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Réussir son onboarding : au-delà du premier jour au bureau

Pour les nouveaux collaborateurs, l’arrivée dans l’entreprise est un nouveau départ. Mais, pour les équipes RH, elle marque surtout la fin de la campagne de recrutement. Entre passage de flambeau manqué et confusion des genres, l’onboarding passe trop souvent par-dessus bord.

D’après la Harvard Business Review, 22 % des entreprises n’ont même pas formalisé leur processus. Une fois le contrat signé, les recruteurs se soucient donc peu du processus d’intégration en entreprise.

Ils ont tort car l’échec de l’on boarding se traduit directement par une augmentation de leur charge de travail, avec des processus de recrutement à reprendre à 0 quelques semaines après leur conclusion, et une marque employeur abîmée en prime.

Sans parler de l’impact de l’onboarding RH sur la performance métier ! Un processus d’intégration réussi améliorerait la rétention des nouvelles recrues de 82 %, et la productivité globale de leurs équipes de 70 %, selon Glassdoor. Il y a ainsi de quoi justifier l’implication des équipes métier dans ce processus.

La première étape d’un onboarding réussi consiste justement à cesser de l’envisager comme la dernière étape du processus de recrutement.

L’onboarding est un processus à part entière. Il se décline lui-même en plusieurs phases, et se poursuit bien au-delà du jour d’arrivée dans l’entreprise. Sa digitalisation facilite également la formalisation et l’optimisation de ces étapes à moindres frais.

Du planning de l’onboarding aux bonnes pratiques déployées par les entreprises, en passant par les meilleurs outils HR Tech : Recruitee vous donne les clés pour embarquer vos nouveaux collaborateurs.

Personnaliser le début de l’expérience collaborateur

Quand ? Dès l’annonce de la décision d’embauche, qui lance le processus d’intégration en entreprise.

Objectif : Souhaiter la bienvenue au nouveau collaborateur. Il vient d’accepter l’offre d’embauche, et doit désormais s’en féliciter !

L’annonce de la décision d’embauche, moment-pivot pour la marque employeur, intervient typiquement après un délai de réflexion et de négociations entre l’entreprise et le candidat, au terme duquel celui-ci a accepté la proposition d’embauche. Il faut consolider la relation de confiance qui le lie à l’entreprise, et la prolonger par l’annonce de son embauche à ses futurs collaborateurs.

Bonne pratique : Introduire la culture d’entreprise

Les meilleures annonces de décision d’embauche parviennent à créer un rituel cohérent avec la culture d’entreprise, tout en personnalisant l’expérience collaborateur dès le départ.

Cet impératif remet alors les cadeaux de bienvenue au goût du jour ! L’agence de communication Ogilvy & Mather glisse ainsi dans son Induction Box une copie du best-seller de son fondateur, et des accessoires au service des fameuses « 8 habitudes des génies créatifs ». Une excellente façon d’introduire les piliers de la culture d’entreprise.

Outil RH : Miser sur le recrutement collaboratif

Le succès de l’onboarding repose largement sur l’adhésion et l’implication des équipes existantes. Les équipes RH passent le relai aux équipes métier : la transition sera d’autant plus facile que le recrutement collaboratif aura été formalisé, par exemple par un ATS.

Préparer la prise de poste

Quand ? Entre la décision d’embauche et le premier jour en poste.

Objectif : Maintenir l’intérêt de la nouvelle recrue tout en préparant son arrivée dans l’entreprise.

La période de latence avant la prise de poste est souvent jalonnée de propositions concurrentes. Pour éviter que le candidat ne revienne sur sa décision, les équipes RH et métier peuvent notamment :

  • finaliser certaines démarches administratives, telles que la signature du contrat, qui officialisent la relation collaborateur ;
  • introduire certains outils utilisables à distance : les profils digitaux, ou même certains contenus métier non-confidentiels ;
  • encore mieux : inviter la nouvelle recrue pour une incursion limitée sur son futur lieu de travail, par exemple à l’occasion d’une réunion.
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L’idéal reste bien sûr, si ce n’est déjà fait, d’organiser une rencontre avec le futur manager. En effet, 72 % des nouvelles recrues considèrent ce moment comme le plus important de leur période d’on boarding.

Bonne pratique : Gérer l’arrivée avant la prise de poste

From Yes to Desk, le processus d’intégration proposé par Twitter, ne compte pas moins de 75 tâches qui préparent tous les aspects de l’arrivée des nouvelles recrues. Et le jour J, elles sont accueillies par un petit-déjeuner avec le CEO !

Outil RH : Maintenir les échanges avec le candidat

Rompre les échanges avec une nouvelle recrue, c’est risquer de la voir partir à la concurrence. Après avoir fait le succès du recrutement, l’automatisation de la communication avec le candidat doit se poursuivre pendant la préparation de son arrivée en entreprise.

La HR Tech s’est également penchée sur l’aspect administratif de l’onboarding. Des outils tels que Workelo digitalisent et automatisent plus de 150 démarches, de la signature digitale au livret d’accueil.

Donner une bonne « première » impression

Quand ? Le premier jour passé dans l’entreprise donne un nouveau départ à la marque employeur.

