Hausse des activités, projet innovant ou encore, départ d'un salarié, les opportunités de recrutement ne manquent pas pour une entreprise. Mais embaucher de nouveaux collaborateurs n'est pas une décision à prendre à la légère.
De nombreuses organisations ont un processus bien défini pour suivre leurs recrutements. C'est peut-être aussi le cas dans la vôtre.
Alors, quelles sont les étapes d'un bon processus de recrutement ? Comment l'optimiser et faire en sorte qu'il soit encore plus efficace ?
Il est temps de (re)découvrir le processus de recrutement !
Les enjeux du processus de recrutement
Avant de nous concentrer sur les étapes du processus de recrutement, faisons un bref rappel de ses différents enjeux.
Pour l'entreprise
Recruter de nouveaux collaborateurs est avant tout un enjeu stratégique pour l'entreprise. Il s'agit de trouver les personnes aux compétences techniques et comportementales nécessaires pour accompagner l'entreprise dans l'atteinte de ses objectifs.
Chaque salarié contribue à créer l'image de l'entreprise et à la diffuser aux clients, fournisseurs et partenaires. Ainsi, un collaborateur bien choisi pour le poste est bénéfique pour les relations internes et externes à l'entreprise.
Le processus de recrutement va permettre de sélectionner avec justesse et transparence le meilleur candidat pour le poste à pourvoir, l'organisation et sa culture. Mais il permet également à l'entreprise d'avoir un aperçu de la qualité de son image de marque employeur.
Pour le candidat
Les enjeux du processus de recrutement sont également nombreux pour le candidat. C'est durant cette période qu'il va déterminer si le poste et l'entreprise lui conviennent. Au-delà de l'appétence pour les activités quotidiennes et la satisfaction du niveau de salaire, le candidat va chercher à obtenir des informations sur les missions de l'entreprise. Si elles l'intéressent, il sera plus enclin à s'y projeter, et à choisir cette organisation comme futur employeur.
Le processus de recrutement est également une opportunité pour avoir un aperçu de l'expérience collaborateur par l'intermédiaire de l'expérience candidat. Si cette dernière est négative, il y a peu de chances que le candidat se montre enjoué à l'idée de rejoindre l'entreprise.
Les étapes du processus de recrutement
1. Définir le besoin d'embauche
Bien que cela puisse paraître évident, il faut le rappeler : tout processus de recrutement doit démarrer par une analyse précise des besoins en recrutement.
L'équipe RH est en charge de recueillir les besoins métier auprès du manager de l'équipe. Tout d'abord, il s'agit d'identifier les raisons pour lesquelles le recrutement est demandé. Est-ce une création de poste ? Un remplacement à la suite d'une démission ou d'une mobilité interne ?
Ensuite, il faudra avoir une idée précise des missions et tâches qui composent le poste, leur fréquence et le niveau de responsabilité. L'équipe RH répertorie toutes ces informations dans la description de poste, document essentiel qui sera utilisé tout au long du processus de recrutement. Le profil du candidat idéal, comprenant les compétences techniques et comportementales, des diplômes et des qualifications, devra également être déterminé à ce stade.
Les autres éléments importants à identifier sont :
- le délai de recrutement ;
- le type de contrat de travail ;
- les perspectives d'évolution ;
- la tranche de salaire ;
- les marges de négociation concernant le niveau d'expérience, les compétences et le salaire ;
- la possibilité d’un transfert de compétences.
Focus sur le candidat persona
Représentation fictive de votre candidat idéal, le candidat persona est un outil qui s'inspire des techniques de marketing traditionnelles. Il s'agit de créer un portrait comportant des critères sociodémographiques, professionnels (études et formation, expériences, etc.) et personnels (motivations, aspirations, objectifs de vie).
Il vous servira à bien connaître votre cible de candidats, ses attentes, et à déterminer les stratégies pour attirer et retenir leur attention. Il y a de nombreux avantages à le préparer dès le début du processus de recrutement !
