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Pourquoi l’onboarding est une phase essentielle du processus de recrutement ?

Votre stratégie de recrutement vous a permis de trouver le collaborateur idéal. Mieux encore, il a accepté votre offre.

Il ne faut toutefois pas crier victoire prématurément : le processus de recrutement ne se termine pas à la signature du contrat.

Le terme anglais « onboarding » est utilisé pour désigner l’intégration et l’accompagnement d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Si cette dernière étape du processus de recrutement est cruciale, elle a longtemps été négligée par les entreprises.

Aujourd’hui, elle est sur le devant de la scène. Selon un sondage de la société américaine de conseil en management Korn Ferry, 69 % des dirigeants d’entreprises indiquent avoir un programme d’onboarding structuré.

À l’heure où la guerre des talents bat son plein, les entreprises ont tout intérêt à soigner l’intégration de leurs nouveaux salariés.

Dans quelles mesures l’onboarding influence-t-il la relation entre le nouveau collaborateur et l’entreprise ?

1. L’onboarding est une période décisive

Le CDI n’est plus synonyme de stabilité et de pérennité.

Une enquête réalisée pour Robert Half indique qu’un salarié sur deux se dit prêt à démissionner au cours du premier mois d’embauche. Un mauvais accueil est cité comme l’une des raisons d’insatisfaction pour 29,9 % d’entre eux.

Ces chiffres ont encouragé les entreprises à mettre en place des processus d’intégration pour réduire le taux de turnover.

À juste titre car le coût d’un recrutement raté peut être pharamineux. Selon Talent, Management & HR, le processus de remplacement d’un salarié coûte à l’entreprise entre 30 % et 400 % du salaire annuel en fonction du poste occupé.

Toutefois, l’intégration du salarié ne se limite pas à l’accueil du salarié le jour J. Une étude publiée dans l’Academy of Management Journal, révèle que les 90 premiers jours sont décisifs pour une intégration réussie.

Un onboarding soigné diminue le taux de turnover, fortement coûteux en capital financier et humain.

2. L’intégration des salariés reflète votre marque employeur

La marque employeur ne sert pas seulement à attirer les meilleurs talents. Elle représente les valeurs et les missions de votre organisation. Ces éléments inhérents à l’identité de l’entreprise doivent être compris et assimilés par tous les collaborateurs.

La période d’intégration est l’occasion parfaite pour sensibiliser les nouveaux arrivants à la raison d’être de votre organisation. Il faut cependant veiller à ne pas les décevoir. Les nouvelles recrues comparent ce qui leur a été dit durant les entretiens avec la réalité du terrain.

Le processus d’onboarding doit alors aller bien au-delà de la distribution d’un livret d’entreprise. Tous les acteurs —  le service ressources humaines, les managers, les membres de l’équipe et éventuellement un mentor ont un rôle à tenir dans l’intégration d’une nouvelle personne.

L’objectif de sa préparation est de définir la contribution de chacune des parties prenantes afin que l’ensemble des thématiques soient couvertes.

Au-delà de son impact sur le nouveau salarié, c’est toute l’image de l’entreprise qui est en jeu : l’onboarding fait partie de l’expérience collaborateur, une pièce fondamentale de la marque employeur.

3. L’onboarding booste la productivité

Les premières semaines de prise de poste sont particulièrement éprouvantes pour un nouveau collaborateur. Non seulement, il doit se familiariser avec les codes et les procédures spécifiques à l’entreprise mais il faut également qu’il s’intègre à sa nouvelle équipe.

Il est nécessaire de l’accompagner dans ses premiers pas en préparant son environnement de travail.

Si cela est une évidence pour certains, une étude de la Vlerick Business School révèle pourtant que 57 % des employés interrogés n’avaient pas à leur disposition d’ordinateur, de téléphone ou de matériel de bureau à leur arrivée. Plus étonnant encore, dans 43 % des cas, il aura fallu plus d’une semaine à l’entreprise pour réguler la situation.

Mettre à disposition les informations pratiques et les outils de travail adéquats en amont de l’arrivée du nouveau collaborateur est indispensable pour éviter une perte de temps inutile.

Ainsi, la nouvelle recrue se consacre à des tâches à forte valeur ajoutée, c’est-à-dire, ce pour quoi elle a été embauchée.

En permettant au collaborateur d’être opérationnel plus rapidement, l’onboarding est un véritable vecteur de performance.

4. L’intégration du salarié favorise l’engagement et la fidélisation

Ce n’est pas un secret, un salarié motivé a envie de s’investir dans la réussite de l’organisation pour laquelle il travaille.

Selon Focus RH, « près des deux tiers des salariés expliquent qu’une intégration structurée leur donne envie de rester dans l’entreprise ».

L’onboarding est l’opportunité de créer de l’engagement, et ce, dès les premiers jours de démarrage du nouvel employé. Chaque contact avec l’entreprise peut laisser une impression positive ou négative, c’est pourquoi le parcours d’intégration doit être anticipé et réfléchi.

Une arrivée bien préparée aide les nouvelles recrues à conforter et valider leur décision de travailler pour vous. Elle pose ainsi les bases d’un engagement durable et profitable. Une personne qui se sent attendue et bien accueillie a envie de s’intégrer à sa nouvelle équipe et de s’impliquer dans son travail.

La mise en place d’un programme d’intégration permet de mettre en avant les atouts de l’entreprise, de séduire de nouveau le collaborateur mais surtout de le fidéliser. 

De cette façon, investir sur une période d’onboarding est une stratégie qui porte ses fruits sur le long terme.

5. L’onboarding est essentiel pour votre service RH

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est un événement important pour le service des ressources humaines. Lorsque le recrutement est validé, une multitude de tâches administratives sont à effectuer : déclaration préalable à l’embauche, préparation du dossier salarié et des accès aux outils et logiciels informatiques, aménagement du poste de travail etc.

Dans une démarche stratégique de parcours d’intégration, il vaut mieux ne pas faire un silence radio entre l’acceptation de l’offre par le salarié et le jour de démarrage. Des contacts réguliers par email ou par téléphone rassurent le nouveau collaborateur et l’aident à préparer sa venue dans les meilleures conditions possibles.

Un logiciel de recrutement est utile pour s’assurer de ne louper aucune étape et réaliser ce processus en toute sérénité.

La période d’onboarding est bien plus qu’une simple étape à cocher du processus de recrutement. Elle doit être réfléchie de manière stratégique car elle est une composante clé d’une expérience collaborateur saine et durable.

Ainsi, il est important d’assurer un suivi régulier avec votre nouveau salarié et lui porter de l’attention afin de déceler rapidement tout problème pouvant impacter sa collaboration future.

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