Objectif : Faire passer un moment agréable et inspirant à toute l’équipe

La première journée « au bureau » introduit et renforce la culture de l’entreprise. Pour le nouveau collaborateur comme pour ses collègues, ce moment doit être dédié au teambuilding.

Là encore, le processus d’onboarding repose sur des rituels issus de la culture de l’entreprise. Ils se préparent à l’avance, et en collaboration avec l’équipe existante : date bloquée, charge de travail allégée… Parmi les passages obligés, on compte :

  • la présentation du mentor d’on boarding ;
  • une visite guidée des locaux,
  • un tour de présentation aux équipes – ou mieux, un déjeuner d’équipe !
  • l’accompagnement direct dans la découverte du poste et des outils de travail – du badge aux applications métier.

Le planning doit laisser de la place à la spontanéité, pour mieux favoriser une relation de confiance entre collègues.

Bonne pratique : Aller à la découverte de la culture d’entreprise

Il n’y a pas que lors du recrutement que les vidéos RH s’avèrent utiles ! Dunkin Donut résume sa culture d’entreprise en quelques minutes pour mieux accueillir toutes ses nouvelles recrues.

La vidéo d’accueil de Dunkin Donut

D’autres entreprises préfèrent toutefois passer directement à la pratique. La plateforme e-commerce Bazaarvoice organise des « chasses au trésor » pour ses nouveaux employés. Ils doivent récupérer des objets et des documents spécifiques, ils découvrent les différents services de l’entreprise.

Outil HR : Transmettre des informations pratiques ET la culture d’entreprise

La HR Tech s’est bien sûr penchée sur le premier jour des employés ; mais les meilleurs outils ne sont pas toujours digitaux !

Le développeur de jeux vidéos Valve s’illustre ainsi par un parfait livret d’accueil, qui fournit des informations pratiques mais aussi des explications claires et décontractées sur le fonctionnement de l’entreprise.

Rendre opérationnels les nouveaux collaborateurs

Quand ? Pendant et à l’issue de la première semaine en poste.

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Objectif : Accélérer la prise de poste.

On se concentre sur un objectif de court terme : rendre le nouveau collaborateur opérationnel au quotidien. Les managers et les équipes métier identifient à l’avance des quick wins et des missions simples mais utiles, qui mettront leur collègue en confiance.

Côté RH, les lignes de communication doivent rester grandes ouvertes. On vise la bonne intégration de la nouvelle recrue, plutôt qu’une performance parfaite.

Bonne Pratique : Accompagner l’onboarding grâce à un mentor

Le mentor d’onboading marque le passage de relai entre RH et métier. Même si les RH doivent rester à l’écoute de leur (ancien) candidat, celui-ci fera davantage confiance à un collègue pour découvrir la réalité du terrain de l’entreprise.

Cela vaut d’ailleurs pour les équipes décentralisées ! L’éditeur de logiciels Buffer privilégie le travail à distance, et entoure ses nouvelles recrues de trois mentors :

  • un Leader Buddy pour introduire les méthodes de management,
  • le Role Buddy spécialisé sur le métier,
  • et un Culture Buddy pour la culture d’entreprise.

Le collaborateur rencontre ses trois mentors avant son arrivée, et ils l’accompagnent de façon rapprochée pendant 6 semaines – une période que Buffer refuse d’appeler un bootcamp. Le succès du Three-Buddy System en a fait un atout déterminant pour la marque employeur de Buffer.

Fixer des objectifs à moyen et long termes

Quand ? Pendant et à l’issue du premier mois en poste, voire du premier semestre.

Objectif : Finaliser la prise de poste.

Il est temps pour le nouveau collaborateur d’atteindre tout son potentiel en poste ! Ce dernier mène des projets de fond, et fixe avec les RH des objectifs de moyen et long termes pour son développement professionnel. Il va aussi passer la barre des 45 jours dans l’entreprise : à ce stade, il faut le conforter dans sa décision de rester.

Outil RH : Mobiliser le viviers de talents

Les équipes RH aussi font évoluer leur accompagnement : elles passent au management des  talents de leur collaborateur.

Elles ont déjà identifié ses points forts et ses perspectives de développement pendant le recrutement. Il est temps de mobiliser les informations enregistrées dans le viviers de talents de l’ATS, pour :

  • vérifier que le collaborateur a bien déployé tout son potentiel en poste,
  • et creuser des pistes d’amélioration, à travers un coaching ou une future formation.

Le management de talents se met ainsi autant au service de la performance de l’entreprise, que de la bonne intégration de membres de l’équipe.

Renforcer la stratégie de management de talents

Quand ? Pendant et à l’issue de la première année en poste – et oui, on parle toujours d’onboarding !

Objectif : Fidéliser les employés grâce à un plan de carrière personnalisé.

Certes, on n’en est plus à la découverte de l’entreprise, ni même à la prise de poste. Mais c’est pendant la première année que les collaborateurs se projettent sur le long terme dans leur métier. Il s’agit donc de les associer personnellement au développement de l’entreprise en s’assurant :

  • de leur expliquer la stratégie, grâce à une communication interne forte ;
  • et qu’ils en perçoivent les intérêts pour leur propre carrière, en associant les formations au management de talents, en envisageant des augmentations de salaire ou l’accès à d’autres avantages…

L’onboarding rejoint les enjeux de la marque employeur, côté expérience collaborateur.

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