2. Préparer la stratégie de recrutement
Maintenant que vous avez une idée précise du besoin d’embauche, il faut mettre en place une stratégie de recrutement.
L'idée est d'envisager toutes les options possibles pour réussir votre recrutement. Il s'agit également de planifier le processus de façon que les objectifs puissent être atteints en temps voulu. L'anticipation est essentielle pour faire face aux imprévus.
Répondez à ces questions :
- Quels sont les outils de sourcing de candidats à votre disposition ? Sont-ils satisfaisants ?
- Un recrutement interne est-il envisageable ?
- Pourriez-vous proposer un programme de cooptation ?
- Combien de candidats pourriez-vous rencontrer ?
- Combien d'entretiens de recrutement seront nécessaires ? Quels sont les délais ?
- Quelles techniques d'entretien de recrutement conviennent pour ce recrutement (entretien téléphonique, session de recrutement, entretien virtuel, etc.) ?
- Quelles sont les parties prenantes du recrutement en interne ? Est-il nécessaire de faire appel à des prestataires externes comme une agence de recrutement ou un chasseur de tête ?
Une fois que vous aurez une bonne visibilité sur la direction à prendre, il est temps de vous lancer !
Focus sur le vivier de candidats
Si vous recrutez régulièrement de nouveaux collaborateurs sur les mêmes types de poste, il peut être intéressant de constituer une CVthèque interne ou un vivier de candidats.
C'est une bonne manière de rester en contact avec des candidats au profil intéressant et de maintenir leur intérêt pour votre entreprise.
Créer et maintenir un vivier de candidats, c'est adopter une démarche de recrutement proactive pour déceler les talents avant même qu'une opportunité de poste se présente. Certaines solutions RH digitales, comme les logiciels de recrutement SaaS peuvent faciliter la sauvegarde d'informations et les communications avec les professionnels.
3. Rédiger et diffuser l'annonce d'emploi
Pour informer le monde de votre besoin de recrutement, il faut rédiger une annonce de recrutement !
Cette étape du processus de recrutement mérite une attention particulière si vous souhaitez attirer des professionnels motivés et correspondants au profil recherché.
Voici quelques conseils pour optimiser vos annonces de recrutement :
- Choisissez un titre précis et explicite. Si les intitulés de poste originaux font fureur sur LinkedIn, préférez "Responsable Communication" à "Rockstar de la com" pour votre annonce d'emploi. Autrement dit, utilisez des mots-clés que les candidats sont susceptibles de rechercher.
- Offrez une description détaillée du poste. Un manque d'information peut laisser des candidats potentiels indifférents. Pensez à inclure une liste précise des missions et tâches, un aperçu de l'ambiance de travail et les avantages à travailler pour votre entreprise.
- Mentionnez l'échelle de salaire que vous souhaitez proposer. L'absence de cette information peut rebuter certains candidats et vous gagnerez du temps en écartant les candidats aux attentes un peu trop disproportionnées.
- Aérez le contenu de l'annonce. Les listes à puces et les sauts de ligne sont de bonnes techniques pour rendre la lecture plus agréable.
- Si possible, ajoutez du contenu interactif comme des photos et des vidéos pour attirer l'attention de votre cible de candidats. Selon une enquête, 54 % des candidats passent plus de temps sur une annonce lorsque celle-ci comporte des photos ou des vidéos.
Une fois l'annonce rédigée (et relue), c'est le moment de la diffuser sur la page carrière de votre site internet, les sites d'emploi et les réseaux sociaux.
Focus sur les job boards (ou sites d'emploi)
Qu'ils soient généralistes ou spécialisés, les sites d'emploi sont vos meilleurs alliés pour augmenter la visibilité de votre annonce de recrutement.
Découvrez nos astuces les plus pertinentes pour choisir le meilleur job board en fonction de vos besoins :
- Vérifiez la disponibilité de statistiques à propos de la diffusion de votre annonce.
- Comparez les tarifs proposés avec votre budget de recrutement.
