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La digitalisation RH : plus d’excuses pour s’en passer !

La transformation digitale oblige les entreprises à repenser leur fonctionnement et leur organisation pour bénéficier de l’innovation et de l’automatisation. Les RH n’échappent pas à la règle.

La fonction ressources humaines, connue pour sa densité de tâches administratives, peut tirer de nombreux bénéfices de la digitalisation.

Ce sujet fait parler de lui dans les entreprises depuis plusieurs années. Il s’agit d’ailleurs du deuxième projet prioritaire pour les DRH selon myRHline.

Découvrez dans cet article tout ce que vous avez à savoir pour démarrer votre transition vers le digital RH.

Qu’est ce que la digitalisation RH ?

La dématérialisation des documents et l’intégration d’outils digitaux

Lorsque l’on parle de digitalisation RH, on fait souvent référence à la dématérialisation des documents liés à cette fonction. Et il y a en a beaucoup ! Les dossiers du personnel, les contrats de travail, les fiches de paie, ou encore, les supports d’entretien annuel d’évaluation, sont des exemples de documents concernés par la dématérialisation.

Grâce aux outils numériques, les données sont centralisées et les informations confidentielles sont protégées par des accès contrôlés et sécurisés.

L’objectif est de simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise et l’accès aux informations.

L’innovation technologique

Si l’automatisation permet de réduire la durée des tâches chronophages à faible valeur ajoutée, la digitalisation RH ne se résume pas à cela. Elle continue d’évoluer au rythme des innovations technologiques.

Le développement de l’intelligence artificielle et du big data renforce le positionnement des ressources humaines comme facteur de performance de l’entreprise.

Grâce à l’innovation technologique, il est désormais possible d’optimiser les processus de recrutement, et même de prédire ses futurs besoins en compétences.

Lorsque les outils sont utilisés intelligemment, les équipes RH se concentrent pleinement sur le cœur de leur métier : les relations humaines.

Une transformation de l’ensemble des fonctions du service RH

La portée de la digitalisation RH s’étend bien au-delà des activités de recrutement. Toutes les fonctions des ressources humaines sont concernées.

On retrouve des outils qui facilitent le sourcing, valorisent l’impact de la marque employeur, optimisent l’onboarding, simplifient le développement des compétences ou encore accélèrent la réalisation des fiches de paie.

Une chose est sûre : la fonction RH est maintenant indissociable du digital.

Les enjeux de la digitalisation RH

S’adapter aux changements du monde du travail

Le monde du travail a fortement évolué ces dernières années. Et la crise sanitaire de la COVID-19 n’a fait qu’accélérer cette transformation.

Des sujets comme le télétravail ou la diversité et l’inclusion des collaborateurs sont au centre des préoccupations.

Certains outils digitaux tels que les SIRH par exemple, facilitent l’analyse et le suivi de ses activités.

Ils permettent par exemple de :

  • Accélérer les processus d’embauche.
  • Prévenir et éliminer les biais de recrutement.
  • Simplifier la mise en place du travail à distance.
  • Assurer le développement des compétences.
  • Solliciter l’avis des collaborateurs.
  • Suivre le bien-être des équipes.

Dans un contexte où le télétravail et la flexibilité sont nécessaires, le digital permet aux collaborateurs de travailler plus efficacement et sereinement. Le service RH, quant à lui, gère les informations de manière plus centralisée et agile.

Améliorer les processus internes

L’autre grand avantage de la digitalisation RH est l’amélioration de la gestion et de la fiabilité des processus internes.

Grâce à la dématérialisation des données, l’automatisation de certaines tâches et une sauvegarde quasi-permanente, les risques d’erreurs et d’oublis sont limités.

Optimiser la productivité

Dans la même lignée, l’amélioration des processus entraîne une optimisation de la productivité de votre équipe RH.

Désencombrée des tâches répétitives, elle passe moins de temps à réaliser des tâches administratives. De cette manière, elle se consacre davantage à des activités porteuses de valeur ajoutée comme la gestion des talents ou la rétention des employés, par exemple.

Agir sur la qualité de vie au travail

Comme nous l’avons vu un peu plus haut, les ressources humaines font face à de nouveaux enjeux. Parmi eux, on retrouve la qualité de vie au travail (QVT).

