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Comment recruter une équipe à distance ?

Cette semaine, la plupart des employés du monde entier se sont retrouvés à répondre aux appels et aux e-mails depuis leur domicile, alors que les équipes se sont tournées vers le télé-travail en réponse à la pandémie de coronavirus.

Il est raisonnable de penser que le « bureau à domicile » deviendra la norme pour beaucoup d’entre nous jusqu’à ce que la crise se calme. Ce changement de dynamique sur le lieu de travail donne également matière à réflexion aux recruteurs.

Pour vous adapter, vous allez devoir intensifier vos efforts de recrutement à distance.

Alors, quand il s’agit d’embaucher d’excellents employés à distance, de constituer des équipes à distance, et probablement même de les embaucher à distance vous-même, par où commencer ?

Nous avons discuté avec Hotjar, une entreprise qui favorise le travail à distance et le développement personnel, pour tout savoir sur leur stratégie de recrutement à distance. Pour ceux qui ne le savent pas, Hotjar est gérée à distance par plus de 100 employés répartis dans 20 pays.

Découvrez ce que Sara Bent, spécialiste des People Ops chez Hotjar, a à dire sur le recrutement d’équipes à distance.

À quoi ressemble votre processus de recrutement ?

Nous avons un processus de candidature étape par étape. Tout d’abord, les candidats remplissent des formulaires spécifiques pour chaque rôle, et après avoir examiné les formulaires et les CV, nous faisons passer les candidats sélectionnés à l’étape « vidéo ».

Nous envoyons donc aux candidats une liste de questions auxquelles nous aimerions qu’ils répondent et ils nous renvoient leurs réponses sous forme de vidéo.

L’étape suivante est un entretien virtuel d’une heure, qui implique généralement le recruteur et le(s) responsable(s) du recrutement. C’est à ce moment-là que nous apprenons vraiment à mieux connaître les candidats et que nous leur donnons également la possibilité d’en savoir plus sur nous.

En cas de réussite à l’issue de l’entretien, nous donnons aux candidats une tâche rémunérée sur trois jours. Encore une fois, ce programme est conçu pour chaque rôle, et nous essayons donc de donner aux candidats un avant-goût de ce qu’ils feraient s’ils travaillaient réellement chez Hotjar. Nous ajoutons les candidats sur Slack pour qu’ils puissent poser des questions sur le rôle et sur la tâche sur laquelle ils travaillent. Ils peuvent aussi rejoindre notre « Kitchen Channel » où nous organisons des conversations sur des sujets d’actualité.

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À ce stade, le candidat peut se faire une meilleure idée de la manière dont nous interagissons les uns avec les autres, et cela nous donne une très bonne idée de sa personnalité, de son engagement et nous permet également de connaître son style de travail.

Notre processus de recrutement devient beaucoup plus long avec toutes ces étapes, mais il est extrêmement important pour nous de nous de trouver la bonne personne.

Y a-t-il des choses spécifiques que vous recherchez lorsque les candidats rejoignent la « Kitchen Channel » sur Slack ?

Certaines personnes interagissent beaucoup sur cette chaîne, ce qui est bien, mais d’autres sont plus calmes ou peut-être plus introverties. En dehors de la « Kitchen Channel », il est plus important pour nous de voir comment les candidats interagissent avec les équipes et comment ils s’y prennent pour accomplir leurs tâches. Nous voulons voir dans quelle mesure ils s’adressent aux gens et s’ils leur demandent des feedbacks.

Comment s’assurer que les candidats correspondent à l’entreprise ?

Il y a une citation qui dit que « l’embauche c’est une attitude, pas seulement de l’expérience et des compétence ». Une grande partie de ce que nous recherchons est l’attitude d’une personne et nous essayons d’adapter nos questions, même au stade de la candidature, pour essayer de savoir quelle est son attitude vis-à-vis de la vie professionnelle à distance.

D’un point de vue pratique, le processus de recrutement long pose-t-il parfois problème ?

Nous sommes très francs à ce sujet dès début. Sur notre page carrières, nous avons un petit diagramme qui montre notre processus de recrutement. Tout le monde connaît chaque étape avant de postuler chez nous. Et lorsqu’ils postulent, ils reçoivent également un e-mail de réponse pour leur faire savoir que nous avons reçu leur candidature et qui indique le délai dans lequel nous répondrons. Nous savons que nous sommes confrontés à des entreprises qui évoluent plus rapidement et qu’il y a de fortes chances que la personne qui postule chez nous le fasse aussi ailleurs. Je pense que, pour nous, cela joue aussi pour trouver la personne qui correspond à Hotjar et vice-versa.

