Expérience Candidat

La lettre de refus de candidature est au coeur de l’expérience candidat

septembre 11, 2019

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La lettre de refus de candidature est au coeur de l’expérience candidat

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Chaque offre d’emploi postée en ligne génère en moyenne 250 candidatures. En d’autres termes, 99,6 % de l’expérience candidat est vécue par des candidats éliminés au cours du recrutement.

Vu sous cet angle, il est encore plus surprenant que le refus de candidature soit à ce point négligé par les équipes RH. Les chercheurs d’emploi rapportent que, pour la majorité des offres auxquelles ils ont répondu, ils n’ont reçu aucune réponse – pas même une simple lettre de refus de candidature !

Le marketing RH ne cesse de rendre les campagnes de recrutement plus efficaces et sophistiquées. Les experts RH ont-ils simplement oublié 99 % de leurs candidats ? Ourdissent-ils un complot secret, dont l’objectif serait de rendre le refus d’une candidature encore plus douloureux que nécessaire ?

Il est temps d’approfondir les relations entre recruteurs et candidats écartés, pour mieux rédiger une lettre de refus de candidature élégante et efficace.

Pourquoi faut-il écrire une lettre de refus de candidature ?

Nous venons de le démontrer : la lettre de refus de candidature détermine la qualité de l’expérience candidat. Toutes les raisons pour lesquelles une entreprise investit dans le marketing RH, sont autant de raisons d’écrire des lettres de refus qui ont du sens. Citons-en quelques-unes : 

  • Qu’il soit sélectionné ou non, chaque candidat fait déjà partie de l’écosystème de l’entreprise. A minima, il évolue dans le même secteur professionnel. Une mauvaise expérience candidat peut rapidement se retourner contre l’entreprise
    • 92 % des candidats découragent activement d’autres personnes de postuler auprès d’une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience (Robert Walters) ; 
    • et 52 % vont jusqu’à boycotter les produits desdites entreprises (CareerBuilder).
  • Les candidats écartés dans les dernières étapes de la campagne ont prouvé à la fois leur valeur et leur motivation. Ils sont très susceptibles d’être embauchés sur un autre poste… si l’entreprise conserve avec eux une relation de confiance. Or, 78 % des candidats refusent une nouvelle offre après une mauvaise expérience.

A l’heure où le ghosting se banalise, les recruteurs doivent montrer l’exemple. En consolidant la relation de l’entreprise avec les candidats qu’elle écarte, c’est l’ensemble du marché du travail qu’ils renforcent.

Pourquoi les recruteurs écrivent-ils peu de lettres de refus de candidature ?

Non, vraiment, il ne s’agit pas d’un complot anti-expérience candidat. Les recruteurs ont d’excellentes raisons d’hésiter à envoyer une lettre de refus de candidature. Et le marketing RH apporte désormais des solutions à chacune de ces hésitations.

Pas de temps pour les candidats perdants

La mission des équipes RH est de répondre aux besoins métier ; et elles ne disposent que de moyens limités pour la remplir. Tant qu’elles n’ont pas fait signer de contrat à une nouvelle recrue, tout investissement dans une relation candidat secondaire ressemble à une perte de temps.

Cette impression est trompeuse à double titre :

  • La relation de l’entreprise avec les candidats écartés impacte profondément l’expérience candidat et la marque employeur.
  • Et il n’est pas nécessaire que cette relation soit chronophage ! Depuis que les ATS se chargent des échanges avec les candidats, l’e-mail de refus de candidature devient un automatisme. 

Émotions vives et recruteurs sensibles

Annoncer à un candidat qu’il n’est pas retenu fait partie des tâches les plus pénibles des métiers RH. Qu’ils redoutent les émotions vives des candidats ou leurs propres réactions, de nombreux recruteurs se sentent prêts à sacrifier l’expérience candidat si cela leur évite ce moment difficile.

Mais la déception fait partie du processus de recrutement. Et elle sera d’autant plus violente si elle s’accompagne d’une rupture de la relation de confiance entre candidat et entreprise. En plus de l’assistance technique offerte par l’ATS, les responsables RH ont tout intérêt à former leurs équipes à cette mission emblématique de la marque employeur.

Une annonce de refus, et non une réouverture des négociations

Prendre contact avec une personne pour lui annoncer une réponse négative à sa candidature, c’est s’exposer à des réactions inattendues. Certains candidats saisissent ainsi l’occasion de « renégocier » leur candidature, et les recruteurs peinent à s’en défaire.

Là aussi, une formation vient compléter les outils HR Tech. Les recruteurs doivent parvenir à annoncer le refus de la candidature avec fermeté, tout en faisant preuve de pédagogie et de tact. Nul doute que ce talent s’avérera tout aussi utile dans la gestion de l’expérience collaborateur.

La personnalisation de l’expérience du candidat rejeté

L’expérience candidat repose sur la perception de l’entreprise par le candidat. Mais s’imagine-t’on vraiment que le candidat puisse conserver une image positive de l’entreprise qui le rejette ? La relation candidat peut-elle survivre à une lettre de refus ?

La réponse négative à une candidature est au coeur de l’expérience candidat. Et, comme le savent nos lecteurs les plus assidus, c’est sa personnalisation qui donne de la valeur à l’expérience candidat.

La relation candidat peut être sauvée et renforcée par l’annonce que la candidature n’a pas été retenue ; à condition que celle-ci apporte une valeur ajoutée au candidat. En personnalisant sa réponse – même négative – l’entreprise continue de se placer dans une position d’échanges avec le candidat. Elle prépare le terrain de sa réintégration dans son écosystème professionnel, voire même de sa future embauche !

