Peut-être parce qu’elles ont du mal à prendre l’onboarding au sérieux, de nombreuses entreprises négligent aussi l’un de ses outils les plus essentiels : le livret d’accueil. Les équipes métier le constatent pourtant sur le terrain, les DRH publient des notes internes sur le sujet, et les recruteurs le disent et le répètent : l’onboarding des nouveaux salariés, c’est important.
Et malgré cela, 32 % des nouvelles recrues se déclarent déçues par l’accompagnement reçu au cours de leur prise de poste, d’après une étude de la Harvard Business Review. Leur déception les conduit à se plaindre sur les réseaux sociaux, voire à chercher un nouveau poste. Cette mauvaise performance se traduit par un impact à court terme sur la marque employeur, et sur le succès du recrutement mal intégré.
Perçu comme désuet, vintage, et superflu, une brochure d’accueil bien conçue peut toutefois sauver une étape d’intégration bâclée.
Pourquoi les entreprises ratent-elles leur onboarding ?
Ne pas se préoccuper de l’onboarding revient à abandonner la course à 100 mètres de la ligne d’arrivée. Et ce n’est pas (seulement) un blog RH qui le dit ! Forbes et LinkedIn, parmi d’autres plateformes très orientées business, exposent les enjeux de l’intégration des nouveaux salariés avec pragmatisme. Par ailleurs, les lecteurs de Recruitee se rappelleront peut-être de précédents articles qui abordent dans le détail la mise en place d’un onboarding réussi, étape par étape.
Pourquoi donc près de 90 % des entreprises négligent-elles toujours l’optimisation de leur processus d’onboarding ? Comme souvent, les principales raisons de leur inertie peuvent être résumées en trois obstacles :
- Elles sous-estiment l’importance des enjeux liés à l’onboarding. Nous ne pouvons qu’espérer qu’à la lecture du précédent paragraphe, nos lecteurs les plus sceptiques remettront leurs préjugés en cause.
- Elles sont désemparées face à la complexité et à la durée d’un onboarding optimal, et hésitent quant au choix de la meilleure solution.
- Elles manquent de ressources pour mettre en oeuvre leurs résolutions et autres plans d’action pour une intégration réussie. Qu’il s’agisse de la passation réalisée par les recruteurs, ou encore de la disponibilité des équipes métier pour prendre en charge une nouvelle recrue sur la durée, c’est bien souvent la disponibilité humaine qui fait défaut à l’onboarding.
Il est temps que les entreprises se donnent les moyens de réussir leur recrutement jusqu’au bout. L’acquisition d’un ATS, qui fournit notamment une plateforme à partir de laquelle organiser le recrutement collaboratif, est un premier pas. La rédaction d’un livret d’accueil en est un second.
Ce dernier ne peut pas remplacer le processus d’intégration des nouveaux salariés à lui tout seul. Mais il assure la transmission d’informations essentielles, et représente une solution simple, efficace, et accessible à toutes les structures pour poser les bases de leur politique d’onboarding.
Le livret d’accueil en 7 questions
On l’aura compris, le but est ici d'élaborer un guide d’accueil en entreprise.
Qu’est ce qu’un livret d’accueil ?
Par définition, un livret d’accueil est un document qui contient les procédures de fonctionnement d'une entreprise. Il est généralement remis à un employé dès son premier jour de travail. Les employeurs utilisent le livret d’accueil pour établir les politiques de l’entreprise.
Il se présente sous un format papier ou numérique, et vise à faciliter la prise de poste des nouveaux salariés.
À qui s’adresse ce livre dans l’entreprise ?
Ce livret s’adresse aux nouveaux salariés, mais pas seulement ! Les collaborateurs déjà en poste, le management, et les équipes RH doivent pouvoir s’y référer pour clarifier toute incertitude relative au poste. N’oublions pas qu’une période d’intégration exhaustive peut s’étendre sur deux ans : bien assez longtemps pour chercher à approfondir le périmètre d’un poste ou le fonctionnement de l’entreprise.
À quoi sert le livret d’accueil en entreprise ?
Ce document apporte des réponses aux interrogations les plus évidentes au sujet de l’entreprise et du poste auquel il est associé. En ce sens, il s’avère très utile pour des raisons différentes selon les catégories d’utilisateurs :
- Il fournit des repères rapides et fiables aux nouveaux salariés, et leur évite notamment de poser des questions basiques voire gênantes sur leur nouveau poste - comme par exemple les horaires de bureau ou l’accès au parking.
- Il décharge l’équipe RH et l’équipe métier, en assurant la transmission d’un grand nombre d’informations de façon claire et accessible.
- Et il représente une vitrine de la marque employeur pour l’entreprise, tant par son design travaillé que par la marque d’attention qu’il adresse au nouveau salarié.
Est-il obligatoire ?
Certaines entreprises rédigent leur livret d’accueil sans attention particulière, en pensant se débarrasser d’une corvée administrative. Mais le livret n’est obligatoire que dans les établissements de santé, depuis 2002. Son utilisation est bien sûr recommandée pour n’importe quelle entreprise - autant soigner sa rédaction !
Quelles informations contient le parfait exemple de livret d’accueil en entreprise ?
