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Automatiser le recrutement : 5 techniques pour démarrer

Comme tout recruteur le sait, la guerre des talents fait rage de nos jours. Les recruteurs doivent sans cesse trouver et embaucher les meilleurs candidats possibles, tout en atteignant leurs KPI et en apportant de la valeur à leur entreprise. Il est facile de se laisser submerger par les informations et la surcharge de travail. Pour lutter contre ce phénomène, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’automatisation du recrutement.

On a souvent peur que l’automatisation finisse par « voler les emplois ». Mais en réalité, automatiser le recrutement peut améliorer les performances d’une équipe de recrutement et montrer à quel point le recrutement stratégique est une activité essentielle dans toute entreprise. Il faut considérer l’automatisation du recrutement comme un outil que les recruteurs peuvent utiliser pour faciliter leur travail et améliorer leurs résultats.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles adopter l’automatisation :

  • Elle peut fournir un avantage concurrentiel.
  • Elle permet de gérer la surcharge d’informations.
  • Les recruteurs peuvent enfin disposer de technologies de pointe.
  • Les volumes et les demandes de recrutement augmentent continuellement.
  • La pression pour atteindre les KPI est de plus en plus forte.

Dans cette optique, examinons ce qu’est l’automatisation du recrutement, quels sont ses avantages et comment vous pouvez l’utiliser dans votre organisation.

L’automatisation du recrutement, c’est quoi ?

L’automatisation du recrutement peut être considérée à la fois comme un ensemble d’outils et d’activités qui permettent aux entreprises d’automatiser les tâches et les processus liés au recrutement. Grâce à une série d’actions automatiques, l’automatisation du recrutement est conçue pour augmenter la productivité des recruteurs et améliorer les principaux indicateurs clés de performance (KPI) du recrutement, notamment :

  • Accélérer les délais de recrutement
  • Réduire le coût par embauche
  • Améliorer l’expérience candidat
  • Améliorer la qualité des embauches

Les outils d’automatisation du recrutement s’appuient généralement sur des technologies modernes telles que l’intelligence artificielle, le machine learning, l’analyse prédictive et le traitement du langage naturel afin de réaliser de manière cohérente et fiable des tâches de recrutement simples. L’automatisation est présente à tous les stades du processus de recrutement et convient mieux aux tâches simples, mais répétitives et chronophages.

Les avantages de l’automatisation du recrutement

Comme vous l’avez probablement deviné, automatiser le recrutement permet aux recruteurs de faire leur travail plus facilement et d’obtenir les résultats souhaités. Plus concrètement, les principaux avantages de l’automatisation du recrutement sont :

  • Elle permet de gagner du temps. Les tâches longues et répétitives peuvent être automatisées et supprimées de la to-do list du recruteur. Cela le libère pour des initiatives plus stratégiques comme le remplissage des viviers de talents, le networking ou l’audit du processus de recrutement.
  • Elle assure une communication rapide. Une frustration commune des demandeurs d’emploi est le délai, voire l’absence, des réponses. L’automatisation peut vous permettre de ne manquer aucune étapes clé ou suivi, en maintenant la fluidité des communications.
  • Elle améliore la qualité des embauches. Les candidats à haut potentiel peuvent être repérés et encouragés dès le début du processus grâce aux actions automatisées.
  • Elle contribue à la marque employeur. En garantissant une expérience efficace, rapide et transparente à tous les candidats, vous vous forgerez progressivement une réputation d’employeur équitable et attractif. L’automatisation des tâches qui peuvent entraîner des retards et des communications manquées contribue directement à l’amélioration progressive de votre marque employeur.
  • Elle accroît votre avantage concurrentiel à l’embauche. Un recrutement automatisé rend votre recrutement plus simple, plus rapide et plus intelligent, ce qui vous permet d’avoir une longueur d’avance sur les meilleurs talents avant vos concurrents.

Maintenant que nous avons vu ce qu’est l’automatisation du recrutement et les avantages qu’elle peut apporter à votre organisation, voyons comment vous pouvez commencer à automatiser votre processus de recrutement.

5 façons d’automatiser votre recrutement

Il existe littéralement des centaines (ou des milliers) d’actions et de tâches individuelles qui peuvent être automatisées à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Pour vous aider à savoir où commencer, nous allons prendre cinq éléments essentiels du recrutement :

  • Les actions automatiques 
  • La recherche de candidats
  • La sélection des candidatures
  • L’automatisation de la communication
  • La planification automatisée 

C’est parti !

1. Actions automatiques

Pour les besoins de cet article, considérons les « actions automatiques » comme des actions simples et ponctuelles qui sont automatisées à un moment ou à un autre du processus de recrutement. Il s’agit de tâches simples, généralement administratives, qui sont répétées régulièrement pour chaque nouveau candidat qui arrive dans votre pipeline.

