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La HR Tech transforme votre processus de recrutement

250 candidatures. C’est le nombre moyen de réponses que génère une seule offre d’emploi postée en ligne, d’après Glassdoor. Seuls 2% des candidats sont invités à un premier entretien, moins de 1% finira par rejoindre l’équipe.

Ces chiffres en disent long sur la réalité chaotique du processus de recrutement. Vos équipes RH se débattent avec une avalanche d’informations, des défis logistiques, des relations interpersonnelles délicates. Sous-équipées, elles sont tiraillées entre leur vision d’une rencontre personnelle avec leurs futurs collaborateurs, et la nécessité d’automatiser un processus de plus en plus complexe.

L’enjeu est de taille. Le travail de vos recruteurs sur la marque employeur et le processus de recrutement touche aux valeurs profondes de l’entreprise. Vos candidats risquent de repartir déçus, ou pire, d’intégrer l’entreprise en doutant de sa capacité à atteindre ses objectifs. L’efficacité du recrutement détermine, à plus d’un titre, la qualité de l’expérience candidat et de l’expérience collaborateur.

Heureusement, la confusion n’a plus rien d’une fatalité. La HR Tech objective le recrutement, apporte des solutions aux problèmes soulevés par chaque étape du processus de sourcing. Il est temps de redéfinir et d’améliorer le vôtre, en dotant vos équipes des outils adaptés à leur métier.

1. Définir les besoins du métier

Cela semble évident ; et pourtant, de nombreux processus de recrutement sont lancés en l’absence d’un consensus sur le profil du candidat idéal. Le recueil des besoins métier auprès de l’équipe opérationnelle relève des responsabilités de l’équipe RH. En combinant les retours du terrain avec les objectifs de la stratégie d’acquisition de talents, elle construit la persona du candidat idéal.

Il reste à définir le poste ouvert :

  • Le type de contrat ;
  • Le titre de poste, et sa situation dans l’organigramme – s’il s’agit ou non d’un poste cadre, rattaché à tel ou tel département ;
  • Les responsabilités précises – qu’il s’agisse d’une création de poste, ou d’un poste existant à faire évoluer ;
  • Les perspectives d’évolutions ;
  • et la grille de salaire.

Les recruteurs aiment aménager une marge de négociations. Celle-ci doit être définie à l’avance, pour éviter de ralentir le processus. Elle peut d’ailleurs explorer des conditions variables – par exemple, proposer un véhicule de fonction plutôt qu’un salaire plus élevé.

Focus – Rédiger l’annonce parfaite

Définir votre besoin métier en quelques lignes est un art en évolution constante !

Vous avez tout intérêt à faciliter la tâche de vos recruteurs en créant une bibliothèque de templates d’annonces de recrutement, pour chaque type de poste et de métier. Mais vous devez les faire évoluer, en restant au courant des tendances de l’offre d’emploi moderne :

  • À quoi ressemble une “mauvaise” offre d’emploi ?
  • Faut-il inclure une fourchette de salaire dans l’annonce – ou attendre l’entretien ?
  • Comment construire des templates que vos équipes utiliseront vraiment ?

2. Personnaliser l’expérience candidat dès le premier contact

Vos équipes se concentrent généralement sur la logistique de la diffusion de votre offre de poste. Elles manquent de ressources pour améliorer le ciblage des candidats.

La multidiffusion des offres d’emploi fait partie des tâches répétitives et chronophages dont la HR Tech peut décharger votre équipe. Recruitee, par exemple, se connecte aux plateformes de recrutement gratuites et payantes (avec jusqu’à 30% de réduction !) ainsi qu’aux réseaux sociaux.

Vous n’avez plus qu’à choisir vos cibles prioritaires – avec un peu d’aide. Ainsi, le moteur de diffusion de Recruitee construit un plan de diffusion personnalisé, en comparant votre annonce avec 100 000 annonces similaires, postées sur plus de 400 canaux de diffusion.

Vos équipes RH sont libres d’élargir le périmètre du processus de recrutement, en le mettant au service de votre marque employeur :

  • Construisez un site Carrière qui reflète votre marque employeur, et qui s’intègre directement à vos outils RH.
  • Rendez vos offres accessibles et visibles. Google for Jobs les indexe automatiquement sur Google, et votre site Carrière donne également accès aux plateformes où elles sont référencées.
  • Imaginez une expérience candidat fluide et personnalisée dès la prise de contact, avec un processus de soumission de candidature simplifié.

