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Comment remplacer un employé en arrêt de longue durée ?

Une absence longue durée impacte directement la performance d’une entreprise. Anticiper ou gérer le remplacement d’un salarié est un enjeu crucial pour assurer le bon fonctionnement d’une équipe et plus largement, d’une organisation. Voici nos conseils pour y parvenir.

Anticiper au maximum les remplacements

Une absence est considérée longue si elle dépasse 3 mois. Il en existe de plusieurs sortes :

  • le congé maternité : 16 semaines jusqu’au 2e enfant, 26 semaines pour un 3e enfant.
  • le congé parental : 1 an maximum.
  • le congé pour formation : 3 ans maximum.
  • le congé pour création d’entreprise : 1 an renouvelable 1 fois.
  • le congé sabbatique : onze mois maximum.
  • le congé maladie : dépendant de la durée des arrêts maladie du salarié.
  • etc.

Il est ainsi possible d’anticiper la majorité de ces absences, la loi imposant au salarié un délai de prévenance (entre 15 jours et 1 mois selon le type d’absences). Des outils de planification, comme un logiciel de gestion des congés par exemple, permettent de générer des plannings en temps réel et de se projeter à une date ultérieure. Ces solutions facilitent l’organisation du travail des équipes et l’anticipation de potentiels recrutements pour pallier à l’absence d’un salarié.

Choisir la forme du remplacement selon le poste et le contexte de l’entreprise

Selon le type d’absences du salarié et le contexte de l’entreprise, il est possible de remplacer le salarié de différentes manières, avec :

  • un CDD avec un terme précis,
  • un CDD sans terme précis qui peut prendre fin jusqu’au surlendemain du jour de reprise du salarié remplacé,
  • un contrat d’intérim,
  • un remplacement interne temporaire (mobilité interne par exemple),
  • la réévaluation des objectifs d’équipe à la baisse ou la répartition de la charge de travail entre plusieurs collaborateurs,
  • un CDI si l’activité nécessite d’anticiper un futur recrutement ou dans le cadre d’un licenciement.

Limiter les impacts de l’absentéisme longue durée sur les salariés présents

Il est important de prendre en compte les différents impacts d’une absence longue durée sur la gestion administrative, l’organisation du travail et le moral des équipes.

Automatisez la collecte des justificatifs d’absences, surveillez de près la charge des équipes et augmentez la fréquence des points managériaux avec les salariés présents. Vous éviterez ainsi que l’absentéisme ne se propage au sein des équipes.

Garder un contact régulier avec le salarié absent

Ne vous contentez pas de remplacer l’absence ou de gérer la charge de travail des équipes présentes. Prenez aussi des mesures pour assurer le retour du salarié absent et limiter le risque d’absences à répétition dans le futur.

Le meilleur moyen pour y parvenir est de garder un contact régulier avec le salarié pendant toute la durée de son absence. Il suffit d’un appel, d’un sms ou d’un email pour prendre de ses nouvelles, l’informer de l’actualité de l’entreprise ou juste pour lui signifier que l’équipe pense à lui. Si le manager ou le DRH n’a pas la bande passante suffisante, on peut tout à fait imaginer nommer une personne de l’équipe pour le faire.

Prendre des mesures pour lutter contre l’absentéisme

Remplacer une longue absence est un remède au symptôme, mais ne guérit pas le problème. Il est nécessaire de prévoir toute l’année des dispositifs pour lutter contre l’absentéisme.

1- Analyser les chiffres de l’absentéisme

Analysez régulièrement les chiffres de l’absentéisme de l’entreprise. Quelle population est concernée (âge, poste, département…) ? Quelle est la durée et la fréquence moyennes des absences ? Vous pourrez ainsi définir des hypothèses et identifier les causes de l’absentéisme.

2- Impliquer tous les salariés dans la lutte contre l’absentéisme

Vous pouvez par exemple former des groupes de travail pour déterminer un plan d’actions selon la nature des causes identifiées :

  • mesures favorisant la Qualité de Vie au Travail (QVT),
  • réorganisation des temps de travail,
  • achat d’équipements ergonomiques,
  • révision de la politique RH, etc.

3- Former les managers à la gestion des absences longues

Les managers se sentent souvent démunis face à des absences longues et répétées. Nous vous recommandons de les accompagner, en théorie et dans la pratique.

Vous pouvez par exemple leur fournir de la documentation sur les spécificités de chaque absence (burn out, dépression, maladies chroniques…) ou des recommandations sur la posture à adopter dans chacune de ces situations. Encouragez-les à garder un lien avec le salarié absent et aidez-les à réorganiser leurs équipes (modification des objectifs, planning, recrutement, etc) lorsqu’une absence se produit.

4- Accompagner la reprise du travail après une longue absence

Pour limiter le risque d’absences répétées dans le futur, il est indispensable d’accompagner la reprise du travail après une longue absence. Cette action consiste à organiser des rendez-vous avec le salarié et son manager avant la date de sa reprise pour :

  • adapter les conditions ou le poste de travail,
  • accueillir et rassurer le salarié,
  • organiser au besoin une formation ou un programme de mentorat interne si beaucoup de choses ont changé pendant son absence,
  • etc.

Comme vous pouvez le constater, l’absentéisme longue durée est un sujet qu’il convient de ne pas prendre à la légère. Le remplacement du salarié absent est généralement nécessaire mais ne doit pas être l’unique action à mettre en place pour y faire face.

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