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Recruter un assistant de ressources humaines ou déployer un ATS ?

Les neurosciences progressent à pas de géant, et révolutionnent notre compréhension du fonctionnement du cerveau humain. Par exemple, saviez-vous que l’intelligence ne dépend pas du nombre de neurones ? Ce qui compte, c’est le nombre et la qualité des connexions synaptiques qui les relient.

La gestion interne des données RH

Les progrès des neurosciences nourrissent ceux de l’intelligence artificielle. Et des phénomènes comparables se produisent lorsque celle-ci s’invite dans votre entreprise.

Les technologies Big Data s’emparent des métiers RH. Du recrutement data-driven au management des talents déjà présents dans l’entreprise, les ressources humaines n’ont jamais généré autant de données.

Malheureusement, cette manne d’informations se transforme en fardeau si elle est mal gérée. Les solutions SI doivent relier les données entre elles et les mettre au service des métiers. En leur absence, les entreprises souffrent de la formation de silos de données.

Elles collectent des informations cruciales pour le recrutement : source de la candidature, coût par recrutement, feedbacks d’un recruteur ou du candidat… Mais, par manque de coordination technique ou culturelle, ces informations se retrouvent stockées à part. Elles sont vite oubliées par les parties prenantes du recrutement, qui prennent leurs décisions sans les consulter.

Entre le sous-équipement technique et le nombre croissant de parties prenantes, le processus de recrutement est particulièrement touché par les silos de données. Au moment d’organiser la circulation de l’information, deux solutions s’offrent aux entreprises :

  • l’embauche d’un assistant en ressources humaines, un métier RH qui se trouve traditionnellement au cœur de la coordination du processus de recrutement ;
  • ou la mise en place d’un Applicant Tracking System (ATS), une plateforme digitale qui organise le suivi des candidatures et le recrutement collaboratif.

Il s’agit d’un choix plus politique qu’il n’y paraît. Les politiques de ressources humaines en général, et le recrutement en particulier, s’avèrent extrêmement sensibles à l’environnement de travail.

Votre entreprise, devrait-elle privilégier la gestion efficace de ses données, ou remettre l’humain au cœur de ses processus RH ?

Assistant en ressources humaines : compétence et fiabilité au coeur des RH

L’assistant en ressources humaines joue traditionnellement le rôle de pilier des équipes RH. Fonction support par excellence, il coordonne le recrutement, l’intégration, et le suivi de la performance des nouveaux collaborateurs. Ne vous fiez pas à l’intitulé du poste ! En coordonnant des parties prenantes isolées et disparates, les Assistants RH pèsent autant sur les processus RH que les décideurs.

En l’absence d’un poste dédié, ses responsabilités se retrouvent partagées entre différents responsables, voire différentes équipes. C’est une alternative regrettable : la fonction d’assistant RH doit centraliser les processus et les responsabilités pour déployer son génie de l’organisation.

Construire le poste d’assistant RH idéal

La description de poste d’assistant RH mobilise une poignée de compétences que doit proposer le candidat idéal :

  • un sens de la logistique : de la diffusion des offres d’emploi à l’intégration des nouvelles recrues, l’assistant RH intervient à chaque étape du recrutement ;
  • un don pour la communication interne, qu’il s’agisse de faire circuler des informations complexes ou d’interagir avec les candidats ;
  • des qualités interpersonnelles indispensables pour coordonner des parties prenantes issues de tous les métiers de l’entreprise ;
  • une éthique de la confidentialité, grâce à laquelle vous pourrez lui confier des informations sensibles en toute confiance ;
  • et bien sûr, la maîtrise des outils informatiques qui supportent vos processus RH. Plus de ⅔ des équipes RH qui ne disposent que d’outils métier rudimentaires. Votre assistant RH se retrouvera peut-être en charge de mettre en place ses propres solutions !

Renforcer la culture d’entreprise grâce à un assistant RH

Comme il en va souvent des fonctions support, l’influence de l’assistant RH s’étend bien au-delà de sa description de poste. Grâce à sa position centrale, il acquiert une compréhension profonde des besoins métier et des enjeux stratégiques qui animent la politique de recrutement. Il devient un interlocuteur de référence pour des équipes qui sont rarement amenées à interagir par ailleurs.

Certaines entreprises choisissent d’élargir ses responsabilités pour lui faire jouer un rôle actif dans l’animation de la vie d’entreprise. Après tout, ses missions quotidiennes placent l’assistant RH au cœur de la construction de la marque employeur et de la promotion de la culture d’entreprise.

N’oubliez pas que la fonction d’assistant RH correspond à un poste d’entrée. Vos meilleurs assistants sont appelés à capitaliser sur leur connaissance des métiers et des équipes pour devenir les futurs décideurs RH. Vous avez tout intérêt à les choisir et à les former avec soin dès le départ !