Focus – Mettre en avant l’expérience collaborateur pour attirer les candidats

L’implication de vos employés se poursuit tout au long du processus de recrutement. Les candidats accordent trois fois plus de crédit à ce que disent vos employés de la réalité de leur métier, qu’à vos communications “officielles”.À vous d’organiser la rencontre entre vos candidats et vos équipes :

  • Diffusez un film de recrutement sur les coulisses de votre métier.
  • Donnez la parole à vos collaborateurs : formez-les au social recruiting sur les réseaux sociaux.
  • Multipliez les occasions de rencontre, en participant à des forums de recrutement, mais aussi à des conférences, des rencontres professionnelles…
  • Montez un programme de cooptation, et faites confiance à vos équipes pour trouver les meilleurs profils.

3. Collecter et trier les candidatures

La HR Tech améliore l’expérience candidat, mais aussi l’expérience collaborateur. Actuellement, vos recruteurs perdent plus de 8h par semaine à exécuter des tâches manuelles répétitives, telles que la collecte des candidatures, ou l’organisation des entretiens. La qualité de leur performance et de leur expérience collaborateur s’en ressent.

Votre ATS décharge vos équipes RH de tâches chronophages en quelques clics, et objective l’une des étapes les plus subjectives du processus de recrutement :

  • Les candidatures postées sur les plateformes de recrutement sont automatiquement collectées et intégrées à votre pipeline, avec celles postées sur votre site Carrière.
  • À l’aide de questions de pré-sélection personnalisées, d’options de filtrage avancées, et de la création automatique de fiches-candidat, vous traitez des centaines de candidatures en quelques clics. Des fiches d’évaluation conçues selon la persona candidat font ressortir les meilleurs profils.

Votre ATS vous aide à poser les bases d’une évaluation objective et collective des candidats que vous souhaitez recevoir en entretien.

Une utilisation poussée de l’intelligence artificielle au service du recrutement fait encore se lever quelques sourcils. Un robot peut-il remplacer l’appréciation humaine ? Nous dirigeons-nous vers un recrutement déshumanisé, ou pire, discriminatoire ?

Les expérimentations de certaines entreprises, comme Amazon ou l’Oréal, ont connu des échecs retentissants. Et le Défenseur des Droits vient de publier un guide sur les risques posés par le recrutement digital.

Pourtant, nul besoin de s’alarmer. Des outils simples et efficaces, au service du besoin métier, n’ont pas pour ambition de rendre vos équipes RH obsolètes. Au contraire, ils libèrent leurs talents en leur permettant de se concentrer sur les aspects humains du recrutement, qui font leur véritable valeur ajoutée.

4. Organiser les entretiens et le recrutement collaboratif

Vos recruteurs jonglent en permanence entre plusieurs processus de recrutement, à différents degrés d’avancement et couvrant différents métiers. Or, suivre un seul pipeline non-automatisé relève déjà du défi logistique. Les équipes RH ont besoin d’un outil HR Tech qui leur permette de piloter l’intégralité du parcours de chaque candidat. Il devrait idéalement cumuler les fonctionnalités suivantes :

  • Une messagerie avancée, pour générer des échanges réactifs avec tous les candidats – y compris ceux que vous n’inviterez pas à un entretien. L’immense majorité des personnes en recherche d’emploi déclare n’avoir reçu aucune réponse après l’envoi d’une candidature, ce qui affecte leur perception de la marque employeur. En recontactant automatiquement chacun de vos candidats, vous leur envoyez un signal fort et différenciant.
  • Des modèles d’e-mail, associés à l’automatisation de leur personnalisation, pour faciliter la maîtrise de la marque employeur.
  • Un outil de conférence vidéo, pour organiser un entretien dématérialisé, mais directement intégré au profil candidat.
  • La synchronisation en temps réel automatique des agendas de l’équipe, la création de notes de partage des tâches, pour organiser le recrutement collaboratif ouvert à un nombre d’utilisateurs illimités.

5.Éliminer les biais de recrutement pendant l’entretien

Mener un entretien d’embauche s’avère bien moins intuitif qu’il n’y paraît. Les équipes RH travaillent à éliminer les biais de recrutement, et à sélectionner les candidats les plus qualifiés pour le poste – plutôt que ceux qui sont les plus à l’aise en entretien.

Tous les recruteurs ont “leurs” techniques infaillibles pour améliorer la performance du processus de recrutement. En cassant la routine de l’entretien, ils espèrent faire ressortir la “vraie” personnalité des candidats. Certains grands groupes expérimentent la gamification du processus de sourcing, en organisant des hackathons, des défis sportifs, et même des escape games.

