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Mettre l’onboarding au service du management de talents en 6 leviers RH

Quelle est la pire alternative : ne rien faire, ou ne pas en faire assez ? Nous sommes en 2019, et beaucoup d’entreprises ont au moins une politique d’intégration « officielle ». Cela pourrait être mieux que rien, si cette politique était plus souvent suivie sur le terrain. Pire : la simple existence de ce processus d’intégration semble effacer toute nécessité de suivre la performance, ou encore de l’améliorer. 

Sans surprise, les résultats ne suivent pas. Et c’est la performance du recrutement qui en pâtit. Une nouvelle embauche coûte en moyenne $ 11,000 dollars, et 35 % des entreprises admettent ne pas consacrer $ 1 au processus d’intégration. En moyenne, les entreprises perdent 25 % de leurs nouveaux salariés dans l’année qui suit leur embauche ; dont 20 % d’entre eux un mois et demi à peine après leur prise de poste, d’après une étude OC Tanner. 

Un grand nombre d’entreprises négligent tout simplement d’apporter des solutions aux 4C de l’onboarding :

  • la conformité au cadre légal du recrutement. Cela recouvre les aspects administratifs de l’intégration tels que la signature du contrat de travail ou l’assimilation de la politique interne de l’entreprise ;
  • la clarification de toutes les informations qui pourraient encore rester vagues à ce stade du recrutement. Par exemple, les fonctions exactes du poste et les attentes qui leur sont attachées ;
  • la culture de l’entreprise, qui inclut des éléments aussi divers que le code vestimentaire ou les normes de langage. Leur absorption est un processus long et complexe ;
  • et la connexion qu’il s’agit de forger entre le nouveau collaborateur, ses interlocuteurs directs, et l’organisation en général.

Il faut cesser d’envisager l’onboarding comme la dernière étape du processus de recrutement. L’intégration des nouvelles recrues est un enjeu transverse à l’expérience candidat et à l’expérience collaborateur. L’améliorer, c’est transformer la façon dont l’entreprise aborde l’acquisition et le développement de talents

Pour ce faire, les équipes RH disposent d’au moins 6 leviers d’action, qu’elles peuvent activer à différentes étapes du recrutement.

Renforcer la communication avant, pendant, et après l’onboarding

Au niveau administratif, managérial, ou même culturel, le manque de communication est la première cause d’échec du processus d’intégration. 

Les candidats déçus mentionnent ainsi fréquemment le « silence radio » qui suit immédiatement l’acceptation de l’offre d’emploi. Du côté de l’entreprise, ce moment de flottement correspond à la passation du contrôle vers les équipes métier ; mais, côté candidat, il crée une confusion qui pousse nombre d’entre eux au ghosting de leur (presque) futur employeur.

Un onboarding RH efficace doit donc insister sur le maintien des lignes de communication à toutes les étapes, mais aussi entre toutes les parties prenantes :

  • L’entreprise peut multiplier les canaux de communication avec le futur collaborateur, en le mettant par exemple en contact avec son mentor – tout en maintenant le recruteur comme référent.
  • Les équipes RH et métier doivent renforcer leur collaboration dès l’expression du besoin RH. L’implication des équipes métier tout au long du processus de recrutement est indispensable à son succès.
  • L’entreprise doit traiter ses équipes RH en business partners, et leur donner toute la visibilité sur les besoins en ressources humaines liés à sa vision de développement.

NB : Ces bonnes pratiques restent valables dans le cas d’une mobilité interne.

Repenser la timeline du processus d’intégration

Arrêtons de confondre « onboarding » et « premier jour au bureau ». Ce dernier est, bien sûr, un temps fort du processus d’intégration. Mais il est absurde de s’attendre à ce qu’un nouveau collaborateur absorbe la culture de l’entreprise et le coeur de métier lié à son poste en 24 heures. 

L’onboarding prend du temps. C’est un processus long, incompressible, qui commence bien avant le recrutement (si, si), et se poursuit jusqu’à plusieurs années après. À bien des égards, la mobilité interne marque le succès des processus d’intégration et de développement de talents.

Cela ne signifie pas qu’il faille laisser les nouveaux collaborateurs apprendre sur le tas. Plus de 60 % des entreprises ne fixent aucun objectif à leur processus d’onboarding, selon une étude CareerBuilder ; et 25 % ne prévoient aucune formation pendant leur onboarding. Résultat : les nouveaux collaborateurs se désengagent émotionnellement bien avant d’avoir atteint leur plein potentiel opérationnel

Ainsi, un onboarding efficace fixe des objectifs clairs, qui sont rattachés à des milestones pilotés par les équipes RH en collaboration avec les équipes métier. Il fournit aussi aux candidats les outils pour comprendre et atteindre ces milestones.

