Expérience Candidat

Construire un questionnaire de recrutement data-driven en 20 questions

mai 31, 2019

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Construire un questionnaire de recrutement data-driven en 20 questions

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L’entretien d’embauche a longtemps été considéré comme le point d’orgue du processus de recrutement. Mais certains recruteurs soupçonnent désormais que leurs échanges avec les candidats ne servent en fait à rien.

D’après une étude TalentNow, 63 % des entretiens d’embauche classiques passent à côté des soft skills des candidats. Plus de 40 % des interviewers seraient lourdement influencés par des biais de recrutement.

Convaincus par les chiffres, de plus en plus de recruteurs se mettent au recrutement data driven, et cherchent à objectiver leurs critères de recrutement.

Les ATS (Applicant Tracking Systems) repèrent les meilleurs CV en quelques mots-clés bien choisis. Mais il est plus difficile de comparer à une persona idéale des candidats que l’on rencontre en chair et en os.

Le questionnaire de recrutement s’avère un outil indispensable au recrutement data driven. Il aide les équipes RH à préparer les questions d’interview et les tests RH qui mettront en valeur le meilleur candidat. Et il propose une base objective de comparaison des candidats.

Recruitee propose un guide pour aider les interviewers à préparer leurs questionnaires de recrutement, et les candidats à préparer leurs entretiens d’embauche.

Construire un questionnaire de recrutement à partir de la persona candidat

Loin des clichés d’une rencontre spontanée entre l’entreprise et ses futurs collaborateurs, un entretien d’embauche efficace se prépare avec minutie.

Tout part de la persona candidat idéale. Les équipes RH ont identifié les compétences, les qualités, et les talents nécessaires à une prise de poste réussie. Le candidat effectue d’ailleurs la même analyse à partir de l’annonce de recrutement.

Il s’agit maintenant de reprendre ce profil-référence, et d’attribuer un score à chaque élément selon son importance.

Le questionnaire de recrutement doit traduire cette liste de caractéristiques prioritaires en un guide d’entretien commun à tous les recruteurs. Celui-ci couvre :

  • les aspects éliminatoires de la candidature (ex : disponibilités…);
  • les compétences techniques et l’expérience professionnelle mobilisées par le poste ;
  • la personnalité et les motivations du candidat ;
  • et sa compatibilité avec la culture d’entreprise et sa stratégie d’acquisition de talents.

Bien sûr, les réponses à certaines questions contribueront à plusieurs catégories. La capacité à analyser le discours du candidat et les comportements observés pendant l’entretien fait partie des talents du recruteur.

Il n’est pas seul face au défi. Le recrutement data driven encourage le recrutement collaboratif. En pondérant leurs notations, les interviewers se rapprochent d’une décision d’embauche la plus objective possible.

Les questions posées au candidat n’ont pas pour objectif de le “piéger”, ou d’attiser un antagonisme artificiel. L’expérience candidat se joue en grande partie lors de l’entretien d’embauche. Le recruteur qui adopte une position adversariale ou condescendante risque la réputation de sa marque employeur.  

Mieux vaut favoriser une relation candidat de confiance. D’ailleurs, rien n’empêche les recruteurs d’élargir leur questionnaire de recrutement à tous les talents recherchés par l’entreprise. Les candidats rejetés lors d’une première procédure arrivent souvent en tête de la réserve de talents de l’entreprise.

Valider les prérequis du poste

Les processus de recrutement les plus aboutis comprennent une étape de présélection avant la rencontre physique, telle qu’un entretien vidéo différé. Si tel n’est pas le cas, il est grand temps de valider les prérequis du poste.

  • Pouvez-vous vous présenter ?

Entrée en matière classique, cette question démontre la capacité du candidat à valoriser son parcours. Un discours fluide et l’accent mis sur les atouts les plus pertinents renseignent le recruteur sur les objectifs et la détermination du candidat.

  • Qu’est-ce qui vous intéresse dans ce poste ?

Le candidat dévoile ses motivations dans les grandes lignes, et le recruteur détermine leur compatibilité avec la vision de l’entreprise.

C’est aussi l’occasion d’engager un premier échange et de confirmer implicitement au candidat que le poste répond bien à ses attentes. A lui d’écouter attentivement la présentation des équipes RH et d’en tirer les conclusions qui s’imposent.

  • Quelles sont vos trois principales qualités ?
  • Variante : Quels sont vos trois principaux défauts / vos axes d’amélioration ?

Inutile de dire que le candidat qui se contentera de clichés (“Je suis trop perfectionniste”, vraiment ?) perd des points. C’est le moment de prouver une volonté sincère d’échanger avec le recruteur. Celui-ci s’abstiendra d’ailleurs de tirer des conclusions hâtives. L’objectif de cette question est d’établir une relation de confiance, pas de juger immédiatement le caractère du candidat.

  • Quelles sont vos prétentions salariales ?

Les recruteurs ont une fâcheuse tendance à aborder la question du salaire de plus en plus tard. Celle-ci devrait au contraire être abordée dès la présélection. D’une part, pour éviter toute perte de temps si les chiffres avancés s’avèrent incompatibles. Et d’autre part, pour laisser aux deux parties le temps de réfléchir à une marge de négociation (avantages, progression salariale, etc).