- Faites un test d'ergonomie du site d'emploi. Est-il agréable à naviguer ? Le contenu est-il plaisant à lire ? Y a-t-il des bannières ou des fenêtres pop-up gênantes pour l'expérience utilisateur ?
- Examinez la cible de candidats à laquelle le site s'adresse. Correspond-elle à votre recherche ?
- Regardez la présence d'éventuels concurrents. Cela peut être un indicateur que ce job board est adapté à votre besoin de recrutement.
- Vérifiez l'intégration du site d'emploi avec votre ATS. Par exemple, Recruitee propose la multidiffusion des offres d'emploi et se connecte avec plus de 2 100 sites partenaires.
4. Développer votre marketing RH
Pour un recruteur d'aujourd'hui, attendre de recevoir des candidatures à une annonce d'emploi ne suffit pas. Il faut communiquer activement sur vos offres de poste et votre marque employeur pour être visible auprès de votre cible de candidats et les convaincre de proposer leur candidature.
Pour cela, mettez en place un véritable plan de marketing de recrutement. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques idées :
- Valorisez la page carrière de votre site internet. Elle doit être attrayante et refléter votre marque employeur.
- Répondez aux avis de vos anciens salariés sur Glassdoor.
- Proposez du contenu de qualité sur les réseaux sociaux comme LinkedIn ou Instagram.
Focus sur l'expérience candidat
Pour offrir une expérience de recrutement positive, il est intéressant de faire appel à vos collaborateurs actuels ! Les candidats potentiels seront plus enclins à faire confiance aux propos de vos salariés plutôt qu'à une communication de votre service RH ou marketing.
Par exemple, vous pouvez leur donner la parole sur les réseaux sociaux, planifier une vidéo FAQ sur YouTube ou encore, organiser une rencontre lors d'une journée entreprise portes ouvertes ou un forum de recrutement.
5. Trier les candidatures
Félicitations, vous avez reçu de nombreuses candidatures. C'est alors le moment de trier les profils. Heureusement, la technologie vous vient en aide.
Au lieu de faire un tri manuel, votre logiciel de recrutement vous déleste de cette activité chronophage.
- Les candidatures reçues de votre page carrière ou des job boards sont automatiquement collectées et intégrées à votre pipeline.
- Grâce à des questions de présélection, des options de filtrage avancées, et la création automatique de profils candidat, vous traitez des centaines de candidatures en seulement quelques clics.
Les solutions RH digitales facilitent une évaluation objective des candidats.
Focus sur le big data et l'intelligence artificielle
Les évolutions de la technologie impactent la manière dont les entreprises recrutent. Elles transforment la manière dont les candidats sont sélectionnés et recrutés.
Grâce aux milliers de données collectées sur les candidats, les entreprises sont en mesure de prendre les meilleures décisions pour l'entreprise et donc de réduire les erreurs de recrutement.
Le big data et l'intelligence artificielle renforcent leur présence dans les entreprises, et ce n'est pas près de s'arrêter.
6. Planifier et préparer les entretiens de recrutement
Une fois que les meilleurs profils ont été présélectionnés, il faut convier les candidats à un entretien de recrutement. Mais si vous gérez un recrutement massif ou plusieurs campagnes de recrutement en simultané, vous savez à quel point cela peut représenter un véritable défi logistique.
Pour vous aider à franchir cette étape en toute sérénité, optez pour :
- Une messagerie intelligente pour créer de l'engagement avec vos candidats et ne manquer aucune communication.
- Des modèles d’e-mail personnalisables pour faciliter la maîtrise de votre marque employeur.
- Un outil de conférence vidéo comme Zoom ou Google Meet pour organiser un entretien à distance.
- La synchronisation en temps réel automatique des agendas de l’équipe pour faciliter la planification des entretiens.
Conseil pro : préparez votre grille d'entretien en vue de votre rencontre lors de cette étape de processus de recrutement.