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Comment le fait d’avoir des équipes à distance a-t-il façonné vos valeurs fondamentales en tant qu’entreprise ?

Je pense que cela fonctionne dans les deux sens. Nos équipes à distance ont également eu un impact sur nos valeurs. L’une d’entre elles est de « construire la confiance dans la transparence ». Lorsque nous travaillons à distance, nous ne nous voyons que lors de deux séminaires d’entreprise. Il est donc très important que nous soyons transparents et ouverts les uns envers les autres.

Et la communication est une compétence clé lorsque l’on travaille à distance pour s’assurer que nous sommes tous sur la même longueur d’onde. « Travailler dans le respect » est une autre de nos valeurs. Nous devons donc veiller à ce que les gens respectent les différences, les origines et les cultures de chacun.

Y a-t-il des éléments qui peuvent vous empêcher d’embaucher des employés à distance ?

Nous sommes une entreprise axée sur l’esprit d’équipe et, comme nous sommes à distance, il est encore plus important de veiller à ce que les employés interagissent entre eux dans le cadre de leurs tâches, mais également socialement. Si nous constatons un manque d’interaction, cela peut être un frein pour nous. Une autre qualité que nous recherchons est une communication efficace. Si quelqu’un n’est pas clair ou est incapable de communiquer efficacement, cela peut s’avérer difficile.

Nous sommes une entreprise axée sur l'esprit d'équipe et, comme nous sommes à distance, il est encore plus important de veiller à ce que les employés interagissent entre eux.

Comment parvenez-vous à créer une expérience positive pour vos candidats à distance ?

Il s’agit en grande partie de gérer les attentes, donc de s’assurer que les gens savent où ils en sont dans le processus d’embauche, notamment en termes de délais.

Chaque fois que nous refusons des candidats à l’étape de la vidéo, de l’entretien ou des tests, nous envoyons généralement un sondage pour qu’ils puissent nous donner leur avis. Nous pouvons ensuite tenir compte de ces réactions et nous adapter en conséquence.

Quelles sont vos astuces ou conseils indispensables pour un recruteur qui débute à distance ?

Essayez de sourire. C’est facile à faire, mais quand on est en ligne avec quelqu’un, on n’a pas toujours la caméra allumée. Peut-être que la connexion internet n’est pas bonne. Mais si votre caméra est éteinte, le pauvre candidat ne fait que regarder un écran vide, ce qui n’est pas forcément une bonne expérience, et il est évident qu’il ne peut pas deviner votre expression, donc il lui est difficile de savoir comment les choses se passent. Mais si vous souriez, même lorsque vous parlez, cela fait une grande différence dans le ton de la voix et dans la façon dont vous vous adressez au candidat.

Quels sont vos outils préférés ou les outils les plus utiles pour recruter à distance ?

Si vous commencer à embaucher à distance, n’essayez pas de gérer les candidatures via des tableaux Excel car vous deviendriez vite fou. Il est évident que l’avantage d’embaucher à distance signifie que des personnes du monde entier peuvent postuler à vos emplois. Vous avez donc tendance à disposer d’une réserve de talents plus importante. Si vous essayez de garder une trace de ces personnes via des feuilles de calcul, cela va vite mal tourner.

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Nous utilisons Recruitee et c’est super utile pour pouvoir gérer les candidats tout au long du processus.

Au-delà de la crise sanitaire actuelle, pensez-vous que le recrutement à distance va se généraliser ?

Je pense que de plus en plus d’entreprises vont commencer à permettre à leurs employés de travailler à distance, et il y aura de plus en plus d’entreprises qui sont complètement remote comme Hotjar. Et donc, inévitablement, le recrutement à distance sera plus important. C’est tout simplement logique, et il est toujours préférable pour les recruteurs de pouvoir trouver d’excellents candidats dans un bassin de candidats beaucoup plus large.

Les points à retenir :

  • Recherchez les candidats qui font preuve de fortes aptitudes à communiquer, à demander du feedback et à interagir avec les autres
  • Communiquez aux candidats les délais du processus de candidature
  • Utilisez des outils de communication tels que Slack pour encourager la conversation et l’interaction entre les nouveaux employés et les membres de l’équipe
  • Lorsque les candidats atteignent les dernières étapes du processus de recrutement, envisagez de leur faire passer un test pour voir comment ils travaillent à distance

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