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Pourquoi chaque équipe devrait mettre en place un système de recrutement automatisé

En tant que recruteur, vous êtes-vous déjà trouvé frustré par le temps que vous consacrez à des tâches répétitives et fastidieuses qui ne débouchent pas sur de meilleurs résultats d’embauche ? Si ce n’est pas le cas, c’est probablement parce que vous avez adopté une forme de recrutement automatisé.

L’automatisation du recrutement pourrait être considéré comme la prochaine grande innovation du secteur. Elle vise à réduire le temps que les recruteurs consacrent à des tâches simples et répétitives, et leur permet de se consacrer à des activités plus stratégiques.

L’objectif ultime est bien sûr un recrutement plus efficace et de meilleure qualité, qui génère des résultats significatifs pour votre organisation.

Si vous n’avez pas encore adopté un système de recrutement automatisé, vous êtes peut-être curieux de savoir ce que vous pouvez automatiser et quels en seront les avantages. Vous êtes bien tombé : cet article répondra à ces deux questions.

Quelles sont les tâches de recrutement qui peuvent être automatisées ?

Les outils de recrutement modernes tels que les systèmes de suivi des candidats (ATS), les plateformes de gestion des relations avec les candidats (CRM) et les chatbots (pour n’en citer que quelques-uns) contiennent tous une multitude de fonctionnalités qui vous aident à automatiser des tâches individuelles ou des flux de travail entiers dans votre processus de recrutement.

Ces actions automatisées peuvent être de petites tâches répétitives requises plusieurs fois par jour, ou faire partie d’un flux de travail plus important. Un système de recrutement automatisé comprendra généralement ces deux types d’actions automatisées, en parallèle avec les activités quotidiennes des équipes de recrutement.

La réponse à la question « quelles tâches de recrutement peuvent être automatisées » dépend donc du fonctionnement de votre équipe, de vos besoins et du degré d’automatisation souhaité.

En règle générale, un système de recrutement automatisé contient des actions qui couvrent les domaines essentiels suivants du processus de recrutement :

  • Le sourcing. Par exemple, des offres de recrutement programmées qui sont automatiquement intégrées sur des sites web en fonction d’exigences professionnelles précises. Ou encore, des annonces automatisées sur les réseaux sociaux qui ciblent des groupes et des sujets de niche et qui s’inscrivent dans une stratégie plus large de sensibilisation et d’engagement.
  • La présélection. Par exemple, l’attribution, la collecte et l’analyse automatiques des résultats des évaluations au moment où un candidat postule à une offre. Ou encore, la présélection automatique des candidats qualifiés (et le retrait des candidats non qualifiés) à l’aide d’analyseurs de CV ou de mots-clés automatisés.
  • La sélection. Par exemple, en automatisant la vérification des références et des antécédents, ou en modifiant le profil des candidats en fonction de nouvelles informations et des résultats des tests de compétences.
  • La communication. Par exemple, l’envoi automatique d’e-mails ou de messages aux candidats lorsqu’ils postulent, avancent dans le processus ou en sont éliminés. Ou encore, en planifiant automatiquement les entretiens et en envoyant des rappels aux membres de l’équipe et aux candidats. Les chatbots peuvent également être utilisés pour répondre automatiquement aux questions.
  • L’onboarding. Par exemple, la remise des documents d’orientation des nouveaux employés ou des documents financiers peut être automatisée afin que rien ne soit perdu ou oublié.
  • La gestion de talents. Par exemple, votre ATS ou votre CRM peut analyser régulièrement les candidats inactifs de votre base de données pour déterminer si leur profil correspond à des offres actuelles ou futures. Vous pouvez ensuite envoyer automatiquement des messages à ces candidats afin de les réintégrer dans un processus.

Bien entendu, ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses actions automatisées que vous pouvez adopter dans votre système de recrutement. Lorsque vous envisagez de mettre en place un système de recrutement automatisé, il est toujours important de comprendre où se situent vos points faibles et d’identifier les tâches et les processus qui se prêtent le mieux à l’automatisation.

Maintenant que nous avons vu quelles tâches de recrutement vous pouvez automatiser, examinons les avantages d’un système de recrutement automatisé.

Avantages d’un système de recrutement automatisé

Comme vous pouvez probablement l’imaginer, l’automatisation de vos tâches les plus répétitives et les plus longues apporte une foule d’avantages à l’ensemble de votre système de recrutement. Voici les principaux.

  1. Éviter les blocages dans le processus de recrutement

En automatisant vos tâches les plus courantes, vous pouvez vous assurer de ne jamais avoir d’actions qui bloquent l’ensemble de votre processus. L’un des principaux facteurs qui contribuent à l’inefficacité et à la perte d’opportunités de recruter les meilleurs candidats est la longueur des délais de traitement.

Voici comment un système de recrutement automatisé peut vous aider à éviter les blocages :

  • En filtrant rapidement les candidats
  • En évitant de surcharger votre processus
  • En informant immédiatement l’équipe lorsque des actions doivent être effectuées
  • En signalant automatiquement les deadlines proches.

Ensemble, ces mesures automatisées peuvent contribuer à garantir que votre processus de recrutement fonctionne toujours sans problème. 

Ce qui nous amène au deuxième avantage.

2. Éliminer les pertes de temps 

L’élimination des blocages et l’amélioration de l’efficacité de votre processus contribuent à éviter les pertes de temps et de ressources. Les retards et les étapes manquées en raison d’une surcharge de travail peuvent entraîner une perte de productivité et donc de revenus.

En outre, la recherche et la sélection des candidats nécessitent des ressources financières et humaines, qui peuvent toutes deux être très coûteuses pour l’organisation. Gaspiller cet argent et ces efforts en raison d’un manque d’automatisation ou d’une surcharge de travail n’est tout simplement pas une bonne décision stratégique pour votre entreprise.

