Recruter, c’est aussi gérer un tas de tâches administratives. Comment vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre temps au travail ? La réponse n'est pas toujours simple, mais il existe des outils pour vous aider.
L’évolution des outils de recrutement
Les job boards, les CVthèques et les applications mobiles n'ont pas toujours fait partie de l'arsenal du recruteur. Le marché du recrutement évolue avec la technologie, et est aujourd'hui mieux connu sous le nom de e-recrutement.
Pendant longtemps, les annonces de recrutement se sont résumées à un simple panneau devant une usine ou un magasin.
Ensuite, pendant la seconde partie du 20ème siècle, le canal de recrutement le plus populaire était le journal.
En effet, plus de 75 % des candidats étaient recrutés par le biais d'annonces dans les journaux. Le téléphone était alors l’outil de contact principal et les CV étaient soit remis en main propre soit postés.
Dans les années 90, l’apparition du web a commencé à transformer les pratiques de recrutement. Les e-mails sont peu à peu devenu le canal de communication de choix. Les premiers job boards et les petites annonces en ligne ont élargi la diffusion des offres d'emploi et créé des CVthèques qui ont été mises à la disposition des recruteurs sur des sites tels que Monster.
En 2005, les agrégateurs d'offres d'emploi facilitaient la recherche d'emploi, tandis que LinkedIn rassemblait déjà plus de 161 millions de profils professionnels en ligne.
Aujourd'hui, plus de 90 % des demandeurs d'emploi recherchent des offres sur internet. Les recruteurs ont de nombreux outils à leur disposition pour sourcer, contacter, évaluer, trier et communiquer avec leurs candidats.
Quels sont les outils utilisés lors du recrutement ?
Les recruteurs utilisent plusieurs catégories d’outils différentes selon leurs tâches et l’étape du processus de recrutement.
Les principales catégories sont :
- Les messageries (mail, chat, SMS…) pour communiquer avec leur équipe et avec leurs candidats.
- Les agendas et calendriers, pour organiser les entretiens et réunions.
- Les job boards et les sites carrières, pour publier leurs offres et permettre aux candidats de postuler.
- Les CVthèques et les extensions de sourcing, pour trouver des candidats passifs.
- Les ATS et les CRM, pour recevoir, organiser et faire le suivi des candidatures.
- Le téléphone, pour mener les entretiens téléphoniques ou accèder aux applications de recrutement,
- Les réseaux sociaux, pour promouvoir les annonces et la marque employeur de l’entreprise.
Les 17 outils de recrutement les plus utilisés
Plateformes en ligne
1. Canva
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Canva vous permet de concevoir des visuels graphiques attrayants afin d’améliorer l’engagement sur votre site ou vos réseaux sociaux.
2. Trello
C’est l’une des plateformes de productivité les plus connues. Elle peut être utilisée dans des centaines de contexte pour gérer des projets. Sa vue Kanban est très appréciée des utilisateurs et vous rappellera peut-être celle de Recruitee 😉.
3. Zoom
Si vous devez passer des entretiens à distance, Zoom sera probablement votre meilleur allié. C’est une plateforme d’appel vidéo facile à utiliser. Vous pouvez également partager des fichiers ou des écrans. Zoom peut être utilisé à plusieurs, donc pensez-y pour vos réunions d’équipe à distance ! Google Meet est une alternative utile.
4. SourceHub
SourceHub est un outil de sourcing simple mais très utile. C’est un générateur Booléen gratuit qui vous aide à créer des recherches booléennes. Entrez vos mots clés et laissez le moteur faire le reste !
5. Bitly
Il est important de suivre vos données de recrutement, par exemple, le nombre de personnes qui cliquent sur votre annonce. Pour ce faire, Bitly vous propose de créer des liens personnalisables et de suivre leur performance.
6. Onisep
Si vous manquez d’inspiration pour vos annonces, ou s’il vous manque quelques termes utiles pour décrire le poste, le site de l’Onisep présente des fiches métiers complètes. Elles sont normalement à destination des étudiants, mais pourquoi ne pas en profiter ?
7. Calendly
Vous avez du mal à coordonner vos disponibilités avec celles des candidats pour vos entretiens ? Calendly permettra à vos candidats de réserver un créneau dans votre agenda, en fonction de votre temps libre. L’abonnement de base est gratuit et pratique, mais si plusieurs recruteurs participent aux entretiens, vous devrez peut-être passer à un plan payant. Les abonnements commencent à un prix abordable de 8 € par mois.
