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Processus de recrutement collaboratif : un enjeu transversal

août 13, 2019

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Processus de recrutement collaboratif : un enjeu transversal

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Et si on parlait un peu d’autre chose que de processus de recrutement ?

Intéressons-nous plutôt à la relation client. Nous avons tous déjà subi « l’effet tunnel » de la relation client, qui veut que le produit livré n’aie pas grand chose à voir avec l’expression du besoin initial.

« l’effet tunnel » de la relation client appliqué au processus de recrutement.

Qui n’a pas déjà esquissé un sourire devant cette illustration ?

Si l’on exerce un métier éloigné du secteur des services, il est facile de se féliciter de sa bonne fortune, et de passer à autre chose. Mais ce serait oublier que nous sommes tous au service de nos « clients ».

Les clients des équipes RH, ce sont les équipes métier. La mission RH vise à satisfaire les besoins métier de deux façons :

  • en attirant les talents qui manquent aux équipes métier ;
  • et en construisant une expérience collaborateur qui fidélise et renforce les talents déjà présents dans l’équipe.

Le processus de recrutement cristallise les enjeux de cette double mission ; et le recrutement collaboratif y joue un rôle déterminant.

Le recrutement collaboratif… avant le processus de recrutement

A la différence de « clients » classiques, les collaborateurs ne sont pas les destinataires passifs du produit qui leur est livré. Ils jouent un rôle actif dans la satisfaction de leurs besoins RH et dans la construction de l’expérience collaborateur. L’engagement des équipes commence bien avant la procédure.

Le processus de recrutement : opération teambuilding à plus d’un titre

Nous sommes en 2019. Les entreprises rivalisent de films de recrutement; et la plupart des DRH maîtrisent les codes de l’inbound recruiting. L’impact des témoignages de collaborateurs sur l’attractivité de la marque employeur n’échappe plus à personne :

  • Les candidats font trois fois plus confiance aux équipes qu’au marketing RH pour cerner l’entreprise auprès de laquelle ils postulent, d’après LinkedIn.
  • Et la plupart des collaborateurs se prêtent au jeu de bonne grâce.

C’est d’ailleurs l’un des secrets d’un inbound recruiting réussi. La participation à des films de recrutement, la prise de parole lors d’un webinaire, ou encore la participation à un hackathon doivent être vécues comme des expériences gratifiantes par les collaborateurs impliqués. C’est la garantie de l’impact de leur témoignage sur l’expérience candidat, et sur leur propre expérience collaborateur.

Structurer le recrutement collaboratif data driven

Attention à ne pas confondre sincérité et spontanéité. Une expérience à la fois plaisante et productive, ça se prépare ! 

Le recrutement collaboratif s’insère dans un processus de recrutement data driven. L’automatisation de certaines étapes du recrutement, ainsi que l’objectivation des critères de sélection peuvent sembler contre-intuitives aux non-initiés. Pour jouer leur rôle au mieux, les collaborateurs doivent donc être formés aux enjeux du recrutement collaboratif :

  • le discours de la marque employeur ;
  • les méthodes du recrutement data driven ;
  • le déroulement de la procédure de recrutement ; 
  • et le fonctionnement de l’ATS et des autres outils du recrutement data driven.

Cette formation concerne en priorité les collaborateurs directement impliqués dans la procédure de recrutement. Mais on peut l’étendre à l’ensemble des équipes. La procédure de recrutement devient ainsi l’occasion d’une montée en compétences collective, et un moment fort de la culture d’entreprise.

Le recrutement collaboratif, étape par étape

Une fois la procédure de recrutement lancée, l’impact des équipes métier se concentre sur plusieurs étapes-clé, organisées par les fonctionnalités de l’ATS dédiées au recrutement collaboratif.

Le besoin métier : à l’origine de la procédure de recrutement

Toute campagne de recrutement part du besoin métier. Pour le recueillir, les équipes RH organisent des échanges formalisés avec les équipes métier. Ces rencontres sont aussi l’occasion de désigner les personnes impliquées dans le processus de recrutement collaboratif.

Les équipes RH peuvent également se fier aux analyses prédictives de l’ATS, qui alertent sur les lacunes RH de l’entreprise.

Les recruteurs déterminent le profil objectivé du candidat idéal, dont découlent trois livrables indispensable à la procédure de recrutement :

  • la fiche de poste, qui décrit la logistique et les responsabilités attachées au poste, ainsi que ses possibilités d’évolution ;
  • l’annonce de recrutement, destinée aux futurs candidats,
  • et le questionnaire data driven qui servira à évaluer les candidats, notamment pendant les entretiens d’embauche. 

Le sourcing collaboratif : un atout à structurer

Souvent négligé, le sourcing collaboratif a pourtant un impact considérable sur le succès de la procédure de recrutement. Et pour cause : il englobe des canaux très divers. 

  • La mobilité interne est écartée des campagnes qui ciblent de nouvelles compétences. Pourtant, elle représente l’aboutissement d’une stratégie de management des talents efficace.
  • La cooptation affiche jusqu’à 42 % de rétention ! Seule condition à cette performance exceptionnelle : intégrer correctement la cooptation dans l’ATS.

Enfin, le réseau étendu des collaborateurs accélère le déploiement du marketing RH. Des canaux comme les relations écoles, par exemple, sont moins ciblés que la cooptation d’un candidat individuel. Mais ils participent à l’écosystème d’innovation dont l’entreprise tirera probablement ses prochains talents.

L’entretien d’embauche : acmé du processus de recrutement 

La tradition corporate exige que les recruteurs « invitent » les équipes métier à assister aux entretiens d’embauche. C’est l’occasion de rencontrer les candidats short-listés, et de participer aux échanges. Il ne reste qu’à s’assurer qu’ils soient data driven !

