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Zusage Bewerbung: Richtig formulieren

Wenn ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, geht es im nächsten Schritt daran, die besten Kandidat*innen auszuwählen und eine Entscheidung zu treffen. Diese muss dann der*dem glücklichen Bewerber*in in einem Zusageschreiben mitgeteilt werden.

Eine Zusage zu einer Stelle hat aber auch ihre Tücken und Fallstricke. Manchmal wird der falsche Ton getroffen oder sie kann schlicht fehlerhafte Formulierungen beinhalten. Im schlimmsten Fall schreckt man eine*n Bewerber*in ab, gerade wenn er*sie noch Zusagen von anderen Firmen hat. Deswegen sollten einige Besonderheiten im Zusageverfahren berücksichtigt werden. Zwar kann eine Vorlage für die schriftliche Zusage zu einer Bewerbung verwendet werden, sie ist aber unbedingt an die jeweilige Person und Stelle anzupassen.

Am besten ist die Zusage Teil des Onboardingverfahrens. Da dieses meistens aus einzelnen Prozessschritten besteht, ist die Integration leichter. Es wird sichergestellt, dass es ein einheitliches Verfahren für alle Zusagen gibt und individualisierbare Standardvorlagen verwendet werden.

Zusage Bewerbung: Die schriftliche Bestätigung

Eine Zusage für eine Bewerbung durch den*die Arbeitgeber*in sollte immer zeitnah zur internen Entscheidung erfolgen. Das kann einen Zeitgewinn bedeuten, wenn die Bewerbenden noch andere Stellen zur Auswahl haben. Es kann aber auch den Onboarding-Prozess frühzeitig starten. Eine Bestätigungsmail darf gerne noch am Freitagnachmittag verschickt werden.

Die Zusage muss immer schriftlich erfolgen. Heute ist es üblich eine E-Mail zu schicken statt eines Briefes. Eine telefonische Benachrichtigung ist zwar möglich, sollte aber immer mit einer schriftlichen Bestätigung verbunden sein.

Auch wenn sich Bewerbende und Unternehmer*innen längst einig geworden sind, muss das Schreiben professionell gehalten sein. Verfasser*in sollte eine für HR verantwortliche Person sein, idealerweise jemand, der*die bei den Bewerbungsgesprächen dabei war. In kleineren und mittleren Unternehmen kann das die zukünftige Teamleitung übernehmen. Wer neu in ein Unternehmen kommt freut sich, wenn eine Person mit einer gewissen Autorität oder Stellung ihm*ihr schreibt und nicht eine Hilfskraft.

Es versteht sich eigentlich von selbst, dass es keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler im Brief geben sollte und die Formatierung professionell gehalten ist. Wenn Mitarbeiter*innen eine briefliche oder E-Mail Zusage zur Bewerbung formulieren, sollte eine andere Person noch einmal gegenlesen.

Wichtige Daten in der Zusage zu einer Bewerbung

Im Zusage-Schreiben sollten wichtige Daten enthalten sein, die Klarheit schaffen, Missverständnisse vermeiden und Interesse an der Person zeigen. Zu diesen Daten gehören:

  • Vorname und Nachname des*der Empfänger*in
  • E-Mail-Adresse (am besten privat, wenn vorhanden)
  • Telefonnummer
  • Genaue Bezeichnung der Stelle, die zugesagt wird
  • Arbeitsbeginn (wenn bereits besprochen)
  • Bestätigung bereits besprochener Details
  • Namen und Vornamen der Ansprechpartner*innen

Die Telefonnummer steht nicht im Schreiben, sollte aber zur Hand sein, wenn es Nachfragen gibt.

Bei den besprochenen Details geht es um Absprachen, die beim letzten Gespräch getroffen wurden, zum Beispiel:

  • „Senden wir Ihnen wie besprochen den Entwurf des Arbeitsvertrages.”
  • „Gehen wir gerne auf Ihren Wunsch auf einen Arbeitsbeginn am XX ein.”
  • „Freuen wir uns über Ihre Vorschläge, wen Sie im Team haben möchten.”

Zusage Bewerbung Formulierung, Anrede und Ton

Eine Zusage auf eine Bewerbung ist ein Geschäftsbrief und soll formell gestaltet sein. Das bedeutet auch, dass Formulierungen auf einer professionellen Ebene gehalten sind. Umgangssprachliche Redewendungen sind zu vermeiden, selbst wenn der*die Bewerber*in bereits bekannt ist.

