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Évaluer le besoin en recrutement : un processus RH indispensable

De nombreuses entreprises recrutent dans l’urgence.

Pourtant, une mauvaise préparation du recrutement peut avoir de lourdes conséquences sur vos effectifs, vos finances, sans compter la perte de temps.

Pour réussir vos embauches, il est indispensable de bien définir vos besoins. Grâce à une bonne anticipation, vous construisez des bases solides pour trouver les bonnes compétences pour votre entreprise.

Lumière sur l’évaluation des besoins en recrutement !

Le point de départ de l’évaluation du besoin en recrutement

Le besoin en main-d’œuvre est souvent exprimé par le manager. Il fait remonter au service ressources humaines des compétences qu’il ne parvient pas à trouver dans son équipe.

Il arrive que la demande soit imprécise. Un échange approfondi est parfois nécessaire pour mieux comprendre le besoin réel. Il peut être relié à un projet temporaire ou de long terme, un absence d’un collaborateur, etc.

Une mauvaise interprétation de la demande pourrait entraîner une perte de temps importante, voire des erreurs d’embauche.

Toutefois, il ne faut pas foncer tête baissée dans un processus de recrutement dès l’expression d’un besoin en recrutement. Des solutions existent parfois au sein même de l’entreprise. Parmi elles, on retrouve le recrutement interne, une formation via le plan de développement des compétences, une réorganisation de l’équipe, etc.

Si le besoin en recrutement ne peut être comblé en interne, il faut alors penser à démarrer un processus de recrutement externe.

La description de poste : clé de l’analyse du besoin en compétences

Une fois que vous avez défini la demande en compétences, c’est le moment de réfléchir au poste et aux activités du futur collaborateur.

La description de poste est un outil indispensable qui vous accompagne de la rédaction de l’annonce d’emploi jusqu’à la sélection des candidats et l’onboarding.

Ainsi, veillez à la rédiger de façon détaillée et claire. Non seulement, vous réduirez le risque d’incompréhension de la part des candidats, mais vous évitez également les erreurs de casting.

La fiche de poste est un document qui est utilisé par l’ensemble des parties prenantes au recrutement. Il est décisif dans le processus de décision. Si la loi n’encadre pas son contenu, elle doit contenir le plus d’informations possible sur le poste à pourvoir.

Ainsi, qu’il s’agisse d’une création de poste ou d’un remplacement, veillez à renseigner ces éléments :

  • L’intitulé du poste.
  • La place hiérarchique dans l’équipe.
  • Le rôle au niveau de l’équipe et de l’entreprise.
  • Les compétences requises : soft skills et hard skills.
  • Les missions principales et secondaires.
  • Les conditions de travail (horaires, déplacements, …).
  • La rémunération et éventuels avantages.

Pour bien cibler vos candidats et faciliter le sourcing, la description de poste doit être réaliste. Dans le cas contraire, elle pourrait générer des déceptions durant le processus de recrutement et même engendrer un départ prématuré de votre nouveau collaborateur. Et cela a un impact négatif sur votre taux de turnover et votre image de marque employeur.

À noter : si la description de poste est un outil crucial dans un processus de recrutement, cela ne signifie pas qu’elle doit être banale et standardisée ! Utilisez-la pour mettre en valeur votre culture d’entreprise ! Elle attirera des candidats qui se reconnaissent dans vos valeurs et vos missions.

Pour continuer la lecture sur le sujet, découvrez notre article complet : Description de poste – comment en écrire une exceptionnelle ?

Déterminer les objectifs du poste : pourquoi recruter ?

Si la fiche de poste vous donne un bon aperçu des activités qui seront réalisées par votre futur collaborateur, prenez le temps de réfléchir aux objectifs du poste.

Cette projection est utile pour déterminer la place du poste dans l’activité de l’entreprise et la manière dont il contribue à la performance de l’entreprise.

L’idée est d’avoir une vue d’ensemble sur les différents aspects matériels et immatériels nécessaires pour la bonne réalisation du travail.

Cette réflexion permet d’anticiper les besoins du futur collaborateur sur le court, moyen et long terme.

