Les entretiens constituent une phase clé de tout processus de recrutement. Il s’agit souvent du moment où le responsable du recrutement (ou son équipe) cherche à s’entretenir en face à face avec le candidat pour en savoir davantage sur son expérience et ses compétences. Mais dans un environnement de recrutement moderne, la rencontre en personne n’est pas toujours possible. D’où l’intérêt de l’entretien vidéo.
Malgré la fonctionnalité et la commodité de l’entretien vidéo, tout le monde n’en est pas fan. Nous connaissons tous déjà les inconvénients des problèmes de connectivité, d’interruptions brusques d’appels, ou de mauvaise qualité audio. Et il faut également prendre en compte l’aspect logistique, puisqu’il est nécessaire d’être dans une salle calme et bien éclairée, et d’avoir un bureau d’une hauteur adaptée.
En tant que recruteur, vous faites normalement le nécessaire pour que les candidats soient aussi à l’aise que possible durant l’entretien. De cette façon, vous pouvez apprendre à mieux les connaître. Mais il est difficile de proposer à un candidat une tasse de café ou de thé lorsqu’il est assis devant son ordinateur dans une autre ville ou un autre pays.
Quelles sont donc les règles de base pour mener un entretien d’embauche vidéo ? Comment devriez-vous vous préparer pour tirer le maximum de votre entretien ?
Avantages et inconvénients de l'entretien vidéo
Les entretiens en ligne ne sont pas faits pour tout le monde, et ils ne sont pas non plus adaptés à toutes les situations. Ils présentent des avantages et des inconvénients dont vous devez prendre conscience avant de décider d’inviter votre candidat à passer un entretien en ligne.
Avantages de l'entretien vidéo
- Commodité : avec la mondialisation et l’avènement du digital, de plus en plus de recruteurs cherchent à sourcer des candidats qui résident dans d’autres villes ou pays. Les entretiens vidéo peuvent contribuer à faciliter le processus d’entretien.
- Un recrutement plus rapide : avec la technologie qui rend les entretiens vidéo possibles, vous allez considérablement réduire les délais de votre processus de recrutement. Plus besoin d’attendre que le candidat ait du temps libre pour venir à vos bureaux. Avec l’entretien vidéo, le candidat peut réserver une plage horaire uniquement pour l’entretien, sans devoir prendre en compte le temps des déplacements qui auraient autrement été nécessaires.
- Ouverture de marchés de talents : si vous mettez en œuvre une stratégie d’entretien par vidéo, vous pouvez également accéder à des marchés de talents qui étaient auparavant inatteignables. Souvent, les équipes de recrutement ne considèrent pas les talents étrangers puisqu’elles ne peuvent pas s’engager à les faire venir sans avoir évalué au préalable leurs compétences et leur expérience. Les entretiens vidéo, lorsqu’ils sont bien mis en œuvre, peuvent vous aider à très bien connaître des candidats qui vivent très loin.
Inconvénients de l'entretien vidéo
- Un faible niveau d’engagement : puisque les candidats ne s’engagent pas à assister à un entretien en face à face, ils risquent d’annuler l’entretien en ligne à tout moment. Cela peut être particulièrement embêtant avec les candidats passifs.
- Problèmes techniques : tout le monde sait que les conversations en ligne peuvent être instables. Les entretiens par vidéo ne font pas exception.
- Préparatifs supplémentaires : outre les préparatifs habituels qui s’imposent avant un entretien avec un candidat, vous allez devoir vérifier à l’avance que tout fonctionne correctement. S’il y a des problèmes avec l’audio ou la vidéo, la planification de l’entretien demandera plus de temps.
Comment mettre en place un entretien vidéo fluide
Malgré les difficultés liées aux entretiens en ligne, le recrutement et les entretiens par vidéo deviennent de plus en plus populaires pour des raisons de commodité. À mesure que cette tendance persiste, la conduite d’entretiens vidéo fluides devrait être une compétence dans l’arsenal de tout recruteur moderne. Suivez ces étapes très simples pour tirer le maximum de vos échanges par vidéo avec vos candidats :
1. Envoyez l’invitation
Une fois que vous aurez présélectionné les candidats pour le poste, il faudra les inviter à passer leur premier entretien vidéo. Vous ne devriez rencontrer aucune difficulté à cette étape, et il est préférable d’envoyer vos invitations à travers votre ATS (système de suivi des candidats) pour simplifier le processus.
Assurez-vous de partager les informations suivantes avec les candidats :
- Date et l’heure de l’entretien.
- Nom et titre de la personne qui fait passer l’entretien. Vous devriez également inclure un lien vers le profil LinkedIn associé.
- Instructions sur la façon de rejoindre l’appel. Ces instructions devraient inclure un lien automatiquement généré qui permet de rejoindre l’appel vidéo, ainsi que toutes les autres informations supplémentaires. Par exemple, comment partager l’écran, ou le navigateur à utiliser si un téléchargement est requis.
