En quelques années, les ATS se sont progressivement imposés, auprès des équipes RH, comme un outil de pilotage du recrutement indispensable. Du sourcing jusqu’à l’onboarding, ces logiciels de recrutement regroupent un grand nombre de fonctionnalités. Ils simplifient la vie des recruteurs en centralisant, optimisant et automatisant de nombreuses tâches du quotidien.
Mais plusieurs questions subsistent : comment fonctionne un logiciel de recrutement ? Quels sont ses avantages ? Comment peut-il optimiser votre processus de recrutement ?
Faisons le point ensemble !
Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?
Un logiciel de recrutement (ou ATS) est une application qui permet de digitaliser et d’automatiser l'ensemble des tâches liées au recrutement d'un nouvel employé. L’objectif est de rendre le processus plus efficace pour le recruteur et pour le candidat.
En général, les plateformes ATS les plus puissantes sont des solutions SaaS (Software as a Service) basées sur le cloud, ce qui signifie qu'elles sont accessibles à tout moment depuis n’importe quel appareil connecté. Les fonctionnalités spécifiques varient en fonction du logiciel de recrutement et du type d'entreprise.
Les caractéristiques et la complexité des outils de recrutement, ainsi que leur coût, varient en fonction de la cible. Les logiciels et solutions SaaS seront généralement plus chers, mais offriront beaucoup plus de fonctionnalités et de services que les options open-source.
Pour vous donner une idée de la prévalence et de l'efficacité des ATS dans le recrutement d’aujourd'hui, attardons-nous quelques instants sur les chiffres :
- 99% des entreprises du Fortune 500 utilisent un ATS pour filtrer les CV, ainsi que 70% des grandes entreprises et 20% des PME.
- Près d’un recruteur sur deux fait déjà appel aux ATS et solutions de multi-diffusion.
- 94% des recruteurs affirment que leur ATS a eu un impact positif sur leur processus de recrutement.
La définition du logiciel de recrutement énoncée ci-dessus ne saurait résumer, à elle seule, ce qu’est réellement un ATS ; car les capacités de ces systèmes affectent pratiquement l'ensemble du processus de recrutement, comme le sourcing, la gestion et la sélection des candidats, l’envoi d’offres, l’onboarding…
Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement ?
Nous pouvons citer deux raisons principales à l’utilisation d’un logiciel de recrutement.
Premièrement, un logiciel de recrutement réduit le nombre de tâches répétitives et manuelles que les recruteurs doivent effectuer, ce qui les libère pour des activités plus stratégiques.
Ensuite, les systèmes automatisés permettent une meilleure expérience de recrutement et de meilleurs résultats pour l'entreprise et les candidats.
Les 18 avantages d’un logiciel de recrutement
Examinons, par grande thématique, les avantages d’un ATS pour les recruteurs.
Diminution de la charge de travail
- Diffusion automatique des annonces de recrutement sur de nombreux sites d'emploi en un seul clic. Cela réduit considérablement le temps passé à créer et à publier manuellement vos offres.
- La collecte, le stockage et la centralisation des informations sur les candidats sont automatisés. Toutes les données fournies lors de la candidature, ainsi que celles accessibles sur les réseaux, sont automatiquement extraites et stockées par l'ATS.
- L'analyse automatique ou par mots-clés des CV et des lettres de motivation réduit rapidement le nombre de candidats. Les recruteurs n'ont plus besoin de passer au crible manuellement des piles de candidats non qualifiés. L'ATS se charge de la présélection et identifie les candidats qualifiés en fonction de paramètres prédéterminés par le recruteur.
- Planification des entretiens directement avec le candidat. Les e-mails automatisés de l'ATS suppriment la tâche fastidieuse de contacter individuellement chaque candidat afin de définir un moment pour les rencontrer.
- Enregistrement des résultats de l'entretien et des autres étapes de sélection. Toutes les informations relatives à la sélection sont centralisées dans le profil du candidat au sein de l'ATS.
- Automatisation des offres d'emploi et de la signature des documents. Une fois que les candidats ont été sélectionnés et qu'une nouvelle recrue a été choisie, l’ATS peut également piloter le préonboarding du collaborateur : envoi du contrat pour signature, accès un espace permettant de créer et de compléter son dossier du personnel, etc.
Si ces six premiers avantages impactent directement le recruteur en réduisant les tâches manuelles, ils améliorent également l'expérience candidat de plusieurs façons.
Une meilleure expérience candidat
- Une communication transparente de la candidature à l'offre (ou au refus). Une communication cohérente et rapide tout au long du processus de candidature indique aux candidats qu'ils sont pris en considération. Un ATS automatise les étapes critiques de la communication avec les candidats, en veillant à ce que l'expérience globale soit aussi efficace et transparente que possible.