Elle est aussi très utile pour la phase d’intégration dans l’entreprise. Elle permet de prévoir les besoins en ressources matérielles (ordinateur, logiciels, fournitures, etc.) et immatérielles (connaissances des points de contact clés, formations à suivre, etc.).

Enfin, considérer les objectifs du poste vous permettra de mieux définir les critères de sélection des candidats.

La rédaction du profil de poste : qui recruter ?

Le profil de poste se construit dans la lignée de la description de poste. Il s’agit ici de dresser le portrait de votre candidat idéal. Il va vous servir à dessiner le fil conducteur de votre recherche de profils.

Avec cet outil, vous déterminerez l’adéquation entre les candidats et le poste à pourvoir.

Le profil de poste doit refléter les caractéristiques et les qualités requises et souhaitées pour occuper le poste.

Tout comme la description de poste, il n’y a pas de contenu prédéfini par le droit du travail.

Pour qu’il soit suffisamment efficace et utile, pour votre entreprise comme pour vos candidats, nous vous conseillons d’inclure les éléments suivants :

  • Les connaissances et les expertises nécessaires, 
  • Le niveau de formation ou diplômes exigés ou souhaités
  • Les éventuels certificats ou habilitations demandés.
  • Le contexte et l’environnement de travail : équipe, N+1, etc.
  • Les soft skills et hard skills nécessaires et souhaités.
  • Les qualités indispensables et souhaitées.
  • L’étendue des missions et tâches.
  • Le champ des responsabilités et de prise de décision.

En ce qui concerne la description des différentes activités liées au poste, il est important de partir du plus important/fréquent, vers le plus ponctuel.

Pour donner une image proche de la réalité, il peut être intéressant d’indiquer une estimation en pourcentage de la part consacrée à chaque tâche. Les candidats auront ainsi une idée assez précise du quotidien au poste, avant même de réaliser les entretiens.

À noter : le profil de poste décrit le candidat parfait pour le poste à pourvoir, dans votre entreprise. Toutefois, il est peu probable qu’un candidat corresponde à l’ensemble de vos critères. Comme dit l’expression, cela reviendrait à rechercher un « mouton à 5 pattes ». Ainsi, déterminez les éléments qui sont indispensables et ceux qui sont préférables ou souhaités.

Après l’analyse du besoin en compétences : la préparation du recrutement

Le type de contrat de travail

Le type de contrat de travail est souvent déterminé par la demande du manager de service, sous validation du service ressources humaines.

S’il s’agit d’un remplacement de congé maternité ou d’un poste créé à cause d’un pic d’activité par exemple, il sera cohérent d’opter pour un CDD ou un contrat intérimaire.

En revanche, pour un besoin destiné à améliorer la croissance de l’entreprise, un CDI sera peut-être plus approprié.

Il faut également déterminer la durée et le rythme de travail. Posez-vous ces quelques questions :

  • Le travail demandé peut-il être réalisé sur un temps partiel ?
  • Un temps complet serait-il plus adéquat ?
  • Est-il nécessaire que le futur collaborateur soit présent tous les jours dans l’entreprise ?
  • Est-il possible d’offrir de la flexibilité : horaires de travail, télétravail, travail dans un autre bureau de l’entreprise, etc. ?

En réfléchissant à ces différents éléments, vous facilitez le travail de recrutement, vous anticipez les questions des candidats. Surtout, vous évitez des dépenses importantes pour votre entreprise.

L’analyse des coûts de recrutement

Restons sur les dépenses de l’entreprise avec le coût du recrutement. Peu d’organisations savent comment évaluer le coût réel de leurs recrutements.

Pourtant, les dépenses liées aux embauches peuvent avoir des conséquences importantes, notamment les TPE/PME et les startups.

Pour un recrutement stratégique, vous devez avoir une idée claire du budget attribué au recrutement et la manière dont les fonds vont être utilisés.

Prendre le temps d’envisager des options pour réduire le coût du recrutement est également bénéfique. Si vous recrutez régulièrement ce type de profil, peut-être avez-vous déjà constitué un vivier de candidats dans votre logiciel de recrutement ?

Quel que soit le poste recruté, réalisez une estimation des coûts alloués à l’embauche, de la diffusion des annonces jusqu’à l’onboarding.

