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ATS recrutement : Boostez votre recrutement par cooptation

Les équipes RH bénéficient de plus en plus de la HR Tech. D’après l’APEC, 27% des entreprises françaises se sont dotées d’un ATS – ou Applicant Tracking System. Pour les entreprises de plus de 1000 employés, ce taux approche les ⅔.

On imagine d’ailleurs mal comment s’y prennent les DRH qui s’en passent ! Le recrutement fait intervenir de nombreuses parties prenantes, et leur coordination est capitale pour tenir le rythme du marché.

Pourtant, disposer d’un ATS ne garantit pas qu’il soit utilisé. La même enquête de l’APEC révèle que 30% des entreprises équipées ne s’en sont pas servi lors de leur dernier recrutement.

En cause : le taux d’adoption. Il ne s’agit pas tant des équipes RH, que du reste de l’entreprise. Les recruteurs gèrent l’implication des autres collaborateurs via des outils plus ou moins informels : tableurs Excel, chaînes d’e-mails… Ces méthodes alternatives, dont les résultats sont sommairement renseignés dans l’ATS, affaiblissent toute la stratégie de recrutement.

Elles impactent particulièrement la cooptation, qui fait intervenir des collaborateurs hors services RH et se voit souvent traitée comme une procédure “exceptionnelle”.

Loin d’être un obstacle à la cooptation, votre ATS recrutement peut devenir la clé de son optimisation.

Au-delà du suivi des candidats : un ATS pour un recrutement proactif

Les Directeurs RH qui s’équipent d’un ATS, citent la volonté de rationaliser leur processus de recrutement comme première motivation. Un ATS est un outil d’organisation et de suivi des candidats d’une efficacité redoutable. En quelques clics, les équipes RH peuvent :

  • Diffuser leurs offres de poste sur plusieurs plateformes d’emploi ;
  • Collecter les CV et candidatures spontanées à partir de leur site Carrière ;
  • Trier les candidatures, et suivre chaque étape de leur avancement ;
  • Ou encore créer et développer une réserve de talents.

Mais il ne s’agit pas seulement de fluidifier le recrutement. La HR Tech s’emploie depuis plusieurs années à donner aux recruteurs les moyens de la proactivité. Marque employeur, visibilité en ligne, expérience candidat : votre ATS agit en coulisses pour booster votre recrutement.

La cooptation au service de la culture d’entreprise

La cooptation est la voie de sourcing privilégiée de 40% des recruteurs, selon une étude Jobvite. C’est un investissement solide : les candidats recommandés affichent d’excellents taux de rétention. Le recrutement par cooptation renforce la culture d’entreprise à plus d’un titre :

  • Les candidats cooptés s’intègrent facilement dans leur nouvelle équipe – un facteur de succès crucial. Leurs contacts leur transmettent aussi des informations très utiles qui fluidifient la prise de poste.
  • La sollicitation des collaborateurs les valorise, au sein de l’entreprise comme de leur réseau personnel. Leur niveau d’engagement en sort inensifié.
  • Le recrutement collectif crée des liens transverses entre les collaborateurs.
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Pourtant, les DRH peinent à exploiter le potentiel des programmes de cooptation. Elles les organisent généralement selon deux schémas aussi inefficace l’un que l’autre :

  • Soit la coptation est très informelle, et repose sur un contact privilégié entre recruteur et recommandeur. L’effacement des procédures renforce les biais de recrutement. Les recruteurs franchissent vite la limite entre appel au réseau et “piston” d’un ami de leur collègue.
  • Soit la cooptation est très – voire trop – contrôlée. Les équipes RH cherchent tant à éliminer les biais de recrutement, qu’elles en créent de nouveaux. Certains programmes de recommandation s’avèrent ainsi plus fastidieux et plus longs que les recrutements classiques.

Construire un équilibre grâce à votre ATS recrutement

La cooptation est l’un des axes de sourcing qui bénéficie le plus de l’adoption d’un ATS recrutement – à condition d’organiser son efficacité.

Choisissez un ATS user-friendly

Préparez le recrutement collectif dès le choix de vos outils RH.

  • Impliquez vos collaborateurs dans la sélection du logiciel. Faites appel aux équipes RH, mais aussi à des opérationnels régulièrement impliqués dans le recrutement.
  • Recueillez leurs besoins métier, et faites-leur tester l’ATS sur un périmètre pilote avant de vous engager.
  • Privilégiez les solutions qui offrent une expérience utilisateur de qualité : UX Design, SAV…
  • Pilotez la performance collective. Les meilleurs ATS proposent des rapports automatisés sur des indicateurs tels que la durée moyenne d’un recrutement, ou le temps consacré par les équipes à chaque tâche.

Objectivez les processus grâce à votre ATS recrutement

Certains DRH redoutent la mise en place d’un programme de cooptation, en raison des tensions interpersonnelles qu’il risque de susciter. Comment expliquer à un collègue que l’on n’a pas retenu sa recommandation ?

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Ces difficultés peuvent être largement évitées en clarifiant le processus de recrutement. Votre ATS organise la gestion des équipes :

  • Il définit en amont les responsabilités de chaque collaborateur. Ces rôles se traduisent en autorisations, niveaux de confidentialités, et tâches attribuées à chacun.
  • Il affiche les commentaires des personnes impliquées, qui enrichissent le dossier du candidat à chaque étape de son évolution dans l’ATS recrutement.
  • Il facilite le suivi, en envoyant des notifications personnalisées aux collaborateurs mobilisés.
  • Au-delà des feedbacks individuels, il organise l’évaluation collective des candidats.

Standardisez le recrutement, sans le complexifier

Votre ATS recrutement définit une structure rigoureuse et simple, sur laquelle votre programme de cooptation n’a plus qu’à se greffer.

La fiche de suivi inclut le sourcing du candidat. C’est l’occasion de préciser l’identité de la personne qui le recommande, ainsi que sa fonction et son contact. Vous disposez déjà de ces informations en interne.

Puis, le candidat passe directement à l’étape de l’entretien. La fonction “Synchronisation des calendriers” proposée Recruitee vous permet par exemple de trouver une plage horaire disponible en temps réel.

Accompagnez vos nouveaux ambassadeurs de recrutement

Vos équipes deviennent les porte-paroles de leurs métiers : en les coachant au préalable, vous vous assurez qu’elles en renvoie une image positive et contrôlée.

Cette étape de préparation inclut bien sûr une formation pratique à l’utilisation de l’ATS pour le recrutement. Concentrez-la sur la répartition des rôles entre vos collaborateurs, et sur les fonctionnalités qu’ils auront effectivement à utiliser.

Vous pouvez aussi faciliter la cooptation, en mettant une “boîte à outils” digitale à la disposition de vos équipes. Celle-ci devrait inclure des posts pré-formatés pour différents réseaux sociaux, ainsi que des précisions claires sur les informations à partager ou pas avec les candidats.

En revanche, renoncez à exiger trop de détails sur les candidats cooptés. L’agence de recrutement Alexander Mann s’en tient par exemple aux nom, contact, lieu de résidence, et CV des candidats.

Si une recommandation s’avère hors-sujet, c’est le signe qu’il vous faut recadrer le coaching de vos collaborateurs en amont. Ceux-ci doivent de toutes façons recevoir un feedback sur le recrutement de “leurs” candidats.

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