Die klassische Anrede in einer Zusage für eine Bewerbung ist immer noch

  • „Sehr geehrte*r Frau*Herr” gefolgt vom Nachnamen.
  • Zunehmend wird die Alternative „Liebe*r Frau*Herr” verwendet, um menschliche Nähe aufzubauen. Diese Formulierung muss aber zur Unternehmenskultur passen.

Selbst als junges und dynamisches Start-Up sollte die Anrede „Sie” verwendet werden, es sei denn das “Du“ ist Teil der internen Kommunikation und in den Stellenanzeigen und Bewerbungsgesprächen erwähnt worden. Bei IKEA zum Beispiel werden alle Mitarbeiter*innen sowie Kund*innen geduzt.

Der Ton sollte professionell, aber auch persönlich und herzlich sein. Eine Zusage zu einer Bewerbung ist für die Empfänger*innen ein besonderes und emotionales Ereignis. Viele warten voller Spannung auf diese Mitteilung. Ein im Behörden-Deutsch abgefasstes Schriftstück kann schnell die Freude trüben.

Positive Formulierungen sind:

  • „Wir freuen uns, Ihnen eine Zusage auf Ihre Bewerbung geben zu können.”
  • „Wollen wir Ihnen gerne die (BEZEICHNUNG DER STELLE) anbieten, auf die Sie sich beworben haben.”
  • „Sind wir glücklich darüber, Sie bald in unserem Team zu haben.”
  • „Sie haben es geschafft! Wir sagen Ihnen mit Freude die Stelle als (BEZEICHNUNG) zu.”

Der Ton in der Vorlage einer Zusage zu einer Bewerbung sollte zur allgemeinen Kommunikation im Unternehmen passen. Das wiederum hängt von der Kultur ab. Kleinere und junge Firmen haben einen etwas lockeren Ton, während Großkonzerne meistens noch etwas steifer sind.

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Zusage Bewerbung Vorlage

Auch wenn ein Onboardingprozess aus standardisierten Abläufen besteht, sollte beim Zusageschreiben viel Platz zur Individualisierung sein. Gerade wenn die angeschriebene Person noch andere aktive Bewerbungen offen hat, spielt der Inhalt eine wichtige Rolle. Er kann ein Wettbewerbsvorteil gegenüber den anderen Unternehmen sein.

Struktur und Inhalt

1. Zur Sache kommen

Die Bestätigung der Zusage sollte am Anfang stehen. Das ist, was Bewerber*innen wissen wollen, und da darf gerne mit der Tür ins Haus gefallen werden. Das gilt übrigens ebenso für Absagen.

2. Bezug auf Gespräch nehmen

Im Zusageschreiben sollte Bezug auf das zuletzt geführte Gespräch genommen werden. Das zeigt, dass ein ehrliches Interesse besteht und man sich den Gesprächsinhalt gemerkt hat. Manchmal reichen da schon Kleinigkeiten wie „Wir hoffen, dass Sie sich im Griechenland-Urlaub gut erholt haben” oder „Wir waren begeistert über Ihre Ideen zum Produktlaunch”.

3. Gründe für die Zusage

Es schmeichelt nicht nur einem*r Bewerber*in, wenn Gründe für die Zusage genannt werden. Ein Unternehmen beweist dadurch das ehrliche Interesse an den Fähigkeiten und die professionelle Einstellung. Es bereitet außerdem den Boden für eine gute Zusammenarbeit, weil die Nennung von Gründen eine positive Grundstimmung schafft.

4. Weiteres Verfahren

Ein eigener Absatz sollte das weitere Verfahren behandeln. Hier geht es um ein nächstes Gespräch, den ersten Arbeitstag, weitere Verhandlungen und welche Dokumente mitgebracht werden müssen. Diese Details hängen davon ab, ob der*die Bewerber*in bereits selbst eine Zusage gegeben hat oder noch weitere Gespräche geführt werden müssen.

