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Le principal intérêt de votre logiciel de recrutement ? Il est facile à utiliser.

Certaines Directions des RH abordent la HR Tech dans une logique du “tout ou rien”.

Soit elles se laissent séduire par des outils trop sophistiqués pour avoir dépassé le stade expérimental. Ainsi, malgré des promesses futuristes, l’intelligence artificielle appliquée au recrutement s’avère décevante sur le terrain.

Soit elles se montrent peu impressionnées par des logiciels de recrutement dont les fonctionnalités – diffusion des offres, collecte des CV, organisation des entretiens… – peuvent être assurées par des outils “maison” et gratuits.

Cette attitude explique pourquoi un tiers des équipes françaises fonctionnent encore avec des outils RH rudimentaires. Comme elles, vous pouvez vous contenter de dossiers papier, de tableurs Excel, et de chaînes d’emails. Après tout, d’après l’APEC, 30% des entreprises équipées d’un ATS (Applicant Tracking System) ne s’en sont pas servi lors de leur dernier recrutement.

Sinon, vous pouvez soulager vos équipes et préparer leur futur, en choisissant un logiciel de recrutement qu’elles vont réellement utiliser. Votre meilleur critère de choix ? L’expérience utilisateur.

L’expérience utilisateur ne concerne pas que vos candidats

On parle de plus en plus de l’expérience candidat, qui recoupe en partie l’expérience utilisateur de votre logiciel de recrutement. Des recherches sur les plateformes d’emploi à la candidature sur votre site carrières, vos outils RH fondent la relation des candidats avec votre entreprise. Un travail sur l’expérience candidat est essentiel à une marque employeur solide.

Mais certains professionnels des RH vont au devant de mauvaises surprises lors de leur prise de poste. Recrutés dans une entreprise adepte de l’expérience candidat, ils sont déçus par l’envers du décor, et ne prolongent pas leur période d’essai.

Une expérience collaborateur dégradée, qui limite les capacités de vos équipes par ses pratiques chronophages, vous coûtera cher en fuite de talents.

L’UX Design de votre logiciel de recrutement ne sert pas qu’à “faire joli”

Un outil facile à utiliser, c’est d’abord un outil agréable à utiliser. L’esthétique de votre logiciel de recrutement détermine son adoption par vos équipes ! Elle est couverte par un travail sur l’UI (User Interface), qui fait elle-même partie de l’UX Design de votre logiciel de recrutement.

Cependant, l’UX Design (de User eXperience) ne se limite pas aux enjeux esthétiques : il apporte des solutions à vos besoins métier. L’UX Design mène une réflexion de fond sur les irritants opérationnels qui gênent vos équipes, et y répond avec pragmatisme et ergonomie.

C’est pourquoi les logiciels de recrutement cherchent d’abord à mettre fin à des tâches rébarbatives et chronophages. Ils allègent la charge de travail de vos équipes et améliorent leur expérience utilisateur en quelques fonctionnalités  :

  • La multidiffusion des offres de poste sur les plateformes d’emploi ;
  • La collecte des candidatures, à partir desdites plateformes d’emploi mais aussi de votre site carrières. Celui-ci est l’une de vos principales interfaces d’échanges avec vos candidats, et l’ambassadeur de votre marque employeur.
  • Le tri des candidatures, leur attribution à vos recruteurs, et l’implication de vos collaborateurs opérationnels. Le recrutement collaboratif et la création d’une réserve de talents améliorent le sourcing de vos candidats.
  • La prise de rendez-vous et l’organisation des entretiens. Par exemple, l’outil de synchronisation des agendas Recruitee donne une visibilité en temps réel sur les créneaux disponibles.
  • Le suivi de chaque candidature. L’ATS (Applicant Tracking System) de Recruitee centralise les informations disponibles sur chaque candidat dès son entrée dans le pipeline. Ce dossier candidat s’enrichit à chaque étape du processus de recrutement.
  • Le pilotage de la performance de votre recrutement, grâce à un dashboard d’indicateurs automatisés qui ciblent vos objectifs.

En l’absence d’un logiciel de recrutement, ces tâches créent des silos au sein de votre organisation. La rétention d’information et le manque de collaboration érodent la compétitivité de votre équipe actuelle, ainsi que sa capacité à se renouveler par le recrutement.

Choisir un logiciel de recrutement que vos équipes vont (vraiment) utiliser

En revanche, aucune de ces améliorations ne se concrétisera si personne n’utilise votre logiciel de recrutement. Assurer l’adoption des nouveaux outils est un enjeu récurrent de la transformation digitale, à tous les niveaux de l’entreprise. Les principales difficultés viennent de la complexité des outils, voire de la formation des collaborateurs non-experts. Il devient “plus simple” de contourner un logiciel de recrutement trop technique.

Voici quelques critères sur la base desquels évaluer l’UX Design de votre futur logiciel de recrutement, et ainsi prédire son taux d’adoption :

  • Votre nouvel outil est-il agréable à regarder et à utiliser ? La navigation est-elle fluide et intuitive ? Fait-il preuve d’une recherche humoristique ou esthétique ? Ces considérations sont loin d’être superficielles, lorsqu’elles concernent une interface que vos équipes vont utiliser au quotidien. Par exemple, un outil dont les menus présentent plus de 3 niveaux de profondeur est déjà trop complexe.
  • Améliore-t’il autant l’expérience candidat que l’expérience collaborateur ? Votre marque employeur doit se montrer cohérente à 360°.
  • Est-il facile de se former à son utilisation ? “Less is more” est un principe essentiel de l’UX Design : les principales fonctionnalités doivent être accessibles en 3 clics maximum. Certains des outils les plus efficaces reprennent des web standards déjà maîtrisés par vos équipes.
  • Pensez à vos collaborateurs les plus mobiles ! Votre outil doit être conçu en responsive design, pour être utilisable sur poste fixe, sur smartphone, et sur tablette. Prenez en compte l’affichage ergonomique des pages, mais aussi l’adaptation à chaque support. Ainsi, les fonctions tactiles s’imposent en format mobile, mais pas sur ordinateur.
  • Enfin, choisissez un outil qui évolue avec la croissance de votre entreprise. Une start-up, une PME, et un grand groupe n’ont pas les mêmes besoins de recrutement. Anticipez la transition en vous assurant de pouvoir personnaliser votre logiciel de recrutement. Il doit s’intégrer à vos autres outils SI (CRM, etc) ; mais aussi être géré de façon autonome par vos équipes.

Le recrutement est une activité collective. En impliquant vos collaborateurs dans le choix de votre logiciel de recrutement, vous améliorez leur engagement ainsi que son futur taux d’adoption.

Les meilleurs éditeurs de logiciels vous proposeront d’organiser un test gratuit de leur outil sur le terrain. Sélectionnez un périmètre pilote, tel qu’un recrutement sur un poste à faible impact stratégique. Observer l’impact du logiciel de recrutement déployé dans votre entreprise vous aidera à confirmer votre choix.

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