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Description de poste : comment en écrire une exceptionnelle ?

Nous connaissons souvent la description de poste pour son utilité dans la rédaction d’une offre d’emploi.

C’est un outil essentiel pour le recrutement et plus largement pour le service ressources humaines.

La fiche de poste permet en effet de réaliser la sélection des meilleurs candidats pour le poste, de la publication de l’offre jusqu’à la sélection finale. Pourtant, son utilité s’étend bien au-delà du recrutement.

Découvrez ce qu’est la fiche de poste et son contenu. Nous allons voir plus en détail quelles sont ses finalités et en quoi elle est une aide précieuse pour l’expérience candidat. Pour terminer, nous vous donnerons quelques conseils pour la rédiger efficacement.

Qu’est ce qu’une description de poste ?

La description de poste est un outil de communication RH. Elle se rattache à un métier ou à un emploi.

La fiche de poste décrit les principaux éléments d’un poste de travail, c’est-à-dire, ses missions et ses activités. Elle permet de comprendre l’utilité du poste dans l’entreprise. De plus, elle précise le positionnement du poste au sein de l’entreprise : situation fonctionnelle, positionnement hiérarchique, responsabilités exercées, ainsi que ses spécificités (déplacements, horaires etc.).

De manière générale, l’ensemble des salariés ont une fiche de poste, quel que soit leur type de contrat ou leur statut. Parfois, une fiche de poste concerne plusieurs salariés de l’entreprise, si leur poste est identique.

La fiche de poste est une représentation du poste à l’instant T. Elle doit ainsi décrire le plus fidèlement possible l’ensemble des tâches et des missions à accomplir au quotidien.

Attention : elle est rédigée en fonction du poste de travail et non en fonction de la personne qui l’occupe. De plus, il s’agit d’un support évolutif. Il est donc voué à être modifié au gré des évolutions du poste.

S’il n’y a aucune obligation légale à créer une description de poste, elle est toutefois utile pour attirer les candidats, les sélectionner, préparer l’onboarding de la nouvelle recrue mais aussi, assurer une gestion qualitative des ressources humaines.

La fiche de poste est rédigée par le service ressources humaines en étroite collaboration avec le manager direct.

Lors d’une embauche, on la retrouve souvent annexée au contrat de travail.

Sa diffusion s’étend aux salariés, aux représentants du personnel mais aussi à la médecine du travail.

La description de poste se distingue du profil de poste. Ce dernier représente en effet le portrait idéal du candidat souhaité. 

Le contenu de la description de poste

Le contenu de la fiche de poste n’est pas encadré par la loi. Ainsi, c’est à l’entreprise de décider ce qu’elle souhaite y ajouter.

De manière générale, la fiche de poste comporte les informations suivantes :

  • Un intitulé précis du poste
  • Le positionnement dans la hiérarchie et le degré d’autonomie attendu
  • Le contexte d’exercice du poste avec des informations concernant l’activité de l’entreprise (nature de l’activité, secteur, effectif, etc.)
  • Un descriptif des différentes missions
  • Les compétences techniques et comportementales requises
  • Les contraintes et difficultés liées au poste
  • Les moyens humains, matériels et financiers à la disposition du salarié pour la bonne réalisation des missions

Bien entendu, cette liste est non exhaustive.

Pourquoi créer une fiche de poste ?

La fiche de poste est un document utilisé dans de nombreux dispositifs des ressources humaines.

1. Formaliser la création d’un nouveau poste

Lorsqu’un nouveau poste est créé dans une entreprise, la description de poste est utile pour déterminer les missions requises, le contexte et l’environnement de travail mais aussi les compétences souhaitées.  

2. Préparer la rédaction d’une offre d’emploi

La fiche de poste sert à exprimer les besoins de l’entreprise et à bien identifier les différents enjeux autour d’un poste. Ainsi, elle permet d’attirer les meilleurs candidats avec une annonce de recrutement conforme à la réalité de l’entreprise.

3. Définir les critères de sélection pour le recrutement

La description de poste est l’outil de prédilection pour définir des critères objectifs de sélection et s’assurer de l’adéquation entre les compétences du candidat et le poste de travail.

4. Améliorer l’organisation du travail et l’efficacité des équipes

En permettant une bonne connaissance du rôle et des contributions de chacun au sein d’une équipe et de l’entreprise de manière générale, la fiche de poste facilite l’organisation du travail et la répartition des tâches.

