Articles

Onboarding à distance : les bonnes pratiques

De plus en plus de salariés sont amenés à travailler à distance. Que la démarche soit volontaire, pour acquérir une meilleure qualité de vie, ou forcée, comme durant la crise récente du Covid-19, le monde du travail a dû s’adapter à de nouvelles spécificités.

La distance ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais plutôt comme une opportunité pour apporter de l’innovation au processus d’intégration. Ce dernier doit faire l’objet d’une attention particulière pour que la relation collaborateur / entreprise soit profitable. L’intégration d’un nouveau salarié est, après tout, un pilier fondamental de l’expérience collaborateur.

Découvrez les bonnes pratiques pour mettre en oeuvre un onboarding à distance réussi.

Préparer efficacement l’intégration à distance

Un onboarding à distance fonctionne essentiellement grâce à la technologie. Ainsi, il est essentiel de s’assurer que la nouvelle recrue ait accès sans difficultés aux outils informatiques et aux logiciels, dès le premier jour de travail.

Suite à la récente crise sanitaire, de nombreuses entreprises comme Oodrive ont mis en place un système permettant aux nouveaux collaborateurs de recevoir leur matériel informatique et technologique déjà configuré par coursier. Ainsi, les nouvelles recrues n’ont pas besoin de se déplacer.

Pour des raisons de sécurité, il est préférable de transmettre les informations de connexion séparément. Les moyens de contact du support informatique doivent clairement être communiqués et facilement accessibles.

Afin d’initier la nouvelle recrue à votre branding, pourquoi ne pas ajouter un welcome pack ? Si ce concept est loin d’être nouveau, il reste pourtant très populaire. C’est un bon moyen de souhaiter la bienvenue et de développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Pour encore plus d’impact, il est intéressant d’y ajouter une touche personnelle. Une note de bienvenue de la part du manager, une plante décorative, des snacks etc. osez sortir du lot !

Miser sur une gestion de l’administratif RH à distance

Si le recrutement à distance est pratiqué par un nombre croissant d’entreprises, il est également possible de finaliser une embauche sans interaction physique. Le service ressources humaines peut ainsi signer le contrat à la main et l’envoyer par courrier. Toutefois, pour plus de simplicité et de rapidité, il existe des services de signatures électroniques sécurisés et autorisés par la loi. Parmi eux, on retrouve les solutions DocuSign, SignRequest ou encore HelloSign.

Bonne nouvelle ! Recruitee intègre maintenant ces plateformes dans son système de suivi des candidatures, voilà de quoi faire gagner du temps !

Les documents légaux nécessaires à l’employeur tels que : les documents d’identité, le relevé d’identité bancaire, le justificatif de domicile, le numéro de sécurité sociale etc. peuvent être transmis par voie électronique. Il est alors indispensable que l’entreprise assure la sécurité de la transmission des données personnelles.

Communiquer régulièrement avec la nouvelle recrue

L’arrivée dans une entreprise est un moment mémorable pour un nouveau collaborateur. Ainsi, tous les détails comptent afin que l’onboarding digital n’impacte pas négativement le facteur humain.

Avant le jour J, il est important d’envoyer un email comportant toutes les informations utiles, ainsi que le planning de la première journée. Le nouvel arrivant est ainsi bien préparé pour démarrer son nouveau poste dans des conditions optimales.

Comme durant une intégration classique, la nouvelle recrue est amenée à poser de nombreuses questions. A cause de la distance physique, elle peut parfois se sentir isolée et démunie. Il est alors important qu’elle ait des conversations régulières avec le manager. Il va non seulement l’initier au programme d’onboarding digital mais également, accompagner la prise de poste. De nombreux outils comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts proposent une communication vidéo interactive. L’utilisation de la vidéo n’étant pas toujours judicieuse, des messageries en ligne telles que Slack ou Fleep, peuvent parfois prendre le relais.

