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Logiciel de recrutement : quand et comment y passer ?

Il peut être très excitant de commencer le recrutement pour votre équipe ou votre entreprise. Pour certains, c’est même une passion. Il n’y a qu’à voir les discussions enflammées sur les chaînes Slack ou la communauté des recruteurs sur Twitter. Mais, poussé à une certaine échelle, le recrutement peut devenir un processus long et complexe

C’est généralement à ce moment que vous commencez à vous renseigner sur des outils pour alléger la charge de travail. Et puis vous découvrez l’existence des ATS (ou Applicant Tracking System, outil de suivi de candidature en Français). 

Ces logiciels de recrutement permettent de centraliser et d’optimiser de nombreuses tâches du quotidien du recruteur. Mais plusieurs questions subsistent : vous faut-il absolument un ATS ? À quel stade de votre croissance avez-vous besoin d’un ATS ? Comment débuter sur un ATS ?

Faisons le point ensemble.

Quand passer à un logiciel de recrutement ?
Exemples de cas
 Comment débuter sur un logiciel de recrutement ?

Quand passer à un logiciel de recrutement ?

Évidemment, nous vous conseillerons de travailler avec un ATS le plus tôt possible pour plusieurs raisons. 

Premièrement, le temps d’un recruteur est précieux. Beaucoup de tâches manuelles comme le suivi des CV ou l’organisation d’entretiens sont chronophages. Automatiser ces tâches permet de vous libérer du temps pour d’autres missions plus importantes, surtout si vous êtes dans une structure à forte croissance.

Ensuite, la plupart des logiciels de recrutement offrent des solutions conformes au RGPD. Il n’est pas toujours facile de saisir toutes les nuances de cette réglementation européenne et il l’est encore moins de s’assurer que votre processus de recrutement y est entièrement conforme. Pour y remédier et éviter ce casse-tête, il est plus simple de gérer votre recrutement depuis un ATS qui assure pour vous la conformité du processus de recrutement.

Enfin, plusieurs ATS vous offrent la possibilité de construire un site carrière où promouvoir vos offres. Le site carrière est la pierre angulaire de votre marque employeur et il est important de l’optimiser pour refléter vos ambitions de recrutement. Vous souhaitez centraliser toutes vos offres d’emploi et les avantages que vous offrez dans un site à vos couleurs. Mais plutôt que de faire appel à une agence qui vous coûtera cher, pourquoi ne pas opter pour un logiciel qui vous en donnera la possibilité ?

Tous ces avantages sont utiles à n’importe quel stade de la vie d’une entreprise. Il n’est évidemment pas toujours possible de travailler avec les outils de votre choix. Des questions de budget ou de politique d’entreprise peuvent être en jeu. Cependant, voici quelques signes qu’il est temps pour vous de passer à un ATS : 

1. Vous n’arrivez pas à embaucher suffisamment de personnes

Selon une étude de 2016, 60 % des chercheurs d’emploi abandonnent un processus de candidature lorsque celui-ci est trop long ou complexe. Imaginez donc le nombre de candidats que vous perdez si c’est le cas pour votre processus. Vous devez donc avoir une expérience candidat optimale. Pour ce faire, la plupart des logiciels de recrutement permettent de simplifier votre processus à l’aide d’automatisations de tâches et de centralisation des données. Pour les candidats : fini les dizaines de formulaires à remplir et les attentes interminables. Pour vous : plus de candidatures. C’est gagnant-gagnant.

Le logiciel Recruitee analyse aussi votre offre d’emploi grâce à l’Intelligence Artificielle et vous suggère les meilleurs job boards où la poster, pour vous assurer de toucher les candidats que vous recherchez.

2. Vous embauchez beaucoup de personnes

Qui dit croissance rapide dit recrutement à grande échelle. Mais cela peut rapidement devenir une source d’anxiété si vous devez gérer des dizaines d’offres d’emploi et des centaines de candidatures. Votre boîte mail devient un champ de bataille et vous pouvez vous y perdre. C’est à ce moment qu’intervient un ATS. Petit outil formidable, il remettra au propre tout votre processus de recrutement. Par exemple, la vue Kanban est très appréciée des recruteurs car elle permet de visualiser simplement l’avancée des candidats dans le processus.

La vue Kanban de Recruitee permet de visualiser les candidats dans les différentes étapes du processus de recrutement.

