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Le recrutement sur 4 roues : l’aventure d’une recruteuse à distance

Alors que le monde devient de plus en plus high-tech, le travail dans un bureau commence à être une tradition plus qu’une exigence. Mais toutes les entreprises, ou tous les salariés, ne sont pas ouverts au télé-travail.

Le recrutement a été particulièrement lent à s’adapter. Pour de nombreuses équipes de recrutement, le processus d’embauche reste très délicat et une présence physique au bureau semble nécessaire. Après tout, les recruteurs sont le point de communication central entre les différentes parties prenantes, les managers et les candidats eux-mêmes. Comment développer, gérer et entretenir ces relations à distance de manière harmonieuse ?

Récemment, nous avons parlé à une recruteuse qui ouvre la discussion sur le recrutement pour des équipes éloignées, mais aussi de recruter à distance… à partir d’un camping-car !

Jitske van de Worp est une recruteuse tech expérimentée qui travaille en freelance depuis cinq ans maintenant. Jitske est rentrée à Amsterdam après avoir été pendant un an recruteuse à distance depuis un camping-car.

Aujourd’hui, elle travaille avec bol.com et Xebia Product Management. Elle recrute à l’international, évalue les possibilités de délocalisation et donne des conseils sur l’évolution des organisations en matière de recrutement dans le secteur informatique. Entre son travail avec bol.com et Xebia, Recruitee a réussi à l’interroger pour nous partager son histoire.

Tout d’abord, comment êtes-vous devenue recruteuse à distance et comment vous êtes-vous retrouvée à travailler à partir d’un camping-car ?

Tout a commencé avec Sander, mon mari. Nous étions ensemble depuis huit ans et, depuis notre rencontre, notre vie n’avait tourné qu’autour du social et du travail. Nous n’avons jamais vraiment eu le temps de passer du temps ensemble. C’est pourquoi nous voulions un changement. Mais je ne voulais pas non plus quitter mon travail.

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C’est de là que vient la combinaison du travail à distance et des voyages. Pour moi, je pouvais simplement apporter mon travail dans un camping-car ! Voilà donc l’histoire. C’est ainsi que j’ai fini par recruter à distance à partir d’un camping-car pendant un an.

Jitske et Spot dans leur camping-car

Jitske et Spot dans leur camping-car

À quoi ressemblait votre journée type ?

Bonne question. Au début, je travaillais à plein temps 40 heures par semaine pour SuitSupply et ING. Mais voyager et travailler en même temps était complètement nouveau pour moi. D’habitude, on voyage quand on part en vacances, mais là, je devais combiner les deux. La gestion du temps était donc un grand défi pour moi.

Au début, je travaillais pendant que Sander conduisait. Mais je travaillais aussi sept jours sur sept pour que les 40 heures s’accumulent d’une manière ou d’une autre. Même si vous avez la possibilité de choisir quand vous voulez travailler, à la fin, le samedi ou le dimanche, vous vous dites « mince, il me manque des heures. »

Mon contrat se terminait de toute façon chez ING à ce moment-là, alors j’ai décidé de réduire les heures pour Suitsupply également. À partir de janvier, je ne travaillais plus que 24 heures par semaine, ce qui était bien mieux.

J’ai un tableau où je calculais les heures par semaine. En le regardant, on se rend vraiment compte du nombre d’heures qu’il faut pour planifier son voyage et faire d’autres choses comme les courses – toutes les choses que nous faisons maintenant en ligne. Cela prenait beaucoup de temps.

Concernant la logistique du recrutement, comment cela se passait-il au quotidien lorsque vous voyagiez à travers l’Europe ?

Je faisais 50/50. 50 % de sourcing et 50 % de gestion des candidats.

Lorsque vous recherchez des candidats, il est toujours bon d’être flexible. Je pouvais vraiment dire « Je vous appellerai ce soir sans problème ». Je m’occupais donc de la plupart des appels le soir, ce qui m’arrangeait car quand il fait nuit, on préfère être à l’intérieur.

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Le matin je sourçais, et l’après-midi, c’était le moment de s’amuser. J’avais toujours mon téléphone avec moi de toute façon, donc j’étais constamment disponible. Une fois, un candidat m’a appelé pendant que nous étions au Tour d’Italie et, bien sûr, j’ai pris l’appel.

Je ne prenais pas la peine de dire aux candidats ou à mes responsables du recrutement que je voyageais car c’était bien pour moi de travailler à distance mais pour eux, cela n’avait pas vraiment d’importance.

