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Die besten Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Ob kleines Unternehmen oder Großkonzern: Wenn Chef*innen und Mitarbeiter*innen nicht regelmäßig miteinander sprechen, dann kann das auf die Stimmung und die Leistung schlagen. Deshalb sind Mitarbeitergespräche wichtig. Sie dienen nicht nur der Beurteilung der Arbeitsleistung, sondern können auch ein Barometer für den Zustand und die Entwicklung der Unternehmenskultur sein. Ein Mitarbeitergespräch ist keine Einbahnstraße, sondern eine Konversation zwischen zwei Personen in der Firma. Sie findet auf Augenhöhe statt und ist von gegenseitigem Respekt getragen.

Im Mitarbeitergespräch wirst du die Angestellten über ihre eigene Einschätzung ihrer Performance befragen, ihnen erklären wie du die Leistung siehst und ihr werdet gemeinsam Verbesserungsvorschläge erarbeiten sowie für die Zukunft planen.

Die beiden häufigsten Gründe, warum du eine*n Mitarbeiter*in zu einem Gespräch einlädst, sind entweder eine regelmäßiger Termin oder ein besonderer Anlass.

Beim anlassbezogenen Mitarbeitergespräch wird dieses kurzfristig einberufen und meistens hast du einen guten Grund dafür, der in der Arbeitsleistung oder der Unternehmensperformance liegt. Wenn dein*e Mitarbeiter*in grobe Fehler gemacht hat, lange Zeit krank war oder es zu Problemen mit anderen Kolleg*innen oder gar Kund*innen kommt, solltest du zunächst einmal ein Gespräch mit dem oder der Mitarbeiter*in führen.

Unternehmen führen mindestens einmal im Jahr ein regelmäßiges Mitarbeitergespräch durch, in dem es dann um die Performance im Jahresverlauf und das Vorausschauen auf das kommende Jahr geht. Nur einmal im Jahr so ein Gespräch durchzuführen wird mittlerweile kritisch gesehen: Der Trend geht zu vierteljährlichen oder monatliche Gesprächen.

Eine Gallup-Studie hat ergeben, dass Arbeitgeber*innen sich gerne vor solchen Gesprächen drücken:

„Nicht einmal jeder zweite Arbeitnehmer (45 Prozent) gibt in der Studie an, dass er im letzten halben Jahr mit seinem Vorgesetzten ein Gespräch über seine Leistung bei der Arbeit geführt hat.“

Dabei ist ein gut geführtes Mitarbeitergespräch ein hervorragendes Mittel zur Motivation und zur Leistungssteigerung. Es ist Ausdruck einer guten Unternehmenskultur und hilft dem Ansehen deiner Firma von außen, vor allem bei potenziellen Bewerber*innen. Die Art und Weise, wie deine Mitarbeitergespräche geführt werden, schlägt sich auch in den Kommentaren von Mitarbeiter*innen auf Bewertungsplattformen nieder.

Wie führe ich ein Mitarbeitergespräch?

Wenn du deine Mitarbeiter*innen zu einem offiziellen Gespräch einlädst, dann solltest du diesen Termin ernst nehmen und dich entsprechend vorbereiten. Angestellte schätzen es, wenn ein Gespräch in einem angemessenen Rahmen stattfindet, der Termin abgesprochen wird und sie wissen, worum es geht.

Eine gute Stimmung verbreiten

Beim Mitarbeitergespräch sollte die Stimmung gut und ausgeglichen sein. Heute werden Angestellte nicht mehr zum Rapport bestellt, bei dem sie antworten und der oder die Vorgesetze fragt. Vielmehr geht es um Verbesserungen und das Aufdecken von Schwachstellen, übrigens auch bei der Führung und im Unternehmen.

Tipps für eine gute Atmosphäre beim Mitarbeitergespräch:

  • Auf Augenhöhe sprechen und auch sitzen
  • Sich gegenseitig ausreden lassen
  • Nicht nach Schuld, sondern nach Lösungen suchen
  • Handys und Meldungen am Computer ausschalten
  • Computer am besten zuklappen oder ausschalten
  • Gegenseitigen Respekt zeigen
  • Nicht frontal gegenübersitzen
  • Raum suchen, in dem du nicht gestört wirst

Das Mitarbeiterspräch vorbereiten

Der Erfolg eines Mitarbeitergesprächs hängt von der Vorbereitung ab, und zwar auf beiden Seiten. Du kannst das Gespräch, was die Bedeutung angeht, als ein Business-Meeting verstehen, bei dem du einer*m Geschäftspartner*in gegenübersitzt. Bei diesem würdest du auch nicht unvorbereitet in den Meetingraum gehen.