Beispiele für einen Text sind:

  • „Anbei senden wir Ihnen einen von uns bereits unterschriebenen Arbeitsvertrag. Bitte schicken Sie ihn uns unterschrieben bis zum XX zurück.”
  • „Gerne möchten wir mit Ihnen über weitere Details sprechen und würden Sie gerne am XX. um YY Uhr nochmals zu einem Gespräch treffen.”
  • „Wir freuen uns Sie am XX bei uns begrüßen zu dürfen. VORNAME NAME aus unserer HR-Abteilung wird Sie um 9 Uhr am Eingang begrüßen.”
  • „Bitte bringen Sie an Ihrem ersten Arbeitstag folgende Unterlagen mit:”

Was vermieden werden sollte

Es haben sich in Geschäftsbriefen Floskeln eingebürgert, die nicht mehr zeitgemäß sind. Ein modernes Unternehmen sollte eine moderne Sprache haben. Zu vermeiden sind Formulierungen wie:

  • „In unserem Hause” – besser: bei uns oder in unserem Unternehmen
  • „Finden Sie sich bitte am Empfang ein” – besser: Wird Sie NAME VORNAME an der Rezeption abholen
  • Herr oder Frau bei Nennung von Mitarbeiter*innen – besser: Vor- und Nachname
  • Wörter wie „diesbezüglich”, “Anbei senden wir Ihnen”, “nehmen wir Bezug”, “Bei Rückfragen”.

Musterbrief für eine Zusage zur Bewerbung

Es gibt zahllose Vorlagen für Bewerbungszusagen im Internet, mit diesem Musterbrief soll vor allem die Form und die Struktur dargestellt werden.

VORNAME NAME

ADRESSE

E-Mail

DATUM (tatsächlicher Tag der Aussendung)

Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr,

wir freuen uns Ihnen für Ihre Bewerbung auf STELLENBEZEICHNUNG eine Zusage geben zu können. Sie haben uns in den Gesprächen durch Ihre Fachkenntnis, Ihre Offenheit und Ihr Interesse überzeugt. Ihr ehrenamtliches Engagement im Sportverein XX passt zu unserem Selbstverständnis, als Unternehmen eine soziale Verantwortung zu haben.

Wie bereits mit VORNAME NACHNAME besprochen, haben wir Ihnen den Arbeitsvertrag angehängt. Bitte lesen Sie ihn in Ruhe durch und lassen Sie uns wissen, wenn Sie noch Fragen haben. Wenn möglich, schicken Sie uns eine unterschriebene Kopie bis zum XX zurück.

Unser*e HR-Kolleg*in XX wird sich in den nächsten Tagen mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Details zu Ihrem ersten Arbeitstag zu besprechen. Er*Sie wird Ihnen gerne erklären, welche weitere Unterlagen wir noch benötigen.

Wir sind froh, Sie bald bei uns begrüßen zu dürfen und freuen uns schon darauf, Sie im Team zu haben.

Mit freundlichen Grüßen

Arbeitsvertrag mitschicken oder noch verhandeln?

Ganz wichtig für den Inhalt eines Zusageschreibens ist die Frage, ob man einen Arbeitsvertrag bereits mitschicken sollte oder ob es noch Verhandlungen, zum Beispiel über das Gehalt, gibt. Das hängt zunächst von den Bewerbenden und den Vorgesprächen ab. Hat ein*e Bewerber*in im Gespräch gesagt, er*sie wolle diese Stelle auf jeden Fall, wenn es eine Zusage gibt, dann kann ein Arbeitsvertrag angehängt werden.

Recruiter*innen können, wenn sie die gute Nachricht telefonisch überbringen, gleich abklären, ob der Vertag mit der schriftlichen Bestätigung geschickt werden soll. Wenn man sich einig über alle Details wie Gehalt und Zusatzleistungen geworden ist, kann der Vertrag unterschrieben als PDF angehängt werden. Manchmal kann der Arbeitsvertrag die Grundlage bieten, dann können seitens der Bewerbenden noch Änderungswünsche angegeben oder Fragen gestellt werden.

Bei Bewerbenden, die noch unsicher sind und solchen, die bereits bestimmte Forderungen geltend gemacht haben, sollte mit dem Zusageschreiben noch ein Gespräch zeitnah vereinbart werden.

Wie verbindlich ist eine Zusage?

Eine Zusage auf eine Stelle bedeutet nicht unbedingt, dass der*die Bewerber*in die Stelle annehmen muss. Sie ist zunächst ein Angebot des Unternehmens. Mit der schriftlichen Bestätigung wird zugesagt, dass Bewerbende die Stelle antreten können, wenn sie den Bedingungen zustimmen. Denn selbst wenn nicht gleich ein Arbeitsvertrag angehängt ist, kann es durchaus noch Gesprächsbedarf geben. Dazu gehören:

  • Lohn und Gehalt
  • Sondervereinbarungen wie Dienstwagen etc.
  • Zeitpunkt des Arbeitsbeginns

Für den*die Arbeitgeber*in ist die Zusage verbindlich, weil das Unternehmen das Angebot macht. Das bedeutet: Wird das Angebot vom Bewerbenden angenommen, muss die Person eingestellt werden. Nur wenn etwaige Verhandlungen scheitern oder aber es schwerwiegende Verfehlungen der anderen Seite gibt, kann das Angebot zurückgezogen werden.

