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Das Telefoninterview: Ein Leitfaden für Recruiter

Das Telefoninterview hat seit Jahren einen festen Platz im Personalauswahlprozess. Oft als Vorstufe für das Vorstellungsgespräch genutzt, können Recruiter eine erste Vorauswahl von vielversprechenden Kandidatinnen und Kandidaten treffen. Es lassen sich schnell wichtige Fragen klären und beide Seiten bekommen ein grobes Bild voneinander. 

Seitdem persönliche Gespräche in den Räumlichkeiten von Unternehmen nur eingeschränkt möglich sind, ersetzt das Telefongespräch sogar immer öfter das face-to-face Interview. Damit du alles aus deinen Telefoninterviews herausholst, zeigen wir dir hier, wie es richtig geht. Neben den Vor- und Nachteilen haben wir einen Leitfaden und Tipps für dich vorbereitet.

Was ist ein Telefoninterview?

Bei einem Telefoninterview ruft in der Regel ein Recruiter des Unternehmens eine Bewerberin oder einen Bewerber direkt an. Das Ziel ist, sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Es gibt beiden Seiten die Gelegenheit, die gegenseitigen Erwartungen abzuklären und herauszufinden, ob die- oder derjenige zum Unternehmen passt. 

Das Interview am Telefon hat meistens nur einen Gesprächspartner von Unternehmensseite und ist eine Vorstufe zum anschließenden Gespräch mit dem Hiring Manager. Es ist ideal für die Vorauswahl, da es oft kaum möglich ist, persönliche Vorstellungsgespräche mit allen interessanten Kandidatinnen und Kandidaten zu führen.

Vor- und Nachteile von Telefoninterviews

Im Vergleich zu normalen Bewerbungsgesprächen bringen Interviews am Telefon einige Vorteile mit sich, aber leider auch ein paar Nachteile. 

Vorteile

  • Spart Zeit: Du kannst eine größere Anzahl an Bewerberinnen und Bewerber in kürzester Zeit unter die Lupe nehmen. Diese alle zu persönlichen Interviews einzuladen würde länger dauern.
  • Spart Geld: Talente ins Unternehmen für Gespräche einzuladen ist auch mit einigen Kosten verbunden. Diese kannst du dir im ersten Bewerbungsschritt sparen.
  • Kandidatinnen und Kandidaten besser kennenlernen: Als zusätzliche Runde im Personalauswahlverfahren erhöht ein Telefongespräch die Chancen, das richtige neue Teammitglied auszuwählen.
  • Verringert den Interviewer Bias: Bei der Personalauswahl schleichen sich unweigerlich Unconscious Bias ein – unbewusste Vorurteile und Voreingenommenheiten. Da du deinen Gesprächspartner am Telefon nicht siehst, verringern sich diese zumindest teilweise.
  • Schneller nicht passende Bewerberinnen und Bewerber ausschließen: Damit tust du auch diesen einen Gefallen. Sie müssen sich nun nicht weiter auf dein Bewerbungsverfahren konzentrieren und können ihren Fokus auf andere Firmen setzen. 

Nachteile

  • Wirkt weniger persönlich: Ein Telefongespräch sollte in den seltensten Fällen ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht – ob per Video oder im Büro – ersetzen.
  • Mimik und Gestik fehlen: Diese wichtigen Signale geben normalerweise Hinweise zur Persönlichkeit des Gesprächspartners. Ohne sie kann es zu Fehleinschätzungen kommen.

Wie lange dauern Telefoninterviews?

Das kommt ganz auf deine Zielsetzung an. Generell sind Interviews am Telefon kürzer als Vorstellungsgespräche, da sie „nur“ der Vorauswahl dienen. Die meisten Telefoninterviews dauern zwischen 30 und 60 Minuten.

Darfst du eigentlich spontan anrufen?

Manche Personaler setzen auf den Überraschungsmoment und rufen ohne vorherige Terminankündigung bei Bewerberinnen und Bewerbern an. Sie wollen die Spontanität ihrer Kandidatinnen und Kandidaten testen und erhoffen sich dadurch tiefere Einblicke in ihre Eignung für das Unternehmen. 

