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La cooptation dans le recrutement

Un cycle de recrutement court, un taux d’acceptation puis de rétention des candidats élevé : sur le papier, la cooptation a tout pour plaire. On ne saurait s’étonner qu’elle représente en moyenne 25 % des recrutements, selon l’APEC.

Alors, qu’est-ce que c’est ? Comment la mettre en place ?

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la cooptation (ou recommandation d’employés) pour votre recrutement dans cet article.

Cooptation en recrutement : définition

La cooptation, simplement, c’est quand un employé recommande l’une de ses connaissances pour rejoindre son entreprise

Cela peut-être spontané ou encouragé par l’employeur. 

Le programme de cooptation, quant à lui, est une politique formalisée, mise en place par la Direction des RH avec la collaboration du management. Elle implique les collaborateurs dans le recrutement, en leur proposant une récompense s’ils parviennent à sourcer un candidat dont le profil correspond non seulement au poste ouvert, mais aussi à la culture de l’entreprise. 

Comme toutes les initiatives de recrutement collaboratif, la cooptation fonctionne mieux si les collaborateurs sont sensibilisés aux enjeux du management de talent, et maîtrisent les bases de la stratégie RH de l’entreprise.

La cooptation s’inscrit dans une campagne de recrutement classique, où elle fonctionne comme une étape de pré-filtrage. Selon la sélectivité du processus, les candidats cooptés sont soumis à d’autres étapes de présélection, ou bien sont reçus directement en entretien.

La cooptation, c’est du piston ?

Le neveu du CEO qui a obtenu un stage convoité au service marketing a-t-il simplement “fait marcher son réseau” ? La réponse dépend des options qui ont été laissées au recruteur.

La différence entre réseau, cooptation, et piston n’est pas aussi cryptique qu’on le prétend parfois. 

  • Un candidat sourcé “par le réseau” aura entendu parler du poste par l’intermédiaire d’un proche, peut-être même avant que l’offre ne soit publiée. Il candidate par la voie normale, et demande éventuellement à son contact de glisser aux recruteurs un mot en sa faveur. Mais celui-ci ne reçoit pas de récompense spécifique pour son effort de sourcing.
  • Un candidat coopté, au contraire, s’inscrit dans un programme de promotion volontaire de la cooptation. Le collaborateur touchera une prime de promotion si “son” candidat est embauché, et fera donc un effort plus conséquent de recherche et de sélection des profils. Mais le candidat passera par un processus de sélection rigoureux avant son éventuelle embauche.
  • En revanche, un candidat pistonné est imposé au recruteur et à son équipe métier – souvent par le management. Son recrutement ne dépend pas de ses compétences. 

Quelle est l’importance de la cooptation ? 

Dans un marché spécialisé, il est préférable de suivre une approche proactive pour sourcer des talents. Une étude menée par LinkedIn a ainsi montré que près de la moitié des entreprises citent les recommandations de leurs employés comme la meilleure source de candidats qualifiés.

Également, la cooptation est la voie de sourcing privilégiée de 40% des recruteurs, selon une étude Jobvite. C’est un investissement solide : les candidats recommandés affichent d’excellents taux de rétention. 

Pour les employeurs qui peinent à attirer ou à fidéliser des profils qualifiés dotés de compétences spécialisées, un programme de cooptation pourrait bien être la solution à ces problèmes d’acquisition de talents.

Quels sont les avantages de la cooptation pour le recrutement ?

De meilleurs taux de rétention

Les nouvelles recrues embauchées à travers les recommandations des employés affichent des taux de rétention plus élevés. Une étude de Deloitte a comparé les taux de rétention de candidats provenant de différentes sources, sur une durée de trois années :

  • Programmes de recommandation d’employés : 42 % de rétention.
  • Sites de recherche d’emploi : 32 % de rétention.
  • Sections Carrières des sites : 14 % de rétention.

Vos employés ont l’avantage d’avoir une connaissance approfondie de vos pratiques professionnelles et des exigences quotidiennes de votre activité. 

En ce sens, ils ont une meilleure visibilité sur les activités d’entreprise que leurs collègues des ressources humaines. Ces connaissances sont souvent transmises aux candidats qu’ils vous recommandent. Les recrues sourcées à travers votre section Carrières ou à travers des sites d’offres d’emploi ne bénéficient généralement pas de cet accompagnement.

De meilleurs taux de rétention indiquent également un recrutement de meilleure qualité — un indicateur de performance difficile à suivre, mais indispensable pour de nombreux professionnels dans le secteur de l’embauche.

Un temps de recrutement moindre

Plus votre processus de recrutement est long, plus le risque de perdre le talent dans votre entonnoir augmente. 

Une étude suggère que le temps pour recruter par cooptation est de 29 jours, comparé à 39 jours pour les candidats recrutés à partir de sites d’offres d’emploi, et 55 jours pour ceux recrutés à travers un site carrière.