- Une présélection plus rapide et une meilleure clarté sur leur situation. Grâce à l'efficacité de la communication et de la planification, les candidats passent rapidement à travers votre entonnoir de recrutement (aussi appelé pipeline). Ils savent s'ils sont passés à l’étape suivante ou s'ils ont été refusés peu de temps après leur candidature. Cela simplifie leur prise de décision.
- L'assurance que le processus de recrutement est équitable. En fournissant une communication claire et une transparence autour du processus de sélection, les candidats sont en mesure de voir et de comprendre comment le processus fonctionne. Ils ont ainsi l'assurance d'être traités équitablement.
Chacun de ces avantages pour le recruteur et le candidat est le résultat direct de l'amélioration globale du processus de recrutement.
Un processus de recrutement plus efficace
- Une meilleure visibilité de l'efficacité des différents processus. Un logiciel de recrutement met en lumière les techniques de recrutement qui fonctionnent et celles qui doivent être améliorées. Il permet aux recruteurs de prendre des décisions objectives sur ce qu'ils doivent continuer, améliorer ou, tout simplement, arrêter de faire.
- Un suivi basé sur des indicateurs de recrutement. Vos indicateurs clés de performance peuvent être suivis et faire l'objet de rapports directement depuis votre ATS. Ainsi, il permet aux recruteurs et aux managers d'identifier rapidement les problèmes et d'établir des solutions à l'aide de données fiables.
- L'automatisation des tâches de recrutement critiques. Comme mentionné précédemment, les outils ATS automatisent les tâches fastidieuses et répétitives, évitant que l'ensemble de votre processus ne soit ralenti par un trop grand nombre de CV ou un manque de main-d'œuvre.
- Conservation de tous les candidats actuels et passés. Un stockage basé sur le cloud permet aux recruteurs de garder une trace de tous leurs candidats, créant ainsi un vivier de talents qui peut être régulièrement utilisé en cas de besoin.
- Le recrutement collaboratif est facilité. L'accès commun à un logiciel de recrutement permet aux collaborateurs et responsable opérationnels de s'impliquer dans le processus de sélection.
- Une plateforme toujours disponible. Les plateformes SaaS basées sur le cloud ont généralement un taux de disponibilité de 99,9%, ce qui signifie que votre outil sera toujours là en cas de besoin.
Tous ces avantages nous conduisent vers l’atout principal d'un ATS.
De meilleures performances de recrutement
L'objectif principal de tout processus de recrutement est d’améliorer les performances et le taux de rétention des nouvelles recrues, tout en optimisant les investissements, en temps et coûts, nécessaires à ces recrutements.
- Une durée de recrutement plus courte. Un recrutement plus rapide (tout en maintenant la qualité des candidatures) évite les baisses de productivité à l'échelle de l'entreprise, et réduit les pertes de temps pour le service RH. 61% des recruteurs affirment que leur plateforme ATS les a aidés à réduire leur durée de recrutement.
- Réduction du coût par embauche. Recruter de meilleurs candidats, plus rapidement améliore la rentabilité globale de l'entreprise à long terme.
- Une qualité accrue des recrutements. Sur la base des évaluations de performance, du temps de mise en route, des taux de turnover, de rétention et de la satisfaction générale des responsables du recrutement, vous serez en mesure de quantifier et d’évaluer rapidement la qualité de vos recrutements. 78% des recruteurs affirment qu'utiliser un ATS a amélioré la qualité de leurs recrutements.
Bien sûr, chacun de ces avantages n'est réalisable que si vous disposez des fonctionnalités adaptées aux besoins de votre entreprise.
Les fonctionnalités clés d'un bon logiciel de recrutement
Un ATS rassemble de multiples fonctionnalités qui permettent d’optimiser et d’automatiser les différentes étapes du processus de recrutement. Voici une liste non exhaustive des principales fonctionnalités qui font d’un ATS un logiciel complet :
- Un site carrière qui vient renforcer votre marque employeur et améliorer votre marketing de recrutement.
- La rédaction de vos descriptifs de poste et la multi-diffusion des offres d’emploi sur des jobboards en quelques clics.
- Une CVthèque personnalisable pour créer votre vivier de candidats.
- L’importation de profils qualifiés à partir des réseaux sociaux (notamment LinkedIn) pour faciliter votre sourcing
- Des entonnoirs de suivi des candidats (pipeline) pour piloter l’avancement des processus de recrutement.
- Un tableau de bord personnalisé pour centraliser vos recrutements en cours.
- Une messagerie pour envoyer automatiquement SMS et emails aux candidats.
- Des modèles prédéfinis de réponses pour faciliter la communication.
- Des outils de suivi et d’analyse des statistiques sur les performances de recrutement.
- Des fonctionnalités collaboratives pour impliquer managers et collaborateurs dans les recrutements.