Allerdings ist das spontane Telefoninterview eher unfair den Kandidatinnen und Kandidaten gegenüber. Auch sie wollen sich auf ein solches telefonisches Vorstellungsgespräch richtig vorbereiten. Ein unerwarteter Anruf nimmt ihnen diese Möglichkeit. Eventuell erwischst du sie auch zu einem ungünstigen Zeitpunkt, zum Beispiel, wenn der Arbeitskollege oder Chef direkt daneben steht.

Ein ausführlicher Leitfaden für Telefoninterviews 

Von der Terminvereinbarung über die Fragestellung bis hin zur Nachbereitung – hier erklären wir, wie du ein Interview am Telefon in sieben Schritten meisterst.

1. Termin vereinbaren 

Der erste Schritt sieht vor, dass du den Bewerberinnen und Bewerbern, die du zum Telefongespräch einladen möchtest, Terminvorschläge per E-Mail sendest. In dieser E-Mail solltest du außerdem die Telefonnummer abfragen, unter der du diejenige oder denjenigen erreichen möchtest. 

Wird ein Termin bestätigt, solltest du eine weitere E-Mail senden, um die Erwartungen zu klären und kurz zu erwähnen, was besprochen wird. So wissen die Kandidatinnen und Kandidaten was auf sie zukommt und können sich besser vorbereiten. Das schafft eine angenehme Candidate Experience

Nutzt du eine Recruiting Software wie Recruitee, kannst du dir den manuellen E-Mail-Austausch übrigens ersparen. Deine Talente können sich automatisch einen Termin aus deinem Kalender aussuchen und erhalten automatisch eine vorbereitete E-Mail. 

2. Telefoninterview vorbereiten 

Stehen die Termine für die Interviews, geht es an die Vorbereitung. Folge dabei dieser einfachen Checkliste:

  • Störquellen und Ablenkungen vermeiden: Schalte die Notifications auf deinem Computer und Smartphone am besten ganz aus. Auch Kolleginnen und Kollegen solltest du wissen lassen, dass du jetzt nicht gestört werden willst. So kannst du dich ganz auf das Interview konzentrieren. 
  • Festnetztelefon nutzen (wenn möglich): Mit dem Smartphone geht’s natürlich auch, aber es besteht die Gefahr, dass die Empfangsstärke schwankt. Bei schlechter Verbindung macht ein Interview keinen Spaß. 
  • Unterlagen bereithalten: Habe die Bewerbungsunterlagen parat und lies sie dir vorher noch einmal durch, damit du alles frisch im Kopf hast. Du kannst dir auch gleich ein paar Notizen zu Fragen machen, die du unbedingt stellen willst.  
  • Ziel festlegen: Was willst du mit diesem Interview erreichen? Welche Informationen musst du unbedingt abfragen? Lege dir jetzt die Fragen zurecht. 
  • Wasser bereitstellen: Ein langes Gespräch kann schon mal den Hals austrocknen.
  • Pünktlich anrufen: Wer ruft eigentlich bei einem Telefoninterview an? Generell wählt der Recruiter die Nummer der Kandidatinnen und Kandidaten. 

3. Begrüßung und Vorstellung 

Zu Beginn des Gesprächs gilt es, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Ein kurzer Smalltalk kann dabei helfen. Da ein Telefonat weniger persönlich ist als ein Meeting, ist es wichtig jetzt den Gesprächspartner emotional abzuholen und so eine gewisse Nähe aufzubauen. 

Des Weiteren solltest du dich selbst und das Unternehmen kurz vorstellen und den Ablauf des Gesprächs erklären.

4. Fragen

Auch am Telefon ist es empfehlenswert, ein strukturiertes Interview zu führen. Wenn du allen Kandidatinnen und Kandidaten die gleichen Fragen stellst, werden Vergleichbarkeit und Fairness gewährleistet.  

Aber nicht jede Frage, die du in einem face-to-face Gespräch stellen würdest, eignet sich für Telefoninterviews. Vor allem Fragen, bei denen die unmittelbare Reaktion des Gegenübers einen Teil der Antwort bildet, sind bei einem telefonischen Interview eher überflüssig. Fachliche Qualifikationen hingegen können problemlos erfragt werden.