Il est devenu une priorité pour les entreprises de prévenir les risques du travail sur la santé physique et mentale de leurs collaborateurs et de créer un environnement agréable et bienveillant.

En facilitant la communication, l’accès aux informations et les réponses aux demandes des salariés, l’engagement et le sentiment d’appartenance à l’entreprise sont renforcés.

Si elle est bien utilisée et mise en place, la digitalisation RH peut ainsi contribuer à réduire le stress en entreprise et donc indirectement, le turnover.

Comment digitaliser le recrutement ?

Étape 1 : analyser le processus de recrutement

Avant de vous renseigner sur les outils digitaux à adopter pour vos recrutements, il est utile de procéder à une introspection en interne.

Plus concrètement, mettez à plat et décortiquez votre processus de recrutement. Ensuite, réfléchissez aux phases que vous souhaitez digitaliser.

L’important est de trouver un équilibre entre le digital et l’humain. Ainsi, réfléchissez aux éléments suivants :

  • Quelles sont les tâches répétitives ? Apportent-elles de la valeur ajoutée ?
  • Quelles sont les activités les plus chronophages ? Est-il possible de réduire le temps consacré à ces activités ?
  • Est-ce qu’il y a des phases clés où la relation humaine est prédominante ?

Si une tâche apporte peu de valeur ajoutée et qu’elle est répétitive ou chronophage, elle aura sûrement tout intérêt à être automatisée.

Par exemple, l’envoi d’e-mails aux candidats est souvent fastidieux. Il y a des bénéfices à les automatiser totalement ou partiellement. Il en est de même pour la présélection des CV, surtout si vous recevez de nombreuses candidatures.

Par contre, une activité où la relation humaine est très présente, comme un entretien téléphonique, n’est pas à digitaliser.

En réfléchissant à la manière dont vous pouvez digitaliser le processus de recrutement selon vos propres besoins, vous gagnez du temps et de l’efficacité. Et vous vous focalisez davantage sur l’expérience candidat.

Enfin, pensez à inscrire la digitalisation dans votre stratégie de recrutement globale en incluant la marque employeur.

Étape 2 : Sélectionner les outils à implémenter

Une fois que vous avez choisi les étapes de votre processus de recrutement à numériser, il est temps de partir à la recherche d’outils digitaux.

Il existe de nombreuses solutions RH sur le marché. Pour déterminer celles qui sont adaptées à vos besoins, il est important de connaître les critères qui sont importants pour vous. Plus votre recherche sera précise, plus vous optimisez vos chances de trouver les outils qui vous conviennent.

Comment ne pas se tromper dans le choix des outils digitaux RH ?

  • Identifiez vos besoins avec précision.
  • Choisissez des outils correspondant à vos critères.
  • Analysez l’ensemble des fonctionnalités et les éventuelles intégrations de la solution avec vos outils actuels.
  • Demandez un essai pour observer la performance des outils en pratique.

Bien sûr, le prix de la solution est également à prendre en compte. Vérifiez le tarif proposé (forfait ou achat unique), les possibilités de formation et de prise en main du produit ainsi que l’accompagnement technique et le service client.

À noter : le meilleur outil digital est celui qui s’adapte à vos processus et non pas l’inverse ! Optez pour une solution agile, qui permet l’ajout de fonctionnalités selon l’évolution de vos besoins. Pour faciliter la future adhésion des équipes, communiquez régulièrement sur l’avancée du projet. Et pourquoi ne pas solliciter l’avis de ceux qui utiliseront les outils au quotidien ?

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Étape 3 : Proposer un accompagnement au changement

Vous avez choisi vos nouveaux outils : bravo !

Avant de les mettre en place, réfléchissez à la manière dont vous allez les présenter à votre équipe RH. La digitalisation s’accompagne toujours d’un accompagnement au changement !

Quelques conseils :

  • Communiquez de manière claire et transparente sur les raisons qui vous ont incité à digitaliser le processus de recrutement.
  • Expliquez les fonctionnalités des outils et en quoi ils sont bénéfiques pour l’équipe de recrutement.
  • Proposez des séances de formation et de prise en main des outils.
  • Anticipez les questions de vos collaborateurs et les problèmes techniques en préparant une FAQ.
  • Rédigez un processus détaillé par outil et définissez les bonnes pratiques.
  • Établissez un référent interne, de préférence sur la base du volontariat, qui se chargera d’être l’intermédiaire entre l’entreprise et le fournisseur de l’outil.