Les ATS fournissent une excellente plateforme d’objectivation des entretiens d’embauche :

  • prise de rendez-vous automatisée ;
  • organisation d’entretiens vidéo, à défaut d’une rencontre physique ;
  • comparaison objectivée des profils candidats ;
  • et centralisation des échanges entre les participants à la procédure de recrutement.  

En plus de faciliter une décision d’embauche data driven, les ATS donnent matière à un feedback personnalisé pour chaque candidat écarté de la procédure de recrutement.

L’intégration : le recrutement collaboratif jusqu’au bout

L’intégration des nouvelles recrues doit mobiliser toute la proactivité des équipes métier. 

Certes, les experts RH se chargent de l’intégration formelle : prise en charge administrative, mise à jour de la politique de développement des talents, formations aux outils professionnels… Mais, d’après Jobvite, ils ne sont que 39 % à y consacrer 1 à 3 jours ouvrés – dans l’intention d’améliorer le taux de rétention. Autrement dit, la vaste majorité des recruteurs consacrent moins d’une journée à l’intégration « officielle » d’une nouvelle recrue. 

Au quotidien, ce sont les équipes métier qui aident leur nouveau collègue à se projeter dans l’entreprise. Une telle mission mérite mieux qu’une formation « par l’expérience » accompagnée de quelques conversations autour de la machine à café. Parmi les meilleures pratiques d’intégration, on retient :

  • une prise en charge rapide après la signature du contrat ;
  • l’attribution d’un mentor issu du métier, qui pilote l’intégration avec l’aide des équipes RH ;
  • un calendrier clair et une évaluation objectivée des étapes de la prise de poste.

Les équipes métier et RH ont tout intérêt à s’investir ensemble dans cette étape cruciale du processus de recrutement collaboratif.

Quand dire « stop » au recrutement collaboratif ?

Quel manque de tact que de demander l’avis de quelqu’un, pour ensuite refuser de suivre ses conseils ! Et si cette personne est, en plus, notre client : ne devrait-elle pas avoir le dernier mot ? Le client n’a-t’il pas toujours raison ?

Les équipes RH doivent redoubler de pédagogie pour satisfaire deux objectifs souvent contradictoires : 

  • la satisfaction des exigences métier à court terme ;
  • et une décision d’embauche pertinente à long terme.

Même parmi les experts RH, le recrutement conserve une aura presque romantique. On évoque un « déclic » pendant un entretien ; ou on écarte un profil qui « ne colle pas ». Certains recruteurs se vantent même d’avoir « un instinct » pour « flairer » les meilleurs profils !

Certes, la compatibilité culturelle entre le candidat et l’entreprise impacte le succès du recrutement. Mais les résultats du recrutement data driven parlent d’eux-mêmes :

  • L’Intelligence Artificielle peut réduire de 80 % la durée totale du processus de recrutement. (étude Upsider)
  • Les profils sélectionnés par un ATS correspondent 2 à 3 fois mieux aux critères de sélection objectivés, que ceux sélectionnés par les recruteurs. Attention aux biais de recrutement ! (Upsider)
  • 77 % des recruteurs ont finalement embauché un candidat avec lequel ils n’avaient pas « le feeling », et qu’ils avaient donc initialement écarté de la procédure de recrutement. (étude Jobvite)

Il faut donc poser très tôt les limites du recrutement collaboratif. L’implication des équipes métiers dans le processus de recrutement reste soumise à conditions data driven.

Sourcing, cooptation… ou piston ?

La première limite à poser relève essentiellement de la sémantique. 

Le recrutement collaboratif décrit toutes les façons dont les équipes non-RH s’impliquent dans le recrutement. 

Le sourcing collaboratif se concentre sur les canaux par le biais desquels lesdites équipent peuvent proposer des candidats de qualité aux recruteurs. Par « qualifié », on entend que le candidat correspond aux critères objectifs qui sont à la base de la persona candidat recherchée.

La cooptation consiste justement, pour un collaborateur, à recommander un candidat :

  • qui répond aux critères de sélection, 
  • et que le collaborateur connaît suffisamment bien pour pouvoir attester de sa compétence professionnelle.

Jusqu’ici, tout va bien.

On ne saurait, en revanche, confondre cooptation et « piston »

Le candidat coopté est intégré au processus de la campagne de recrutement, et mis en compétition avec les candidats issus d’autres canaux. S’il n’est finalement pas retenu, le recruteur pourra lui délivrer – ainsi qu’à la personne qui l’a recommandé – un feedback objectif, qui lui permettra de faire évoluer son profil.

Objectivation sans exceptions

Un collaborateur formé au recrutement data driven ne saurait s’attendre à ce que « son » candidat coopté soit automatiquement embauché.

Il doit en aller de même avec l’ensemble des prises de décisions liées au recrutement. Certains éléments peuvent faire l’objet de débats entre experts RH et métier : la fiche de poste, la négociation salariale, la sélection des CV, le choix entre deux profils candidat comparables… L’entreprise peut même faire le choix de donner un droit de veto au manager opérationnel. Mais une limite doit rester non-négociable. Chaque prise de décision doit être objectivée, selon des critères et un processus prédéterminés. Il en va de l’efficacité de toute la politique d’acquisition de talents menée par l’entreprise.

Spécialiste de la transformation digitale, Gwladys Galloy jongle avec les équipes et les techniques de recrutement. Qu'il s'agisse de repérer de jeunes talents, de négocier avec des candidats seniors, ou de motiver vos équipes, elle partage avec vous le meilleur du recrutement 2.0 .
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