5. Mettre en place la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences)

La fiche de poste permet d’identifier les compétences nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, elle a un rôle important à jouer dans la GPEC. Cette dernière se définit comme l’anticipation et la planification de la stratégie de l’entreprise. Elle facilite l’évaluation des compétences nécessaires à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

6. Aider à la préparation du plan de formation

La fiche de poste est une aide précieuse pour identifier les besoins et définir les priorités de formation. Elle permet ainsi d’aligner les besoins en compétences avec la stratégie globale de l’entreprise.

7. Évaluer les performances du salarié

La description de poste est un outil clé de l’entretien annuel d’évaluation. Il sert à l’évaluation objective du travail du salarié. Son utilisation s’étend également à la définition des objectifs pour la période à venir.

8. Faciliter la mobilité et la gestion des carrières

Lorsqu’un souhait de mobilité ou de promotion interne est exprimé, le service ressources humaines utilise la fiche de poste pour identifier les postes susceptibles de convenir au salarié.

9. Améliorer la prévention des risques liés au travail

Nous n’y pensons pas toujours mais la fiche de poste permet pourtant d’informer le salarié sur les risques liés aux missions du poste. De plus, elle accompagne l’entreprise dans la mise en place des moyens de prévention.

La description de poste : un allié dans l’expérience candidat

La description de poste est l’une des composantes de l’expérience candidat, et plus largement, de la marque employeur de l’entreprise.

Dans une offre d’emploi, elle donne une image de l’entreprise au candidat. Et la première impression compte.

Ainsi, c’est à l’entreprise de trouver l’équilibre entre une description de poste proche de la réalité mais aussi attractive, pour attirer l’attention des potentiels candidats.

Bien que cela ne soit pas toujours possible, il est préférable de ne pas utiliser de jargon dans la description de poste. Il est important que le contenu du poste soit facilement compréhensible. Un autre élément essentiel est l’authenticité. Si embellir le contenu d’un poste est tentant pour attirer plus de candidats, c’est toutefois très risqué.

Lors de l’entretien, le candidat sera en effet très déçu en découvrant la réalité du terrain. Pire encore, il risque de ne plus jamais vouloir postuler dans votre entreprise. Une étude révèle ainsi que « 60 % des personnes interrogées se disent prêts à boycotter l’entreprise en cas de mauvaise expérience lors de leur processus de recrutement ».

La description de poste est l’opportunité de mettre en lumière votre culture d’entreprise et toutes ses composantes. Plus que le contenu du poste, décrivez la place de l’humain dans l’entreprise. Quel accompagnement proposez-vous à votre futur collaborateur pour l’atteinte des objectifs ? Quelles sont les récompenses prévues ? Quelles sont vos valeurs ? Etc.

En d’autres termes, donnez aux candidats l’envie de se projeter dans votre entreprise !

Comment rédiger une description de poste ?

Une démarche réfléchie

La rédaction d’une fiche de poste demande une réflexion poussée et une bonne préparation pour en tirer tous ses bénéfices.

C’est généralement le service ressources humaines qui pilote le dispositif. Il est le garant de la cohérence et de la qualité de la rédaction de la fiche de poste. Il fournit une méthodologie commune à tous les services.

Pourtant, le manager du service a également un rôle important à jouer. Il accompagne le service ressources humaines dans la collecte des informations et la validation des fiches de poste. La description de poste est une photographie du poste à l’instant présent. Ainsi, elle doit être régulièrement actualisée. Il est ainsi de sa responsabilité d’alerter le service RH de tout changement dans les tâches et les missions du poste.

Aucune loi n’encadre la rédaction d’une fiche de poste. Toutefois, il est conseillé de se référer aux éventuelles directives des conventions collectives et des accords passés avec les IRP (Instances Représentatives du Personnel).

Les étapes de la rédaction de la fiche de poste

Selon la taille de l’entreprise, son organisation et son système de fiches de poste déjà en place, la procédure peut varier. Toutefois, on retrouve souvent les étapes suivantes :

1. Réaliser un audit des éventuelles fiches de postes déjà existantes et dont la mise à jour est nécessaire.

2. Échanger avec le manager du service pour l’informer du projet de création de fiches de poste. Il convient de discuter de la procédure et de convenir des dates pour l’observation en situation de travail, l’éventuel entretien avec le salarié occupant le poste, les vérifications des différentes versions du document et définir une échéance pour la validation de la version finale.

3. Observer le salarié en situation de travail. Le service RH prévient toutes les parties prenantes en amont. Il est indispensable que le moment soit propice afin d’être le plus proche possible de la réalité du poste au quotidien.
La personne observatrice doit se montrer discrète et en aucun cas intervenir ou interrompre la réalisation des tâches.