Et surtout, n’oubliez pas que la prise en main de nouveaux outils prend du temps. Laissez la liberté à vos collaborateurs d’explorer les différentes fonctionnalités.

Enfin, soyez à l’écoute de vos collaborateurs. Il s’agit d’un facteur important dans l’adhésion au changement.

Étape 4 : Établir des objectifs précis

Vous l’avez compris en début de cet article, les objectifs majeurs de la digitalisation RH sont d’optimiser vos processus et d’améliorer votre productivité.

Ainsi, il est indispensable de mesurer l’efficacité des outils que vous avez mis en place au sein de votre entreprise.

Pour cela, définissez des indicateurs de performance (ou KPI) afin d’évaluer de manière précise, l’impact de la digitalisation du recrutement.

Pour qu’ils soient efficaces et pertinents, définissez-les selon la méthode SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis).

Comparez les résultats avec les données recueillies avant la mise en place des outils digitaux RH. Vous pourrez ainsi suivre leur évolution et décider d’entreprendre d’éventuelles actions correctives.

Parmi les critères à évaluer, on retrouve :

  • Le nombre d’embauches
  • Le nombre de CV reçus
  • La durée du processus
  • Le coût du recrutement 
  • Le nombre de vues des annonces d’emploi

En plus des indicateurs chiffrés, il est intéressant d’inclure des critères qualitatifs pour juger de l’expérience candidat via des sondages ou des enquêtes par exemple.

À noter : faites votre première analyse environ trois mois après la mise en place des outils et établissez une périodicité régulière pour évaluer la performance.

Les limites de la digitalisation RH

Si la digitalisation RH présente de nombreux avantages, elle a aussi des limites. La première est la déshumanisation de la fonction RH. À trop vouloir se reposer sur les outils digitaux, il y a le risque de perdre son essence : les relations humaines.

Dans le recrutement par exemple, certains outils ont tendance à uniformiser les profils sélectionnés au détriment de profils atypiques, qui sont souvent un atout pour l’entreprise.

Ainsi, il est essentiel pour l’équipe RH de conserver un esprit critique envers les informations fournies par les outils digitaux.

En d’autres termes, la digitalisation RH doit permettre aux ressources humaines de libérer du temps pour se consacrer à l’humain. En aucun cas, elles ne doivent en dépendre totalement.

Un autre inconvénient de la digitalisation est la perte de connaissance et de compétences en RH. Si l’automatisation est une grande aide au quotidien, il est essentiel pour les équipes des ressources humaines de continuer à développer leurs compétences et de bien connaître les processus et les tâches qui les composent.

Digital RH : exemples d’entreprises

De nombreuses entreprises sont montées à bord de la digitalisation RH ! Nous vous présentons trois organisations qui en ont tiré bénéfice :

Durant la pandémie, Franprix a recruté en urgence environ 2500 personnes afin de combler l’absence de collaborateurs. Pour l’accompagner dans cette démarche, elle a fait appel à huit dispositifs différents, dont des agences d’intérim digitales. Pour sélectionner les candidats, l’entreprise a misé sur la gamification, au détriment de l’entretien téléphonique, dans le but de renforcer son positionnement dans l’égalité des chances.

Dans son livret d’accueil, ICF Habitat valorise la digitalisation de ses processus RH. L’entreprise donne l’opportunité à chaque salarié de gérer en direct divers aspects administratifs (absences, frais, acomptes). De plus, chacun peut préparer son entretien annuel et suivre ses objectifs grâce à une plateforme digitale.

L’entreprise de matériaux de construction Saint-Gobain a mis en place une solution ludique pour former ses collaborateurs à la négociation et la résolution de conflits : un serious game. Les équipes ont ainsi développé leurs compétences grâce à une formation entièrement en ligne.

Le serious game de Saint Gobain

Pour continuer la lecture, découvrez notre article : Quand le digital RH réinvente l’entreprise post-COVID-19.

Grâce à la digitalisation, les ressources humaines évoluent d’une fonction essentiellement administrative à un positionnement stratégique. En ayant plus de temps à consacrer aux activités à forte valeur ajoutée, elles accompagnent l’entreprise dans sa croissante et ses évolutions.

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