3. Vous n’avez pas beaucoup de temps à accorder au recrutement

Toutes les entreprises n’ont pas la chance d’avoir un recruteur ou une équipe de recrutement au sein de leurs rangs. Vous savez sûrement à quel point le recrutement peut se transformer en une lourde mission administrative. Suivre les candidatures, rédiger et envoyer des e-mails, organiser des entretiens… Ces tâches vont prendront un temps précieux que vous ne pourrez pas dépenser ailleurs. 

Un bon ATS vous aidera avec toutes ces tâches administratives : suivi automatique, modèles d’emails, messages envoyés automatiquement, planificateur d’entretien… Vous pourrez donc vous concentrer sur l’essentiel : évaluer et choisir les bons talents pour votre organisation.

4. Vous avez besoin de données et de statistiques avancées sur votre recrutement

Une fois que vous avez atteint un certain niveau de croissance, vous pouvez commencer à avoir besoin de rapports et de données sur votre recrutement. Ces rapports peuvent par exemple servir à justifier le budget recrutement à vos responsables. 

Mais principalement, les rapports vous aident à analyser votre processus de recrutement, à identifier ce qui fonctionne, ainsi que là où vous devez vous améliorer. Ainsi, les rapports sont une aide précieuse pour améliorer et optimiser votre recrutement.

Et ça tombe bien, nous sommes fiers de présenter les statistiques de recrutement les plus avancées de l’industrie !

Les rapports et les statistiques de recrutement de Recruitee font partie des plus avancées de l'industrie des logiciels de recrutement.

5. Vous manquez de communication avec votre équipe

L’une des principales erreurs que vous pouvez faire lors de votre recrutement est de le gérer seul. Un recrutement collaboratif vous permet d’avoir le point de vue de plusieurs employés (qui n’ont pas forcément le même poste et donc pas la même vision), et d’éviter les biais de recrutement.

Cependant, il n’est pas toujours évident de gérer un recrutement à plusieurs. La communication entre les membres de l’équipe peut être le principal frein.

Chez Recruitee, nous valorisons le recrutement collaboratif. C’est pourquoi nous ne limitons pas le nombre de membres ayant accès à un compte dans le logiciel.

6. Vous avez besoin d’un recrutement conforme au RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données est effectif depuis 2018. Il s’applique à toutes les entreprises qui gèrent des données de citoyens de l’Union Européenne. Le RGPD implique donc un grand bouleversement dans votre processus de recrutement et dans la façon dont vous obtenez et gérez les données des candidats. 

Pour ne pas vous compliquer la tâche et vous faire investir des ressources pour la conformité de votre recrutement, utilisez plutôt un ATS qui vous aide à être conforme au RGPD. De nombreux logiciels de recrutement offrent en effet des fonctionnalités de sécurité et de conformité.

Découvrez ici comment Recruitee s’est conformé au RGPD et est devenu le premier ATS à être entièrement conforme.

Comment commencer sur un logiciel de recrutement ?

Intégrez vos employés au logiciel

Débuter sur un ATS est plus facile si vous avez du soutien. Vous devez obtenir l’adhésion non seulement de l’équipe de recrutement, mais aussi de tous ceux qui travailleront avec le système. Si votre équipe rejette votre choix d’ATS, vous ne pourrez pas vraiment profiter des avantages qu’il offre.

Le moyen le plus simple de faire participer les employés au changement est de prendre en compte leur avis au moment du choix du logiciel.

Faites en sorte que chacun des employés qui se servira du logiciel soit formé et connaisse ses fonctionnalités et possibilités. Votre travail sera bien plus facile.

Travaillez avec le fournisseur de l’ATS

Il est important d’établir une relation avec le créateur de votre ATS. Il peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel en vous montrant différentes fonctionnalités et différentes façons d’utiliser le système. Il est également important pour le fournisseur de s’assurer que vos débuts sur le logiciel se passent sans encombre et que vous êtes satisfaits avec le produit. 

Par exemple, Recruitee a été récompensé pour son très bon service client. Des gestionnaires de compte dédiés s’assurent également de votre formation et de votre succès sur la plateforme.