Voici quelques exemples d’actions automatiques :

  • Mise à jour du statut d’un candidat de « passif » à « actif » s’il prend une certaine initiative ou si un recruteur le déplace dans le processus.
  • Envoi de documents ou de messages en interne ou au candidat à des stades déterminés du processus de recrutement.
  • Notification aux recruteurs lorsque les meilleurs candidats effectuent certaines actions.
  • Notification aux recruteurs lorsqu’un candidat change d’étape.

Avant l’automatisation, chacune de ces actions mineures devait être effectuée manuellement. Comme vous pouvez l’imaginer, cela monopolise beaucoup de temps qui pourrait être consacré à des tâches stratégiques.

Recruteurs : prenez le temps de vérifier vos processus de recrutement afin d’identifier où ces actions mineures mais fastidieuses se produisent, et envisagez plutôt de les automatiser 😉.

2. Recherche de candidats

Les recruteurs peuvent automatiser leur sourcing à l’aide de divers outils pour identifier des contacts passifs mais qualifiés, créer des profils basés sur des informations connues et les engager.

Voici un exemple de sourcing automatisé :

  • Création un profil de candidat cible basé sur une série d’exigences professionnelles, de compétences et de traits de personnalité.
  • Utilisation de plateformes automatisées comme Recruitee pour récupérer des profils et des informations sur diverses plateformes (réseaux sociaux, CVthèques…).
  • Création d’un profil centralisé à partir de toutes les sources disponibles.
  • Comparaison automatique de ces profils aux offres d’emploi actuelles.
  • Envoi de messages automatiques

Réalisée de manière cohérente, la recherche automatisée de candidats est un moyen puissant d’identifier de nouveaux contacts pour votre pipeline.

3. Présélection des candidats 

La présélection automatisée de candidats est peut-être la forme la plus populaire d’automatisation du recrutement, grâce aux fonctionnalités disponible dans les systèmes de suivi des candidats (ATS) modernes.

Grâce à des exigences de poste prédéterminées, incluses dans les offres d’emploi, et à des processus personnalisés, les recruteurs sont en mesure d’accomplir toutes ces tâches :

  • Ajouter des questions de présélection aux annonces et analyser les réponses au moment de la candidature.
  • Exclure les candidats inadéquats en analysant automatiquement les informations des CV.
  • Classer les candidats appropriés par ordre d’aptitude afin d’orienter les priorités.
  • Analyser les tendances actuelles des employés pour déterminer quels candidats correspondent de près à vos meilleurs éléments.
  • Apprendre et adapter continuellement votre présélection à mesure que de nouvelles offres d’emploi sont postées.
  • Recueillir et analyser les indices verbaux et non verbaux lors des entretiens.

La rapidité et l’efficacité sont les maîtres mots de la présélection des candidats. Comme la plupart des recruteurs le savent, la présélection manuelle des CV est la partie du travail qui prend le plus de temps. L’automatisation de cette phase peut changer la donne en matière de rapidité et d’efficacité.

4. Automatisation de la communication

Comme nous l’avons mentionné plus haut dans cet article, une communication rapide et cohérente peut faire la différence entre deux entreprises. La communication automatisée permet d’atteindre cet objectif en assurant la cohérence autour des points de contact les plus courants.

Les chatbots, par exemple, permettent de s’assurer qu’il y a toujours « quelqu’un » à l’autre bout de la ligne pour répondre aux questions des candidats.

Les actions automatisées qui envoient des réponses lorsqu’une candidature est reçue, des rappels lorsqu’un entretien est imminent ou des mises à jour de statut contribuent toutes à donner le sentiment général que l’entreprise prend la transparence et la communication au sérieux.

L’automatisation permet aux recruteurs de fournir des mises à jour cohérentes à tous les candidats, sans les inconvénients de le faire manuellement.

5. Planification d’entretiens

Enfin, et surtout, il est possible d’automatiser le processus de planification des réunions et des entretiens.

Pensez à une situation où vous auriez une liste d’une vingtaine de candidats à interviewer. Il s’agit de 20 calendriers avec lesquels vous devez vous synchroniser et de 20 invitations individuelles que vous devez envoyer. Et cela ne tient même pas compte de l’alignement de vos calendriers avec ceux des autres membres de l’équipe qui pourraient devoir participer à ces entretiens.

De nombreuses plateformes ATS offrent aujourd’hui des fonctions de planification automatisée qui gèrent la diffusion et la coordination avec les candidats présélectionnés. Ces fonctions automatisées trouvent des horaires concordants dans tous les calendriers concernés et synchronisent automatiquement les horaires des entretiens avec les profils des candidats.


Comme mentionné tout au long de cet article, les principaux outils à prendre en compte lors de la mise en œuvre de l’automatisation du recrutement sont un ATS, des chatbots et une plateforme de gestion des relations avec les candidats (CRM). Ensemble, ces outils peuvent vous aider à créer une série d’actions automatisées qui optimiseront toutes les étapes les plus longues et les plus critiques de votre processus de recrutement.

 

Découvrez également pourquoi chaque équipe devrait avoir un système de recrutement automatisé !

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