Comment choisir le bon logiciel de recrutement ?
Comment s’assurer d’opter pour le bon ATS, celui qui s’intégrera le mieux dans votre SIRH actuel. Pour ce faire, commencez par répondre à certaines questions :
- Qu’est-ce que je dois pouvoir faire avec mon logiciel de gestion des candidatures ?
- Quels résultats je souhaite obtenir en utilisant un ATS ?
- Qui va utiliser l’outil ?
La définition du cahier des charges vous amènera à sélectionner diverses solutions présentes sur le marché. Ces solutions se distinguent par leurs fonctionnalités, leur adaptabilité et leurs tarifs.
Chaque entreprise a des besoins différents en termes de recrutement et des processus internes très variés. De la start-up à l’ETI, les recruteurs n’ont pas les mêmes façons de travailler. C’est pourquoi le critère principal de choix d’un logiciel ATS est sa capacité à s’adapter aux méthodes internes, c’est-à-dire sa capacité à être flexible, personnalisable et modulaire.
Sept critères de choix
Voici les principaux critères à prendre en compte pour choisir votre ATS :
Logiciel SaaS ou solution on-premise ?
Les solutions SaaS sont hébergées sur un cloud et gérées par un fournisseur tiers, alors que les solutions sur site sont hébergées sur vos serveurs internes.
Quelles fonctionnalités ?
Mieux vaut un logiciel spécifique utilisé à 100%, qu’un SIRH complet utilisé à 10%. Privilégiez une solution qui répond à vos besoins en recrutement en termes de volume, de nombre d’utilisateurs et d’options spécifiques (cooptation, international).
Une interface intuitive et conviviale
Pour faciliter la prise en main et l’adoption du logiciel par tous les utilisateurs.
Un outil flexible, modulable et évolutif
Pour s’adapter à l’évolution de l’entreprise et des besoins RH.
L’existence d’un service client réactif et efficace
Pour vous accompagner lors de la phase d'onboarding et répondre à vos questions à tout moment.
Le tarif
Tous les logiciels de recrutement proposent des tarifs différents selon : les formules proposées, les modules personnalisés, le nombre d’utilisateurs, etc.
Faîtes le choix d’une solution adaptée à vos besoins, mais dont le coût entre dans votre budget, quitte à sacrifier une ou deux fonctionnalités qui ne sont finalement pas si essentielles que cela.
Le fournisseur
Pour effectuer votre comparatif des logiciels de recrutement, n’oubliez pas de prendre en compte la notoriété de la société éditrice, ainsi que son ancienneté sur le marché.
Cinq étapes clés à suivre pour choisir le bon logiciel de recrutement
Évaluer vos besoins
Comme nous l'avons mentionné, la première étape d’un processus de décision est de déterminer les besoins de votre entreprise.
Vous pouvez commencer ce processus en écrivant toutes les caractéristiques auxquelles vous pensez et qui amélioreront votre processus de recrutement.
Fixer un budget
L'étape suivante dans le choix d'un ATS consiste à déterminer le montant que vous êtes prêt à dépenser pour un nouvel outil, ainsi que le retour sur investissement (ROI) que vous souhaitez.
Dressez une liste des principaux avantages qu'un ATS apportera à votre entreprise et mesurez ces avantages par rapport au coût de la plateforme.
Examiner les options
Une fois vos besoins et votre budget établis, vous pouvez commencer à rechercher les logiciels disponibles sur le marché. En connaissant les exigences de votre entreprise et le type d’ATS qu’il vous faut, vous pourrez concentrer votre recherche sur les plateformes qui répondent à vos besoins.
Tester vos choix
Une fois que vous avez établi une liste des logiciels qui vous intéressent, c’est le moment de les essayer. Cela vous permettra de tester la plateforme dans un cadre réel afin de déterminer si elle s'intègre bien à votre flux de travail et si votre équipe adopte facilement ce nouvel outil.
Prendre une décision
À partir de là, vous devriez être en mesure de réduire votre liste de plateformes ATS à une ou deux.
Présentation des principaux logiciels de recrutement sur le marché
Plus une entreprise grandit, plus elle doit travailler sa marque employeur pour attirer les meilleurs talents. Et la première impression des candidats passe par un processus d’embauche irréprochable. En tant que recruteur, vous devez fluidifier la gestion des candidatures et la communication avec les parties prenantes.
Voici 5 logiciels qui peuvent vous aider à améliorer votre processus de recrutement pour chouchouter vos futurs collaborateurs avant même de les intégrer.
Recruitee : le logiciel de recrutement collaboratif par excellence
Les points forts de Recruitee sont :
- Le recrutement collaboratif.
- La personnalisation poussée du logiciel.
- Les statistiques et rapports détaillés.