Zeit abklären und vereinbaren

Du kannst mit deinem oder deiner Mitarbeiter*in gemeinsam einen guten Zeitpunkt finden. Die meisten unternehmensweiten Kalender-Tools helfen dabei, ein paar freie Minuten zu finden. Eine Führungskraft, welche den Angestellten einfach einen Termin schickt, wird bereits eine negative Grundstimmung schaffen.

Zeitrahmen festlegen

Reserviere dir ausreichend Zeit für das Mitarbeitergespräch. Eine Stunde sollte dafür ausreichen, bei Führungskräften kann das auch länger dauern. Monatliche Gespräche können kürzer sein als solche, die nur einmal im Quartal durchgeführt werden. Du solltest diesen Termin dann auch blockieren und als eine Priorität festlegen. Es sieht nicht gut aus, wenn Mitarbeitergespräche plötzlich abgebrochen werden müssen, weil angeblich etwas Dringendes zu erledigen ist.

Agenda ankündigen

Es ist hilfreich, wenn du deinen Mitarbeiter*innen eine kleine Agenda zusammenstellst. Darin listest du die Themen auf, über die du gerne sprechen möchtest. Du kannst dabei auch Raum für Themen lassen, die von den Angestellten angesprochen werden wollen. Am besten erarbeitet ihr dann die Gesprächsthemen gemeinsam.

Vorbereitung als Arbeitgeber auf das Mitarbeitergespräch

Wenn du in ein Mitarbeitergespräch gehst, solltest du wissen, mit wem du sprechen wirst. Bei großen Unternehmen kann es schon mal sein, dass du nicht alle Mitarbeiter*innen gut genug kennst, um die jeweiligen Informationen im Kopf zu haben.

Deswegen solltest du eine kleine Checkliste für das Mitarbeitergespräch haben, mit der du gut vorbereitet ins Gespräch gehst:

  • Wie lange ist die Person schon im Unternehmen?
  • Wo arbeitet sie/er und an welchen Projekten?
  • Wer sind die Vorgesetzten?
  • Welche Performance-Daten liegen vor?
  • Was waren die besprochenen Punkte und Ziele im letzten Mitarbeitergespräch?
  • Welche persönlichen Informationen liegen vor (Hobbys, soziales Engagement, freiwillige Tätigkeiten im Unternehmen)

Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn du – eventuell auch in Absprache mit der Teamleitung oder Abteilungsleitung – überlegst, welche persönlichen Ziele erreicht werden können, wo es vielleicht hapert und was verbessert werden kann. Allerdings solltest du diese Informationen eher im Hinterkopf behalten und zunächst die Mitarbeiter*innen sprechen lassen.

Mitarbeitergespräch im Home-Office

Wir alle kennen die Situation, wenn im Home-Office die Kinder oder der Hund ins Zoom-Meeting platzen. Bei Mitarbeitergesprächen mit von Zuhause arbeitenden Kolleg*innen solltest du als Chef auf jeden Fall aus dem Büro oder einer entsprechen professionellen Umgebung anrufen. Solltest du selbst im Home-Office sein, versuche nicht gestört zu werden. Schalte Mitteilungen und Handy ab, damit es keine nervenden Pings gibt. Stelle sicher, dass beide eine gute Verbindung haben und sich beide Seiten mit den Video-Programmen auskennen.

Die Phasen im Mitarbeitergespräch

Ein gutes Mitarbeitergespräch sollte in Phasen unterteilt sein und damit eine Struktur haben. Diese kannst du schon in der Agenda ankündigen. Diese Struktur macht das Gespräch effektiver und du kannst einfacher einen Bericht erstellen.

Ist-Situation und Analyse

Am Anfang des Gespräches sollten die Mitarbeiter*innen die Gelegenheit haben, die Ist-Situation darzustellen und gemeinsam mit dir zu analysieren. Wichtige Punkte dabei sind:

  • Die aktuellen Projekte und Aufgaben
  • Die in den vergangenen Wochen erreichten Ziele
  • Probleme, die bei der Arbeit aufgetreten sind
  • Gründe, warum Ziele nicht erreicht wurden
  • Zufriedenheit am Arbeitsplatz und im Unternehmen

Schreibe die wichtigsten Punkte stichwortartig auf und versuche, wo nötig, Lösungsansätze bei Problemen zu finden.

