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Comment réussir l’onboarding de vos nouveaux salariés ?

L’onboarding est une période importante, aussi bien pour l’entreprise que pour le nouvel employé lui-même. À juste titre, c’est une suite logique du recrutement, et il faut la réussir ! Il s’agit également d’une partie intégrante de l’expérience collaborateur.

Cette étape peut d’ailleurs fortement impacter la relation avec la nouvelle recrue. 

Une étude démontre que 50 % des organisations ayant mis en place une procédure formelle d’onboarding, présentent un meilleur taux de rétention de leurs nouveaux employés.

Sur un marché du travail où fidéliser ses salariés est devenu un enjeu majeur, la réussite de l’intégration des nouveaux collaborateurs prend toute son importance.

Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour un onboarding efficace ?

1. Une préparation étudiée de l’intégration

L’intégration d’un nouveau salarié ne s’improvise pas.

Un sondage réalisé par Brillant Ink révèle que 92 % des salariés interrogés se sont sentis bien accueillis. Pourtant, 43 % d’entre eux ont mentionné que le premier jour a semblé être désorganisé et confus.

La clé de la réussite de cette étape réside dans sa préparation, car rien ne doit être laissé au hasard. Et pour cause, le processus d’intégration démarre bien avant l’arrivée du nouveau collaborateur.

Il est primordial d’échanger avec les managers et les membres de l’équipe sur leurs rôles durant cette période. Plus généralement, il faut réfléchir à l’organisation et à la finalité de l’intégration.

L’utilisation d’un logiciel de recrutement assure que les objectifs définis pour l’onboarding sont en accord avec la stratégie globale de votre organisation.

D’autre part, l’entreprise doit annoncer en amont la venue du nouveau salarié aux autres collaborateurs. Une présentation — incluant son nom, sa fonction et son rôle — diffusée par email ou via l’intranet de l’entreprise, assure que l’arrivée soit connue de tous.

Enfin, il faut rappeler l’importance de la préparation des aspects logistiques et pratiques de l’environnement de travail. Parmi eux, on retrouve : la mise à disposition d’un ordinateur, d’un téléphone, de fournitures de bureau, la création d’une adresse email etc. L’anticipation de ces éléments évite toute perte de temps inutile en présence du nouveau salarié.

2. Communiquer régulièrement avec le nouveau collaborateur

Si un candidat talentueux est fortement sollicité par l’entreprise, les attentions diminuent souvent une fois l’offre de travail acceptée. Pourtant, couper la communication entraîne le risque que la personne revienne sur sa position et décide finalement de partir pour un concurrent.

Aussi surprenant que cela puisse paraître, cette situation n’est pas rare. Un sondage réalisé par Cezanne HR dévoile que 63 % des responsables ressources humaines interrogés ont fait face à des nouveaux collaborateurs qui ont choisi de quitter l’entreprise avant même de l’avoir intégrée.

Ainsi, il est essentiel de garder contact régulièrement avec le futur collaborateur via des e-mails, des appels téléphoniques et s’il existe, le réseau social d’entreprise.

L’envoi de toutes les informations utiles, dont le planning de la première journée, est indispensable. Ainsi, il va se projeter avec quiétude dans cette étape souvent vécue comme stressante.

Pour résumer, une bonne communication permet de rassurer et mettre en confiance la nouvelle recrue. Elle favorise ainsi un démarrage dans les meilleures conditions possibles.

3. Faire bonne impression le jour J

L’arrivée dans une organisation est un événement important car il s’agit du premier jour en tant que collaborateur de l’entreprise.

Il est conseillé de régler rapidement les aspects administratifs : la vérification des documents légaux, la signature du contrat de travail etc. car ils sont souvent une source de préoccupation.

S’il est un élément classique du service ressources humaines, le livret d’entreprise n’en reste pas moins indispensable. Il comporte en effet toutes les informations relatives à l’entreprise. C’est également un vecteur de transmission de la marque employeur. Il ne vaut mieux donc pas le négliger !