4. Prendre des notes est essentiel ! Elles permettent de n’oublier aucun élément et de noter les questions à poser au salarié ou au manager.

5. Réaliser l’entretien avec le salarié occupant le poste. Bien que cette étape ne soit pas indispensable, elle est très utile pour lever les incertitudes, poser des questions et approfondir la description des différentes tâches et missions.

À noter : si un entretien avec le salarié n’est pas possible, un questionnaire peut être transmis afin d’obtenir plus d’informations sur les différentes missions.

6. Rédiger la première ébauche de la description de poste. Pour rappel, celle-ci comporte le plus souvent :

  • Le titre du poste et sa position dans la structure hiérarchique de l’entreprise
  • Une description de l’entreprise
  • Un résumé du poste
  • Le temps de travail et les conditions statutaires
  • Les modalités de travail : le lieu d’exercice et la mobilité demandée, le temps de travail etc
  • Un inventaire des tâches principales et secondaires ainsi que des missions à accomplir
  • Une liste des équipements et des outils à utiliser
  • Un descriptif de l’environnement de travail, ses forces et ses contraintes
  • Les compétences nécessaires au poste : savoir-faire et savoir-être
  • Les éventuels risques professionnels encourus

7. Vérifier la fiche de poste. Le manager de service et le service RH réalisent souvent cette étape en collaboration. Parfois, il convient d’inclure le salarié ou un autre collaborateur clé dans ce processus.

8. Modifier la fiche de poste selon les recommandations du manager et / ou du salarié concerné.

9. Valider la description de poste. Le service RH et le manager se mettent d’accord sur la version finale du document.

Pour vous aider dans la rédaction de vos descriptions de poste, n’hésitez pas à vous inspirer de modèles que vous trouverez ici, ici ou encore, ici.

Vous êtes prêts ? Quelques conseils supplémentaires

Si chaque entreprise possède sa propre façon de rédiger les fiches de poste, nous vous proposons quelques conseils pour les optimiser.

1. Limitez la longueur de la description de poste

S’il peut être tentant de détailler le poste au maximum, il faut toutefois veiller à ce que la fiche de poste ne soit pas trop longue. Au-delà de 3 pages, c’est trop.

2. Évitez les titres de poste ambigus

Depuis quelques années, on voit apparaître des titres de poste quelque peu saugrenus. C’est notamment le cas sur Linkedin où il est fréquent de rencontrer un « ninja du recrutement » ou encore « copywriter hypnotiseur et aimant à prospects ». Si ces titres sont utiles pour attirer l’attention et se démarquer sur le célèbre réseau professionnel, ils ne conviennent pas pour une description de poste.

C’est d’autant plus le cas lorsque la description de poste est utilisée pour rédiger une annonce de recrutement. Non, il est peu probable que votre future recrue cherche « rockstar des ventes automobiles » sur un site d’emploi.

La description de poste doit être facile à comprendre ! Une étude menée au Royaume-Uni révèle ainsi que 66 % des chercheurs d’emploi n’ont pas postulé à une annonce car ils ne comprenaient pas de quoi il s’agissait.

Le titre du poste doit refléter la réalité du poste. Aussi, évitez les titres de poste trop long. Dans l’idéal il doit comporter 3 à 5 mots, pas plus.

3. Restez objectif

Lors de la prise de notes et de la rédaction, il est important de conserver son objectivité. Il faut se tenir aux informations collectées et ne pas apporter de jugement de valeur ou déformer les propos.

4. Ne laissez pas la fiche de poste dans le serveur (ou le placard)

On le répète, la fiche de poste est un outil de communication RH. Ainsi, il convient de l’utiliser pour tirer parti de l’ensemble de ses bénéfices.

De plus, cet outil n’est pas figé dans le temps. Des modifications sont à prévoir au fur et à mesure des évolutions du poste de travail. En l’absence de notification de la part du manager, la bonne pratique est de revoir les descriptions de poste tous les 2 ans.


Bien qu’elle semble parfois dépassée et fastidieuse à rédiger, la fiche de poste est un outil indispensable pour le service RH, et plus généralement l’entreprise.

Lorsqu’elle est rédigée de manière claire et honnête, elle met en valeur non seulement le poste, mais aussi l’entreprise tout entière. C’est un allié pour votre gestion des ressources humaines, du recrutement à la mobilité interne, en passant par votre plan de formation.

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