Pour garantir un recrutement efficace, donnez la priorité aux candidats recommandés sur les autres postulants, en les taguant dans votre logiciel de gestion de CV.

Une source fiable de candidats préqualifiés

Les recommandations d’employés permettent à votre entreprise de toucher des candidats dotés de compétences difficiles à trouver. En général, les gens réseautent avec des personnes qui occupent des postes comparables aux leurs. 

Les candidats sourcés à travers les recommandations du personnel sont préévalués par les employés eux-mêmes. C’est ce qui permet aux profils recommandés de traverser plus rapidement votre tunnel de recrutement, par rapport aux candidats générés à travers les sources habituelles.

La création d’un flux de candidats préqualifiés permet également de réduire les coûts du processus de recrutement. Une étude menée par Glassdoor suggère que le coût moyen d’embauche dans les pays développés avoisine les 3500 €. Cette somme couvre les coûts de recrutement externes, les évaluations de préembauche, le sourcing des candidats, des vérifications d’antécédents poussées, et éventuellement les services d’une agence de recrutement. Un programme de recrutement par cooptation bien déployé peut permettre de réduire considérablement ces coûts.

Un meilleur taux de conversion des candidats

Le ratio entre nombre de postulants et nombres de conversions est plus élevé pour les candidats sourcés à travers des programmes de recommandation. Bien que ces derniers ne représentent que 7 % de tous les postulants, ils comptent pour 40 % de l’ensemble des recrutements réalisés. 

Les indicateurs de recrutement fournis par votre logiciel de gestion des candidatures peuvent permettre aux chargés des RH de faire la différence entre la source qui génère le plus grand nombre de candidats, et celle qui génère vos recrutements les plus réussis. Cette distinction est essentielle lorsqu’il s’agit de créer un processus de recrutement plus efficace.

La cooptation facilite également le ciblage de l’une des sources de talent les plus larges et les moins exploitées : les candidats passifs. Certains programmes de cooptation proposent ainsi aux collaborateurs d’approcher des experts en poste chez la concurrence. Même si leur recrutement se projette sur le moyen terme, ils rejoignent le vivier de talents et le pipeline de l’entreprise.

Une meilleure adéquation culturelle

Une meilleure adéquation culturelle permet d’atteindre de meilleurs taux de rétention et de mieux satisfaire les employés. Mais la plupart des équipes de recrutement ont du mal à réussir dans ce domaine clé :

  • Près de 9 recrutements ratés sur 10 sont liés à des problèmes d’adéquation culturelle, plutôt qu’à la capacité du candidat à accomplir le travail pour lequel il a été embauché.
  • 89 % des employeurs souhaitent améliorer leur capacité à sélectionner des candidats qui sont plus compatibles avec la culture de l’entreprise.
  • Seulement 10 % des recruteurs sont satisfaits de leur processus actuel.

Un programme efficace de recommandation d’employés peut vous aider à mieux gérer ces aspects, puisque votre personnel est en meilleure position pour évaluer la compatibilité d’un profil avec la culture de l’entreprise.

En faisant appel à des salariés qui connaissent intimement la culture et les aspirations de l’entreprise, les recruteurs s’offrent un “filtre culturel” plus efficace qu’aucun algorithme. 

L’intégration des nouveaux collaborateurs est également facilitée par le fait qu’ils disposent, dès leur arrivée, d’un mentor “naturel”. C’est pourquoi il est important d’impliquer les collaborateurs-coopteurs jusqu’au bout de la procédure de recrutement. Ils doivent se tenir prêt à présenter “leur” candidat aux autres membres de l’équipe, et à leur expliquer le fonctionnement de l’entreprise.

Tout savoir sur les programmes de cooptation (ou de recommandation)

Si vous envisagez de lancer votre propre programme de recommandation d’employés, considérez les étapes suivantes :

  • Démarrez petit et restez focalisé. Identifiez les postes dans votre société pour lesquels il est difficile de trouver des candidats.
  • Facilitez le partage de vos offres d’emploi par le biais de votre logiciel de recrutement — à travers les réseaux sociaux, des plateformes de recrutement comme LinkedIn, et par e-mail. C’est en mettant à disposition une plateforme de recrutement intuitive que vos employés pourront facilement partager leurs recommandations et soumettre des candidatures potentielles à votre équipe. C’est ce qui donnera par ailleurs aux candidats recommandés une meilleure visibilité sur le processus à suivre s’ils souhaitent postuler pour des postes vacants.
  • Privilégiez la simplicité. Les gérants de l’agence de recrutement Alexander Mann Solutions ont réalisé que leur système de recommandation d’employés devenait trop compliqué. Ils ont donc réduit les informations à renseigner pour n’exiger en fin de compte que le nom, l’adresse e-mail, et le lieu de résidence du candidat recommandé.
  • Répondez rapidement aux recommandations d’employés qui vous sont soumises, et informez les employés qui en sont à l’origine, à travers des mises à jour, de l’évolution de leurs recommandations.
  • Quand le profil d’un candidat recommandé ne convient pas, partagez avec vos employés votre retour sur les points forts et les faiblesses du profil pour aider ces derniers à mieux évaluer leurs propositions futures avant de les soumettre.
  • Proposez une combinaison d’avantages financiers et d’avantages en nature pour les recommandations qui débouchent sur un recrutement réussi.
  • Intégrez des demandes de recommandation d’employés standardisées dans votre processus de recrutement.
  • Automatisez votre processus de recrutement pour réduire les tâches administratives et faciliter le suivi des sources qui génèrent les meilleurs talents.

