte
  • Praktikant*innen
  • Ehemalige Mitarbeiter*innen

Du kannst noch andere Kriterien anlegen, wie

  • Qualifikationen
  • Verfügbarkeit
  • Hilfskraft/Fachkraft/Führungskraft
  • Berufserfahrung
  • Softskills
  • Gehaltsklasse
  • Standort
  • Forderungen nach besonderen Leistungen durch die Kandidat*innen (Home Office, Dienstwagen etc.)

In der oben angesprochenen Studie der Uni Bamberg hatten nur 16 Prozent der Firmen angegeben, regelmäßig Einträge aus der Datenbank zu löschen.Gerade einmal 6 Prozent pflegen ihre Datenbestände regelmäßig. 16,1 Prozent der Top-1.000-Unternehmen halten den persönlichen Kontakt zu den Kandidat*innen in ihrem Talent Pool.

Talent-Tracking – keine leichte Aufgabe

Eine Datenbank ist heute schnell eingerichtet, aber die Pflege der Daten benötigt mehr Zeit und Aufwand. Bei einem Talent Pool ist die größte Gefahr, dass alte und nicht mehr brauchbare Daten die Vorteile zunichtemachen. Deshalb ist es notwendig, diese so weit wie möglich auf einem aktuellen Stand zu halten. Talentverfolgung sollte nicht unterschätzt werden. Der Aufwand kann mit digitalen Lösungen recht gering gehalten werden, der Nutzen ist aber umso größer. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

Newsletter

Du kannst allen Bewerber*innen im Talent Pool einen regelmäßigen Newsletter schicken und ihnen dabei auch aktuelle Stellen anbieten. Wenn sich jemand aus dem Newsletter abmeldet, kannst du nachfragen, ob die Person dennoch in der Datenbank bleiben möchte und den Datensatz entsprechend aktualisieren. Der Newsletter sollte Recruiting bezogen sein und nicht Werbung für Produkte oder dein Unternehmen enthalten. Solltest du noch keinen Newsletter haben, richte einen eigenen für den Talent Pool ein. Diesen kannst du einmal alle zwei Monate verschicken und mit Links zu Events und deiner Stellenseite versehen.

Bewerber*innen-Interface

Manche Software-Lösungen bieten Kandidat*innen im Talent Pool an, ihren Status selbst zu verwalten. Sie bekommen dafür eine regelmäßige Erinnerung geschickt. Diese kann Teil des Newsletters für Talente sein oder eigens generiert werden. Bewerber*innen können sich einloggen und einen Teil der Daten selbst pflegen sowie nach freien Stellen bei dir suchen.

Zu Firmenevents einladen

Wenn du öffentliche Veranstaltungen oder größer angelegte Firmenevents hast, solltest du eine Einladung an die Personen schicken, die im Talent Pool sind. Damit zeigst du dein Interesse an ihnen und rufst dich in wieder in Erinnerung. Du kannst spezielle Seminare für Talente anbieten, um sie noch besser an dich zu binden. Das ist gerade bei hoch qualifizierten Fachkräften eine Möglichkeit, dein Employer Branding im Talent-Marketing einzusetzen.

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