Artikel

10 Personalkennzahlen die vom Vertrieb gelernt werden können

Wir hören immer wieder, dass „Personalbeschaffung wie Marketing“ ist, aber in Wirklichkeit ist sie viel näher mit dem Vertrieb verwandt. Sales-Umsätze führen zu Kunden. Personalbeschaffer/innen machen Kandidaten/innen zu Neueinstellungen. Der Prozess ist derselbe: Du musst Hunderte und manchmal sogar Tausende von Interessenten durchforsten, um die zu finden, die zu deinem Unternehmen passen, qualifiziert sind und die Arbeit machen wollen. So sehr sie sich auch ähneln, Personalbeschaffung hinkt im Vergleich zum Vertrieb hinterher, wenn es um Recruitment-Personalkennzahlen und Analysen geht. Die Wahrheit ist, dass für viele Unternehmen kaum etwas gemessen wird und es nur sehr wenige HR KPIs gibt. Viele Prozesse basieren noch immer auf Bauchgefühl.

Rekrutierungsprozesse laufen oft wie folgt ab:

  • Eine Firma muss jemanden einstellen;
  • Der/die Einstellungsleiter/in gibt der Personalabteilung eine sehr kurze (und etwas unvollständige) Stellenbeschreibung;
  • Der/die Personalvermittler/in veröffentlicht die Stelle auf so vielen Stellenbörsen wie möglich (einschließlich einiger nicht relevanter Websites);
  • Der/die Personalbeschaffer/in sammelt eine Reihe von Lebensläufen und sendet sie an den/die Personalverantwortliche/n;
  • Der/die einstellende Manager/in antwortet nur auf die, die ihm/ihr gefallen;
  • Die Firma stellt einige (ziemlich zufällige) Interviewfragen zusammen;
  • Schließlich stellt das Unternehmen jemanden ein und schiebt den Rest der Bewerber/innen ohne Rückmeldung ab.

Später, wenn sich herausstellt, dass die Einstellung nicht so gut war, wiederholt das Unternehmen den Zyklus.

Betrachtet man diesen speziellen Prozess aus der Sicht des Vertriebs, so gibt es einige eklatante Mängel: keine zielgerichtete Suche, keine Funnel-Analyse, keine Struktur, keine HR KPIs. Diese Art der Personalbeschaffung vergrault nicht nur Fachkräfte, sondern schadet auch deinem Image. Es ist klar, dass sich diese Prozesse ändern müssen, aber wer übernimmt die Verantwortung für diese Veränderungen? Fang einfach bei den Verkaufstechniken an. Die Anwendung von Verkaufsprinzipien und Analysen auf die Personalbeschaffung bietet dir die perfekte Struktur, um deine Einstellungen durch die Festlegung von HR KPIs zu steuern und zu optimieren. Hier sind die wichtigsten Personalkennzahlen:

#1- Leads sind Kandidaten/innen.

Alles sieht ganz anders aus, wenn du anfängst, Kandidaten/innen als Leads zu betrachten. Kandidaten/innen zeigen Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung: Rekrutierung. Ohne Fachkräfte wird dein Unternehmen scheitern. Infolgedessen sind sie nicht etwas, das in großen Mengen gesammelt und später entsorgt werden sollte. Sie sind Individuen, mit denen man in Kontakt treten und Beziehungen aufbauen kann. Wie bei Leads musst du deine Kandidaten/innen fördern.  Das Verständnis dieser parallelen Beziehung wird dir helfen, dich von der Erfassung irrelevanter Lebensläufe zu lösen und mit der Suche nach dem/der „Richtigen“ zu beginnen. Darüber hinaus sollten Bewerber/innen zu einer zentralen Komponente deiner Recruitment Metriken werden, um deinen Erfolg durch HR KPIs besser beurteilen zu können.

#2- Eine Käuferpersönlichkeit repräsentiert dein ideales Kandidaten/innen-Profil.

Im Vetrieb ermittelt man Käuferpersönlichkeiten, um Leads zu identifizieren. Nutze ideale Kandidaten/innen-Profile, um die Fachkräfte zu finden, die du brauchst. Wie würde das perfekte Profil für diesen Job aussehen? Welche Qualitäten und Fähigkeiten sollten sie haben? Sei vorsichtig. Es ist einfach, den Bezug zu verlieren und eine unrealistische Superstar-Persönlichkeit heraufzubeschwören, anstatt sich auf das zu konzentrieren, was man braucht. Um dies zu verhindern, solltest du zwei Listen für jede Kandidatenpersona verwenden:

  • eine Must-Have-Liste (mit den Merkmalen, die zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich sind),
  • und eine Wunschliste (mit den Extras, die dir gefallen würden).