Une communication rigoureuse et transparente avec les collaborateurs reste la clé d’un programme de cooptation efficace. Les recruteurs doivent s’assurer de :

  • Former les collaborateurs aux persona candidats recherchées, par poste mais aussi en cohérence avec la culture de l’entreprise. 
  • Etre clair sur les règles : même un candidat qualifié et coopté ne sera pas automatiquement embauché pour autant. La décision d’embauche reste à la discrétion de la DRH.
  • Accompagner le collaborateur-coopteur, en simplifiant la procédure de cooptation, et en l’informant de chaque étape du recrutement de “son” candidat.

Quelle prime pour la cooptation ?

La transparence de la cooptation passe par une rationalisation et une clarification des avantages qu’en tirent les collaborateurs-coopteurs.

La prime de cooptation reste à la discrétion de l’entreprise. Certains employeurs proposent des bonus, d’autres des bons d’achat, des voyages, ou d’autres cadeaux. Le montant de la prime elle-même varie entre 100 € (en bons d’achat pour le recrutement d’un CDD, chez Décathlon), et 2 500 € (pour un 3e candidat coopté, chez la société informatique Open).

D’après Keycoopt, spécialiste des programmes de cooptation auprès des grands groupes, la plupart des employeurs adoptent une prime de cooptation à double vitesse :

  • un montant fixe et standardisé, versé à chaque cooptation réussie ;
  • et un montant variable, qui augmente avec l’importance du poste et la durée du contrat.

Dans tous les cas, la prime de cooptation n’est versée qu’à la fin de la période d’essai du nouveau collaborateur, qui voit donc son embauche validée.

C’est à vous de voir ce qui motive vos employés et ce qui donne les meilleurs résultats, en fonction de votre budget !

Comment promouvoir les programmes de cooptation ?

Communiquer à vos employés l’existence d’objectifs et de procédures pour votre programme devrait être votre priorité absolue. Sans communication interne, votre programme risque d’échouer avant même d’avoir commencé. 

Il existe deux types de stratégies de communication à envisager :

La communication continue, qui établit une fréquence régulière pour la sensibilisation des employés. Dans ce cas, les recruteurs enverront des rappels mensuels ou trimestriels sur le programme de cooptation, avec des informations sur son fonctionnement, les récompenses et les postes concernés. Cela permet de garder le programme en tête et de générer un effort soutenu de la part des employés. 

Des rappels pour des postes spécifiques, qui peuvent être à chaque fois qu’un poste important devient vacant. Ces communications décrivent généralement le rôle et le candidat idéal, et rappellent aux employés comment ils peuvent soumettre des recommandations.

Essayez différents types de communications internes pour voir lequel d’entre eux trouve le plus d’écho auprès de vos employés. N’ayez pas peur de demander un feedback ou des conseils pour améliorer le processus.

Enfin, veillez à ce que vos communications soient aussi ouvertes que possible à tous les employés, quelle que soit leur ancienneté. 

Un programme de cooptation qui tourne doit être formalisé – mais sans être complexifié, pour ne pas décourager les coopteurs. L’idéal est de créer une plateforme dédiée sur des outils qu’ils utilisent déjà. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’un des meilleurs outils de cooptation reste la plateforme dédiée au recrutement collaboratif sur l’ATS déjà en place au sein de l’entreprise.

D’autres outils facilitent le partage des offres d’emploi. Recruitee permet par exemple aux coopteurs de les envoyer à leurs contacts par e-mail ou via les réseaux sociaux. 

Enfin, le vivier de talents digital cible le suivi des candidats cooptés, et intègre cette information au management de talents.

Exemples de cooptation

Démarrer un programme peut être difficile sans exemples à suivre. Ne vous inquiétez pas, nombreux sont ceux qui vous ont précédé. Vous trouverez ci-dessous quelques excellents exemples de recommandations d’employés :

  1. Salesforce organise des compétitions entre les employés
  2. Google offre un voyage à Hawaï aux employés qui soumettent la bonne recommandation 
  3. DigitalOcean remet un prix en argent à une association caritative
  4. Buffer utilise un portail de recommandation amusant

Alors, qu’attendez-vous ?

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