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Données de recrutement : comment prévenir la formation de silos de données nuisibles ?

Vos délais de recrutement augmentent de façon alarmante, un nombre croissant de candidats abandonnent leurs candidatures — et même si vous envisagez de rationaliser votre processus de recrutement, il vous est difficile de savoir par où commencer. Vous n’êtes certainement pas tout seul à connaître ces difficultés. La solution pourrait résider dans vos données de recrutement.

Les équipes de recrutement doivent reconnaître la valeur des données. Celles-ci pouvant, entre autres, permettre l’évaluation de la performance des efforts collaboratifs, ou l’identification d’opportunités favorables à la croissance. Les données mettent notamment en évidence des tendances parmi les candidatures soumises — et en fin de compte, optimisent votre stratégie d’acquisition de talents. Capturer ces données et les utiliser de façon pertinente facilitera l’élaboration d’une bonne stratégie de recrutement. C’est comme cela que vous serez en mesure de cibler les opportunités, et d’attirer les meilleurs talents sur le marché.

Cela dit, les données de recrutement ne sont que très rarement partagées avec les personnes pertinentes, malgré leur importance. Ce manque de communication amène souvent à la formation de silos de données, et affecte négativement le processus de recrutement.

Qu’est-ce qu’un « silo de données de recrutement » ?

Expliquons d’abord ce que signifie l’expression « silo de données de recrutement », ou autrement dit, le cloisonnement des données. Un silo de données est une base d’informations fixes restant sous le contrôle d’un département, isolées du reste de l’entreprise. Les silos de données ne sont pas consultables par les ressources externes. Ces silos peuvent avoir des origines techniques ou culturelles.

Un silo de données décrit tout ensemble d’informations (interconnectées ou non) qui reste conservé de façon isolée et recueillies par :

  • Une seule personne
  • Une seule équipe
  • Ou un seul département à partir de votre processus de recrutement.

Certaines des données couramment suivies qui finissent cloisonnées comprennent ce qui suit :

  • Source du CV
  • Ratio entre CV et poste
  • Ratio entre candidatures et poste
  • Temps consacré au sourcing
  • Taux de postes pourvus
  • Temps consacré au processus d’entretien
  • Délai de recrutement
  • Coût par recrutement
  • Ratio entre entretiens et offres
  • Ratio entre offres et acceptation
  • Recrutements provenant de sources référentes
  • Taux de réussite aux évaluations
  • Résultats moyens des feuilles de score des candidats

Bien que cela ne soit souvent pas délibéré, la plupart des silos résultent généralement de l’une des causes suivantes :

  • Lenteur et inefficacité des canaux de communication entre recruteurs, responsables d’acquisition de talents, et chefs de départements.
  • Des processus ou des outils obsolètes ou inadaptés.
  • Des systèmes incompatibles où les données sont recueillies séparément.

(Remarque : si vous utilisez des feuilles Excel à n’importe quelle étape du processus de recrutement, vous avez probablement des silos de données.)

Même si le cloisonnement des données n’est pas immédiatement nuisible, il peut freiner l’apprentissage organisationnel. La performance de votre équipe peut elle aussi diminuer du fait des silos de données. Nous allons explorer ici les données de recrutement qui finissent le plus souvent cloisonnées, et présenter des stratégies pour éviter la formation de silos — dans le but de promouvoir une vue d’ensemble plus complète et plus transparente du processus de recrutement.

Retours et commentaires des candidats

Tout au long du processus d’embauche, il existe d’innombrables points de contact potentiels entre l’équipe de recrutement et le candidat. Les interactions pouvant être enregistrées dans votre système de gestion des candidatures, votre logiciel de recrutement, ou votre boîte de réception. Lorsque des informations manquent dans les dossiers des candidats, c’est souvent le signe de l’existence de silos de données relatives aux retours et aux commentaires des recrues potentielles.

À mesure que l’entreprise se développe, plusieurs membres de votre équipe pourraient avoir à interagir avec un même candidat. Si l’information n’est pas partagée au sein de l’équipe, le processus peut devenir plus compliqué encore. Cela risque de devenir problématique à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Les différentes parties impliquées peuvent en effet être mal informées ou mal préparées au moment de s’entretenir avec un candidat.

Les silos de ce type se forment souvent en raison de systèmes de messagerie non intégrés, ou d’un manque d’accessibilité aux dossiers des candidats. Dans le premier cas, les e-mails ne sont jamais transférés ni enregistrés dans le dossier de chaque candidat. Les informations échangées par e-mail peuvent être perdues ou rendues consultables par une seule personne, uniquement. Ces e-mails peuvent contenir des informations cruciales, liées par exemple à la disponibilité du candidat, ou à ses droits. Si le recrutement d’un candidat se fait sans ces informations, des problèmes majeurs peuvent survenir ultérieurement.