Planung und Problemlösungen

In der zweiten Phase geht es um konkrete Ideen und Vorschläge für Veränderungen sowie die Projekt- und Aufgabenplanung. Einige Stichworte sind:

  • Welche neuen Aufgaben stehen an?
  • Welche Veränderungen im Arbeitsablauf sind geplant oder sollen versucht werden?
  • Welche Projekte und Meilensteine gibt es in den nächsten Wochen zu erreichen?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden, sowohl von dem oder der Mitarbeiter*in als auch dem Team?
  • Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsklimas und wie sie umgesetzt werden sollen

Persönliche Entwicklung

Ein Mitarbeitergespräch ist immer ein guter Anlass, über die berufliche Zukunft zu sprechen. Damit kannst du auch zeigen, dass du an einer Weiterentwicklung interessiert bist und die Person gerne im Unternehmen halten möchtest. Du kannst über folgende Punkte sprechen:

  • Welche Karrierevorstellungen und Wünsche hat der oder die Mitarbeiter*in?
  • In welchen Bereichen kann sich die Person persönlich und fachlich weiterentwickeln?
  • Welche Stärken und Schwächen gibt es und wie kann daran gearbeitet werden?
  • Gibt es Weiterbildungsmaßnahmen, die sinnvoll sind?
  • Wie kannst du den oder die Mitarbeiter*in weiter fördern?

Was darfst du im Mitarbeitergespräch fragen und was nicht?

Ein Mitarbeitergespräch dient dazu, die Person zu unterstützen und die Entwicklung oder Performance zu überprüfen und zu verbessern. Es kann hin und wieder schwierige Mitarbeitergespräche geben, bei denen die Angestellten sich zum Teil verteidigen müssen.

Grundsätzlich kannst du alles fragen, was mit dem Arbeitsablauf und der Zeit, die im Unternehmen verbracht wird, zu tun hat.

Bei arbeitsrechtlichen Fragen sollte dem oder der Mitarbeiter*in entweder Rechtsbeistand (oder jemand von der Mitarbeitervertretung) angeboten werden. Persönliche Fragen sind nur dann erlaubt, wenn es ein besonders vertrauliches Verhältnis zwischen den beiden Personen gibt und es sich um eher persönliches Interesse handelt. Fragen wie „Planen Sie denn noch Nachwuchs?” oder „Haben Sie sich schon nach anderen Stellen umgeschaut?” sind nicht angebracht, auch nicht „Ihr Bruder ist doch bei der Stadtverwaltung, kann der uns nicht bei dem Auftrag helfen?”.

Typische Fragen im Mitarbeitergespräch

Gerade wenn du viele Mitarbeitergespräche führst, kannst du nicht für jedes Gespräch eine neue Liste an Fragen zusammenstellen. Eine einheitliche Liste an Fragen hilft, dem Gespräch eine Struktur zu geben. Außerdem schaffst du damit eine gute Datengrundlage, zum Beispiel wenn du die Mitarbeiterzufriedenheit feststellen willst. Einige gute Fragen sind:

  • An welchen Projekten arbeiten Sie/welche Hauptaufgaben sind derzeit wichtig für Sie?
  • Wie zufrieden sind Sie mit ihrer derzeitigen Aufgabe?
  • Was macht Ihnen im Job besonders Spaß?
  • Was vermissen Sie an Ihrem Arbeitsplatz?
  • Auf welche Erfolge sind Sie besonders stolz?
  • Wo sehen sie Probleme im Arbeitsablauf/Arbeitsprozess?
  • Gibt es etwas, dass Sie derzeit bedrückt oder unglücklich macht?
  • Wo und wie können wir als Unternehmen sie unterstützen?
  • Welche akuten Veränderungen würden sie vorschlagen?
  • Was haben Sie in den vergangenen Wochen neu gelernt?
  • Was möchten Sie gerne noch lernen?
  • Welche neuen Skills würden Sie gerne lernen?
  • Welche Schwächen an sich sehen Sie und wie können wir gemeinsam daran arbeiten?
  • Welche Stärken können wir gemeinsam erweitern?
  • Wie ist die Stimmung im Team/in der Abteilung?
  • Wie kann die Teamleitung/Abteilungsleitung die Mitarbeiter*innen noch mehr motivieren?
  • Wünschen Sie sich eine Veränderung der räumlichen Bedingungen, zum Beispiel mehr Home-Office?
  • Fühlen Sie sich genügend informiert und haben Sie eine ausreichende Kommunikation mit und von der Geschäftsführung?
  • Wie häufig wünschen Sie sich ein Mitarbeitergespräch?
  • Gibt es Positionen im Unternehmen, für die Sie sich interessieren und für die Sie sich qualifiziert und kompetent halten?

