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Comment créer un plan de recrutement pour attirer les bons candidats

Si vous êtes un(e) recruteur(se) qui recrute sans plan de recrutement, il est certain que vos tâches deviennent parfois ingérables. Vous pourriez vous sentir dépassé entre les briefings des rôles à pourvoir, le sourcing de talents, la conduite d’entretiens, et la coordination d’offres d’emploi pour plusieurs postes vacants.

Souhaitez-vous par moment avoir plus de contrôle sur votre recrutement ? La meilleure façon d’atténuer ce stress consiste à prendre le temps d’évaluer votre processus de planification du recrutement. Habitué(e)s du multitâche et du surmenage, les recruteur(se)s ont tendance à vouloir simplifier leur travail en utilisant des approches éprouvées. Mais souvent, ces approches deviennent rapidement obsolètes en raison de l’évolution de l’environnement du travail.

Ce type de plan n’est pas un outil magique, mais il contribue à mettre de l’ordre dans le chaos qui peut résulter du recrutement simultané pour plusieurs postes.

Qu’est-ce qu’un plan de recrutement ?

Il s’agit d‘une stratégie prédéfinie que les recruteur(se)s et les équipes de recrutement doivent mettre en œuvre au cours du processus de recrutement. À un stade initial, l’action de définir un plan de recrutement contribue à rationaliser les opérations et à fournir à chacun des délais à respecter. En tant que recruteur(se), vous pouvez planifier votre flux de travail plus efficacement. Pour les supérieurs hiérarchiques, le plan de recrutement fournit un aperçu des délais requis pour embaucher et pourvoir un poste. Une fois qu’un chef de département connaît le délai de publication d’une annonce de poste vacant, il peut proposer des plans alternatifs d’urgence, si nécessaire.

Puisque chaque poste vacant et chaque entreprise présentent leurs propres spécificités, il n’existe pas de plan de recrutement applicable à toutes les situations. Mais il y a des étapes qui constituent le noyau de tout processus de recrutement efficace. Il est préférable d’utiliser ces étapes de base comme point de départ, et d’élaborer un plan qui peut être optimisé et développé au besoin.

L’essentiel de la planification stratégique du recrutement

Indépendamment de l’entreprise ou de la fonction à pourvoir, chaque campagne de recrutement doit comporter sept étapes :

  1. Identifier un nouveau poste vacant
  2. Comprendre les exigences du poste
  3. Déterminer le budget de recrutement
  4. Sourcer des candidats potentiels
  5. Présélectionner les candidats et conduire les entretiens
  6. Faire une offre d’emploi au candidat retenu
  7. Procéder à l’embauche et à l’intégration du nouvel employé

S’il peut y avoir des sous-étapes entre les principales, chaque nouvelle campagne de recrutement doit être axée sur ce processus.

Pour établir votre plan de recrutement, vous devez élaborer une stratégie qui s’articule autour de ces étapes de base, et qui vous permette d’améliorer votre recrutement. Le temps investi dans l’élaboration de votre plan stratégique de recrutement se révèlera, à long terme, extrêmement utile pour vous et vos équipes de recrutement.

Les 7 points clés d’un plan de recrutement durable

Il vous faut tout d’abord effectuer un travail de base axé sur les sept étapes fondamentales vues précédemment.

Une fois votre plan de recrutement en place, vous devrez l’adapter en fonction de l’évolution de votre entreprise. Vous éviterez ainsi qu’il ne devienne obsolète après une ou deux années. Considérez votre plan de recrutement comme un document évolutif qui peut être continuellement modifié et mis à jour.

Voici donc les 7 étapes clés détaillées d’un plan de recrutement durable.

1. Identifier un nouveau poste vacant

Il faudra premièrement déterminer si chaque poste requiert nécessairement une nouvelle recrue, ou non. Un nouveau poste vacant représente une excellente occasion d’effectuer une analyse des lacunes pour apporter les compétences qui font défaut. À mesure que les systèmes et les processus évoluent, de nombreux postes évoluent en parallèle — vous n’aurez donc peut-être pas besoin de trouver un candidat ayant les mêmes aptitudes requises qu’auparavant. Un nouveau poste vacant donne également une excellente occasion d’affiner les compétences d’un employé actuel, de façon à le promouvoir. Vous pourriez aussi constater que le poste vacant a vocation à être fusionné avec un autre poste. Cela apporterait plus de responsabilités à un employé, et une augmentation de salaire bien méritée.

2. Comprendre les exigences du poste

Les descriptions et les titres des offres d’emploi deviennent obsolètes et perdent leur pertinence avec le temps. Assurez-vous d’examiner la description de l’offre d’emploi existante de chaque nouveau poste et de la réécrire si nécessaire. Utiliser une ancienne description d’offre d’emploi lors du sourcing de candidats n’est pas recommandé, car elle risque de ne pas attirer les bons profils. Comme les titres des offres d’emploi ont également un grand impact, assurez-vous que le titre correspond aux exigences du poste. Finalement, passez en revue vos objectifs de diversité, puisque les nouveaux postes à pourvoir ouvrent également la voie à l’amélioration de la diversité au sein de l’entreprise.