Le cloisonnement des réponses d’un candidat peut aussi se produire si les gestionnaires des ressources humaines n’ont pas les autorisations nécessaires pour accéder à son dossier. À la place, ces derniers recevront souvent le profil du candidat (par e-mail généralement), tandis que les interactions resteront cloisonnées ou partagées de façon subjective par un recruteur indépendant. La situation devient problématique quand des détails se rapportant aux commentaires des candidats sont soulignés dans des conversations antérieures. Les gestionnaires du recrutement pourraient poser les mêmes questions de nouveau, ou se retrouver incapables d’identifier certains points préoccupants, pourtant soulevés antérieurement.

Candidatures

Les données des candidatures se retrouvent souvent cloisonnées dans des silos – restant, en général, uniquement accessibles par la personne chargée d’évaluer les CV. Cette situation se produit, en général, de façon non délibérée. Mais elle pose des risques en matière de biais de sélection et de qualité des CV. Bien que le fait d’affecter les tâches d’évaluation et de sélection des CV à une seule personne puisse initialement faire gagner du temps aux gestionnaires des ressources humaines, à mesure qu’une entreprise se développe, la situation devient ingérable.

En général, aucune personne ne sera à même de sélectionner des CV pertinents pour chaque poste. Vous pourriez donc manquer des profils à forte valeur dès le processus de tri des candidatures. Déléguer le processus de sélection de CV à un seul employé, sans supervision, risque de donner lieu à des biais de sélection. Le cloisonnement des données de recrutement dans un silo d’informations contrôlé par une seule ressource peut, en fin de compte, vous faire manquer des occasions lorsqu’il s’agit de recruter les meilleurs talents.

Indicateurs de recrutement

Le suivi des indicateurs de recrutement constitue un excellent moyen de suivre la performance d’une équipe de RH. Calculer ces statistiques sert à guider votre processus. Elles vous alertent également en cas de problème au cours d’une quelconque étape du recrutement. Mais ces indicateurs de recrutement proviennent souvent de différentes plateformes. Il arrive même que seuls les gestionnaires de l’acquisition de talents ou les chefs de départements les consultent.

En ne généralisant pas l’accès aux rapports et aux indicateurs de recrutement, les recruteurs qui travaillent seuls pourront difficilement prendre en compte dans leur démarche les problèmes cachés ayant été révélés par vos indicateurs d’embauche. En outre, si vous recueillez des informations à travers plusieurs plateformes, il vous sera difficile de faire des rapprochements entre les nombres et d’avoir une vue d’ensemble complète des activités de votre équipe. Ces silos empêchent l’équipe des ressources humaines d’assumer la responsabilité de ses initiatives et de dominer le processus de recrutement.

Vue d’ensemble du processus d’acquisition de talents

Quand les candidatures se font rares, ou qu’il devient difficile de trouver les bons profils, il n’est souvent pas évident de faire part de ces obstacles au sein de l’entreprise. Tandis que la plupart des recruteurs et des responsables de l’acquisition de talents ont une vue directe sur leur processus de recrutement, les gestionnaires des ressources humaines ne bénéficient généralement pas de cette vue d’ensemble. Sans ces informations, les parties concernées doivent prendre des décisions de recrutement de façon subjective.

Le cloisonnement du tunnel de recrutement est très courant, puisque ces informations se partagent avant tout avec les ressources internes les plus pertinentes. Mais il est souvent utile de partager une vue d’ensemble avec toutes les parties prenantes au processus de recrutement. Vous permettrez alors aux gestionnaires des RH d’avoir une meilleure compréhension de votre démarche, et de suggérer des profils pertinents. Sans cette vue d’ensemble, évaluer les obstacles rencontrés en matière de délais de recrutement, de qualité des candidatures et de coût par recrutement au sein de l’entreprise sera plus délicat.

Lutter contre le cloisonnement des données de recrutement

Chaque entreprise est unique, et il en est de même pour chaque équipe de recrutement. Il existera donc toujours des silos de données de recrutement, formés de façon intentionnelle ou accidentelle. Cependant, à mesure qu’un nombre croissant d’équipes adoptent le recrutement collaboratif (des équipes multidisciplinaires composées de recruteurs indépendants, de gestionnaires des RH, et de spécialistes d’acquisition de talents), il devient de plus en plus important d’éliminer autant de silos de données d’embauche que possible.

Le recrutement collaboratif peut combattre efficacement une concurrence féroce en matière d’embauche dans un marché donné. Il remédie également aux faiblesses de votre processus de recrutement, sans oublier les silos de données. À travers le partage proactif de données, et en impliquant plus de personnes informées dans le processus d’embauche, votre équipe de recrutement sera en mesure de mieux dominer les étapes de recrutement et d’évaluer la performance des efforts fournis. Assurez-vous que votre logiciel de gestion des candidatures dispose d’une fonctionnalité multiutilisateur, et qu’il fournit un environnement de recrutement collaboratif efficace pour lutter contre les silos de données.

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