Chaque lundi, nous faisions un programme de la semaine et j’y prenais toujours part. Le lundi était le jour des réunions, donc j’appelais aussi tous mes responsables du recrutement. Mais c’était un peu redondant. Au début, ils me demandaient toujours « Où êtes-vous en ce moment ? » mais ils ont rapidement arrêté parce qu’au final, peu importe d’où vous travaillez, tant que vous faites votre travail.

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Avez-vous rencontré des difficultés inattendues en cours de route ?

Eh bien, chaque fois que vous allez camper, il est facile d’oublier que vous avez besoin d’électricité. Nous n’avions pas réalisé que ce serait un tel défi. L’accès au wifi était également compliqué. Parfois, nous nous rendions sur une plage et il n’y avait pas de connexion, alors nous devions aller ailleurs.

Un autre défi inattendu était que j’avais parfois besoin d’une connexion en personne avec mes collègues. Vous essayez de faire les choses bien mais quand vous n’êtes pas là réellement là, ce n’est pas pareil. J’avais Slack et Skype, mais les interactions personnelles m’ont manquées. Au total, je suis partie pendant un an, mais je suis revenue deux fois pour voir ma famille, et aussi les responsables du recrutement et les personnes avec qui je travaille. C’était difficile, mais seulement deux voyages retour ont permis de tout réparer au final.

Autre point : nous faisions tout dans notre camping-car : vivre, manger, dormir… Alors, quand il a plu pendant sept jours, je suis devenu un peu claustrophobe. Avec le chien, mon mari… ça devient rapidement petit.

Certaines études ont montré que les travailleurs à distance étaient plus susceptibles de se surmener. Avez-vous ressenti cela ?

Il est difficile de se déconnecter. Il faut parfois se souvenir de prendre un break… Mon mari m’a dit : « Jitske, tout le monde prend des congés. Tu es en voyage, il ne faut pas oublier de prendre du temps pour toi. ».

Mais c’est difficile pour moi car je suis très fidèle à mon travail – j’aime ce que je fais et je ne veux pas décevoir les gens avec qui je travaille.

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Je suppose que si vous travaillez à distance, vous devez avoir certaines compétences. Malheureusement, ce n’est pas pour tout le monde. Vous devez faire preuve d’autodiscipline, mais vous devez faire attention à ne pas en faire trop. Cela peut devenir une faiblesse. Et je vois bien que c’est ainsi que les travailleurs à distance peuvent devenir vraiment surchargés par le travail.

À votre avis, quels types de compétences ou de traits de personnalité faut-il pour devenir recruteur à distance ?

Vous devez vous mettre une alarme tous les jours. J’ai essayé pendant un mois de ne pas mettre d’alarme, mais je suis devenu très paresseuse. L’alarme implique donc une certaine autodiscipline.

Vous devez être motivé et vous devez avoir une bonne gestion du temps. Vous devez également vous concentrer sur votre entreprise et sur les relations avec les candidats. Cela signifie que même si vous travaillez à distance, vous devez toujours être là lorsqu’ils ont besoin de vous. Je travaillais surtout le matin et le soir, mais ils pouvaient toujours me joindre.

En tant que recruteur, vous devez être performant et axé sur les résultats. Et surtout, vous devez vraiment faire ce que vous dites. Mais cela relève plus du bon sens qu’autre chose.

Le bureau de Jitske

Bureau du jour

Quelles sont les principales différences entre le recrutement traditionnel et le recrutement à distance ? Quels sont les défis et les avantages particuliers ?

Maintenant, je suis de retour dans un bureau et je me rends compte que je suis de nouveau dans une « routine ». Ce n’était certainement pas le cas lorsque je travaillais à distance. Je dois l’accepter, mais j’ai apprécié ne pas avoir de routine pendant cette période.

Travailler en équipe est une chose importante. Chez bol.com, j’ai une équipe incroyable de personnes autour de moi presque tous les jours. C’est très appréciable. Par contre, vous travaillez certainement moins efficacement.

L’impact est le dernier point. En tant que recruteur à distance, vous pouvez avoir un impact sur l’embauche de personnes, mais c’est un rôle très indépendant. Aujourd’hui, chez bol.com, nous travaillons en équipe, ensemble, pour trouver comment faire évoluer le département informatique. Il s’agit donc d’un rôle beaucoup plus stratégique, qui n’aurait probablement pas pu être rempli à distance. C’est la différence entre avoir un impact sur chaque personne et un impact organisationnel à plus long terme. Les deux sont amusants mais différents.

Existe-t-il des emplois ou des postes particuliers pour lesquels le travail à distance est plus adapté ? D’autres qui ne sont pas adaptés ?