Bei Mitarbeitergesprächen Ziele festlegen und festhalten

Damit ein Mitarbeitergespräch Ergebnisse zeigt und mehr als nur ein Plausch ist, ist es praktischer, wenn beide Seiten vorher ihre Ziele aufschreiben und dann im Gespräch miteinander vergleichen, besprechen und sich einigen.

Es gibt die sogenannte Smart-Methode, mit der du Ziele besser und effektiver formulieren und umsetzen kannst. Sie steht für:

S – spezifisch

M – messbar

A – attraktiv

R – realistisch

T – terminiert

Die Ziele sollten also klar und deutlich formuliert sein, zum Beispiel das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu beenden oder den Marketingplan bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertigzustellen. Ein Zeitpunkt ist immer gut weil er messbar ist. Andere Messgrößen können Umsatzsteigerungen, vollendete Tasks oder neu gewonnene Kund*innen sein.

Das Ziel muss nicht nur dem Unternehmen dienen, sondern auch einen Vorteil für den oder die Mitarbeiter*in haben. Attraktive Ziele sind nicht nur mit Gehalt verbunden, sondern auch mit Belobigungen, Erfolgsgefühl oder Beförderungen.

Selbst deine besten Mitarbeiter*innen können keine Wunder vollbringen, deshalb sind realistische Ziele wichtig. Zu hohe Forderungen werden nur viel Druck ausüben und die Performance verschlechtern. Und schließlich sollten die Ziele, welcher Art auch immer, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein, zum Beispiel bis zum nächsten Mitarbeitergespräch,

Wenn du deine Zielvorstellungen mit denen deiner Mitarbeiter*innen abgestimmt hast, legt ihr gemeinsam diese Ziele schriftlich fest. Sie dienen euch beiden beim nächsten Gespräch als Evaluierungsgrundlage.

Fehler bei Mitarbeitergesprächen

Du kannst bei einem Mitarbeitergespräch vieles richtig, aber auch einiges falsch machen. Wenn du unvorbereitet bist oder dir keine Zeit nimmst, wirft das ein schlechtes Licht auf dich und auf das Unternehmen.

Weitere häufige Fehler im Mitarbeitergespräch sind:

  • Eine festgelegte Meinung über die Performance haben
  • Kein Interesse an den Aussagen zeigen
  • Falsche Vorstellungen von den Fähigkeiten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin
  • Keine Empathie zeigen, wenn es um Emotionen geht
  • Die falschen Ziele formulieren
  • Den oder die Mitarbeiter*in bei der Planung nicht einbeziehen
  • Zwischendurch Nachrichten checken
  • Der anderen Person nicht in die Augen schauen
  • Vorwürfe machen, wenn Fehler gemacht wurden.

10 Tipps für Arbeitgeber*innen im Mitarbeitergespräch

Zusammenfassend die 10 wichtigsten Tipps für ein Mitarbeitergespräch, die du dir bei jedem Termin zur Seite legen kannst.

  1. Termin gemeinsam vereinbaren und Zeitlimit festlegen
  2. Dem oder der Mitarbeiter*in sagen, warum das Gespräch stattfindet
  3. Ausreichend über die Person informieren
  4. Agenda festlegen
  5. Ziele für das Gespräch formulieren
  6. Geeigneten Ort suchen, mit einer ruhigen Atmosphäre und keiner frontalen Sitzordnung
  7. Die drei Phasen Analyse, Planung und Entwicklung berücksichtigen
  8. Mit dem oder der Mitarbeiter*in gemeinsame Lösungen suchen
  9. Vereinbarungen und Ziele schriftlich festlegen
  10. Freundliche Verabschiedung und sich für das Gespräch und die Zeit bedanken

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