- Un protocole à suivre en cas d’interruption de connexion. Attendez-vous au meilleur, mais préparez-vous au pire. Informez le candidat que vous le rappellerez en premier en cas d’interruption, ou que vous le joindrez sur son numéro de téléphone si la connexion ne peut pas être rétablie.
- Des conseils pour bien vivre l’expérience. Certains candidats seront mal à l’aise à l’idée de passer un entretien vidéo. Vous pouvez les aider à soulager leur stress en leur fournissant des conseils généraux – p.ex. assurez-vous de rejoindre l’appel plus tôt, ou trouvez un endroit calme et bien éclairé. Faites le nécessaire pour que leur manque d’expérience ne constitue pas un obstacle.
2. Créez le bon environnement
Même si l’entretien se déroule en ligne, l’environnement physique reste important pour le recrutement par vidéo. Si vous êtes dans une grande salle, assurez-vous de réserver tout l’espace pour l’entretien afin qu’il n’y ait pas d’interruptions.
Conseil pratique : assurez-vous que votre source de lumière éclaire votre visage et non votre dos. Par exemple, vous devriez vous positionner de telle façon qu’une fenêtre soit devant vous et non derrière. De cette façon, vous apparaîtrez clairement sur l’écran et vous éviterez d’être masqué par le contrejour.
3. Configurez le matériel et préparez-vous
Le jour est venu ! Il est temps de configurer le matériel et de vous préparer pour votre entretien par vidéo.
- Testez vos écouteurs ou votre casque audio. Même si vous avez réservé une salle où le silence semble régner, le candidat recevra un son de meilleure qualité si vous utilisez un casque (ou des écouteurs) et un petit haut-parleur. Autrement, le son sera de mauvaise qualité ou créera de l’écho de l’autre côté.
- Vérifiez votre connexion Internet. Si la connexion n’est pas stable, envisagez de partager un signal Internet à partir d’un autre appareil qui fournit une meilleure connexion, votre smartphone par exemple.
- Testez l’audio et la vidéo. Vérifiez que votre logiciel de visioconférence détecte vos sources audio et vidéo. Si vous utilisez un casque ou des écouteurs, vous allez devoir accéder aux paramètres pour sélectionner cette source au lieu des haut-parleurs internes.
- Restez professionnel. Même si vous ne rencontrez pas le candidat en personne, vous devriez considérer l’entretien vidéo comme un entretien en face à face. Assurez-vous de vous habiller comme vous le feriez normalement pour une réunion de bureau, tenez-vous droit, et focalisez votre attention sur l’écran. Cela fera comprendre au candidat qu’il s’agit d’un entretien en bonne et due forme.
- Ouvrez une fenêtre sur votre écran pour prendre des notes. Tout comme vous le feriez pour les entretiens en personne, vous devrez prendre des notes, surtout si vous suivez des entretiens structurés. Assurez-vous que cette fenêtre soit facilement accessible et qu’elle ne gênera pas l’affichage sur l’écran.
Soyez toujours le premier à rejoindre l’entretien en ligne pour que les candidats ne commencent pas à se poser des questions.
4. Soyez toujours le premier à rejoindre la visioconférence
Si les candidats sont déjà nerveux à l’idée de passer un entretien, ils doivent gérer un stress supplémentaire lorsque l’entretien est conduit en ligne et qu’il y a un risque d’imprévus. Si le candidat démarre l’appel et reste à attendre le recruteur devant un écran vide, il finira par penser qu’un problème est survenu ou que la connexion ne fonctionne pas.
Tranquillisez le candidat en rejoignant la visioconférence en premier.
5. Brisez la glace avec une discussion initiale
Généralement, si un candidat se présente pour un entretien en personne, vous commenceriez par lui faire visiter les bureaux ou lui poser quelques questions générales sur son parcours en lui proposant une tasse de thé ou de café. Cet accueil contribuerait à briser la glace.
Naturellement, lors de l’entretien vidéo, il vous est impossible de faire de même. C’est pourquoi vous devez vous assurer de prévoir quelques questions à poser avant le début de l’entretien pour détendre l’atmosphère. Ces questions contribueront à tranquilliser le candidat si ce dernier semble tendu.
Passez en revue le CV de votre candidat pour être en mesure de trouver des questions personnelles à lui poser pour détendre l’atmosphère. Par exemple, vous pourriez lui poser des questions sur l’université où il a étudié, ou le diplôme qu’il a obtenu. Ou s’il vient de rentrer de vacances, par exemple, vous pourriez lui demander où il est allé. Assurez-vous cependant de poser des questions simples et générales.