Les ATS centralisent toute l’information disponible sur chaque candidature. 

  • La fonction Sourcing, qui englobe aussi la collecte et le tri des CVs, renseigne sur l’origine de la candidature.
  • La section Entretien candidat sauvegarde même des copies de certaines épreuves de présélection, telles que les entretiens vidéo différés.
  • La fonction Communication candidat retrace l’ensemble des échanges.
  • L’outil Recrutement collaboratif préserve les échanges et les feedbacks des recruteurs tout au long du processus.
  • Et bien sûr, le Viviers retient son profil qui s’enrichit à chaque expérience professionnelle.

La fiche ATS d’un candidat écarté au cours de la campagne devient donc une mine d’informations pour une réponse négative, mais personnalisée.

3 questions pour mieux écrire la lettre de refus de candidature

Il ne suffit pas de prendre conscience que la personnalisation de la réponse négative à une candidature va transformer l’expérience candidat qui lui est liée. Rejeter un candidat reste un exercice nécessaire mais délicat, que les équipes RH doivent aborder avec lucidité.

Pourquoi faut-il écrire une lettre de refus ?

En d’autres termes : pourquoi est-il mieux de refuser la candidature par écrit ?

La lettre – ou plus probablement l’e-mail de refus – n’exclut pas d’autres canaux d’échanges avec le candidat écarté. Mais elle doit rester à la base de cette étape du recrutement. 

  • D’abord, parce qu’il s’agit d’un code social. Un candidat qui reçoit un coup de fil, surtout à une étape avancée du recrutement, s’attend à une bonne nouvelle et sera d’autant plus déçu.
  • Ensuite, parce qu’elle permet au candidat comme au recruteur de mettre à distance les émotions, ainsi que de garder une trace écrite de cet échange crucial.
  • Enfin, parce que la rédaction et l’envoi d’un e-mail de refus de candidature peuvent faire l’objet d’une automatisation grâce à un ATS.

A l’âge de la HR Tech, « personnalisation » ne rime plus avec « heures supplémentaires pour les recruteurs ».

Faut-il envoyer un e-mail de refus de candidature à tous les candidats ?

Autant poser l’évidence. Oui, tous les candidats, sans exception, doivent recevoir une réponse à leur candidature. Il est inacceptable, pour une entreprise qui investit dans son marketing RH, de prétendre qu’un silence radio « fait bien comprendre » une réponse négative.

Il ne s’agit pas pour autant d’abuser des ressources de l’équipe RH. La personnalisation du refus doit être en rapport avec l’étape du recrutement à laquelle il survient. 

  • Réception de la candidature : un e-mail confirme la réception au candidat, et l’informe du délai dans lequel sa candidature sera considérée. S’il est écarté, un autre e-mail l’en informe. Celui-ci peut évoquer la raison retenue par l’ATS : formation insuffisante, manque d’expérience, etc. 
  • Présélection : Les candidats présélectionnés ont commencé à échanger avec l’entreprise. Ils ont passé un test de recrutement, ou ils ont participé à un entretien vidéo différé. L’e-mail de refus de candidature doit évidemment détailler les résultats des épreuves de présélection. Il peut proposer des pistes d’amélioration, tels que l’acquisition d’une compétence ou le retravail d’une réponse. 

Entretien d’embauche : Tout candidat qui a été reçu en entretien d’embauche doit se voir proposer un debriefing téléphonique avec la personne qui l’a rencontré. Le candidat reste bien sûr libre de refuser. Mais l’e-mail de refus doit assurer que cette proposition ne sera pas perçue comme une simple formule de politesse. Il peut par exemple contenir les disponibilités et les coordonnées du recruteur.

Qu’est-ce qui donne de la valeur ajoutée à un e-mail de refus de candidature ?

En deux mots : la personnalisation du feedback qu’il reçoit, et la continuité d’une relation de confiance avec l’entreprise peuvent transformer une réponse négative en expérience candidat positive.

Les recruteurs peuvent mobiliser les techniques suivantes – notamment pour les candidats reçus en présélection ou en entretien :

  • Adresser l’e-mail de refus de candidature directement au candidat, et le signer du nom de l’une des personnes avec laquelle il a échangé.
  • Remercier le candidat pour le temps qu’il a consacré au processus. 
  • Valoriser les points forts de la candidature (ex : « Vos 3 ans d’expérience sur un poste similaire vous donnent une excellente compréhension du métier. »)
  • Évoquer les détails précis de la candidature qui ont joué dans la décision de rejet (ex : « Ce poste n’a pas la portée internationale que vous recherchez. » ou « Votre manque de formation en management serait un problème sur ce poste. »)
  • Donner des pistes d’amélioration, tant au niveau des compétences que des talents.
  • Fixer un RDV, surtout pour les candidats les plus talentueux. (ex : « Nous vous invitons à nous recontacter lorsque vous aurez acquis une aisance professionnelle en anglais. ») 
  • Suggérer de postuler à d’autres postes précis, selon les motivations détectées ou les résultats d’un test.

L’ATS peut fournir les éléments de personnalisation qui feront la différence entre un message lambda et un e-mail de refus de candidature personnalisé. Mais au-delà du contenu, c’est le ton adopté – direct, empreint de sincérité et d’honnêteté intellectuelle – qui fera de l’e-mail de refus un atout pour la relation candidat.

Spécialiste de la transformation digitale, Gwladys Galloy jongle avec les équipes et les techniques de recrutement. Qu'il s'agisse de repérer de jeunes talents, de négocier avec des candidats seniors, ou de motiver vos équipes, elle partage avec vous le meilleur du recrutement 2.0 .
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