Wenn du diese Vorausplanung in Bezug auf KPIs hast, sparst du dir viel Zeit, da du weißt, wo du Stellenanzeigen veröffentlichen solltest und mit welchen Bewerber/innen du dich weiter beschäftigen solltest. Stell sicher, dass du für diese Must-Haves und die Wunschliste ein Dokument erstellst, damit alle Mitglieder deines Einstellungsteams Zugriff darauf haben und wissen, wonach sie suchen sollen (mehr dazu unter #8 unten).

#3- Ein Sales Funnel ist deine Einstellungspipeline.

Es gibt viele Varianten eines Sales-Funnels, aber es gibt ein Hauptziel: die schnelle Umsetzung von Leads zu Kunden. Das Gleiche sollte für die Einstellungspipeline gelten. Alle Varianten einer Einstellungspipeline haben ein Ziel vor Augen: die schnelle Umwandlung von Kandidaten/innen in Neueinstellungen. Schnelligkeit ist hier unerlässlich, denn die besten Kandidaten/innen haben immer die Wahl, besonders wenn sie aktiv suchen.

Professioneller Tipp: Berechne für jede freie Stelle die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung, die du benötigst, um gute Kandidaten/innen zu finden. Beim nächsten Mal kannst du abschätzen, wie lange zu lange ist, und du kannst deine HR KPIs entsprechend anpassen. Rockstart hat herausgefunden, dass zwei Wochen ihre goldene Mitte repräsentieren. Rune Theill, Mitbegründer und CEO von Rockstart, hat uns folgendes gesagt: „Das Ziel sind zwei Wochen. Sonst verlieren sie das Interesse.“ Die Zeit bis zur Einstellung ist eine zentrale Recruitment Metrik, die hilft, deine HR KPIs zu informieren.

#4- Eine Kundenquelle ist auch eine Quelle für Kandidaten/innen.

Für den B2C-Vertrieb könnte es offensichtlich sein, wo sich die Leads befinden. Bei der Personalbeschaffung ist es nicht so klar, und das ist der Hauptgrund, warum viele Unternehmen diese wichtige Recruitment Metriken oft nicht verfolgen können. Es ist wichtig, bei denen HR KPIs die Quelle deiner besten Kandidaten/innen zu identifizieren, insbesondere derjenigen, die eingestellt und später zu deinen vorbildlichsten Mitarbeitern/innen wurden. Dadurch bekommst du ein klares Bild davon, wo du qualitativ hochwertige Kandidaten/innen wie diese für zukünftige Stellen bekommst.

  10 Änderungen, die Recruitee für DSGVO-Konformität vorgenommen hat

Kombiniere die Einstellungsquellen mit deinen Profilen für die idealen Kandidaten/innen, um deine Stellenanzeigen zu optimieren. Wenn du Millennials im Visier hast, ist es besser, dein Werbegeld für Social Media-Kampagnen auf Facebook oder Instagram auszugeben, als für traditionelle Jobbörsen zu bezahlen.

#5-Deine Marke ist deine Arbeitgebermarke.

Die Sales-Branche erkennt die Stärke der Markenbekanntheit bei potenziellen Kunden. Deine Arbeitgebermarke ist auch entscheidend für die Umwandlung von Besuchern/innen in Kandidaten/innen, ganz am oberen Ende deiner Rekrutierungspipeline. Auch wenn du nicht von heute auf morgen einen Bekanntheitsgrad wie Google erreichen wirst (über zwei Millionen Bewerbungen pro Jahr!), gibt es doch ein paar Möglichkeiten, die Rekrutierungskennzahlen rund um deine Arbeitgebermarke zu verbessern.

Die Homepage deiner Website: Wenn die Leute dich nicht kennen, werden sie immer nach deiner Website suchen, um Nachforschungen über dich anzustellen. Stell sicher, dass sie deine Vision so widerspiegelt, dass sie sowohl Kunden als auch Kandidaten/innen ansprechen kann.

Deine Karriereseite: Forschungen sind zu dem Schluss gekommen, dass Karriereseiten die erste Anlaufstelle für Kandidaten/innen vor der Bewerbung sind. Denke strategisch darüber nach, was du dort präsentierst. Finalisiere dein Kandidaten/innen-Profil und wirf einen Blick darauf. Frag dich selbst: Was würde diese Person ermutigen, sich zu bewerben? Erstelle dann Inhalte, die sie ansprechen. Wenn du beispielsweise Remote-Mitarbeiter/innen ansprechen möchtest, teile Geschichten darüber, wie dein Team effizient und unabhängig von der Entfernung gut zusammenarbeitet.