6. Présentez les étapes à suivre
Une fois que vous aurez terminé l’entretien en ligne, envoyez un e-mail concis au candidat pour lui présenter les étapes suivantes en fonction de ce que vous avez convenu. C’est quelque chose que vous devriez faire à la fois pour les entretiens vidéo et les entretiens en face à face. Mais cela s’avère indispensable si vous n’avez pas rencontré le candidat en personne. Cette étape contribuera à une gestion efficace des attentes, qui est un ingrédient essentiel pour promouvoir une bonne expérience candidat.
Conseils d’une recruteuse pour maîtriser l'entretien vidéo
Une fois que vous aurez maîtrisé les entretiens vidéo, ils deviendront l’un de vos outils de recrutement les plus puissants en vous permettant de prendre des décisions de recrutement et d’envoyer des propositions d’offre d’emploi sans jamais avoir rencontré les candidats en personne. Bien que cela puisse sembler incroyable, il y a de nombreux recruteurs qui utilisent déjà cette technique avec leur équipe en obtenant d’excellents résultats.
Rebecca Clarke, responsable de l’acquisition de talents chez Recruitee, est une recruteuse professionnelle qui exploite parfaitement le potentiel des entretiens par vidéo. Avec le nombre croissant de candidatures étrangères que nous recevons à Recruitee, il ne lui est pas toujours possible de rencontrer les candidats en personne. Rebecca partage certaines des meilleures pratiques qu’elle suit pour recruter avec succès des ressources qui passent par un processus d’entretien d’embauche en video :
Comment mener un entretien en ligne
Sans un contact en face à face, le premier défi à relever sera de créer un rapport avec le candidat : « Si vous comptez recruter uniquement à travers des entretiens vidéo ou des entretiens à distance, vous devez prendre le temps d’avoir une discussion avec les candidats pour apprendre à mieux les connaître ».
Une fois que la discussion aura pris un bon départ, vous allez devoir suivre un format d’entretien légèrement différent en ligne : « Lorsque vous posez des questions situationnelles, donnez suffisamment de temps au candidat pour lui permettre de réfléchir sans pression. Vous n’avez pas besoin de combler les silences ou les vides dans la conversation. Prenez note des indices de langage corporel et des compétences sociales. Bien que cela puisse être initialement difficile, tentez de prêter attention au ton, aux expressions, au contact visuel, etc.
« Posez-vous des questions au cours de l’entretien : le candidat vous écoute-t-il ? Est-il engagé dans la conversation ? Semble-t-il passionné lorsqu’il s’exprime ? Une réflexion plus ciblée sur ces points vous permettra de mieux évaluer le candidat lors de l’entretien vidéo. »
Comme dans tout entretien, il y a quelques points auxquels il faut prêter attention. « Si le candidat ne prend pas la peine de se renseigner sur le poste, cela démontre clairement un manque d’engagement de sa part et constitue un gros problème dans le cadre d’un entretien par vidéo sans contact direct qui pourrait conduire à un déménagement à des fins professionnelles ».
Suivez les étapes fondamentales de votre processus d’entretien
Rebecca partage son meilleur conseil en ce qui concerne la conduite d’un entretien par vidéo : « Restez fidèle à votre processus, mais adaptez-le. Vous commettriez une erreur en sautant l’évaluation des compétences ou la phase d’essai. Ici à Recruitee, on organise une matinée complète d’essai au bureau avec une tâche à compléter et une présentation à donner. Pour les candidats que nous comptons recruter uniquement à travers des entretiens vidéo, la seule différence est que l’évaluation est réalisée en ligne. »
Si vous avez l’habitude de réaliser des évaluations de candidats ou d’inviter ces derniers à passer une période d’essai, ne laissez pas la nature virtuelle du processus altérer ces étapes vitales.
Consolidez votre expérience candidat
Même si l’expérience candidat a toujours occupé une place vitale, en l’absence de contact direct, son importance se décuple. « Puisque vous ne pouvez pas serrer la main des candidats ou leur souhaiter la bienvenue comme vous le feriez normalement, vous devez veiller à les tenir au courant et à leur offrir une expérience complète », explique Rebecca.
Pour les recrutements réalisés par le biais d’entretiens vidéo, Rebecca souligne qu’une rencontre en personne s’impose. « Le déménagement est une étape importante. Organisez une rencontre avec le candidat qui a été retenu dès qu’il arrive dans votre ville ou pays pour lui souhaiter la bienvenue. Tentez de le rencontrer le premier jour de son arrivée ! »
Les outils de l'entretien vidéo
Voici quelques uns des outils les plus utilisés pour mener des entretiens vidéo. Veillez à ce que votre outil s'intègre avec votre ATS pour un processus simplifié.
En suivant les bonnes pratiques partagées dans cet article, et avec les bons outils, vous serez en mesure de maîtriser l’art des entretiens vidéo en un temps record !