8. Buffer
Vous êtes expert en marque employeur ? Vous publiez régulièrement vos offres d'emploi sur les réseaux sociaux de votre entreprise ? Buffer est l'un des meilleurs outils de communication. Il vous permet d'accéder à plusieurs comptes en même temps (Twitter, LinkedIn, Facebook, etc.) et de publier le même message sur toutes les plateformes. C'est un outil formidable si vous voulez gagner du temps et éviter la routine du copier-coller. De plus, si vous absent, vous pouvez programmer des messages à l’avance et continuer à générer de l’engagement sur vos posts. Buffer est gratuit si vous ne connectez que trois comptes. Au-delà, les plans commencent à 15 € par mois.
9. GitHub et Behance
Deux plateformes à considérer pour votre sourcing !
Github est une plateforme bien connue des développeurs et un endroit idéal pour consulter le code et les projets des candidats. Si vous recrutez des professionnels de l'informatique, Github a beaucoup à vous offrir.
Et si vous souhaitez recruter des profils créatifs, l'énorme réseau de Behance est une bonne option. En parcourant les portfolios et les projets du monde entier, vous pouvez effectuer des recherches ciblées en fonction des écoles, des couleurs et des outils utilisés pour chaque projet.
Vous pouvez également publier des offres d'emploi sur ces plateformes.
10. DocuSign
DocuSign est un outil innovant et très pratique pour la gestion de vos contrats, accords, clauses de confidentialité…
Vous pouvez envoyer et faire signer n’importe quel document électroniquement à travers la plateforme. Mais DocuSign offre également de nombreuses autres solutions pour gérer vos documents. Les abonnements personnels commencent à 10$ par mois.
10. Recruitee
Recruitee est l'ATS numéro 1 en Europe. Il a été conçu pour aider les équipes RH de toutes tailles à organiser et à faire évoluer leur processus de recrutement. La solution comprend des fonctions de marque employeur, de multi-posting, de sourcing, de reporting, et plus encore, le tout sur une plateforme facile à utiliser.
Extensions de navigateur
1. Boomerang
Boomerang est un outil très léger et particulièrement utile, puisqu’il vous permet d’envoyer vos e-mails en différé. Il s’agit d’une extension à considérer pour planifier quelques jours à l’avance vos envois d’e-mails et éviter les oublis.
2. Pocket
Pocket est un outil qui vous permet de sauvegarder des pages visitées sur Internet pour une consultation ultérieure. Si vous sauvegardez encore vos liens dans un fichier Word ou dans les favoris de votre navigateur, Pocket constitue une alternative à considérer — puisque tout est sauvegardé dans l’extension et qu’il vous est possible de consulter votre contenu ultérieurement.
3. Grammarly
Si vous recrutez des profils anglophones, Grammarly est un plugin de navigateur qui vous permettra de perfectionner vos messages rédigés en anglais en vérifiant la grammaire, la conjugaison, et la syntaxe des phrases. L’outil vous aidera de façon efficace si vous souhaitez rédiger un e-mail que vous n’avez pas encore planifié — puisqu’il empêchera l’envoi du message si des erreurs sont détectées.
4. Page Monitor
Page Monitor est une extension qui vous envoie des notifications lorsqu’une page LinkedIn est modifiée. Vous recevez ainsi différentes alertes avec ou sans son, ainsi que des notifications de bureau. L’outil se révèle très utile pour suivre un candidat ou un profil potentiel, puisqu’il surligne les informations qui ont changé depuis votre dernier passage.
5. Tabagotchi
Tabagotchi est un outil qui vous aide à gérer vos onglets de navigateur. Au moment de réaliser des recherches en ligne, les recruteurs ont tendance à ouvrir de trop nombreux onglets, en risquant parfois de passer à côté d’informations importantes. L’outil vous force donc à prioriser vos onglets les plus importants — le nombre d’onglets qui peuvent être ouverts est limité et vous devez en fermer avant d’en ouvrir d’autres si la limite est atteinte. Grâce à cet outil, vous pouvez améliorer votre productivité et mieux focaliser vos efforts de recherche.
