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Retention Management: So klappt es mit der Mitarbeiterbindung

Die erfolgreichsten Unternehmen schaffen es nicht nur die besten Köpfe für sich zu begeistern, sie halten diese auch langfristig im Betrieb. Ihre Geheimwaffe? Mit Retention Management implementieren sie gezielt Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterbindung.

Retention Management spielt besonders für kleine und mittlere Unternehmen eine Rolle. Sie haben oft einen geringeren Bekanntheitsgrad als Großunternehmen und sind in den Augen vieler Talente und Spezialisten die schlechtere Alternative bei der Arbeitsplatzsuche. Sie müssen ihre Leistungsträger möglichst lang im Unternehmen halten, denn ein Verlust kann schwerwiegende Folgen haben.

Wenn du darauf aus bist deine Mitarbeiterbindung zu steigern, dann wird dir dieser Beitrag helfen. Wir erklären, was es mit Retention Management auf sich hat, welche Vorteile es bringt und wie du es in sechs Schritten in deinem Unternehmen implementierst.

Was ist Retention Management? 

Das Retention Management umfasst alle strategischen Maßnahmen zur Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an dein Unternehmen. Es soll die internen Bedingungen schaffen, die verhindern, dass Angestellte den Betrieb verlassen wollen. Dies kann sich nur auf bestimmte Leistungsträger, ganze Gruppen von Arbeitskräften, oder die gesamte Belegschaft beziehen.

Mit dem Retention Management verfolgen Unternehmen in der Regel drei Ziele: 

  1. Ihre Arbeitskräfte sollen im Unternehmen bleiben wollen. 
  2. Diese sollen produktiv, leistungsfähig und zufrieden sein.  
  3. Sie sollen dienstlich und privat möglichst gut über den Arbeitgeber reden.

Warum sich Retention Management lohnt 

Eine fehlende Bindung der Arbeitskräfte an das Unternehmen hat weitreichende Folgen. Sie kostet dem Betrieb nicht nur Geld, sondern auf lange Sicht auch die Konkurrenzfähigkeit. Diese vier Gründe sprechen klar für die Investition in die Mitarbeiterbindung:

Eine zufriedenere, produktivere Belegschaft

Wer sich seinem Arbeitgeber emotional verbunden fühlt, erbringt mehr Leistung, ist produktiver, motivierter und generell glücklicher. Die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sind eng miteinander verknüpft. Zufriedene Angestellte arbeiten aktiv daran das Unternehmen erfolgreicher zu machen. Sie werden zu Markenbotschaftern und begeistern gern andere für ihre Firma. 

Fluktuation und damit verbundene Kosten reduzieren 

Wenn eine Fachkraft das Unternehmen verlässt und ersetzt werden muss, ist das mit teils erheblichen Kosten verbunden. Eine Studie zum Thema nennt einen Betrag von 43.000 Euro pro Fluktuation. Die folgenden Aspekte müssen bei jedem Austritt berücksichtigt werden:

  • Austrittskosten, zum Beispiel, Lohnfortzahlungen bei Freistellung, ausbezahlte Urlaubstage und administrativer Aufwand.
  • Such- und Auswahlkosten, zum Beispiel, die Kosten für Stellenanzeigen und Personalagenturen sowie der interne Aufwand für die Durchführung der Personalauswahlverfahren.
  • Eintrittskosten, zum Beispiel, Kosten für Schulungen und den Umzug des/der neuen Angestellten sowie der interne Aufwand für die Einarbeitung
  • Opportunitätskosten, zum Beispiel, geringere Leistung der ausscheidenden Arbeitskraft und Auswirkungen einer Nicht- oder Minderbesetzung der Stelle, falls sich nicht sofort ein Ersatz findet. 
  • Höhere Kosten bei Fehlbesetzung, denn dann muss der gesamte Prozess wiederholt werden.

Leistungsträger im Unternehmen halten 

Wenn deine Fachkräfte mit wertvollem Wissen im Gepäck zur Konkurrenz abwandern, dann kann das deinem Unternehmen immensen Schaden zufügen. Im schlimmsten Fall sind diese Spezialisten und Experten auch noch schwer zu ersetzen. Der War for Talents sorgt dafür, dass es für Organisationen immer schwieriger wird, qualifiziertes Personal zu finden. In einer Umfrage klagten Mittelständler bereits darüber, dass sie regelmäßig Aufträge nicht ausführen können, weil die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fehlen. 

Imageschäden vermeiden 

Eine hohe Fluktuation spricht sich schnell herum und macht keinen guten Eindruck auf interessierte Bewerberinnen und Bewerber, sowie Kunden und Partner. Wenn ausscheidende Arbeitskräfte kein gutes Wort über die Firma verlieren und ihren Unmut auf Arbeitgeberbewertungsportalen kundtun, ist der Imageschaden perfekt. Im Gegensatz dazu können die richtigen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung dein Unternehmen als einen attraktiven Arbeitgeber positionieren. Das tut deinem Employer Branding gut.

