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Présélection des candidats : le guide étape par étape

La présélection des candidats doit être un processus particulièrement rapide et efficace.

La tâche se complique quand les candidatures commencent à arriver en masse. En recrutement, le timing est crucial, il faut donc pouvoir recruter un candidat dans le délai imparti.

Toute équipe de recrutement peut construire un processus fluide. Cette recommandation est utile surtout quand le poste à pourvoir n’implique que des compétences générales, générant en retour un gros volume de candidatures. La réduction du nombre de candidats facilite les comparaisons et l’analyse des compétences de ces derniers pour l’étape de présélection.

Sachant que certains profils ne conviendront tout simplement pas, il faut éviter de perdre du temps à faire passer des entretiens à la chaîne sans présélection. Que vous soyez un recruteur indépendant, un responsable des ressources humaines, ou un employeur accompagné d’une équipe de recrutement, nous avons quelques tuyaux pour vous ! En présélectionnant les postulants à travers des étapes bien définies, vous allez trouver des candidats pertinents pour vos postes vacants.

questionnaires présélection des candidats

Étape 1 : Évaluez les candidats qui postulent à travers un questionnaire. Incluez des questions filtres qui permettent d’identifier les profils inadéquats.

Il s’agit de la première étape, qui se trouve être aussi la plus importante du processus de présélection des candidats. Des questions filtres peuvent être spécialement élaborées dans le but de recueillir des réponses révélatrices de la part des candidats. Ces réponses étant censées évaluer dès le départ l’adéquation des profils. Les membres du service de recrutement Hotjar s’appuient sur les avantages de cette technique pour mener leurs processus de recrutement. En bref, ils créent des questionnaires très élaborés, voire même intimidants, qui permettent de filtrer les candidats qui ne prendront pas la peine de compléter le formulaire. Ils combinent des questions standards d’entretien d’embauche avec des questions spécialisées qui traitent précisément du poste à pourvoir. Des questions filtres sont toujours incluses à des fins de tri, pour faciliter l’évaluation des réponses et la présélection des candidats. En fin de compte, il y aura toujours de nombreuses candidatures prometteuses — mais vous ne pouvez pas vous permettre de toutes les considérer. Au lieu de vous entretenir avec tous les profils intéressants, utilisez un questionnaire pour identifier les quelques candidats qui semblent les mieux qualifiés pour occuper le poste vacant et rejoindre votre entreprise.

Recruitee dispose d’un créateur de questionnaires très intuitif. Dans la capture d’écran ci-dessus, on peut voir que lorsqu’un poste à pourvoir est créé, il devient possible de personnaliser le processus de candidature. Ajoutez des questions filtres pour créer le questionnaire qui vous permettra de raccourcir efficacement votre processus de recrutement ! Vous pouvez exiger des candidats de répondre à des questions particulières (ou à toutes les questions) — chose que nous vous recommandons vivement de faire. Si vous posez des questions filtres, vous devez être en mesure de passer en revue les réponses correspondantes. Les membres de l’équipe de Hotjar utilisent le formulaire de soumission de candidatures de Recruitee, et vous pouvez vous aussi le tester gratuitement lors de votre période d’essai pour évaluer son efficacité.

Étape 2 : Passez en revue les CV et les lettres de motivation dès que vous les recevez.

Si vous n’êtes pas en mesure de consulter les documents des candidats dès leur soumission, assurez-vous de le faire dès que possible ! Vous pourriez même envisager de consacrer un peu de temps au quotidien à la consultation des profils des candidats. Vous éviterez ainsi que les CV des candidats commencent à s’empiler ! Si vous passez en revue tous les CV simultanément à l’approche de la date limite de dépôt des candidatures, vous vous sentirez dépassé. En plus d’être une tâche pénible, le fait de devoir consulter des centaines de CV peut causer un manque de jugement lié à la fatigue. Ne laissez pas la charge de travail excessive dissimuler un profil prometteur qui pourrait bien être celui du candidat idéal.

Au lieu de laisser le plus gros du travail pour la fin, libérez du temps pour étudier les CV dès qu’ils vous sont soumis. Tentez d’identifier des erreurs flagrantes. En général, les fautes de grammaire, les fautes d’orthographe, les tournures inadéquates, et toutes les erreurs évidentes doivent normalement conduire à la disqualification immédiate du candidat. Même si l’erreur est humaine et qu’elle ne peut pas être évitée dans certains cas, il y a plusieurs raisons qui poussent à considérer ces petites fautes comme un signal d’alarme.

N’ignorez pas ces incohérences quand vous les détectez dans les CV, ou les lettres de motivation. 61 % des CV qui contiennent des fautes d’orthographe sont mis de côté, et vous ne devriez pas faire d’exception. L’attention au détail est généralement une compétence essentielle pour les postes de toutes envergures. Pour gagner du temps, analysez les CV par petits lots dans le logiciel de recrutement de Recruitee. Cette démarche plus souple pourrait même vous permettre d’éviter de commettre une erreur de recrutement. Prenez-vous-y tôt — et buvez quelques tasses de café s’il le faut !

