Data & Automatisation

Système ATS, CRM, CVthèque : choisir les meilleurs outils de recrutement

mai 20, 2019

author:

Système ATS, CRM, CVthèque : choisir les meilleurs outils de recrutement

12 min read

La HR Tech se développe, et c’est tant mieux. Mais à ce stade de son développement, le marché est victime de sa croissance. Les fournisseurs d’outils se multiplient et se ressemblent. Les Directions RH doivent fournir un effort supplémentaire pour analyser l’offre d’outils de recrutement et font bien souvent leur choix à l’aveugle. On comprend mieux pourquoi 32% des équipes RH ne disposent que de tableurs Excel !

Recruitee se distingue de la concurrence par les multiples récompenses reçues pour sa capacité d’innovation, son UX Design, ou encore son service client.

Pourtant, un recruteur non-averti peut être intimidé par son système ATS (Applicant Tracking System). Toutes ces fonctionnalités sont-elles bien nécessaires pour faire du sourcing recrutement ? L’organisation du travail sera-t-elle limitée par un outil all-inclusive ? Le marché  propose-t-il des outils plus performants ? Et si ce n’est pas le cas maintenant, qu’en sera-t-il dans quelques mois ?

Prenons ces questions à revers.

Pour concevoir son système ATS et répondre aux besoins en logiciels des cabinets de recrutement, Recruitee est parti de leur coeur de métier. De quels outils un recruteur a-t-il réellement besoin ?

Innovation et centralisation des données de sourcing recrutement

Le recrutement est un projet d’envergure, de par ses enjeux comme son périmètre d’action. Il touche au coeur de la culture d’entreprise. Systèmes ATS, logiciels de CRM (Customer Relationship Management), outils de community management, tableurs Excel améliorés et autres applications de gestion de projet… Une gamme d’outils très variée entend relever le défi.

Chaque Direction RH s’approprie cette mission comme elle l’entend, et choisit ses outils en conséquence. Mais au-delà des débats d’experts entre partisans du CRM et promoteurs du système ATS, les responsables d’achat RH doivent garder quelques impératifs en tête.

  • L’efficacité du recrutement repose sur la centralisation et le partage des données. L’absence d’un outil partagé entre toutes les parties prenantes et sur toute la procédure de recrutement pose deux risques majeurs. Le premier est la création de silos de données. Le second est la perte de la maîtrise de l’information, qui entraîne le non-respect du RGPD.
  • Dans la même perspective, un écosystème digital qui n’est que partiellement adopté par les équipes passera à côté de son objectif. L’UX Design ne sert pas qu’à faire joli !
  • La HR Tech évolue très rapidement. Seules les solutions HR Tech qui s’assurent que leurs clients bénéficient des dernières innovations technologiques méritent d’être considérées comme de véritables business partners.

Le recrutement est le lieu de la valorisation des deux piliers de la marque employeur : l’expérience candidat, mais aussi l’expérience collaborateur des recruteurs. Le choix d’outils qui supportent la performance des RH en dit long sur la culture de l’entreprise.

Un site Carrière pour promouvoir la marque employeur

Le site Carrière porte la parole de l’entreprise auprès de ses futurs collaborateurs, et arrive en tête des outils indispensables à l’inbound recruiting. Pourtant, la plupart des équipes RH ne disposent pas des ressources internes pour le développer, et encore moins pour le maintenir.

C’est tout l’intérêt d’un éditeur de site Carrière :

  • Grâce à son interface intuitive, les recruteurs peuvent concevoir en toute autonomie un site Carrière qui reflète la culture de l’entreprise. Navigation, charte graphique, contenus : tout est modulable, grâce à des templates modernes et flexibles.
  • L’équipe RH peut mettre en ligne de nouveaux contenus (offres d’emploi à jour, articles de blog, films de recrutement…) à la demande. Son autonomie contribue à construire une relation candidat spontanée et réactive.
  • Le site Carrière centralise également la diffusion des offres d’emploi. Les candidats passifs eux-mêmes les remarqueront.
  • Et bien sûr, il est le point de départ de la collecte des candidatures. En fait, le site Carrière met en place un premier filtre des candidats. Ceux qui ne se reconnaissent pas dans la marque employeur passent leur chemin et font gagner un temps au processus de recrutement.
  • Grâce à un dashboard d’indicateurs personnalisés, les recruteurs suivent et ajustent l’impact de leur contenu sur les candidats.

Des CMS (Content Management System) grand public tels que WordPress offrent ces mêmes fonctionnalités. Mais pour en bénéficier, les recruteurs doivent accepter de jongler avec plusieurs plugins, et parvenir à intégrer le site Carrière au reste de la suite logicielle.

En comparaison, un éditeur de site Carrière intégré au système ATS présente l’avantage d’automatiser la veille technique et la logistique informatique. C’est autant de charge de travail et d’irritants opérationnels en moins pour les équipes RH.