Welchen Arten der Mitarbeiterbindung gibt es?

Bindung ist nicht gleich Bindung. Auch wenn Angestellte im Unternehmen bleiben, heißt das nicht automatisch, dass sie wirklich zufrieden und engagiert sind. Es lohnt sich einen Blick auf die verschiedenen Arten von Retention zu werfen. 

  • Affektive Bindung: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter emotional gebunden sind, dann identifizieren sie sich mit den Unternehmenswerten und schätzen ihre Arbeit generell als sinnvoll ein. Sie empfinden Dankbarkeit oder Stolz gegenüber der Firma und pflegen häufig freundschaftliche Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen. Diese Angestellten zeigen viel Eigeninitiative und ihre Fluktuationswahrscheinlichkeit ist relativ gering.
  • Normative Bindung: Bei dieser Art von Bindung empfinden die Angestellten eine moralische Verpflichtung gegenüber ihrem Arbeitgeber. Gründe dafür sind beispielsweise ein hohes Pflichtbewusstsein, die Mitarbeit im Familienbetrieb oder der Ausgleich einer Vorleistung des Unternehmens (wie eine Beförderung oder eine teure Weiterbildung). 
  • Kalkulative Bindung: Hier befinden sich Angestellte in einer ständigen Kosten-Nutzen-Betrachtung. Sie wägen die Vor- und Nachteile ihrer jetzigen Position mit einer möglichen Stelle in einem anderen Unternehmen ab. Das Fluktuationsrisiko dieser Arbeitskräfte ist relativ hoch. Fällt der Vergleich plötzlich zugunsten eines Wechsels aus, wären sie bereit die Firma zu verlassen. 
  • Zwangsbindung: Manchen Angestellten bleibt nichts anderes übrig, als bei ihrem aktuellen Arbeitgeber zu bleiben. Häufig spielen finanzielle Gründe, familiäre Verpflichtungen oder eine schlechte Arbeitsmarktsituation eine Rolle. Eine Bindung aus Zwang wirkt sich meist negativ auf die Motivation und Leistungsfähigkeit aus.

6 Schritte zum erfolgreichen Retention Management 

Dass sich die Mitarbeiterbindung nicht von heute auf morgen verbessern lässt, ist den meisten klar. Aber je eher du eine konkrete Retention Management Strategie entwickelst und Maßnahmen einführst, desto besser sind deine Chancen wichtige Leistungsträger im Unternehmen zu halten. Wir führen dich in sechs Schritten zum Erfolg. 

#1 Identifiziere die strategisch relevanten Kräfte

Im ersten Schritt führst du eine Analyse des Ist-Zustands durch. Hier möchtest du feststellen, ohne welche Arbeitskräfte dein Unternehmen nicht auskommen kann (aktuell und zukünftig). Nüchtern betrachtet sind manche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einfacher zu ersetzen als andere. Das grenzt den Kreis der Angestellten ein, auf den sich dein Retention Management konzentrieren muss.  

Diese Fragen helfen dir dabei gezielt die Gruppen herausfiltern, auf die du besonders achten musst:

  • Wer sind die aktuellen Leistungsträgerinnen und Leistungsträger, die überdurchschnittlich zum Erfolg deines Unternehmens beitragen?
  • Wer zeigt das Potenzial in Zukunft mehr Verantwortung und wichtige Positionen zu übernehmen?
  • Welche Positionen, Funktionen und Abteilungen sind für deine Organisation langfristig unerlässlich?

#2 Analysiere das Fluktuationsrisiko

Im zweiten Schritt geht es darum, das Risiko der Fluktuation der strategisch relevanten Arbeitskräfte einzuschätzen. Hierbei solltest du diese zwei Risikoarten analysieren:

Austrittsrisiko: Wie hoch ist das Risiko, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen verlassen? Um dies zu erfahren, müssen meist Einzelgespräche mit den Betroffenen geführt werden. 

Engpassrisiko: Wie hoch ist das Risiko, dass entstehende offene Stellen nicht durch passendes, qualifiziertes Personal besetzt werden können? Dabei spielt die Nachfrage nach den Qualifikationen und Fähigkeiten deiner Angestellten auf dem vorherrschenden Arbeitsmarkt eine Rolle. Besteht bereits eine hohe Nachfrage, steigt in der Regel das Engpassrisiko. 

#3 Untersuche die Motivations- und Demotivationsfaktoren 

Nun musst du herausfinden, was deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärker an dein Unternehmen bindet und was sie abstößt. Dafür eignen sich Mitarbeiterbefragungen und individuelle Gespräche, bei denen du mehr in die Tiefe gehen kannst. 