Étape 3 : Focalisez-vous sur l’adéquation culturelle (le cas échéant).

Cette étape reste facultative au stade de la présélection des candidats. Si l’adéquation culturelle occupe une place importante dans votre processus de recrutement, vous devriez dès à présent vous pencher dessus. En tant qu’employeur recherchant un profil compatible avec votre culture d’entreprise, vous avez tout intérêt à vous entretenir avec le candidat par téléphone, vidéoconférence, ou lors d’un entretien de groupe organisé avec votre équipe. Vous déterminerez ainsi la capacité du postulant à s’intégrer dans l’environnement de travail tout en restant en harmonie avec les principes, les valeurs et les pratiques qui représentent votre entreprise.

D’un autre côté, si le poste requiert des candidats dotés d’un certain niveau technique, vous devriez plutôt vous focaliser sur les compétences dans un premier temps, et évaluer l’adéquation culturelle par la suite (après le test de l’étape 4). Les candidatures des postulants qui ne possèdent pas le niveau technique requis devraient avoir été rejetées à ce stade. Tentez de déterminer à quel point le candidat doit être compatible avec la culture d’entreprise et ses futurs collègues pour fournir un bon rendement. En fonction des résultats de votre analyse, l’adéquation culturelle pourrait constituer un facteur déterminant lors de la présélection des candidats.

Étape 4 : Invitez le candidat à réaliser un test.

La meilleure façon d’évaluer la capacité du candidat à exécuter les tâches qui lui seront attribuées consiste, vous l’aurez deviné, à les lui assigner. Même si ces tâches seront presque identiques à celles qu’il devra effectuer s’il décroche le poste, vous devez évaluer sa performance avec un peu de recul. À ce stade, il suffit de voir comment le candidat s’y prend pour résoudre les problèmes et la façon dont il répond aux questions. Fait-il preuve de créativité ? Est-il cohérent et concis dans ses propos ? Naturellement, les compétences à évaluer vont dépendre du poste à pourvoir. Mais la simulation d’emploi reste une technique infaillible pour prédire la performance d’un candidat qui viendrait à être recruté.

Ce test peut également être assigné comme un projet à réaliser à domicile — à rendre avant une date limite, ou à présenter dans votre bureau, selon vos préférences. Vous pouvez superviser le candidat, ou non — ce sera à vous de décider. Généralement, un travail copié se détecte facilement. Si le candidat vous remet un travail original, vous le remarquerez sans effort.

Étape 5 : Identifiez les incohérences au cours du processus.

Vérifiez les références mentionnées dans le CV du candidat. Contactez ses anciens employeurs. Au lieu de poser des questions tendancieuses, comme « Ce candidat est-il assidu ? », posez des questions qui vous informeront sur l’expérience et les compétences de ce dernier. Si le CV d’un postulant mentionne un projet qui semble dépasser ses aptitudes, sans données tangibles, vous devriez en discuter avec lui. Même si les candidats font tout pour se montrer sous leur meilleur jour, mentir sur un CV ne peut être toléré.

Il ne s’agit pas de passer au crible chaque petit détail mentionné, mais plutôt de suivre votre instinct quand des incohérences se font sentir. Réalisez un suivi et plus de recherches si le besoin s’en fait sentir. Si vous apprenez que quelqu’un se vante d’avoir vécu des expériences créées de toutes pièces, il ne sera probablement pas le bienvenu dans votre entreprise. La recherche sur Google peut également faire des merveilles. Un travail de vérification assidu vous économisera du temps à long terme.

Étape 6 : Servez-vous d’un logiciel de gestion des candidatures pour filtrer et classer les candidats.

Un ATS ou logiciel de suivi des candidatures peut rationaliser le processus de présélection. Comme Recruitee a été développé pour faciliter le travail d’équipe, la présélection des candidats peut être abordée dans le cadre d’une démarche collaborative. Il est très facile de filtrer et de classer les candidats dans Recruitee. Il vous suffit de glisser-déposer les candidats dans des emplacements déterminés en fonction des évaluations et des notes antérieures. Un environnement de recrutement clair et bien structuré facilite grandement le processus de présélection, ce qui permet une meilleure organisation tout en réduisant le risque de perdre de vue les profils prometteurs.

Mettez de côté les candidatures non pertinentes, et organisez celles qui restent. Avec le système de classement de Recruitee, vous pouvez placer les candidats à différentes étapes du processus de recrutement, et votre présélection est automatiquement sauvegardée. Cela facilite le suivi des candidats que vous allez considérer.

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