Voici quelques exemples de comment l’automatisation peut vous aider à limiter le temps perdu :

  • En éliminant la nécessité d’appeler manuellement les candidats qui ne répondent pas ou qui ne sont pas qualifiés
  • En libérant les recruteurs de la nécessité de répéter sans cesse les mêmes tâches
  • En identifiant automatiquement les domaines d’inefficacité

En automatisant les tâches qui prennent le plus de temps et en contrôlant en permanence l’efficacité de votre processus de recrutement, vous pouvez réduire considérablement la quantité de ressources perdues dans votre entreprise.

3. Consacrer du temps aux meilleurs talents

Bien entendu, lorsque votre équipe de recrutement est libérée de sa charge de travail fastidieuse, elle a beaucoup plus de temps à consacrer à l’engagement et à la communication avec les talents disponibles.

Le travail d’un recruteur consiste principalement à trouver et à engager des candidats à haut potentiel qui feront une réelle différence au sein de son entreprise. La mise en place d’un système de recrutement automatisé permettra à vos recruteurs de se concentrer sur cette tâche, plutôt que sur des tâches moins cruciales.

4. Réactiver les candidats pour remplir vos viviers de talents

Les systèmes de suivi des candidats (ATS) fournissent une abondance d’informations précieuses sur les candidats, qui peuvent et doivent être exploitées pour trouver des perles lorsque de nouveaux besoins se présentent. Pourquoi rechercher de nouveaux candidats à chaque fois qu’un poste se libère, plutôt que d’utiliser ceux que vous avez déjà dans votre système ?

Les systèmes de recrutement automatisés sont en mesure de consulter régulièrement, à des moments programmés, votre base de données existante pour trouver des candidats qualifiés qui correspondent aux critères d’un poste vacant actuel ou futur. Une fois réactivés, ces candidats passifs peuvent ensuite être engagés soit par des communications automatisées, soit directement par un recruteur.

Il est important de prévoir des « réactivations » régulières de la base de données de votre ATS, car c’est une technique précieuse qui peut vous aider à maintenir une réserve de talents complète, sans avoir à trouver toujours de nouveaux candidats.

5. Améliorer l’expérience candidat

Un système de recrutement automatisé qui élimine les obstacles, les retards et les communications manquées contribue à une meilleure expérience globale pour vos candidats. S’il y a une chose qui peut endommager l’opinion d’un candidat sur votre organisation, c’est une mauvaise communication et le fait de ne pas donner suite à vos engagements.

En veillant à ce que tous les points de contact essentiels soient couverts, les actions automatisées peuvent garantir que chaque candidat, quel que soit votre choix, bénéficie d’une bonne expérience.

Par exemple, vous pouvez configurer votre ATS pour qu’il envoie automatiquement des messages de confirmation lorsqu’un candidat pose sa candidature. Ensuite, vous pouvez lui envoyer automatiquement des mises à jour sur l’avancement du processus de sélection, ainsi que des invitations à des appels de suivi et à des entretiens. Une fois que ces entretiens ont eu lieu, vous pouvez poursuivre la communication en envoyant automatiquement un message de remerciement. Enfin, le candidat s’attendra à recevoir une réponse finale de votre part, même s’il n’est pas sélectionné pour le poste. Les messages automatisés peuvent contribuer à garantir que ces décisions soient communiquées le plus rapidement possible et que personne ne passe entre les mailles du filet.

Et, bien sûr, le fait de maintenir une expérience candidat exceptionnelle contribue également à votre marque employeur, ce qui est essentiel pour attirer les meilleurs talents dans votre équipe.

6. Améliorer la qualité des embauches

Naturellement, chacun des avantages ci-dessus contribuera au final à de meilleurs résultats. Une approche automatisée et systématique du recrutement, fondée sur l’analyse et l’amélioration continue, vous permet, à vous et à votre équipe de recrutement, de perfectionner en permanence votre processus.

Au fur et à mesure que vous continuerez à vérifier et à améliorer votre processus, l’efficacité et la qualité globales de votre prise de décision s’amélioreront également. Le résultat final est, en fin de compte, de recruter de meilleurs candidats, plus fréquemment, avec moins d’efforts que vous n’aviez à fournir auparavant.

7. Accroître la diversité de votre équipe

Enfin, et surtout, les systèmes automatisés peuvent contribuer à booster vos initiatives de recrutement en faveur de la diversité. Les recruteurs, comme tout le monde, apportent avec eux leurs propres préjugés et leur subjectivité à chacune des tâches qu’ils accomplissent. Il est donc courant qu’un certain niveau de préjugés se glisse dans les décisions de recrutement.

Les systèmes de recrutement automatisés contribuent à éliminer une grande partie de ces biais inhérents. Plutôt que de se fier à une lecture subjective d’un CV pour déterminer si un candidat passe à l’étape suivante, par exemple, l’automatisation peut prendre cette décision à votre place sans aucun préjugé. 

Ainsi, de plus en plus de décisions de recrutement peuvent être prises sur la base de faits et de raisonnements objectifs, plutôt que sur des facteurs mineurs et subjectifs.

Comme vous pouvez le constater, les systèmes d’automatisation du recrutement comportent un large éventail d’avantages et de cas d’utilisation qui devraient intéresser la plupart des équipes de recrutement. Si vous envisagez d’adopter l’automatisation dans votre processus de recrutement, le meilleur point de départ est d’examiner où votre équipe passe le plus de temps et quelles sont les tâches qu’elle est le moins enthousiaste à accomplir. Le plus souvent, il s’agira de tâches qu’une machine accomplirait sans se plaindre 😉.


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