Automatiser le recrutement pour mieux l’organiser ?

Cette dernière considération soulève par contre la question de la perception de la marque employeur… par les assistants RH eux-mêmes.

Inutile de se voiler la face : au-delà de son intérêt stratégique, le poste d’assistant RH cumule les tâches répétitives et chronophages. Copier/coller sur internet, gestion de comptes sur les plateformes de recrutement, coordination d’agendas mouvants, rédaction d’e-mails adaptation d’e-mail templates… Face à la multiplication exponentielle des données RH, plus de 70% des ARH ne sont armés que de tableurs Excel et de leur propre talent. Ils déclarent se sentir découragés par la prolifération des informations. Leurs difficultés compréhensibles se chiffrent en coûts réels pour l’entreprise.

En bref, la fonction d’assistant RH ne fait rêver que si elle sert de tremplin vers un “vrai” poste RH. L’intelligence artificielle révèle la dure réalité, en même temps qu’elle propose une alternative : la plupart des missions de l’assistant RH sont désormais automatisables.

L’Applicant Tracking System est-il l’assistant RH de l’ère digitale ?

Les SIRH évoluent presque aussi rapidement que l’intelligence artificielle qui les alimente. Le recrutement étant l’une des missions RH les plus collaboratives, il n’a pas tardé à faire l’objet de nouvelles gammes d’outils SI dédiés.

Un ATS, ou Applicant Tracking System, automatise et optimise la plupart des tâches liées au recrutement :

  • gestion de la marque employeur, grâce à un site Carrière sur-mesure et une procédure de candidature efficace mais simplifiée ;
  • automatisation de la diffusion des offres d’emploi : sourcing des talents, postage sur les meilleures plateformes de recrutement, collecte des candidatures, et tri effectué directement dans votre vivier de talents ;
  • organisation des entretiens d’embauche, de la planification avec toutes vos parties prenantes internes aux échanges avec les candidats ;
  • et même l’analyse de la performance de votre processus de recrutement, de façon à l’optimiser lors de la prochaine campagne.

Capable de prendre en charge une liste de fonctionnalités impressionnante, les ATS soulagent les équipes RH…  à condition qu’elles acceptent cette toute nouvelle façon de travailler.

L’ATS, adopté ou rejeté par les recruteurs ?

La réception que les équipes RH – des recruteurs aux assistants RH – réservent aux ATS s’avère souvent ambiguë.

Le processus de recrutement le plus performant est collaboratif, et il mobilise une équipe de 7 rôles spécialisés. Malgré les progrès de la HR Tech, plus des 2/3 des équipes RH restent sous-équipées face aux défis du recrutement collaboratif.

L’alternative à l’ATS, c’est le tableur Excel développé par un assistant RH, et partagé avec des parties prenantes qui sont rarement formées à son utilisation. Dans le meilleur des cas, elles l’ignorent, et le contenu n’est alimenté que par les recruteurs – ce qui mène directement à la création des silos de données évoqués plus haut.

Mais bien souvent, l’UX Design déplorable des outils “maison”, et l’impossibilité de coordonner les équipes qui les alimentent, rendent votre pipeline inutilisable. Le recrutement collaboratif dépend de sa plateforme d’organisation. En son absence, il se réduit souvent à des informations éparpillées dans des chaînes d’e-mails et des group chats plus ou moins informels.

La performance des ATS sur le terrain

En prenant en charge certaines de leurs tâches les plus chronophages, les ATS soulagent théoriquement les assistants RH d’un certain nombre d’irritants opérationnels.

Pourtant, la mise en place d’un ATS ne facilite pas toujours le recrutement collaboratif. D’après une étude de l’APEC, 27% des entreprises sont désormais équipées d’un progiciel de recrutement – mais parmi celles-ci, seules 30% s’en sont servi au cours de leur dernière campagne.

La plupart des ATS sont conçus pour optimiser l’expérience candidat – de la candidature simplifiée sur votre site carrière, au pilotage de l’intégration des nouvelles recrues.

Mais ce sont vos équipes qui utilisent vos solutions RH au quotidien. L’expérience collaborateur représente plus de 50% de l’expérience utilisateur de votre ATS !

Or, les assistants RH et recruteurs se plaignent d’outils trop complexes, peu adaptés aux processus de recrutement de leur entreprise. Ces difficultés s’aggravent dès lors que l’utilisation de l’outil s’étend aux équipes métier. Celles-ci n’ont ni le temps ni la patience d’apprendre à utiliser un énième outil mal taillé.

L’impact de votre ATS sur l’expérience collaborateur est un facteur-clé de leur succès. Mieux qu’une “solution” si sophistiquée qu’elle complique le quotidien de vos équipes RH, un ATS facile à utiliser peut révolutionner la performance de votre recrutement.