En plus de proposer les fonctionnalités classiques d’un ATS, Recruitee peut se configurer pour s’adapter complètement aux processus internes de votre entreprise. Il offre également un panel d’intégrations très large et fait partie de la suite logicielle Tellent avec le SIRH kiwiHR et le logiciel de gestion des entretiens Javelo.
Teamtailor : pour un onboarding facile et rapide
Les points forts de Teamtailor sont :
- Son système de suivi des candidatures.
- Le tableau de bord personnalisé.
- La fonctionnalité d’onboarding.
Vous pouvez configurer votre entonnoir de recrutement selon vos process internes, de l’annonce à l’onboarding. Ainsi qu’ajouter, à chaque étape du processus, les prochaines actions à mener avec des déclencheurs personnalisés.
Teamtailor permet de créer un site carrière, des offres d’emploi personnalisées et propose à ses utilisateurs une interface élégante et conviviale.
Taleez : un ATS collaboratif
Les points forts de Taleez sont :
- La gestion des recrutements en équipe.
- La Data Analyse.
- L’optimisation de la marque employeur.
Les fonctionnalités de Taleez contribuent à renforcer et à simplifier l’implication des collaborateurs au processus d’embauche.
Ce logiciel permet également une gestion avancée des recrutements en automatisant un certain nombre de tâches administratives.
Flatchr : un ATS complet et abordable
Les points forts de Flatchr sont :
- Son intégration à une multitude de jobboards et à Google For Jobs.
- Les automatisations.
- Le tableau de bord personnalisé.
En quelques clics, ce logiciel de recrutement vous permet de diffuser vos offres sur tous les sites d’emploi, les réseaux sociaux, les intranets d’écoles, etc.
Grâce à cet outil intuitif et complet, vous pouvez suivre et gérer vos candidatures d’un coup d’œil : importation de candidats qualifiés, automatisations des réponses par SMS ou email, analyse de données.
We Recruit : un logiciel de recrutement 3-en-1
Les points forts de We Recruit sont :
- La multi-diffusion des offres d’emploi.
- L’implication des managers.
- Le site carrière.
We Recruit est le logiciel qui optimise l’expérience de toutes les parties prenantes d’un recrutement.
Ce logiciel de recrutement est modulaire et personnalisable pour s’adapter à tous les profils d’entreprise : grands groupes, recrutement en masse ou recrutement spécialisé.
L’impact des tendances émergentes sur le recrutement : intelligence artificielle, analyse prédictive, etc.
Les ATS ont transformé le processus d'embauche dans les entreprises ; permettant aux recruteurs de gagner du temps sur les tâches répétitives, d’être plus efficaces dans le suivi des candidatures, mais aussi en améliorant l’expérience candidat grâce à l’automatisation des réponses.
La digitalisation va continuer à croître et à s’imposer dans tout type d’entreprise, quel que soit le volume de ses recrutements, car elle facilite et fluidifie les échanges entre collaborateurs et managers.
Néanmoins, quelques évolutions pourraient façonner le futur du recrutement dans les années à venir :
Une automatisation grandissante
L'automatisation de tâches répétitives et chronophages comme la diffusion en multicanal, l’envoi de réponses automatiques à chaque étape du parcours ou la planification des entretiens.
Le recours à l’intelligence artificielle
Certaines entreprises commencent à avoir recours à l’IA pour réaliser un premier tri dans les candidatures sur la base de critères objectifs prédéfinis.
Il est possible d’envisager des offres d’emploi personnalisées par rapport aux centres d’intérêt du candidat et de les rédiger grâce à l'IA.
Actuellement, l’IA se développe surtout avec des Chatbot intégrés sur les jobboards ou sur le site carrière des entreprises.
L’essor du métavers
Le métavers offre de nouvelles perspectives pour innover dans le secteur des ressources humaines et du recrutement : salons de recrutement, entretiens d’embauche virtuels, visite virtuelle des locaux de l’entreprise, etc.
Le métavers permet de créer des liens en amont d’une candidature pour renforcer l’attractivité des candidats en développant une marque employeur.
En conclusion
Un logiciel de recrutement sert à gagner du temps sur les tâches fonctionnelles et sans valeur ajoutée. Ainsi, l’outil simplifie et optimise la gestion des candidatures sans perdre le côté humain du recrutement. Il aide le recruteur, mais ne le remplace pas.
L’utilisation d’un ATS est un gain de temps et d’efficacité, qui permet de se concentrer sur les candidats pour améliorer leur expérience, de renforcer la marque employeur et de fidéliser les talents.
Certaines solutions sont accessibles à des prix abordables. En délimitant vos modules à vos justes besoins, vous pouvez choisir une solution adaptée à votre budget. Plusieurs fournisseurs proposent une version d’essai ou un compte de démonstration pour pouvoir mesurer les bénéfices de l’utilisation d’un outil de recrutement.