Focus sur le recrutement collaboratif
Plutôt que de laisser le service RH s'occuper des embauches de A à Z, le recrutement collaboratif consiste à inclure plusieurs personnes dans le processus.
Il s'agit d'une approche participative du recrutement permettant un gain de temps, une meilleure performance et un engagement plus fort. Et comme si ça ne suffisait pas, le recrutement collaboratif bénéficie grandement à votre marque employeur !
7. Rencontrer les candidats
L'heure est venue de rencontrer vos candidats !
Si les relations humaines sont importantes, mener un entretien d’embauche s’avère bien moins intuitif qu’il n’y paraît.
Les équipes de recrutement doivent s'appuyer sur des éléments concrets et tangibles pour évaluer et sélectionner les candidats les plus qualifiés pour le poste. Autrement dit, il ne s'agit pas de choisir ceux qui sont les plus à l'aise durant l'entretien.
Il faut également s'assurer de prévenir les biais de recrutement pour promouvoir la diversité au sein de l'entreprise.
L'outil d'évaluation de Recruitee propose des formulaires d’évaluation objective des candidats. Il permet de structurer vos entretiens et votre stratégie de recrutement collaboratif, en comparant les performances des candidats sur des bases impartiales.
Focus sur les questions de recrutement
Incontournables des entretiens de recrutement, les questions d'embauche sont communément utilisées par les recruteurs pour évaluer les candidats. Elles portent essentiellement sur les compétences techniques, les compétences comportementales, l'adéquation à la culture d'entreprise et la motivation.
Mais obtenir des réponses de haute qualité, pensez à adapter les questions au poste à pourvoir et à les formuler avec un angle original.
Focus sur les tests de recrutement
Utilisés à bon escient, les tests de recrutement vous permettent de mieux appréhender la personnalité de votre candidat, ainsi que ses compétences intellectuelles. Mais face a tant de choix, comment bien choisir son test de recrutement ?
Afin d'apaiser la frustration des recruteurs et des professionnels de ressources humaines, nous avons créé un article exhaustif sur la question. Vous pourrez découvrir (et comparer !) les tests de recrutement, bénéficier de nos conseils et en savoir plus sur leur législation.
8. Sélectionner le candidat
Après un ou plusieurs entretiens, vous savez maintenant quel candidat vous souhaitez embaucher. Mais avant de faire votre proposition d'emploi, validez sa motivation et ses prétentions salariales grâce à un court échange téléphonique. Il serait dommage de passer à côté d'un professionnel talentueux !
S'il est normal de consacrer du temps à la promesse d'embauche, n'oubliez pas de fournir un feedback aux candidats qui n'ont pas été retenus.
Focus sur la personnalisation de l’annonce de votre décision d’embauche
La proposition d'embauche est l'occasion de montrer à votre future recrue qu'elle est attendue dans l'équipe ! Bien que certaines règles formelles s’appliquent, n’hésitez pas à ajouter un petit mot de la part du manager et de l’équipe pour montrer leur enthousiasme.
9. L'onboarding de la nouvelle recrue
Le candidat choisi a accepté votre proposition d'emploi. Bravo ! Mais attention, cela ne veut pas dire que le processus de recrutement est terminé !
Le défi est de maintenir l'intérêt du candidat pour le poste et l'entreprise et de préparer au mieux son intégration. L'onboarding se compose de trois étapes clés :
En amont du premier jour de votre candidat :
- Maintenez un contact régulier par téléphone et par e-mail ;
- Envoyez le planning du jour J ;
- Anticipez tous les documents administratifs que la nouvelle recrue devra remplir (Conseil pro : utilisez des systèmes de signature électronique pour alléger cette étape) ;
- Coordonnez l'arrivée en interne (par exemple, en désignant un mentor) ;
- Préparez le lieu de travail, le badge, les fournitures de bureau et l'accès aux outils informatiques à l'avance.