Une visite des locaux et une présentation auprès des autres collaborateurs sont indispensables. Ainsi le nouvel arrivant se familiarise avec l’organisation.

Durant la pause de midi, ne laissez pas la nouvelle recrue manger seule. Il est préférable d’organiser un déjeuner avec le manager ou des membres de l’équipe. C’est un moment propice aux échanges informels qui facilitent la cohésion d’équipe.

Enfin, il est important laisser régulièrement l’opportunité au salarié de s’exprimer et de poser des questions. De cette manière, il se sent écouté et valorisé.

4. Attribuer un mentor

Un nouveau salarié a des quantités d’informations importantes à assimiler durant les premières semaines de son arrivée dans l’entreprise. Il doit non seulement se familiariser avec les lieux, retenir le nom et la fonction de ses collègues mais également découvrir de nouvelles procédures et règles propres à l’organisation. Proposer un mentoring est un moyen efficace pour aborder cette transition plus sereinement.

Le mentor — parfois appelé tuteur ou parrain — est un salarié volontaire, pouvant faire partie de la même équipe ou non. Il accompagne le nouvel employé dans la découverte de l’environnement de travail.

La présence d’un mentor apporte une véritable valeur ajoutée à un processus d’onboarding. Elle encourage le nouveau venu à poser des questions sans craindre de déranger les  membres de l’équipe. Mieux encore, le mentor participe au développement du sentiment d’appartenance car son rôle est aussi de transmettre les composantes de la culture de l’entreprise. Enfin, Il facilite les interactions entre la nouvelle recrue et les autres collaborateurs déjà présents.

5. Définir les objectifs de travail et former le nouveau salarié

Si l’aspect humain de l’onboarding est essentiel, il faut garder à l’esprit que l’intégration doit aussi être opérationnelle.

Pour assurer une adaptation efficace au poste de travail, il est indispensable de fixer des objectifs clairs, mesurables et réalistes dès les premiers jours de présence du nouveau collaborateur. En se mettant d’accord, les deux parties prenantes évitent ainsi les incompréhensions pouvant mener à des malentendus et des déceptions.

Une étude menée par Jobvite démontre que 30 % des salariés ont quitté leur emploi durant les 90 premiers jours de prise de poste. Parmi eux, 43 % ont indiqué que leur fonction n’était pas en phase avec leurs attentes.

Pour assurer l’atteinte des objectifs, mettre en place un programme de formation est nécessaire. Les outils de travail, les procédures et les éventuels autres aspects sur lesquels la personne doit monter en compétences doivent être abordés.

6. Réaliser un suivi régulier de l’onboarding

L’onboarding est un processus complexe qui s’établit sur la durée. Afin de s’assurer de la bonne intégration de la nouvelle recrue il est conseillé d’organiser des points de suivi réguliers, et ce, jusqu’à la fin de la période d’essai.

Ces rendez-vous sont utiles pour suivre la progression des objectifs opérationnels établis. Ils sont aussi une aide précieuse pour évaluer le niveau d’intégration dans l’équipe et dans l’entreprise. Ce sont de réelles opportunités pour déceler d’éventuels problèmes et si besoin, mettre en place des actions correctives.

Plus globalement, ces moments de discussions et d’échanges permettent de démarrer une collaboration saine. En résolvant rapidement les problèmes rencontrés et en anticipant les futures difficultés, le risque de départ prématuré est réduit. L’engagement et la satisfaction du salarié sont également renforcés.

L’arrivée d’une nouvelle recrue est une étape du processus de recrutement à ne pas négliger. Son efficacité impactant directement l’engagement et la productivité du nouveau collaborateur, il est essentiel de bien la préparer.

Ainsi, elle réduit de façon significative le risque de départ prématuré des nouveaux salariés si difficiles à recruter !

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