Le succès de la digitalisation de votre processus de recrutement dépend donc, en dernière instance, de l’expérience utilisateur de vos assistants et équipes RH. Ce n’est que grâce à un taux d’adoption élevé que votre ATS optimisera votre processus de recrutement. S’il est utilisé régulièrement et de façon cohérente par vos équipes, il peut assurer :

  • votre compliance législative,
  • la montée en puissance de votre marque employeur,
  • et le reporting efficace de votre performance.

Un ATS remplace-t’il un assistant de ressources Humaines ?

Un observateur cynique pourrait s’interroger sur l’intérêt, pour les outils de la digital workplace, d’optimiser leur UX Design. Pourquoi l’intelligence artificielle se préoccupe-t’elle de l’expérience de collaborateurs qu’elle entend remplacer ?

Telle est la principale cause de la réticence au changement et à l’adoption d’outils digitaux. A l’heure où les futurologues et les populistes agitent la menace du remplacement par les robots, vos équipes s’inquiètent. Les responsables RH sont mis en portafaux par la transformation digitale, dont ils se retrouvent bien souvent en charge en plus du recrutement et de la gestion du bien-être au travail. Les assistants ressources humaines en particulier, dont nombre des missions sont maintenant automatisées, s’interrogent sur leur avenir dans l’entreprise.

Les limites de la digitalisation du recrutement et des ressources humaines

Ces craintes s’expliquent facilement par la couverture médiatique accordée à l’innovation digital. Mais la technologie est pourtant loin, très loin de remplacer l’intelligence humaine !

Dans son récent ouvrage En attendant les robots – Enquête sur le travail du clic (éditions Seuil), le sociologue Antonio Casilli déjoue les idées reçues sur l’intelligence artificielle. Il explore le digital labor, ou le “travail du clic” qu’effectuent des millions de “cols bleus” du digital. En charge de micro-tâches de tri, de ciblage, et d’étiquetage digital, ces nouveaux ouvriers sont indispensables au fonctionnement des algorithmes. Un aspect de la digitalisation souvent occulté, qui interpellera les professionnels des ressources humaines à plus d’un titre. Le sociologue résume joliment : “L’intelligence artificielle se fait largement à la main !

Ses applications aux ressources humaines prouvent régulièrement que l’objectif de l’intelligence artificielle ne saurait être le remplacement des collaborateurs.

Le recrutement fait ainsi l’objet d’expérimentations spectaculaires, qui se soldent systématiquement par des échecs retentissants.

On se souvient du logiciel de recrutement discriminatoire trop longtemps utilisé par Amazon. Mais même en l’absence d’une défaillance technique, l’innovation digitale ne peut pas faire face au manque d’enthousiasme des recruteurs comme des candidats. L’Oréal et d’autres grands groupes se sont ainsi vu contraints de “licencier” son robot DRH, en charge d’entretiens d’embauche dématérialisés.

Le futur des RH ne se trouve tout simplement pas dans une robotisation déshumanisée.

Un ATS pour rendre le métier d’assistant de Ressources Humaines plus humain

Les préoccupations des décideurs RH sont plus terre-à-terre. Une grande partie des tâches typiquement confiées à un assistant ressources humaines peut maintenant être digitalisée et automatisée. L’entreprise gagne-t’elle davantage à s’équiper d’un ATS, ou à recruter un assistant RH ?

Il est tentant d’envisager d’utiliser un ATS à la place d’une fonction support qui serait devenue obsolète. Voilà une excellente façon de réaliser des économies… à court terme.

Car, à moyen et à long terme, l’entreprise paiera de lourds coûts d’opportunité dûs à un manque d’investissement dans ses ressources humaines.

  • Par le refus de répondre aux besoins métier de ses équipes, elle nuit à sa propre performance opérationnelle et à sa marque employeur.
  • En négligeant de faire évoluer ses métiers avec les progrès technologiques, elle laisse ses concurrents prendre de l’avance sur un marché des talents de plus en plus compétitifs.
  • Par la suppression d’un poste d’entrée formateur, elle se prive de l’opportunité de rencontrer et de former les futurs leaders de ses équipes RH.

Un seul recrutement raté peut coûter jusqu’à 200 000 € à l’entreprise. Rares sont les entreprises qui souhaitent vérifier sur le terrain ce que leur coûtera la stagnation de leur gestion RH.

En équipant vos assistants RH d’un ATS, vous faites passer vos équipes au recrutement data driven. Déchargé de tâches chronophages, votre assistant ressources humaines peut utiliser les données fournies par votre ATS. Il est enfin libre de se concentrer sur les missions où sa plus-value humaine compte vraiment.

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