6. FullContact
Fullcontact est un service qui vous permet de rassembler tous vos contacts Facebook, Google ou LinkedIn dans un seul et même endroit. Il vous fournit des informations supplémentaires sur vos contacts et vous permet de les gérer dans un environnement bien organisé. Jusqu’à 1000 contacts, l’outil reste gratuit.
Avantages et inconvénients des outils de recrutement
Avantages
1. Un gain de temps
C’est bien entendu l’atout numéo 1 des outils de recrutement. Ils vous font gagner un temps précieux. Imaginez devoir faire toutes vos tâches à la main. Certaines sont d’ailleurs quasi-impossibles sans outils, comme le sourcing de candidats.
En utilisant un ATS, Livestorm ont par exemple divisé leur durée de recrutement par deux.
2. Une productivité accrue
Qui dit plus de temps, dit plus de productivité. Les outils permettent aux recruteurs entre autres de passer plus d’entretiens et de trier plus de candidatures.
Ils permettent également de toucher un plus grand public. Par exemple, un outil de multidiffusion peut publier la même offre sur plusieurs job boards en un seul clic. Mais en plus, certains vous proposent des suggestions de sites d’emploi en fonction de votre offre. Vous n’avez plus à vous soucier d’atteindre la bonne audience.
Au final, les outils vous assistent ou vous remplacent dans pour effectuer les tâches manuelles, vous laissant vous occuper des activités stratégiques.
3. Une meilleure expérience candidat
Une bonne expérience candidat est cruciale pour atteindre vos objectifs de recrutement. Et le composant principal d’une bonne expérience est la communication avec les candidats. De nombreux outils vous permettent d’optimiser cette partie. Par exemple, dans Recruitee, vous pouvez programmer des messages automatiques qui seront envoyés dès qu’un candidat postule ou est déplacé dans le pipeline.
4. Une marque employeur plus visible
Grâce aux outils de création graphique, vous pouvez mettre en valeur votre marque employeur et créer des images et des vidéos qui vous correspondent.
Vous pouvez ensuite utiliser les réseaux sociaux pour publier vos créations et faire connaître votre marque employeur auprès du grand public.
5. Le suivi des données
Pour optimiser votre processus et vos efforts de recrutement, il est important de suivre vos données. Durée de recrutement, taux d’abandon des candidats, taux de conversion… De nombreux outils vous permettent de suivre ces indicateurs et de créer des rapports personnalisés. Vous pourrez ainsi trouver les blocages dans votre processus et agir en conséquence !
Inconvénients
1. Le coût
Tous les outils ne sont pas gratuits. D’ailleurs, il est parfois important de mettre le prix pour avoir des outils de qualité. Mais si vous avez un budget limité, payer pour de nombreux outils peut rapidement devenir pesant.
Prenez donc bien le temps de réfléchir aux outils dont vous avez besoin !
Si vous souhaitez en savoir plus, lisez notre rapport sur les coûts dans le recrutement.
2. La multiplication des outils
C’est paradoxal, mais travailler avec trop d’outils en même temps peut vous faire perdre du temps. Si vous recevez les candidatures sur LinkedIn, les triez sur Excel, contactez les candidats par mail, menez les entretiens sur Zoom... vous finirez par perdre un temps précieux.
Privilégiez les outils qui centralisent de nombreuses tâches, comme certains ATS. D’ailleurs, plusieurs d’entre eux proposent également des intégrations avec d’autres outils, pour encore plus de simplicité.
3. Les erreurs
Pannes informatiques, complexité, erreurs de programmation… Vous n’êtes pas à l’abri de rencontrer des problèmes, même avec les outils les plus sophistiqués. Prévoyez donc toujours une solution de secours !
Les nouveaux outils de recrutement
Le secteur du recrutement est toujours en évolution et ses outils le sont donc aussi. Les progrès en intelligence artificielle vont offrir de nombreuses possibilités, mais également des défis. Le sourcing est l’une des disciplines qui risque de voir les plus gros changements.
Au niveau de l’expérience candidat, les chatbots ont un fort potentiel.
La crise du covid a, elle, fait progresser les outils d’entretiens vidéo, qui continueront à être utilisés et développés dans les prochaines années.
Enfin, le recrutement mobile (grâce aux applications) et la gamification sont des secteurs à surveiller car des avancées sont proches.