S’il n’est pas obligatoire, un accord national de 2013 prévoit qu’il présente les éléments suivants :
- l’entreprise, son organisation, son histoire, son statut juridique, ses activités, ainsi que les informations de contact et les fonctions des principaux interlocuteurs administratifs et professionnels du salarié ;
- les locaux et le cadre de travail auxquels le poste est associé : restauration, horaires de travail, prise de congés, aides au transport et au logement ; ainsi que l’environnement informatique : équipements et autres outils, consignes d’utilisation, charte informatique… ;
- les informations d’ordre financier, de la procédure de paie aux dispositifs tels que le compte épargne-temps, l’épargne salariale, la participation au capital, ou l’intéressement ;
- la politique de bien-être au travail, les consignes minimales de sécurité et d’environnement, le règlement intérieur, les informations sur la complémentaire santé, et la prévoyance et des instances représentatives du personnel ;
- les avantages conventionnels associés au poste, l’intitulé de la convention collective qui lui est applicable, la liste des accords collectifs signés par l’entreprise, et la liste des informations de contact des représentants du personnel.
Certes, certains de ces éléments de contenu sont d’un abord assez rébarbatif. Mais les entreprises engagées dans leur politique d’onboarding savent faire preuve de créativité, et transforment sans peine leur livret en une vitrine de leur culture d’entreprise.
Quand le remettre aux nouveaux salariés ?
La plupart des entreprises remettent le livret d’accueil à leurs nouveaux salariés au cours de leur premier jour dans l’entreprise. C’est une solution logique s’il s’agit d’un véritable livre, et plus encore s’il fait partie d’un kit de bienvenue comprenant d’autres objets.
Mais les nouvelles recrues ont davantage de chances de le lire avant le tumulte de la prise de poste s’il leur est remis quelques jours avant leur arrivée !
Quel est le meilleur modèle pour un livret réussi ?
On peut bien sûr se contenter d’un document PDF, semblable à un simple mode d’emploi. Mais, pour augmenter les chances que le livret soit effectivement lu par les nouveaux salariés, mieux vaut se pencher attentivement sur sa conception. De nombreuses entreprises se sont donné pour objectif de créer un support original, utile, et reflet de leur marque employeur.
Créer un livret d’accueil original : 7 exemples à suivre
Si le contenu d’un livret d’accueil en entreprise digne de ce nom est assez codifié, les entreprises restent très libres en ce qui concerne sa présentation. Elles ont cependant tout à gagner à respecter trois règles de marketing essentielles :
- Simplifier l’information, en usant judicieusement de schémas et d’infographie ;
- Soigner l’esthétique - après tout, un bel objet est un gage de bienvenue envers un nouveau collaborateur ;
- Ne pas négliger une touche d’humour et un brin d’originalité, si la culture de l’entreprise s’y prête !
Les entreprises qui jouent le jeu mettent de véritables outils RH et professionnels à la disposition de leurs nouvelles recrues.
Valve : créateur de culture d’entreprise
L’éditeur de jeux vidéo Valve présente l’un des environnements de travail où un livret d’accueil est la solution parfaite aux enjeux de l’onboarding. Bien que le groupe compte aujourd’hui plusieurs milliers d’employés, il a préservé une culture start-up qui laisse beaucoup d’autonomie aux salariés, en laissant la hiérarchie et même la vie de bureau de côté.
Son livret reflète et fluidifie cette culture d’entreprise décalée, avec pragmatisme et humour.
Cactus : un livret et un kit de bienvenue
L’agence de publicité Cactus a conçu son kit de bienvenue comme « une aide pour orienter les équipes dans leur chemin vers la coolitude ». Il contient des accessoires métier personnalisés et chers aux graphistes, une lettre personnalisée adressée au nouveau salarié, et bien sûr, un livre d’accueil au design léché.
Facebook : le Livre des Visages
Facebook étend son goût pour l’innovation culturelle au « petit livre rouge » qui est remis à chaque nouvel employé depuis 2012, année où le réseau social a dépassé le milliard d’abonnés.
Ogilvy & Mather’s : un onboarding au coeur de la culture d’entreprise
L’agence de relations publiques Ogilvy & Mather s’est rendue célèbre par le best-seller écrit par David Ogilvy, l’un de ses fondateurs : Les 8 habitudes des créatifs. Lesdites bonnes pratiques sont aujourd’hui au coeur de la culture d’entreprise de l’agence, et de son livret !
HubSpot : l’onboarding transparent
Ce livret est la preuve qu’on peut accomplir beaucoup, même avec un format PowerPoint traditionnel. En le partageant publiquement sur SlideShare, HubSpot pratiquent la transparence qu'ils prêchent dans le processus.
Sterling Mining Co : le livret 2.0
Le livret de Sterling Mining Co en ligne est un site défilant d'une page qui fournit des informations intelligentes, créatives et communicatives aux nouveaux salariés comme aux employés existants. Dans la même lignée qu’HubSpot, c’est un bon moyen de tirer parti des nouvelles technologies.
Microsoft : une intégration à plus d’un titre
Et pour un dernier exemple, la preuve que le livret d’accueil n’a rien d’un gadget, et peut être mis au service de certaines des missions les plus délicates de l’entreprise.
Ce petit livre rouge (encore) avait été secrètement mis à la disposition des 20 000 employés de Nokia par Microsoft, en prévision de la prochaine fusion des deux entreprises.
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