Des extensions Chrome pour un sourcing digital ciblé

L’inbound recruiting laisse les candidats découvrir d’eux-mêmes leur future entreprise. Mais cette stratégie n’interdit pas la proactivité !

Connecter le pipeline de candidats aux sites de recrutement

Malgré la diversification du sourcing digital, les plateformes de recrutement restent les premiers outils de diffusion des offres d’emploi. Malgré leur prolifération, certaines équipes RH essaient de poster leurs offres partout. Ce manque de discernement coûte aussi cher en abonnements qu’en jours/homme.

C’est peut-être pourquoi les meilleurs outils automatisent la diffusion des offres, et affinent le ciblage des candidats. Le système ATS de Recruitee, par exemple, conçoit sur-mesure un plan de multidiffusion pour chaque offre d’emploi à partir de campagnes de recrutement similaires. Celui-ci couvre :

  • plus de 400 sites de recrutement, des plus génériques aux plus spécialisés, et même des réseaux sociaux comme LinkedIn ou Viadeo ;
  • des sites de recrutement gratuits ;
  • des plateformes payantes, auprès desquelles les clients Recruitee peuvent obtenir jusqu’à 30 % de réduction.

L’utilisation d’un système ATS facilite également le référencement sur Google for Jobs, ou encore l’achat de publicités ciblées sur les sites de recrutement.

Les outils du social recruiting

Les recruteurs vont aussi à la rencontre des candidats passifs. Le social recruiting est l’une des tendances lourdes du sourcing digital. Pourtant, initier la relation candidat sur les réseaux sociaux ne s’improvise pas !

Ciblage des talents, taux d’engagement, taux de conversion en candidats actifs… Les logiciels conçus pour le community management s’adaptent aux objectifs du social recruiting. Par exemple, Google Analytics dévoile les données sur la présence en ligne de la marque employeur. Hootsuite a lancé une interface dédiée aux recruteurs ; et Sprout Social facilite le community management au quotidien.

Il est également possible de recruter sur les réseaux sociaux à moindres frais. Par exemple, l’application Recruitin scanne LinkedIn, GitHub, Twitter, Google +, ou encore Xing pour en tirer les profils qui se rapprochent le plus d’une persona candidat prédéfinie.

Malgré les progrès de l’intelligence artificielle, certains recruteurs préfèrent appliquer leurs propres méthodes pour dénicher des talents sur internet. Ils ne sont plus condamnés pour autant à compléter les fiches candidat à la main ! Des extensions Chrome, telles que celle intégrée par Recruitee, déversent automatiquement les informations du profil candidat vers le système ATS.

Un ATS pour automatiser la logistique du recrutement

Elle peut paraître comme un simple détail technique. Pourtant, l’organisation logistique du recrutement pèse sur l’expérience candidat comme sur l’expérience collaborateur… des recruteurs.

Près d’1/3 des candidats déclarent avoir abandonné une candidature en ligne, découragés par une procédure trop complexe. Certains recruteurs y voient un test de motivation. Mais les meilleurs talents préfèrent postuler auprès d’entreprises qui cherchent à créer la rencontre plutôt que la compétition.

Les sites Carrière ont donc intérêt à mettre en place des procédures de candidature simplifiée. Celle de Recruitee, par exemple, propose un formulaire entièrement personnalisable, et pré-remplissable à partir d’un profil en ligne. Il est même possible d’ajouter une étape de pré-sélection supplémentaire : un entretien vidéo différé.

Recherche intelligente des meilleurs profils

Optimiser la sélection des candidats, c’est le coeur de la mission d’un système ATS.

  • Les candidatures sont automatiquement collectées à partir du site Carrière et des sites de recrutement. Les profils candidats viennent enrichir une base de données sécurisée.
  • Une fonctionnalité Recherche intelligente extrait de cette base de données les candidatures qui correspondent le mieux à la persona ciblée.
  • Le processus digital s’adapte au mode de travail de l’équipe RH. L’objectif est de structurer le processus de recrutement, pas de le faire rentrer dans un moule prédéfini par un outil rigide.

L’intelligence artificielle appliquée au recrutement agite des fantasmes de Big Brother et de déshumanisation des ressources humaines. Certes, on peut craindre que les algorithmes ne passent à côté d’informations cruciales pour les experts du recrutement. Mais l’intelligence artificielle bénéficie de programmes de R&D alimentés en continu par les développeurs de logiciels. À l’inverse, l’attention des recruteurs est vite dépassée par les 250 candidatures que génère la moindre offre de poste.

Automatiser la planification des entretiens

Les recruteurs peinent à maîtriser des conversations simultanées avec dizaines de candidats. Les échanges manquent de réactivité, les candidats éconduits sont traités sans ménagement, et la marque employeur s’en ressent.