Mais la véritable clé d’un entretien réussi, c’est son objectivation et l’implication de vos équipes opérationnelles. Celles-ci ne sont ni les simples spectatrices, ni même les ambassadrices de votre stratégie de recrutement. Elles ont un rôle actif à jouer dans l’évaluation et la comparaison des mérites des candidats.

Une fonctionnalité comme Recruitee Evaluation propose des formulaires d’évaluation objective des candidats. Elle structure vos entretiens et votre stratégie de recrutement collaboratif, en vous aidant à comparer les performances des candidats sur des bases objectives.

Votre ATS sert aussi de support de conversation pour le recrutement collaboratif. Il centralise les retours de chaque personne impliquée dans le recrutement, pour un feedback à 360°.

Focus – Personnalisez l’annonce de votre décision d’embauche

Ne boudez pas votre plaisir ! Votre candidat accède au poste de ses rêves, vos équipes sont impatientes de le rencontrer, et vous voyez (presque) le bout de ce processus. Un moment aussi chargé d’émotions devient emblématique de la culture d’entreprise. Annoncez votre offre d’embauche à votre nouvelle recrue comme il se doit.

6. Réussir la période d’intégration

Le processus de recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat. Au contraire : vous entrez dans une période critique pour le succès à long terme de votre recrutement. Environ 60% des employés qui ont bénéficié d’un onboarding structuré restent en poste pour les trois années suivantes.

Vous pouvez rendre votre nouveau collaborateur opérationnel aussi rapidement que possible, en préparant une intégration en douceur.

  • Avant le jour J – Convenez de sa date d’arrivée avec ses collègues rapprochés, et nommez l’un d’entre eux responsable personnel du processus d’intégration.

Préparez l’équipement (bureau, badge, ordinateur, outils IT…) une semaine à l’avance. Et partagez-en l’accès avec votre nouvelle recrue ! Elle se familiarisera avec son interface e-mail et vos autres outils IT.

  • Le jour J – Renforcez l’esprit d’équipe en instaurant un rituel de bienvenue – un petit-déjeuner d’équipe, par exemple. Enchaînez avec une introduction à 360° : visite des locaux, rencontre des interlocuteurs-clés, formation aux outils IT et process, point sur la culture d’entreprise (horaires, codes vestimentaires…)

Partagez avec votre nouveau collaborateur les critères de son évaluation pendant la période d’essai. Tout comme le recrutement, celle-ci doit être data-driven.

  • Dans les semaines qui suivent, le recrutement collaboratif se poursuit ! Votre ATS continue à centraliser les échanges entre les personnes qui suivent l’intégration de votre recrue. Vous y suivez son évaluation continue, et distribuez les tâches au fur et à mesure de la prise de poste.
  • N’attendez pas la fin de la période d’essai pour partager ces données avec votre nouveau collaborateur : donnez-lui le temps de faire les ajustements nécessaires. Et bien sûr, recueillez son feedback sur son intégration.

7. Au-delà du processus de recrutement : passer à l’acquisition de talents

Structurer votre processus de recrutement, c’est bien. Anticiper les besoins RH de vos équipes, c’est mieux ! Grâce à l’automatisation de certaines des tâches les plus chronophages du processus de sourcing, vos équipes RH ont enfin les ressources pour construire une véritable stratégie d’acquisition de talents. Elles repèrent, attirent, et intègrent pour longtemps les meilleurs talents de votre secteur, grâce à un travail sur des sujets de fond :

  • la marque employeur et l’expérience candidat,
  • l’automatisation et la personnalisation du recrutement,
  • l’expérience collaborateur, et le pilotage du développement des compétences.

En prenant des mesures concrètes, telles que la construction d’un viviers de talents, vous pérennisez la performance de l’entreprise.

Focus – Intégrer les candidats rejetés à votre talent pool

Les processus de recrutement se concluent sur des choix difficiles. Mais vous n’avez pas à éliminer définitivement les (autres) bons candidats !

En servant de plateforme à votre viviers de talents, votre ATS facilite vos futurs recrutements. Les données collectées pendant le recrutement seront immédiatement utilisables dans un nouveau processus.

Par contre, vous devez soigner votre relation avec vos candidats éliminés. Ils méritent un feedback personnalisé et utile – que vous pourrez baser sur les données de votre ATS. Il s’agit d’une étape délicate, mais salutaire. Parmi les 30% (seulement !) de candidats éliminés qui reçoivent un feedback, plus de la moitié postulent à nouveau auprès de la même entreprise.

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