Tipp: Achten Sie bei der Zusage für eine Bewerbung auch auf die Einhaltung der Vorgaben nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Zusage von Bewerbenden bekommen

Da die Zusage auf eine Bewerbung ein Angebot des Unternehmens ist, braucht es in manchen Fällen noch die Zusage des Bewerbenden. Diese kann mit weiteren Forderungen verbunden sein. Bei nicht-tarifgebundenen Unternehmen sind Arbeitsverträge und Gehalt frei verhandelbar. Eine hochqualifizierte Fachkraft weiß um seine Kompetenzen und wird vielleicht ein höheres Gehalt als der Branchendurchschnitt fordern.

Es ist mittlerweile üblich, dass über Home-Office und familienfreundliche Lösungen individuell verhandelt wird und die Lösungen dann in den Arbeitsvertrag eingearbeitet werden.

Solche Verhandlungen sollten auf jeden Fall in einem persönlichen Gespräch und nicht als Zusage-Korrespondenz geführt werden. Wenn die räumliche Nähe es nicht zulässt, kann das Gespräch auch als Video-Call durchgeführt werden.

Für Unternehmen, die eine Fachkraft auf jeden Fall einstellen wollen, ist es wichtig in diesen Verhandlungen zuzuhören. Es gibt Studien, nach denen die Persönlichkeit des*der zukünftigen Vorgesetzten ein Grund war, die Stelle abzulehnen. Auch die Ehrlichkeit ist wichtig. So sollte eine angebotene Kinderbetreuung nicht nur ein Raum mit Spielzeug sein. Die Employer Value Proposition darf nicht nur Bewerber*innen locken, sondern muss gelebt werden.

Checkliste für die Zusage zur Bewerbung

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte bei einer Zusage für eine Stelle als Checkliste:

  • Alle Daten des Bewerbenden vorhanden?
  • Verhandlungen notwendig?
  • Ansprechpartner*in im Unternehmen benannt?
  • Welche Unterlagen werden noch benötigt?
  • Arbeitsbeginn?
  • Vorab telefonisch informiert?
  • Gesprächstermin zu vereinbaren?
  • Zusageschreiben abgeschickt?
  • Bestätigung des*der Bewerber*in erhalten?

Was bei der Zusage zur Bewerbung zu beachten ist

  • Formulieren Sie die Zusage freundlich und in einer modernen Sprache, so wie es im Unternehmen üblich ist. Seien Sie positiv, bringen Sie Freude zum Ausdruck und beglückwünschen Sie den*die neue*n Mitarbeiter*in.
  • Eine Zusage sollte möglichst bald nach der Entscheidung rausgeschickt werden. Eine telefonische Vorabinformation ist heute üblich und kann wankelmütige Bewerber*innen überzeugen.
  • Sie können ein Muster für eine Zusage zu einer Bewerbung formulieren, es muss aber den jeweiligen Bewerbenden angepasst werden. Persönliche Details aus dem letzten Gespräch zeigen ein ehrliches Interesse am Bewerbenden.
  • Eine schriftliche Zusage erfolgt heute über E-Mail. Ob dabei schon ein Arbeitsvertrag angehängt wird, hängt davon ab, ob es zuvor schon eine Einigung gab. Ist das nicht der Fall, sollte zeitnah ein weiteres Gespräch vereinbart werden. Dieses kann auch per Videocall durchgeführt werden.
  • Am Ende einer Zusage zur Bewerbung sollte das weitere Vorgehen erwähnt werden. Nennen Sie die jeweiligen Ansprechpartner*innen und welche Unterlagen noch benötigt werden. Sollte Verhandlungsbedarf bestehen, schlagen Sie einen Termin für ein Gespräch vor.
  • Der Arbeitsvertrag kann immer dann mitgeschickt werden, wenn alle Details bereits vorab geklärt sind. Sie können ihn aber als einen Entwurf schicken und den*die Bewerber*in um eine Stellungnahme und Änderungswünsche bitten.

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