Articles

Réussir un onboarding : les 9 étapes à suivre

Le terme « onboarding », qui signifie littéralement « embarquement », désigne l’intégration d’un nouveau salarié dans une entreprise. Au même titre que la rédaction de l’offre d’emploi ou encore l’entretien avec le candidat, c’est une étape du processus de recrutement.

Cette période est indispensable pour faire adhérer le nouveau collaborateur à l’équipe, lui communiquer les valeurs et la culture d’entreprise et le rendre rapidement opérationnel.

L’enjeu est de taille quand on sait que les organisations qui possèdent un processus d’onboarding bien établi améliorent le taux de rétention de leurs nouveaux employés de 82 %, ainsi que leur productivité de 70 % (étude Brandon Hall Group).

Pourtant, il ne sert à rien de se précipiter car un onboarding ne s’improvise pas.

Découvrez les 9 étapes à suivre pour un onboarding performant et remarquable.

Étape 1 : La préparation du plan d’action

  • Faire un état des lieux de ce qui existe déjà en matière d’accueil et d’intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise.
  • Mobiliser le(s) manager(s) de l’équipe et le service ressources humaines pour définir les objectifs de l’onboarding.
  • Définir le rôle et la place de chacune des parties prenantes dans le processus d’intégration.
  • Construire un plan d’intégration adapté, sous forme de check list par exemple.
  • Prévoir un plan de formation pour accompagner la montée en compétences du nouveau collaborateur.
  • Mettre en place un système de mentoring et définir ses objectifs.
  • Proposer le rôle de mentor à une personne volontaire, ayant le sens de la pédagogie et de l’écoute.
  • Utiliser un logiciel de recrutement, très utile pour enregistrer les informations et effectuer un suivi efficace.

Étape 2 : La préparation des aspects logistiques et pratiques

  • Rédiger le contrat de travail et préparer les documents administratifs à compléter par le nouveau salarié (documents de mutuelle etc.).
  • Aménager le poste de travail : fournitures de bureau, ordinateur et téléphone au minimum.
  • Créer les identifiants d’accès aux outils et logiciels informatiques.
  • Configurer l’adresse email.
  • Prévoir la mise à disposition des éléments périphériques à la fonction du nouveau collaborateur : badge, carte de visite, voiture de fonction etc.

Étape 3 : La communication avec le futur collaborateur

  • Prendre des nouvelles de la nouvelle recrue régulièrement par téléphone et / ou par email.
  • Transmettre le planning de la première journée ainsi que toute autre information utile, comme le code vestimentaire par exemple.
  • Indiquer les documents à apporter pour la partie administrative (documents d’identité, RIB, justificatif de domicile etc.).
  • Impliquer le futur employé en lui demandant ses préférences sur certains aspects. Par exemple : pour le jour J, préfère-t-il déjeuner seul avec le manager ou avec l’ensemble de l’équipe ? Est-il disponible et intéressé de participer à un afterwork ?
  • Procéder à une demande de contact sur les réseaux sociaux professionnels.

Étape 4 : L’annonce de l’arrivée du futur collaborateur aux équipes en interne

  • Réunir l’équipe concernée par le recrutement pour l’informer de l’arrivée du nouveau collaborateur, expliquer brièvement son parcours et préciser les objectifs de son futur rôle dans l’entreprise.
  • Prévenir les autres équipes de l’arrivée de la nouvelle recrue grâce à un email ou via la newsletter ou l’intranet de l’entreprise.

Étape 5 : L’accueil du nouvel employé

  • Remettre un pack de bienvenue comportant les informations indispensables à tout nouveau salarié tels que : le livret d’accueil, la charte d’éthique, une FAQ etc. Pour rendre le kit d’accueil plus attractif et ludique, il peut être intéressant d’ajouter quelques goodies à l’effigie de l’entreprise : clé USB, stylo, bloc-notes etc.
  • Finaliser les aspects administratifs avec le service ressources humaines : signature du contrat de travail, vérification des documents d’identité, présentation du règlement interne à l’entreprise, documents de mutuelle etc.
  • Indiquer où se trouve l’espace de travail.

Étape 6 : L’accompagnement du nouveau collaborateur dans la découverte de l’entreprise

  • Faire une visite de l’entreprise pour présenter les locaux, sans oublier de communiquer les consignes de sécurité.
  • Présenter le nouveau collaborateur en personne aux différentes équipes.
  • Organiser un déjeuner avec le manager ou un membre de l’équipe.
  • Présenter et décrire les valeurs et la culture d’entreprise afin d’appuyer la marque employeur.
  • Guider la prise de poste, avec l’explication du fonctionnement des outils informatiques par exemple.
  • Multiplier les événements conviviaux, notamment par des activités de team building, pour créer une cohésion entre la nouvelle recrue et les autres membres de l’entreprise.
  • Faire participer la nouvelle recrue à des réunions internes pour qu’elle puisse percevoir le fonctionnement de l’entreprise, décrypter ses codes, comprendre qui sont ses clients etc.
  • Privilégier des temps de pauses car les premières journées sont souvent éprouvantes.

Étape 7 : La définition des objectifs et le démarrage de la période de formation

  • Faire le point sur le poste et les différentes tâches qui le composent.
  • Créer un carnet de route décrivant les premières missions, les objectifs de performance et leurs échéances.
  • Mettre en place un parcours de formation pendant toute la durée de la période d’essai, en fonction des objectifs à atteindre et de la montée en compétences nécessaire.

Étape 8 : La présentation du mentor / parrain

  • Expliquer le fonctionnement du système de mentorat mis en place et de ses objectifs.
  • Présenter le mentor en personne.
  • Allouer du temps que la nouvelle recrue et le mentor puissent faire connaissance, autour d’un café ou d’un déjeuner par exemple.
  • Permettre au nouveau salarié et au mentor de communiquer et de se rencontrer régulièrement de manière formelle et informelle.

Étape 9 : Un suivi régulier

  • Faire un point régulièrement avec le nouveau collaborateur pour lui permettre de s’exprimer, poser des questions et donner son ressenti sur la période écoulée.
  • Etre à l’écoute et prendre note de toute difficulté rencontrée afin de mettre en place des actions correctives.
  • Prévoir du temps à la fin de la période d’essai pour collecter le feedback du nouveau collaborateur. 

Le temps où l’intégration d’un nouveau salarié consistait seulement à lui faire signer son contrat de travail et à lui indiquer l’emplacement de son poste de travail est maintenant révolu ! Les différentes étapes de l’onboarding sont aujourd’hui perçues comme un processus stratégique puisque l’onboarding est une partie intégrante de l’expérience collaborateur ou employee advocacy.

L’arrivée d’une nouvelle personne dans une entreprise est également l’opportunité pour le service ressources humaines d’améliorer le processus d’onboarding. Un regard neuf sur l’entreprise est en effet source d’idées créatives et innovantes, d’où l’importance de permettre à la personne d’exprimer son ressenti à la fin de la période d’intégration. 

Peut-être les aimerez vous aussi

Marque employeur

Onboarding : 9 idées pour se démarquer

Écrit par Justine Uribe

Marque employeur

Turnover du personnel : tout ce qu’il faut savoir

Écrit par Justine Uribe

Marque employeur

Pourquoi l’onboarding est une phase essentielle du processus de recrutement ?

Écrit par Justine Uribe