Bei einer Befragung sollten deine Angestellten immer im Schutz der Anonymität antworten können. Nur so erfährst du, was die Arbeitskräfte wirklich denken und nicht nur das, was die Firma vermeintlich hören will.  

Auch Exit Interviews sind eine wichtige Informationsquelle. Im Austrittsgespräch erfährst du, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu bewogen hat, dein Unternehmen zu verlassen. Hier erhältst du oft die ehrlichsten Antworten, denn ausscheidende Arbeitskräfte sind eher bereit Probleme offen anzusprechen. 

#4 Erarbeite geeignete Retention Management Maßnahmen 

Viele Unternehmen gehen nach dem Gießkannenprinzip vor: Die gesamte Belegschaft bekommt das Gleiche. Das kann Früchte tragen. Dein Retention Management wird allerdings effektiver, wenn die einzelnen Maßnahmen genau auf die Bedürfnisse der strategisch relevanten Kräfte abgestimmt sind. Dafür hast du ja bereits die individuellen Motivations- und Demotivationsfaktoren untersucht. 

Bei der Auswahl der Instrumente ist vor allem die Wirtschaftlichkeit zu beachten. Sind die Maßnahmen bezahlbar und stehen die Kosten im Verhältnis zum erwarteten Erfolg? Überlege auch, ob die Maßnahmen zur allgemeinen Mission und Unternehmenskultur deines Unternehmens passen. 

Die Recruiting-Agency Hays hat in einer Studie die effektivsten Instrumente zur Mitarbeiterbindung ermittelt. Dies sind die Ergebnisse in Reihenfolge der absteigenden Wichtigkeit:

  • Gutes Betriebsklima
  • Flexible Arbeitszeiten 
  • Marktgerechte Entlohnung
  • Interessante Aufgaben
  • Beschäftigungssicherheit
  • Maßnahmen zur Vereinbarung von Beruf und Privatleben
  • Gute Karriereperspektiven
  • Betriebliche Zusatzleistungen
  • Mobile Arbeit (z. B. Homeoffice)
  • Personalentwicklung
  • Führungsverhalten
  • Reputation des Arbeitgebers
  • Maßnahmen zur Gesundheitsförderung

#5 Implementiere die Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung

Nachdem du geeignete Instrumente ausgewählt hast, geht es jetzt daran, diese im Unternehmen zu verankern. Die Implementierung sollte unbedingt durch transparente interne Kommunikation begleitet werden. Dies kann durch Rund-E-Mails, Artikel in der Mitarbeiterzeitung, oder Ankündigungen im firmenweiten Intranet geschehen. Neben der Personalabteilung sollte auch die Unternehmensführung an der Kommunikation mitwirken. Nur so werden die Anstrengungen, die die Firma zur Bindung ihrer Arbeitskräfte betreibt auch richtig wahrgenommen. 

#6 Überprüfe das Ergebnis

Im letzten Schritt evaluierst du, ob die gesteckten Ziele zur Mitarbeiterbindung mit den eingeführten Maßnahmen erreicht wurden. Sei dir dabei bewusst, dass viele Maßnahmen einige Zeit brauchen, um Wirkung zu zeigen. 

Als Kennzahlen bieten sich die allgemeine Fluktuationsquote sowie die Mitarbeiterzufriedenheit gemessen in einer Mitarbeiterumfrage an. Du könntest auch ermitteln, wie viele der strategisch relevanten Fachkräfte nach einem bestimmten Zeitpunkt noch im Unternehmen verbleiben. 

Neben einer quantitativen Messung ist es empfehlenswert, regelmäßig qualitatives Feedback zu den Maßnahmen einzuholen. Was kommt bei deinen Angestellten gut an und was hat die Wirkung verfehlt? Diese Informationen helfen, die Maßnahmen immer weiter zu optimieren.

Retention Management beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag

Als Recruiter setzt du den Grundstein für erfolgreiche Mitarbeiterbindung mit einer positiven Candidate Experience. Bei der Personalauswahl ist dann darauf zu achten, nicht nur die Kandidatinnen und Kandidaten auszuwählen, die die richtigen Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen, sondern die auch am ehesten persönliche Erfüllung und Zufriedenheit in deinem Unternehmen finden werden. Treten neue Angestellte mit kaum erfüllbaren Erwartungen in die Firma ein, werden sie sich schwer halten lassen.  

Eine Recruitment Software wie Recruitee kann dir dies übrigens deutlich erleichtern. Als Teil des Auswahlprozesses könntest du Fragebögen an deine Bewerberinnen und Bewerber verschicken, die diese mit Videoantworten beantworten müssen. Dadurch kannst du dir viel schneller ein Bild von der Motivation und den Werten deiner Kandidatinnen und Kandidaten machen. 

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