Dans cette optique, l’automatisation des échanges d’e-mails rend la relation candidat plus humaine. La communication avec les candidats et la planification des entretiens est confiée à une boîte e-mail automatisée. Les échanges fluides encouragent la confiance des candidats dans l’entreprise. Et les recruteurs sont libres de se concentrer sur leur valeur ajoutée dans le recrutement data-driven.

Un outil de gestion de projet pour faciliter le recrutement collaboratif

Le recrutement automatisé et data-driven est d’autant plus performant qu’il est collaboratif. Pourtant, l’un des principaux freins à l’équipement des recruteurs en outils métier reste leur faible taux d’adoption.

D’après l’APEC, près de 30 % des entreprises équipées d’un système ATS ne s’en servent pas ! En cause : le décalage entre le processus digital, et les véritables modes de travail sur le terrain.

La cooptation est particulièrement concernée. À l’heure de l’élargissement du marché du travail digitalisé, près de 40 % des recruteurs considèrent la cooptation comme un canal de sourcing privilégié. Ils doivent absolument valoriser ces relations candidat existantes et privilégiées ! Pourtant, parce qu’il reste souvent à part des procédures balisées, le recrutement des candidats cooptés est souvent bien plus lent que la moyenne.

Le recrutement collaboratif implique :

  • les futurs collaborateurs de la nouvelle recrue, en première ligne de son intégration à la culture d’entreprise ;
  • et les responsables opérationnels qui comprennent les besoins du terrain.

Il nécessite de coordonner des parties prenantes très diverses. En l’absence d’un outil dédié, cette coordination passe souvent par des outils informels, tels que des échanges d’e-mails et des tableurs Excel partagés.

Au mieux, les équipes RH adaptent un outil de gestion de projet à une procédure de recrutement. Ou elles se chargent de transcrire les feedbacks des autres parties prenantes dans leur CRM de recrutement. Une partie des données passe à la trappe. Or, la valeur ajoutée du recrutement collaboratif réside dans le partage de l’ensemble des données liées à chaque candidat.

À l’inverse, un système ATS centralise l’information et regroupe toutes les fonctionnalités indispensables au recrutement collaboratif :

  • des informations centralisées et mises à jour en temps réel ;
  • un UX Design qui facilitera son adoption par les équipes ;
  • et une plateforme d’échanges entre parties prenantes, pour éviter toute perte d’informations.

Construire une réserve de talents : ATS ou CRM ?

L’inbound recruiting commence bien avant et se prolonge bien après la procédure de recrutement. L’acquisition de talents se joue sur le long terme. Pour nouer des relations personnalisées avec les talents de leur secteur, les recruteurs doivent faire preuve d’anticipation et de suivi.

Face à un défi similaire, l’intelligence commerciale a développé des outils de lead nurturing. Les prospects intègrent un pipeline à chaque étape duquel ils approfondissent leur relation avec l’entreprise, jusqu’à être convertis en clients. C’est l’essence de l’inbound marketing.

Le lead nurturing se gère typiquement à partir d’un CRM (Customer Relationship Management). Ceux-ci peuvent être adaptés à la gestion de l’inbound recruiting – ils deviennent alors des outils de GRC (Gestion de la Relation Candidat).

L’utilisation d’un CRM a beaucoup à apporter à une stratégie d’inbound recruiting. En structurant l’évolution de la relation candidat, il pilote l’évolution des candidats passifs jusqu’à leur intégration dans l’entreprise, ou leur élimination. Par contre, les CRM peinent à couvrir le reste du recrutement.

À l’inverse, un système ATS maintient la centralisation des données. Il propose également toutes les fonctionnalités nécessaires à la construction de relations candidat personnalisées :

  • L’implication d’un nombre illimité de collaborateurs, qui facilite le recrutement collaboratif tout en garantissant la maîtrise et la confidentialité de chaque embauche ;
  • Le suivi personnalisé de chaque candidat, de la prise de contact initiale à son évolution au sein de l’entreprise.

L’objectif est de construire la réserve de talents de l’entreprise. Il ne s’agit pas d’une simple base de données regroupant une masse indistincte de CV. Le système ATS combine la puissance data-driven de l’intelligence artificielle avec le feedback continu de l’ensemble des personnes impliquées dans le recrutement. Il structure la politique d’acquisition et de management de talents. La CVthèque 2.0 devient un écosystème stimulant, qui alimente l’entreprise en ressources humaines.

Spécialiste de la transformation digitale, Gwladys Galloy jongle avec les équipes et les techniques de recrutement. Qu'il s'agisse de repérer de jeunes talents, de négocier avec des candidats seniors, ou de motiver vos équipes, elle partage avec vous le meilleur du recrutement 2.0 .
Leave a comment

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *