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Recruteur, collaborateur, candidat : comment tirer parti de la cooptation

Un cycle de recrutement court, un taux d’acceptation puis de rétention des candidats élevé : sur le papier, la cooptation a tout pour plaire. On ne saurait s’étonner qu’elle représente en moyenne 25 % des recrutements, selon l’APEC.

Non, ce qui est étonnant, c’est que la plupart de ces recrutements découlent de la cooptation dite “naturelle”. Les collaborateurs proposent spontanément des candidats, sans que les responsables RH ne les y encouragent ou presque. Comment expliquer un tel manque d’enthousiasme, de la part de recruteurs qui se plaignent par ailleurs d’être à court de talents ?

Le fait est qu’un programme de cooptation est une arme à double tranchant au service du management de talents. 

Entre les mains d’une Direction des RH compétente, il peut devenir un outil de renforcement de de l’expérience collaborateur, et de la stratégie RH. Mais quelques erreurs d’exécution, bénignes en apparence, peuvent faire de la cooptation un facteur de déstabilisation de toute la culture de l’entreprise. C’est pourquoi de nombreux recruteurs hésitent à y avoir recours.

Il suffit pourtant de se tenir à quelques règles simples pour mettre en place un programme de cooptation constructif. Chacune des parties prenantes y joue un rôle déterminant.

Côté recruteur, côté collaborateur, et côté candidats : quelles sont les règles à suivre pour bien gérer une cooptation ?

Programme de cooptation : partir sur de bonnes bases

Commençons par préciser les affirmations de l’APEC, évoquées plus tôt : la cooptation “spontanée”, plus connue sous le nom de “réseau”, ne relève pas de la cooptation proprement dite.

Un programme de cooptation est une politique volontariste et formalisée, mise en place par la Direction des RH avec la collaboration du management. Elle implique les collaborateurs dans le recrutement, en leur proposant une prime de cooptation s’ils parviennent à sourcer un candidat dont le profil correspond non seulement au poste ouvert, mais aussi à la culture de l’entreprise. 

Comme toutes les initiatives de recrutement collaboratif, la cooptation fonctionne mieux si les collaborateurs sont sensibilisés aux enjeux du management de talent, et maîtrisent les bases de la stratégie RH de l’entreprise.

La cooptation s’inscrit dans une campagne de recrutement classique, où elle fonctionne comme une étape de pré-filtrage. Selon la sélectivité du processus, les candidats cooptés sont soumis à d’autres étapes de présélection, ou bien sont reçus directement en entretien.

La cooptation, c’est du piston ?

Le neveu du CEO qui a obtenu un stage convoité au service marketing a-t-il simplement “fait marcher son réseau” ? La réponse dépend des options qui ont été laissées au recruteur.

La différence entre réseau, cooptation, et piston n’est pas aussi cryptique qu’on le prétend parfois. 

  • Un candidat sourcé “par le réseau” aura entendu parler du poste par l’intermédiaire d’un proche, peut-être même avant que l’offre ne soit publiée. Il candidate par la voie normale, et demande éventuellement à son contact de glisser aux recruteurs un mot en sa faveur. Mais celui-ci ne reçoit pas de récompense spécifique pour son effort de sourcing.
  • Un candidat coopté, au contraire, s’inscrit dans un programme de promotion volontaire de la cooptation. Le collaborateur touchera une prime de promotion si “son” candidat est embauché, et fera donc un effort plus conséquent de recherche et de sélection des profils. Mais le candidat passera par un processus de sélection rigoureux avant son éventuelle embauche.
  • En revanche, un candidat pistonné est imposé au recruteur et à son équipe métier – souvent par le management. Son recrutement ne dépend pas de ses compétences. 

Le piston peut sembler un bon moyen de gagner les faveurs d’un client important, voire de récompenser un collaborateur. Mais il se paye d’une dégradation radicale de la relation entre l’entreprise et ses collaborateurs – en particulier si le candidat pistonné devait s’avérer peu compétent. Votre marque employeur mérite mieux que ça.

Candidature cooptée : (presque) que des avantages

Au-delà de ses excellents résultats, la cooptation se révèle un outil de teambuilding à plusieurs titres.

On sait que 9 recrutements ratés sur 10 sont liés à une incompatibilité culturelle entre le collaborateur et l’entreprise. En faisant appel à des salariés qui connaissent intimement la culture et les aspirations de l’entreprise, les recruteurs s’offrent un “filtre culturel” plus efficace qu’aucun algorithme. 

L’intégration des nouveaux collaborateurs est également facilitée par le fait qu’ils disposent, dès leur arrivée, d’un mentor “naturel”. C’est pourquoi il est important d’impliquer les collaborateurs-coopteurs jusqu’au bout de la procédure de recrutement. Ils doivent se tenir prêt à présenter “leur” candidat aux autres membres de l’équipe, et à leur expliquer le fonctionnement de l’entreprise.

La cooptation facilite également le ciblage de l’une des sources de talent les plus larges et les moins exploitées : les candidats passifs. Certains programmes de cooptation proposent ainsi aux collaborateurs d’approcher des experts en poste chez la concurrence. Même si leur recrutement se projette sur le moyen terme, ils rejoignent le viviers de talents et le pipeline marketing RH de l’entreprise.

Il est important de garder ces avantages à l’esprit ; mais le succès limité de la cooptation n’est pas dû à une méconnaissance de ses qualités. Elle pose des défis spécifiques à ses parties prenantes : le recruteur, le collaborateur, et le candidat. Chacun d’entre eux a un rôle à jouer dans la mise en place d’un programme de cooptation constructif.

La cooptation côté recruteur : trouver le ton juste avec les collaborateurs

Bien sûr, le principal challenge s’adresse aux recruteurs. Ils ont pour mission de faire de la cooptation une source de talents qualitative, sans compromettre l’ambiance de travail ni la culture d’entreprise. Pour y parvenir, ils vont devoir construire un programme de cooptation efficace, formalisée mais sans être trop contraignante.   

Comment construire un programme de cooptation efficace ?

Une communication rigoureuse et transparente avec les collaborateurs reste la clé d’un programme de cooptation efficace. Les recruteurs doivent s’assurer de :

  • Former les collaborateurs aux persona candidats recherchées, par poste mais aussi en cohérence avec la culture de l’entreprise. C’est même l’occasion de diversifier les candidats cooptés, en valorisant ceux qui viennent d’établissements différents comme le fait PwC.
  • Etre clair sur les règles : même un candidat qualifié et coopté ne sera pas automatiquement embauché pour autant. La décision d’embauche reste à la discrétion de la DRH.
  • Accompagner le collaborateur-coopteur, en simplifiant la procédure de cooptation, et en l’informant de chaque étape du recrutement de “son” candidat.

La clé du succès est de sortir la cooptation de la “zone grise” où elle végète encore trop souvent, et où elle devient la cible de tous les fantasmes.

Prime de cooptation : comment inciter les collaborateur à présenter des candidats ?

La transparence de la cooptation passe par une rationalisation et une clarification des avantages qu’en tirent les collaborateurs-coopteurs.

La prime de cooptation reste à la discrétion de l’entreprise. Certains employeurs proposent des bonus, d’autres des bons d’achat, des voyages, ou d’autres cadeaux. Le montant de la prime elle-même varie entre 100 € (en bons d’achat pour le recrutement d’un CDD, chez Décathlon), et 2 500 € (pour un 3e candidat coopté, chez la société informatique Open).

D’après Keycoopt, spécialiste des programmes de cooptation auprès des grands groupes, la plupart des employeurs adoptent une prime de cooptation à double vitesse :

  • un montant fixe et standardisé, versé à chaque cooptation réussie ;
  • et un montant variable, qui augmente avec l’importance du poste et la durée du contrat.

Dans tous les cas, la prime de cooptation n’est versée qu’à la fin de la période d’essai du nouveau collaborateur, qui voit donc son embauche validée.

Quels outils pour organiser un programme de cooptation ?

Un programme de cooptation qui tourne doit être formalisé – mais sans être complexifié, pour ne pas décourager les coopteurs. L’idéal est de créer une plateforme dédiée sur des outils qu’ils utilisent déjà. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’un des meilleurs outils de cooptation reste la plateforme dédiée au recrutement collaboratif sur l’ATS déjà en place au sein de l’entreprise.

D’autres outils facilitent le partage des offres d’emploi. Recruitee permet par exemple aux coopteurs de les envoyer à leurs contacts par e-mail ou via les réseaux sociaux. 

Enfin, le viviers de talents digital cible le suivi des candidats cooptés, et intègre cette information au management de talents.

La cooptation côté collaborateur : se poser les bonnes questions

Recevoir un bonus pour travailler avec un ami ? Attention, pour les collaborateurs qui envisagent de coopter des candidats, l’opération est plus délicate qu’il n’y paraît. 

L’entreprise récompense un authentique travail de sourcing. Certains programmes de cooptation pénalisent les employés qui recommandent des candidats sans discrimination. Une recommandation mal réfléchie pourrait d’ailleurs se retourner contre le coopteur, qui devra désormais collaborer avec un collègue peu compétent – au risque d’endommager une relation amicale.

Les collaborateurs ont donc tout intérêt à se rapprocher des équipes RH pour mieux comprendre les objectifs du programme de cooptation, et à suivre leurs consignes. Ils doivent également respecter leur décision finale : une recommandation n’ouvre aucun droit de regard sur l’embauche du candidat.

La cooptation côté candidat : savoir jouer ses cartes

La recommandation est la même du côté des candidats. La recommandation est un avantage : leur candidature parvient déjà présélectionnée sur le bureau des recruteurs. Mais elle n’a rien d’un passe-droit ! 

C’est pourquoi la recommandation ne doit pas se limiter à remplir un formulaire. Le véritable avantage que peut en tirer le candidat, c’est la préparation et l’accompagnement que lui propose le coopteur

Les équipes RH peuvent par exemple mettre à sa disposition des outils pour présenter l’entreprise et le poste au candidat coopté, voire pour “l’entraîner” à l’entretien et aux autres épreuves de sélection. Si ce travail de préparation est couronné par une embauche, il viendra renforcer la cohésion d’équipe !

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