Je pense qu’en tant que responsable du recrutement, et bien, chaque poste de direction est difficile à occuper à distance. Mon conseil serait le suivant : si vous envisagez de travailler à distance, réfléchissez à ce que vous voulez faire de votre carrière. Car si vous voulez devenir manager, vous devez être présent et les gens doivent vous voir. Je ne recommande donc pas le travail à distance pour ce genre de postes.

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Je pense qu’il est également difficile pour les responsables produit de travailler à distance parce que vous devez être au contact de votre équipe et de l’entreprise. En gros, tous les postes où vous êtes le pont entre l’entreprise et les équipes informatiques/techniques, ne sont pas vraiment idéaux pour le télé-travail.

Tous les emplois dans lesquels vous avez une spécialisation, comme le marketing en ligne ou le recrutement, sont très adaptés au travail à distance. On voit beaucoup de software engineers qui travaillent maintenant depuis Bali, ce qui assez sympa.

Comment vous assurer de réellement connaître vos candidats à distance ?

Lorsque j’ai un poste vacant, je fais un entretien avec le responsable du recrutement. J’ai un très bon template avec les spécifications du poste, mais aussi des questions sur la raison de l’embauche et plus d’informations sur le poste. Ensuite, lorsque je contacte les candidats, je m’assure de faire un message qu’ils seront heureux de lire. Ainsi, lorsque je les ai au téléphone, je leur parle pendant au moins 45 minutes.

Il s’avère que je passais plus de temps à travailler à distance depuis mon camping-car, pour apprendre à connaître les gens. Maintenant que je travaille au bureau, je ne passe environ que 30 minutes, car je sais que je vais rencontrer les candidats en vrai de toute façon.

Au final, je passais presque une heure à faire connaissance avec les candidats, donc je couvrais pratiquement tout ce qu’il y avait à savoir. Ensuite, je leur envoyais un message Whatsapp. La dynamique était donc un peu différente.

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J’appelais beaucoup. Si j’avais des candidats en vue, je les appelais chaque semaine en leur disant : “Hé, je viens juste prendre des nouvelles. Avez-vous un entretien d’embauche ?” ou “Hé, la semaine prochaine, vous avez votre premier entretien, je vous appelle pour vous préparer”.

Je disposais de plus de temps pour être à l’écoute des candidats. J’essayais aussi d’être toujours au courant de tout, comme de leurs anniversaires ou de leurs vacances. Maintenant que je travaille au bureau, il y a plus de choses qui demandent mon attention, il m’arrive donc perdre de vue ces petites choses.

Jitske au téléphone avec un candidat

Jitske au téléphone avec un candidat

Quelles sont vos questions préférées pour découvrir les compétences d’un candidat ?

« Que faites-vous durant votre temps libre ? » est une bonne question, et vous pouvez ensuite approfondir.

Je finis toujours mon entretien en demandant s’ils ont des vacances à venir. D’abord, parce que cela m’aide à voir s’ils sont disponibles dans les prochaines semaines. Mais je souhaite aussi qu’ils me parlent davantage de leurs intérêts personnels. Des choses comme les livres, la cuisine, etc. Et généralement, en cours de route, vous pouvez toucher quelque chose d’intéressant. Vous pouvez aussi partager des choses qui n’ont pas de rapport avec le travail et développer un peu d’amitié.

J’ai créé des épingles sur Google Maps de tous les pays où nous sommes allés – comme la Corse – et j’invitais mes candidats à aller les voir, surtout si c’est là qu’ils allaient en vacances. Ils pouvaient découvrir des bons restaurants et des campings, des randonnées, etc.

À quoi ressemble le processus de recrutement à distance dans l’ensemble ?

Lorsque les candidats me contactent ou font une demande, je les appelle toujours. J’utilise un outil appelé youcanbookme et ils peuvent ensuite programmer leur propre disponibilité dans mon calendrier. Ensuite, je les appelle – un peu plus longtemps que d’habitude – et ils se rendent à leur entretien dans les locaux.

Ils ont un entretien avec le CTO ou le chef de produit et ensuite, ils rentrent chez eux. Je reçois un retour d’information du responsable du recrutement et j’appelle ensuite le candidat. S’il continue, il passe un deuxième entretien. Il peut y avoir des situations où il y a plus d’entretiens.

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S’ils finissent par réussir, je leur fais également une offre. Je couvre l’ensemble du processus jusqu’à leur embauche.

Avez-vous déjà utilisé la vidéo dans votre processus ?

Je l’ai fait, mais cela dépendait aussi de l’endroit où je me trouvais. Parfois, la connexion n’était pas bonne. Je vérifiais toujours les services wifi et les abonnements.