Et pour réduire le coût du recrutement dans votre organisation, consultez toutes nos ressources pour recruter de façon rentable.

Le délai du recrutement

Vous avez longuement travaillé à l’analyse de vos besoins en recrutement, bravo !

Maintenant, vous pensez qu’il est temps de recruter. Mais souvenez-vous que le processus est parfois long ! Selon un article de Meteojob, la durée du recrutement est de 32 jours en moyenne en France. Elle peut même monter jusqu’à 10 semaines pour 15 % des employeurs !

La durée du processus de recrutement dépend de nombreux facteurs : profil recruté, contrat de travail, niveau d’expertise, durée de préavis du candidat, etc.

Ainsi, il est important de déterminer la date de démarrage de votre recrutement en fonction de l’ensemble de ses critères.

Par exemple : pour un profil d’ingénieur en informatique, il peut être judicieux de commencer vos recherches au moins 4 à 5 mois à l’avance. Ces professionnels étant très demandés, ils sont régulièrement démarchés par les entreprises. Il est peu probable qu’ils consultent des annonces sur des sites d’emploi. Au contraire, un profil de responsable administratif est souvent plus rapide à recruter.

À noter : une fois que le processus de recrutement démarre, ne le laissez pas traîner ! Toujours selon Meteojob, 84 % des candidats estiment qu’un recrutement qui dure plus d’un mois est trop long. Les faire patienter est négatif pour l’expérience candidat et augmente le risque d’abandon de candidatures.

Les acteurs de votre recrutement

Un recrutement mal orchestré peut avoir des conséquences importantes sur votre entreprise.

Que vous recrutiez un stagiaire, un collaborateur permanent, un intérimaire ou un professionnel indépendant, le recrutement ne laisse pas la place au hasard. Il faut savoir où chercher vos candidats, identifier les meilleurs profils, évaluer leurs compétences et sélectionner les professionnels qui correspondent à la recherche, en un minimum de temps et en respectant votre budget.

En fonction de la taille de votre organisation, de la présence ou non d’un service RH, ou encore, de la disponibilité de vos collaborateurs, il peut être judicieux d’externaliser le recrutement.

Les agences d’intérim peuvent vous aider à recruter un intérimaire en urgence et offrent l’avantage de réduire votre gestion administrative.

Pour les profils rares et de haut niveau, il peut être intéressant de faire appel à un cabinet de recrutement, voire à un chasseur de tête.

À noter : en plus d’un intervenant externe, déterminez quels seront les collaborateurs qui participeront au processus de recrutement. Veuillez assurer une communication régulière et cohérente entre toutes les parties prenantes pour faciliter la prise de décision. De plus, assurez-vous que chacun puisse se libérer pour des échanges et des entretiens afin de ne pas allonger inutilement la durée du recrutement.

Quelques conseils pour optimiser l’analyse du besoin en recrutement

  • Proposez à vos managers un formulaire pour exprimer leur besoin en recrutement. Le gain de temps sera considérable pour votre service ressources humaines qui recevra une demande détaillée et précise. Le risque de malentendu sera également réduit. Vous ne savez pas par quoi commencer ? Inspirez-vous de ce formulaire d’expression de besoin en recrutement !
  • Attention de ne pas nécessairement chercher à recruter des profils identiques à celui de vos collaborateurs actuels. Concentrez-vous sur votre besoin en compétences pour construire votre portrait de candidat !
  • Veillez à ce que le profil de poste soit représentatif de la réalité au quotidien et à ne pas le survendre. 
  • Anticipez le besoin en compétences rares. Il faut parfois compter plusieurs mois entre l’expression du besoin en recrutement et l’embauche, notamment si le poste est situé dans une zone rurale.

L’analyse du besoin en recrutement est une étape indispensable avant de démarrer tout processus d’embauche.

En réfléchissant aux objectifs, à la description de poste et au profil de poste, vous positionnez votre recrutement sur de bons rails pour optimiser sa réussite. De plus, vous anticipez les obstacles et évitez les mauvaises surprises et les dépenses inutiles. Voilà de nombreuses raisons d’y consacrer du temps !

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