Consultez les ressources du logiciel

En plus de l’aide que peut vous apporter le service support de l’ATS, n’oubliez pas de consulter les ressources en ligne qu’il propose. Veillez à ce que chaque membre de votre recrutement sache où trouver les ressources dont il peut avoir besoin. Recruitee fournit ainsi de nombreuses vidéos et articles pour vous aider à comprendre chaque fonctionnalité et à tirer le meilleur de la plateforme. À découvrir sur le centre d’aide.

Intégrez vos applications préférées

Il est rare aujourd’hui qu’une entreprise n’utilise qu’un seul outil pour ses différents besoins. Il serait donc ainsi erroné de penser qu’un ATS est le seul logiciel dont vous vous servez. Pour faciliter votre flux de travail et vous faire gagner du temps, beaucoup d’ATS se connectent maintenant avec d’autres outils comme les calendriers, les boîtes e-mail, d’autres logiciels de ressources humaines et bien plus encore.

Recruitee a récemment lancé son Marché des Intégrations, qui vous permet de visualiser facilement toutes les applications avec lesquelles vous pouvez intégrer votre logiciel Recruitee. 

Donnez vous un but

Une fois que vous avez choisi un ATS, mais avant de commencer son déploiement, réfléchissez à la façon dont ce nouveau système s’intégrera dans votre entreprise. Identifiez ce que vous espérez obtenir de votre ATS et comment y parvenir. Fixer des objectifs vous aidera à rester sur la bonne voie lors du déploiement de nouveaux processus et vous permettra d’évaluer votre succès par la suite.

Vos objectifs peuvent comprendre, par exemple, les éléments suivants :

  • Réduire le temps d’embauche
  • Augmenter le nombre de candidats qui postulent à vos offres
  • Améliorer l’expérience candidat grâce à une communication plus personnalisée.

Il peut être tentant de vouloir tester toutes les fonctionnalités de votre nouveau logiciel, mais gardez également vos objectifs en tête, pour rester sur la bonne voie.

Ayez un plan

Une fois que vous avez clairement défini vos objectifs, planifiez le déploiement du nouveau logiciel. La clé d’une mise en œuvre réussie d’un ATS est un plan d’action qui tient compte, entre autres, des rôles de chacun dans le processus.

Rôles

La plupart des ATS offrent des rôles d’utilisateur variables, avec des niveaux d’accès aux données et aux fonctionnalités différents. Désignez le rôle de chaque personne dans le système, en commençant par les administrateurs. Désignez également une personne qui sera « responsable » du logiciel pendant la période de déploiement et qui deviendra l’expert et le point de contact pour les questions et les problèmes liés au logiciel. Au fil du temps, cette personne pourra former une ou plusieurs autres personnes pour gérer le système.

Flux de travail

Dans votre plan, pensez au déroulement de chaque partie du processus de recrutement, de la publication d’une offre d’emploi à l’embauche d’un candidat. Incluez autant de détails que possible pour chaque étape du processus, y compris le responsable de chaque action. Au fur et à mesure de la mise en œuvre, cette feuille de route sera essentielle pour s’assurer que chacun connaît ses responsabilités.

Calendrier

Le début de l’année peut sembler être un bon moment pour commencer avec un nouveau système, mais le premier trimestre est généralement l’une des périodes les plus chargées de l’année pour les responsables du recrutement. Installer un nouveau système alors que le personnel est déjà débordé risque d’accroître le stress et de conduire à des erreurs. Prévoyez plutôt de faire coïncider votre transition avec une période de calme dans le cycle d’embauche.

Donnez des retours au fournisseur

L’une des meilleures façons d’utiliser un logiciel et de l’améliorer est de d’envoyer des feedbacks au fabricant. Cela lui permettra de corriger les problèmes existants et de prendre en compte vos suggestions pour développer une version du produit qui se rapproche encore plus de vos besoins.

Inspirez vous des autres utilisateurs

Les logiciels de service n’hésitent généralement pas à mettre des clients en avant, à travers des études de cas et des interviews clients. Lisez ou regardez comment les autres entreprises utilisent le logiciel pour leur recrutement et inspirez vous de leurs conseils. Peut-être que dans le futur, c’est votre entreprise qui sera mise en avant pour une nouvelle success story. 

Retrouvez les clients de Recruitee et leurs histoires ici. 

Pour aller plus loin, découvrez le guide de débutant de Recruitee et comment démarrer sur le logiciel.

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