Dies könntest du in einem Telefongespräch abfragen:

  • Persönliche Motivation und das Interesse an der Position und am Unternehmen an sich
  • Fachliche Qualifikationen und Muss-Kriterien
  • Konkrete Fragen zum Lebenslauf (z. B. zu Lücken und Unregelmäßigkeiten)
  • Kommunikationsfähigkeit und Fremdsprachenkenntnisse
  • Allgemeine Erwartungen zum Gehalt und Eintrittsdatum

5. Rückfragen

Gib der Bewerberin oder dem Bewerber immer die Chance auch eigene Fragen zu stellen. Interessierte Talente nutzen diese Gelegenheit, um mehr über den Job und den Arbeitgeber zu erfahren. Jemand, der sich gut vorbereitet hat, wird garantiert Fragen parat haben. 

6. Nächste Schritte und Verabschiedung

Beende das Gespräch mit einem Hinweis auf das weitere Vorgehen. Wann kann die Kandidatin oder der Kandidat mit einer Rückmeldung rechnen? Danach verabschieden sich beide Seiten und legen auf.

7. Nachbereitung 

Der Job des Recruiters ist an dieser Stelle noch nicht vorbei. Am besten schreibst du deine Eindrücke direkt auf, wenn noch alles frisch im Gedächtnis ist. Wenn du eine Recruitment Software nutzt, dann kannst du deine Notizen direkt ins System einpflegen, damit sie für dein Team sichtbar sind.  

Tipps für gelungene Telefoninterviews 

Damit deine Interviews am Telefon nicht nur gut verlaufen, sondern zum vollen Erfolg werden, haben wir diese Tipps für dich zusammengestellt:

  • Notizen machen: Schreibe dir während oder spätestens nach dem Gespräch unbedingt auf, was herausgestochen hat – im positiven und negativen Sinne. Vor allem, wenn du mehrere Interviews hintereinander führst, wird es sonst schwierig die Antworten der Bewerberinnen und Bewerber zu rekapitulieren und eine objektive Auswahl zu treffen.
  • Langsam und deutlich sprechen: Die Verbindung am Telefon ist nicht immer optimal. Dazu kommt, dass der Interviewee sicher etwas nervös ist. Mache es ihm oder ihr leichter, indem du langsam und deutlich sprichst.
  • Nachfragen: Wenn du nicht komplett verstanden hast, was dein Gesprächspartner gesagt hat, ist es vollkommen normal noch einmal nachzuhaken: „Können Sie das bitte noch mal wiederholen? Ich habe es akustisch nicht verstanden.“
  • Ausreden lassen: Generell gilt es, dem anderen nicht ins Wort zu fallen. Hört die Kandidatin oder der Kandidat aber gar nicht mehr auf zu reden und weicht stark vom Thema ab, dann darfst du natürlich unterbrechen. Erinnere ihn oder sie an deine eigentliche Fragestellung. 
  • Pausen zulassen: Am Telefon ist es viel schwieriger einzuschätzen, wann jemand mit einer Ausführung fertig ist und vom Gesprächspartner eine Reaktion erwartet. Besser eine kurze Pause zulassen, anstatt übereinander hinwegzureden. Pausen geben dem Interviewee außerdem Zeit seine oder ihre Gedanken zu sammeln.
  • Lächeln: Auch wenn dich dein Gesprächspartner nicht sehen kann, es lohnt sich trotzdem zu lächeln. Ein freundliches Gesicht lässt automatisch die Stimme freundlicher klingen, was einen positiven Eindruck macht.
  • Zeitpuffer einbauen: Es ist nicht unüblich, dass ein Gespräch auch mal etwas länger dauert. Baue deshalb am besten 10 bis 15 Minuten Zeitpuffer zum nächsten Termin ein. Das gibt dir genügend Zeit zur Nachbereitung und du musst nicht hetzen.
  • Bei Verschiebung benachrichtigen: Falls das Gespräch nicht zum geplanten Zeitpunkt stattfinden kann, dann benachrichtige die Bewerberinnen und Bewerber so schnell wie möglich. Denn für die Kandidatin oder den Kandidaten gibt es kaum etwas Schlimmeres, als sich intensiv auf ein Interview vorbereitet zu haben und dann nicht angerufen zu werden. 

Die nächsten Schritte 

Wie am Anfang erwähnt, ist das Hauptziel von Telefoninterviews meistens eine erste Auswahl von vielversprechenden Kandidatinnen und Kandidaten zu treffen. Es gilt allen Bewerberinnen und Bewerbern, die es nicht in die nächste Runde geschafft haben, zeitnah diese Entscheidung mitzuteilen. Dann werden dem Hiring Manager die übrig gebliebenen Talente vorgelegt und weitere Personalauswahlverfahren geplant.

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