  • Quelles sont vos disponibilités ?

On y pense moins, mais les disponibilités professionnelles et personnelles du candidat peuvent s’avérer éliminatoires. Il est par exemple possible que le candidat soit soumis à un long préavis, ou que l’entreprise ne propose pas un équilibre vie professionnelle / vie privée satisfaisant. Cette question logistique peut aussi inspirer des arguments de négociation salariale.

Tester les compétences et l’expérience du candidat

Les tests de recrutement sont une autre étape cruciale d’un processus objectivé. Si celui-ci ne prévoit pas de test de compétences, de personnalité, ou même de validation de l’expérience, le recruteur peut choisir d’utiliser l’entretien à cet escient.

  • Do you speak English ?
  • Variante : Combien font 325 x 12 ? Où se trouve l’erreur dans cette ligne de code ?

Le candidat bien préparé se doute que ses compétences seront peut-être mises à l’épreuve pendant l’entretien, surtout si le processus ne prévoit pas de test RH. Et son expertise devrait lui permettre de répondre sans difficultés.

Le recruteur risque pourtant d’envoyer un signal négatif au candidat. Prétend-t-il vraiment prendre la mesure de ses talents en quelques questions rapides ? Il recruteur donne plutôt l’impression désagréable de chercher à “piéger” son interlocuteur.

Bref : rien ne remplace un test de recrutement réalisé dans de bonnes conditions.

  • Combien pensez-vous qu’il existe de McDonald’s en France ?
  • Variante : Comment vous échapperiez-vous d’une voiture en flammes ? Qui sera notre prochain Premier Ministre ? Ou toute question pseudo-cryptique du même acabit.

Typiques de certains secteurs tels que le conseil en stratégie, ces “énigmes” testent surtout les nerfs du candidat. Et pourquoi pas ! Le sang-froid et l’éloquence sont indispensables à de nombreux métiers. Elles valident aussi les capacités de raisonnement, ainsi qu’une certaine culture générale.

Malheureusement, les candidats les plus matures apprécient rarement les “petits jeux” auxquels les recruteurs semblent se prêter à leurs dépens. Pour tester les mêmes talents, mieux vaut opter pour une une étude de cas en rapport avec le poste. Ou mieux : gamifier l’entretien d’embauche et renforcer l’expérience candidat.

  • Parlez-moi d’une situation où vous avez mené une négociation difficile / convaincu un nouveau client / coordonné une équipe délocalisée… ?

Bien plus consensuels, les échanges sur l’expérience du candidat approfondissent l’exploration du CV. Le candidat peut les tourner à son avantage, en mettant en scène tant ses compétences que sa capacité à organiser ses propos. La méthode STAR donne quelques repères pour structurer une réponse efficace – et une analyse objective côté recruteur :

  • Situation – description du contexte ;
  • Travail – ou défi à relever ;
  • Action entreprise par le candidat ;
  • et Résultat obtenu.

Bonus si le candidat prend l’initiative d’indiquer des résultats tangibles et pertinents, qui aident le recruteur à prendre la mesure de sa performance professionnelle.

Cerner la personnalité du candidat

Pour le recruteur, il ne s’agit ni de se fier à son instinct, ni de “jouer les psys”. Son objectif se limite à valider avec objectivité quelques traits de caractère jugés indispensables pour le poste.

A cette fin, il mobilise :

  • Son sens de l’observation. De nombreuses qualités personnelles peuvent être détectées sur le terrain, pendant l’entretien. Par exemple, pour évaluer le sens de l’organisation, le recruteur peut se demander si le candidat a manifestement préparé l’entretien, s’il est ponctuel, s’il réfléchit avant de répondre, s’il a un plan de carrière bien arrêté…
  • Sa capacité à prendre du recul. La réponse à une question sur la personnalité d’un candidat ne peut se comprendre comme “bonne” ou “mauvaise” que par rapport à un contexte professionnel précis. Par ailleurs, malgré leurs tendances naturelles, la plupart des salariés adaptent leur comportement à leur environnement professionnel.
  • Un test de personnalité reconnu, du type MBTI, et idéalement mené par un expert qui saura l’interpréter de manière utile pour l’entreprise.
  • A défaut, quelques questions ciblées peuvent révéler certains traits de personnalité du candidat.
  • Comment aimez-vous recharger vos batteries ?

Il est toujours intéressant de découvrir les passe-temps du candidat. Mais le véritable intérêt de cette question est de déterminer si la personne est plutôt introvertie, ou extravertie. Autant savoir dès le départ si les échanges interpersonnels épuisent un aspirant chef commercial !

  • Qu’est-ce qui peut vous décider à modifier votre emploi du temps ?

On dirait une question piège ; mais certains métiers exigent que l’on s’adapte avec souplesse à de constants changements de priorité. D’autres postes favoriseront les candidats capables de s’en tenir au plan A sans se laisser distraire.