Au Portugal, nous utilisions un dongle, qui était assez bon marché, parce qu’on ne pouvait pas utiliser la vidéo sur les données de notre téléphone. Mais en Espagne, la connexion n’était pas très bonne, donc je ne faisais pas d’appels vidéo à ce moment-là. Cela dépendait donc vraiment du lieu – je ne l’utilisais pas beaucoup en fin de compte.

Avez-vous déjà eu l’impression d’être limitée ?

C’est certainement plus difficile, mais d’un autre côté, vous qualifiez vraiment les candidats sur ce qu’il répondent plutôt que sur ce qu’ils font. Et s’ils étaient bons, ils se rendaient de toute façon sur place pour rencontrer les équipes et bien sûr, je faisais confiance aux responsables du recrutement et aux autres interlocuteurs.

Donc pour moi, l’important était plus la voix que le visuel. Cela a définitivement éliminé le biais visuel, on peut dire. Il m’arrivait parfois de contacter les candidats sur Whatsapp, et figurez-vous que la photo de profil peut parfois beaucoup vous apprendre.

C’est un sujet qui divise : comment pouvez-vous communiquer de manière appropriée avec les candidats sur Whatsapp ?

Bonne question. Je pense que si vous avez parlé à quelqu’un pendant 45 minutes à une heure, vous devriez savoir quel type de relation professionnelle vous allez avoir. Donc, à en juger par cette conversation, j’utiliserais soit Whatsapp soit l’e-mail.

Cela peut être difficile, mais en tant que recruteur, vous devez être capable de reconnaître la différence entre les candidats qui seront d’accord et ceux qui ne le seront pas. Vous devez fonder cette décision sur votre premier appel.

En fin de compte, il est important pour les recruteurs d’avoir une relation avec leurs candidats, donc si vous devez utiliser des SMS, des e-mails, seulement le téléphone… peu importe, cela n’a pas vraiment d’importance. Ce qui compte, c’est l’implication et l’engagement.

Quels sont vos outils de travail ? Ce que vous considérez comme un must pour un recruteur à distance ?

Un dongle, un bon ordinateur portable, un bon abonnement téléphonique, des boules Quies et un casque qui peut supprimer le bruit. On ne sait jamais où l’on va se retrouver et il faut être bien concentré. Ayez tous ces outils pour pouvoir travailler quand vous en avez besoin.

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Au final, il ne s’agit pas de trouver les bons outils. Il est plus difficile de prendre la décision de travailler à distance que de le faire, car c’est très facile. C’est juste la décision qui rend les choses difficiles. Avec le recul, c’était ça la partie la plus difficile.

Que doit mettre en place une entreprise pour faciliter le travail à distance et le recrutement à distance ?

La confiance. C’est le plus important. Vous devez donner à vos travailleurs à distance les outils – ceux que j’ai mentionnés précédemment.

Il est important de mettre en place des KPIs. Personne ne les aime, mais vous avez besoin de quelques lignes directrices pour suivre votre travail. Il est également important de rester en contact les uns avec les autres. La communication en est un élément essentiel.

Ce n’est pas vraiment un sujet difficile tant que vous avez confiance. Les responsables doivent déjà savoir comment vous travaillez et si vous avez les bonnes compétences. Ainsi, si des personnes demandent à travailler à distance, alors, en tant que manager, je m’assurerais de préparer l’employé à être un bon télé-travailleur. Cela signifie qu’il doit faire preuve d’autodiscipline et de motivation pour bien faire son travail.

C’est quelque chose que les grandes entreprises peuvent vraiment offrir. Elles mettent en place des formations tout le temps pour leurs employés, peut-être que ceci devrait en faire partie : un cours pour le travail à distance. Les employés suivraient une formation, et ensuite ils seraient prêts à partir.

Pensez-vous que le télé-travail peut être un outil pour retenir les employés ?

Sans aucun doute. Ils n’ont pas besoin d’être éloignés pour toujours, cela pourrait être seulement 3 mois. La plupart du temps, les gens ne sont pas mécontents du travail, mais ils sont mécontents de la routine. Travailler à distance peut aider à rompre cette situation.

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C’est drôle parce que je connais beaucoup de recruteurs, mais je n’en connais pas beaucoup qui prennent le risque de le faire à distance. Je ne sais pas pourquoi.

Pour conclure

Nous tenons à remercier vivement Jitske de nous avoir rejoints à Recruitee pour nous faire part de son histoire. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur son aventure à distance, vous pouvez consulter son article ici.

Le recrutement à distance et le fait de devenir un recruteur à distance sont deux tendances qui ne manqueront pas de prendre de l’ampleur à mesure que les entreprises s’ouvrent à la recherche de talents en dehors de leur siège et que les employés recherchent des expériences plus larges en dehors du bureau. Le recrutement à distance sera sans doute l’une des tendances de cette année.

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