Les premières semaines sont l’occasion pour le nouveau collaborateur de prendre ses marques. En télétravail, il n’y pas de personne physique à proximité, c’est pourquoi il n’est pas toujours facile d’oser poser des questions. Dès le départ, il est ainsi utile d’attribuer un mentor ou un parrain. La nouvelle recrue pourra s’y référer tout au long de son intégration. Cela n’est pas le seul avantage du mentor. Il facilite également l’assimilation des normes culturelles et sociales de l’organisation.

Accompagner la découverte de l’organisation

Dès les premiers jours de l’onboarding digital, le nouveau collaborateur va découvrir l’entreprise pour laquelle il va consacrer son temps de travail.

Même à distance, le livret d’accueil est incontournable. Il facilite l’intégration en présentant l’entreprise, ses codes et ses modes de fonctionnement. Il comporte également toutes les informations utiles à tout nouvel arrivant. C’est une véritable boîte à outils.  Si le livret d’entreprise peut être imprimé ou transmis électroniquement, il existe d’autres options plus novatrices. Applipro propose un livret d’entreprise digitalisé et interactif. Il permet de mettre à jour les informations en temps réel et facilite la communication entre la nouvelle recrue et les différents services.

La présentation des équipes à distance peut être un vrai challenge. Heureusement, la technologie est une aide précieuse pour rendre cet exercice ludique, avec l’utilisation de vidéos par exemple. Toutefois, la nouvelle recrue n’aura pas nécessairement l’occasion d’échanger avec tous les membres de l’entreprise. Il lui sera alors plus difficile de mettre des visages sur des noms. Si l’organigramme est une aide pratique, il existe également des outils digitaux comme Who’s Who. Il permet de créer un trombinoscope interne et a pour objectif de favoriser les échanges intra-entreprise.

Pour accompagner la montée en compétences des collaborateurs, certaines entreprises font le choix des formations eLearning. D’autres, comme Arkopharma, ont misé sur un format d’apprentissage audio, le podcast, pour former leurs commerciaux. C’est une bonne méthode pour soulager la fatigue visuelle, souvent présente chez les salariés en télétravail.

Créer une cohésion d’équipe grâce au digital

L’intégration d’un salarié se déroule en grande majorité grâce aux interactions avec les autres membres de l’équipe. Il n’est toutefois pas facile de créer et d’entretenir des liens avec des personnes que l’on ne connaît pas.

La pause café est un moment clé de la vie d’entreprise. C’est un formidable facilitateur de lien social. Si les bavardages autour de la machine à café ne sont pas envisageables, il est possible de digitaliser ce rituel quotidien. Pourquoi ne pas créer un événement virtuel récurrent ? Si cette pratique peut paraître surprenante, il s’agit pourtant d’une opportunité pour la nouvelle recrue et les autres membres de l’équipe de faire connaissance de manière plus informelle et conviviale.

Les activités de team building sont également d’excellents moyens pour encourager et améliorer la communication entre les membres des équipes. A distance, les événements d’entreprise se réinventent, c’est l’occasion d’être créatif ! Quiz, séances de yoga, jeu du portrait chinois, devinettes en dessins etc. il y en a pour tous les goûts ! Les escape games, ou jeux d’évasion, très populaires ces dernières années, s’adaptent également au digital. Collock est une solution d’escape game collaboratif qui peut être réalisé en ligne. Voilà comment créer des liens avec ses collègues tout en s’amusant !

Le digital est la clé de voûte d’un onboarding à distance réussi. Il est toutefois important de varier les moyens de contact afin de prévenir la lassitude et la saturation digitale.

Comme pour un onboarding classique, un suivi régulier est essentiel. Ces instants de discussion et d’échanges sont pour indispensables pour s’assurer de la bonne intégration et maintenir la motivation de la nouvelle recrue.

Peut-être les aimerez vous aussi

Marque employeur

Offboarding : comment organiser le départ des salariés ?

Écrit par Justine Uribe

Marque employeur

Télétravail : avantages, inconvénients et bonnes pratiques

Écrit par Justine Uribe

Marque employeur

Comment améliorer la qualité de vie au travail (QVT) ?

Écrit par Justine Uribe