  • Que feriez-vous si, pour atteindre un objectif, vous devez vous mettre à dos une partie de votre équipe ?

La vie d’entreprise oblige les salariés à prioriser leurs impératifs. Selon le contexte, il sera préférable de poursuivre un résultat seul, ou de préserver la cohésion d’équipe à tout prix.

  • Pourquoi quittez-vous votre employeur actuel ?
  • Variante : Avec le recul, que pensez-vous de vos études ?

Méfiance face au candidat qui dénigre ouvertement son ancien employeur – même à raison ! Les codes du professionnalisme exigent du candidat qu’il s’explique avec tact, en restant positif.

  • De quel projet êtes-vous le plus fier ?
  • Variante : Quelle est la critique la plus constructive que vous ayez jamais reçue ?

Attention, on ne parle ni d’un succès ni d’un échec formel, mais bien d’une expérience que le candidat valorise personnellement. Il s’agit d’explorer ses valeurs et ses motivations.

Créer la rencontre entre candidat et culture d’entreprise

Ses détracteurs accusent le recrutement data driven de déshumaniser le recrutement. Pourtant, il vise au contraire à placer la culture d’entreprise au coeur des décisions d’embauche. Et pour cause : 9 recrutements ratés sur 10 sont dus à l’incompatibilité culturelle entre le salarié et sa nouvelle entreprise.

Le questionnaire de recrutement va donc chercher à évaluer les comportements du candidat, en particulier ses interactions avec les (futurs) membres de son équipe.

Certains marqueurs de compatibilité culturelle peuvent être identifiés pendant l’entretien.

Pour ce faire, le recruteur liste les caractéristiques de la culture d’entreprise qui auront le plus d’impact sur le poste ouvert. Puis il observe les modes d’interactions que le candidat privilégie spontanément.

On peut par exemple imaginer un questionnaire de recrutement cherchant à scorer les comportements suivants :

  • Le candidat adopte-t-il un niveau de langage et une tenue décontractés, ou au contraire très formels ?
  • Fait-il preuve d’un enthousiasme visible face au recruteur, ou plutôt d’une réserve professionnelle ?
  • Quels efforts le candidat fournit-il pour collaborer avec l’équipe RH ?

Mais rien ne vaut quelques questions directes pour compléter les observations des recruteurs.

  • Quelles caractéristiques recherchez-vous dans votre prochaine entreprise ?
  • Variante : Qu’est-ce qui vous fait vous lever le matin ?

Cette question ressemble à une autre, posée lors de la présélection. Mais une question large du type “Qu’est-ce qui vous intéresse dans ce poste ?” teste surtout la préparation de l’entretien. Ici, il s’agit de donner au candidat l’occasion d’exposer plus avant ses motivations. Il liste ses leviers de motivations, et facilite leur comparaison avec la vision de l’entreprise.

  • Quel est notre principal concurrent ?
  • Variante : Quels seront les principaux défis que devra relever notre marché dans les 5 ans qui viennent ?

La vision métier constitue évidemment une part déterminante de la culture d’entreprise. Par ailleurs, au-delà de leur contenu, des échanges plus informels entre candidat et recruteur leur donnent l’occasion d’évaluer leurs comportements mutuels.

  • Que comptez-vous faire pendant vos 30 premiers jours en poste ?
  • Variantes : Comment pensez-vous que ce poste aura évolué dans 5 ans ? Où vous voyez-vous dans 5 ans ? Comment organisez-vous votre travail ? Quelle est la meilleure façon dont un manager peut vous soutenir ?

Un bon questionnaire de recrutement devrait inclure plusieurs questions de ce type ; mais leur objectif reste le même. Elles visent à mieux comprendre les modes de travail plébiscités par le candidat, et à évaluer leur compatibilité avec ceux de l’équipe existante.

  • Qu’est-ce qui peut vous agacer chez vos collègues ?

Au-delà de tester la courtoisie et de la capacité d’adaptation du candidat, cette question peut prévenir de lourdes tensions interpersonnelles.

  • Si vous deviez embaucher une personne pour ce poste, quel profil rechercheriez-vous ?

L’inversion des rôles aide le candidat à se projeter dans l’entreprise, et à mettre en avant son esprit critique. Au candidat qui se contente de vendre son profil, on préférera celui qui prend la mesure de ses points faibles, ou qui partage une vision de développement de ses talents.

  • Comment décririez-vous la culture de l’entreprise ?

Le recruteur data driven doit garder en tête qu’il fait, lui aussi, l’objet d’une évaluation par le candidat. Et l’entretien d’embauche est l’occasion de recueillir un feedback direct sur l’efficacité de la stratégie marketing RH ! Une discussion sur la marque employeur permet de rectifier d’éventuels messages erronés sur la vision d’entreprise. Et la sollicitation du retour candidat renforce la relation de confiance entre lui et l’entreprise.

Spécialiste de la transformation digitale, Gwladys Galloy jongle avec les équipes et les techniques de recrutement. Qu'il s'agisse de repérer de jeunes talents, de négocier avec des candidats seniors, ou de motiver vos équipes, elle partage avec vous le meilleur du recrutement 2.0 .
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