Le jour J :
- Occupez-vous rapidement des derniers aspects administratif
- Accueillez votre nouveau collaborateur avec soin par le biais d'une introduction à 360° (visite des locaux, rencontres avec des interlocuteurs clés, formations aux outils IT et aux processus de travail...)
Conseil pro : organisez un rituel de bienvenue, comme un déjeuner d'équipe pour contribuer à votre cohésion d'équipe et à l'intégration de votre nouvelle recrue.
Dans les jours et les semaines qui suivent :
Faites le point régulièrement avec votre nouvelle recrue pour vous assurer que le processus d'intégration se déroule bien. Cela permettra également de déceler d'éventuelles difficultés.
Gardez à l'esprit que votre processus d'onboarding n'est pas gravé dans le marbre. Il est parfois nécessaire d'y apporter des modifications si nécessaire, et après tout, quoi de mieux que de demander l'avis des principaux intéressés pour améliorer votre processus d'intégration ?
Focus sur la communication
Pour démarrer votre collaboration sur les chapeaux de roues, la communication est la clé de la réussite. Planifiez des échanges réguliers avec le candidat, mais aussi avec le manager de l'équipe. Une communication ouverte et transparente permet de construire une relation solide, d'éviter des conflits, voire des départs prématurés.
À la fin de la période d'essai, recueillez leur feedback sur la période d'intégration.
Comment améliorer votre processus de recrutement ?
1. Faire un état des lieux
Avant d'envisager des mesures d'amélioration de votre processus de recrutement, il faut avoir une idée précise de sa performance. Décortiquez chaque étape du processus et identifiez les points forts, les éléments à améliorer et ceux à supprimer.
L'idée est de déceler les éléments de votre processus qui entravent l'atteinte de vos objectifs.
2. Tirer profit de la technologie RH
Le recruteur moderne ne doit plus se reposer sur des fichiers Excel et sa messagerie électronique pour gérer le processus de recrutement, et n'est plus contraint de passer un nombre incalculable d'heures perdues à essayer de s'y retrouver et à jongler entre les fichiers.
Il existe maintenant de nombreux outils de recrutement digitaux pour faciliter votre quotidien, écourter les tâches chronophages et vous permettre de vous concentrer sur le cœur de votre métier ; les relations humaines.
Prendre le temps de considérer une ou plusieurs solutions de recrutement pourra booster votre productivité sur le long terme.
3. Suivre les indicateurs de performance
Pour gérer au mieux le processus de recrutement et le flux des candidatures, nous vous conseillons d’analyser régulièrement les statistiques de votre campagne de recrutement. Pour cela, il faut surveiller les indicateurs de performance :
- Le taux de retour : nombre de vues de l'annonce/nombre de candidatures reçues. Cet indicateur est utile pour évaluer la performance de l'annonce d'emploi.
- L'intérêt pour le poste : nombre d’entretiens/nombre de candidats contactés. Cette donnée permet d'avoir un aperçu de l'intérêt des candidats pour le poste.
- L'acceptation de l'offre d'emploi : nombre d’offres acceptées/nombre d’offres proposées. Il permet de renseigner les équipes RH de la cohérence de la proposition d'embauche par rapport au marché.
- La satisfaction de l'expérience candidat : les réponses à votre questionnaire de satisfaction vous aideront à identifier les points forts et les points à améliorer sur votre processus de recrutement et plus globalement, sur l’expérience candidat.
4. Misez sur votre marque employeur et sur l'expérience candidat
Une marque employeur forte et une expérience candidat de qualité sont de véritable atouts pour vos recrutements. Vous préparez les candidats potentiels au processus de recrutement et vous réduisez les abandons de candidature en cours de route.
Pour tout savoir à ce sujet, consultez nos articles spécialisés sur la marque employeur.
Le processus de recrutement doit faire l'objet d'une attention particulière durant chaque campagne de recrutement.
Même s'il est solidement mis en place dans votre entreprise, il peut nécessiter des ajustements en fonction des profils recrutés ou des performances antérieures. Technologies RH, marque employeur et bon sens sont les clés de sa réussite !