Anticiper le processus d’intégration grâce au marketing RH

S’il se poursuit longtemps après le premier jour de bureau, l’onboarding commence aussi longtemps avant. L’un de ses principaux objectifs est de transmettre des codes culturels et une vision corporate aux nouveaux salariés. Or, ceux-ci entrent en contact avec la culture de l’entreprise bien avant de postuler auprès d’elle.

Aussi, le marketing RH a récemment rejoint le coeur de métier de la Direction RH. Les recruteurs l’utilisent typiquement pour mettre en avant la marque employeur de l’entreprise, et attirer ainsi les meilleurs profils du marché aux dépens de la concurrence. Mais le marketing RH ne se limite pas à une simple campagne de publicité :

  • Avant même le début d’une campagne de recrutement, il éduque les futurs candidats sur le coeur de métier et la culture portée par l’entreprise.
  • À l’inverse, il donne l’occasion aux candidats qui ne correspondent pas au profil recherché de prendre rapidement conscience du décalage culturel entre eux et le poste offert. En ne postulant pas, ils font gagner du temps à toutes les parties prenantes du recrutement.

Plus de 9 recrutements ratés sur 10 échouent en raison d’une incompatibilité culturelle entre le nouveau salarié et l’entreprise. Aux prémisses de l’onboarding, le marketing RH initie la transmission des codes culturels de l’entreprise aux meilleurs profils, tout en filtrant ceux qui échoueraient à s’intégrer.

Intégrer le recrutement collaboratif à l’onboarding

Un peu comme le processus d’intégration, le recrutement collaboratif fait l’objet de tous les discours corporate, mais ne se traduit que trop rarement par des actions concrètes sur le terrain. 

C’est d’autant plus dommage que l’implication de toute l’entreprise est indispensable au succès de l’acquisition et du développement de talents. Le recrutement collaboratif est un enjeu transversal, de l’expression du besoin RH des équipes métier jusqu’à l’intégration de la nouvelle recrue. Des rôles choisis parmi les équipes RH et opérationnelles doivent travailler ensemble à son animation, en parallèle des processus de recrutement et d’onboarding :

  • Le référent RH, qui a idéalement été impliqué très tôt dans la campagne de recrutement, accompagne le candidat pendant tout le processus d’intégration – et continue de piloter sa performance plusieurs mois après la prise de poste. Il assure sa progression dans la stratégie de développement des talents de l’entreprise.
  • Le mentor du candidat est en charge de lui transmettre la vision métier de l’entreprise. Il s’agit d’un profil senior volontaire pour le rôle, que le référent RH présente au candidat rapidement après qu’il ait accepté l’offre d’emploi.
  • Le manager opérationnel fixe des objectifs de performance au candidat, en collaboration avec le référent RH qui garantit la cohérence avec le modèle d’intégration.
  • Le binôme (parfois appelé buddy) du candidat est un collaborateur métier dans la même équipe et au même niveau hiérarchique que lui. Il l’accompagne dans la découverte de son environnement opérationnel et culturel immédiat.

Cette petite équipe d’intégration assure la transition entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur, et construit les connexions entre le nouveau salarié et le reste de l’entreprise. Pour accomplir ces missions humaines, ladite équipe doit pouvoir compter sur des outils efficaces.

Se donner les moyens de réussir son onboarding

Le dernier obstacle à la concrétisation du processus d’intégration, c’est bien sûr le manque de temps. Le nouveau collaborateur, submergé d’informations dès son premier jour au bureau, se retrouve vite absorbé par les priorités immédiates de sa prise de poste. Quant aux responsables RH et métier, s’ils avaient du temps à « perdre » à parler de culture d’entreprise, ils n’auraient pas recruté de salarié supplémentaire !

Au lieu de les pénaliser, il est temps d’améliorer leurs expériences collaborateur, à eux. La digitalisation et l’automatisation de l’onboarding libèrent leurs disponibilités pour les missions où le contact humain a le plus de valeur ajoutée.

  • Livret d’accueil, applications dédiées aux tâches administratives, accès dématérialisé aux documents non-confidentiels… Autant d’outils qui peuvent accélérer le processus, à condition d’être mis à la disposition du nouveau salarié dès qu’il a accepté l’offre de poste. 
  • En automatisant les échanges avec les candidats, et en offrant une plateforme d’organisation au recrutement collaboratif, les équipes RH dotées d’un ATS optimisent l’onboarding pour toutes ses parties prenantes tout en réduisant leur propre charge de travail.

C’est en mettant la digitalisation au service de l’onboarding et en formalisant son processus d’intégration que l’entreprise concrétise sa stratégie de développement de talents.

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