3. Déterminer le budget de recrutement

Il est rare que des questions professionnelles déclenchent plus de stress que les difficultés de budgétisation. Calculer un budget pour chaque profil à sourcer aidera à déterminer vos sources de frais, donc à orienter judicieusement votre recrutement. Un vivier de talents mal développé, de la publicité sur les mauvais canaux, et un délai de recrutement prolongé devraient être pris en compte comme des pertes. Établissez un budget de recrutement avec le reste de votre équipe RH avant le début de tout processus de recrutement. De cette façon, vous aurez plus de contrôle sur votre coût par recrutement, et sur le retour sur investissement de votre stratégie de recrutement.

4. Sourcer des candidats potentiels 

Il est essentiel d’identifier les canaux où vous êtes le plus susceptible de trouver les bons candidats. Les sites d’emploi à utiliser varieront en fonction du type de poste à pourvoir. Un mauvais choix de canal risque ainsi de vous faire perdre un temps précieux. Identifiez attentivement pour chaque offre les canaux où vous pourrez attirer les meilleurs talents dans les délais les plus courts. Assurez-vous également de considérer votre vivier interne de talents et les recommandations ou cooptations de vos employés. Avec un peu de recherche, vous pourriez trouver le profil parfait sans avoir à annoncer sur des canaux externes. 

5. Présélectionner les candidats et conduire les entretiens

Si vous avez optimisé votre description d’offre d’emploi, il vous sera facile d’exploiter le recrutement par Intelligence Artificielle (IA) pendant votre processus de recrutement. En plus de vous faire gagner du temps, l’IA éliminera tous les biais de votre processus de présélection initiale des candidats. Avec des outils comme l’API Recruitee, vous pourrez insérer des questions sur les qualifications professionnelles, les années d’expérience, et les compétences dans votre processus de soumission de candidature pour exclure les profils de candidats inadaptés. Et il est possible d’importer les évaluations de compétences basiques avec les candidatures, par exemple pour les rôles techniques. Par conséquent, il vous sera possible d’identifier les candidats qui répondent aux exigences que vous avez définies et d’organiser des entretiens avec ces derniers.

6. Faire une offre d’emploi au candidat retenu

Il est impératif que toute l’équipe de recrutement soit en alignement lorsqu’il s’agit de proposer des offres d’emploi intéressantes aux candidats. Les postes secondaires nécessiteront probablement une évaluation moins approfondie que les postes à grande responsabilité avant la prise d’une décision d’embauche. Soyez réactif et restez accessible aux membres de votre équipe, car les candidats peuvent facilement se désengager si vous mettez trop de temps à leur faire une offre. Discutez des attentes salariales avec les candidats présélectionnés lors de leur entretien final. Cela éliminera le risque que le candidat retenu rejette une offre pour des questions de salaire. Une fois qu’un candidat a accepté une offre, assurez-vous de le mettre au courant des prochaines étapes. Faites-lui savoir que vous vous entretiendrez régulièrement avec lui jusqu’au jour où il débutera dans son poste. Encouragez-le dans le même temps à vous contacter en cas de questions ou de préoccupations.

7. Procéder à l’embauche et à l’intégration du nouvel employé

Avant que le candidat ne débute officiellement dans son poste, il n’y a aucune garantie que vous le retiendrez. Il se pourrait qu’un candidat ne soit pas immédiatement disponible. En général, plus la période de préavis est longue, plus les chances de voir le candidat se désengager sont élevées. Même si un candidat accepte une offre, il n’a aucune obligation immuable de rejoindre votre entreprise. Il y aura même des cas où un candidat acceptera une offre et changera d’avis sans vous en informer. Assurez-vous donc d’interagir régulièrement avec les candidats pendant leur période de préavis. En outre, déterminez dès le départ qui est responsable de l’intégration des nouveaux employés. Les études montrent qu’une bonne intégration est vitale et que 28 % des nouveaux employés quittent leur nouvel emploi au cours des 90 premiers jours de travail en raison d’une mauvaise intégration. Si un nouvel employé vit une mauvaise expérience ou qu’il se sent ignoré au cours des premières semaines dans sa nouvelle fonction, vous pourriez être confronté à une demande de démission bien plus tôt que prévu.

Améliorez vos pratiques de recrutement grâce à une planification judicieuse et à la technologie

Le recrutement collaboratif est particulièrement efficace lorsqu’il s’agit de sélectionner les meilleurs candidats. Mais la participation de plusieurs personnes dans le processus peut créer confusion et retards. L’utilisation d’un ATS élimine le risque de confusion au sein de l’équipe, tous les membres ayant accès à l’ensemble des informations en temps réel. Les mises à jour en temps réel sur les avancements, les nouvelles candidatures, la coordination des entretiens et les résultats des entretiens maintiennent toute l’équipe informée.

L’ATS vous fournira également les indicateurs RH nécessaires pour continuer d’adapter ou de faire évoluer votre plan de recrutement. Vous pouvez facilement accéder aux données enregistrées et aux données en temps réel pour identifier les problèmes qui pourraient affecter le recrutement pour un poste donné. En vous fondant sur les données prédictives, vous pourrez optimiser votre processus de planification du recrutement et acquérir de meilleurs talents dans le futur !

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