Deine Social Media Kanäle: Häufig erscheinen diese im Suchergebnis der Kandidaten/innen. Besonders bei jungen, technisch versierten Fachleuten wird die Art und Weise, wie du dich auf Social Media Kanälen präsentierst, viel über deine Arbeitgebermarke aussagen. Stell sicher, dass nichts Peinliches da draußen ist und sei offen für Kommunikation. So veranstaltete die NASA beispielsweise eine AMA-Sitzung über Reddit, um alle Fragen im Zusammenhang mit der Einstellung von Astronauten/innen zu beantworten, und diese zusätzliche Leistung wurde von den Kandidaten/innen gut aufgenommen.

Deine Mitarbeiter/innen: Vertriebsleiter/innen suchen nach Kundenmeinungen, um die Qualität des Unternehmens zu bestimmen. Das Gleiche gilt für die Kandidaten/innen. Sie sind gespannt darauf, was deine Mitarbeiter/innen über dich als Arbeitgeber/in zu sagen haben. Nicht nur deine jetzigen Mitarbeiter/innen, sondern auch deine ehemaligen Mitarbeiter/innen können die Entscheidung von Kandidaten/innen beeinflussen (psst, sie schauen sich auf Glassdoor um!). Also brich nicht alle Beziehungen ab, das sollte selbstverständlich sein.

Die Verbesserung deiner Arbeitgebermarke ist eine langfristige Aufgabe und sie wird sich auf deine Rekrutierungskennzahlen auswirken.

#6- Die Konversionsrate der Karriereseite ist genauso wichtig wie die Konversionsrate einer Landing Page.

Vetrieb und Marketing achten besonders auf den Farbkontrast des Lead-Formulars auf den Zielseiten, einschließlich der Farbe des Call-to-Action-Buttons, der Schriftart, der Größe der Buchstaben und der Bilder, die sie alle begleiten. Warum? Diese Dinge helfen bei der Konvertierung.

Du solltest die gleiche Sorgfalt in Bezug auf deine Karriereseite anwenden. Was noch wichtiger ist: Das Bewerbungsformular, das die Kandidaten/innen auf deiner Karriereseite ausfüllen müssen, spielt eine entscheidende Rolle bei der Umwandlung in Bewerber/innen. Der beste Weg, um zu wissen, ob deine Karriereseiten und Bewerbungsunterlagen gut genug sind? Bewirb dich doch selbst dort auf einen Job. Die Wahrheit könnte hässlich sein. Matt Charney machte ein kleines Experiment: Er suchte nach einer zufälligen Stellenausschreibung und bewarb sich darauf. Es waren die schlimmsten 30 Minuten seines Lebens.

Um eine solide und umsetzbare Recruitment Metrik zu erhalten, solltest du die Anzahl der einzelnen Aufrufe im Vergleich zur Anzahl der Bewerbungen über deine Karriereseite vergleichen. Du wirst in der Lage sein, die durchschnittliche Konversionsrate zu identifizieren und jeden signifikanten Höhe- oder Tiefpunkt durch deine HR KPIs zu erkennen.

#7- Qualifizierung von Leads ist die gleiche wie die Qualifizierung von Kandidaten/innen.

Du kannst so gezielt wie möglich mit deinen HR KPIs arbeiten, und es wird immer noch unqualifizierte Leads geben, die mit qualifizierten vermischten werden. Wie bei Begrüßungsanrufen von Sales-Personen kannst du auch hier Bewerber/innen anrufen, um ihre Qualifikationen näher zu bestimmen. Die Qualifizierungsphase könnte noch früher beginnen, indem du Fragen, die dir bei einer Vorauswahl helfen, in dein Bewerbungsformular aufnimmst. Denk außerdem darüber nach, einen Test einzubauen, wenn technische Fähigkeiten von Kandidaten/innen für deine Stelle relevant sind.

Es ist immer gut, den Qualifizierungsprozess mit dem idealen Kandidatenprofil zu beginnen. Verwende Knock-Out-Fragen für alle Must-Haves, da dies der schnellste und einfachste Weg ist, um Kandidaten/innen für die nächste Stufe deiner Einstellungsphase zu qualifizieren. Du kannst auch an deine Wunschliste denken und den Kandidaten/innen Punkte zuweisen, wenn sie diese Fähigkeiten haben. Dieses Art von System bei der Kandidatenbewertung kann helfen, den Einstellungsprozess in späteren Phasen zu beschleunigen. Stell einfach sicher, dass du diese Ergebnisse irgendwo abspeicherst, damit du sie später mit deinem Einstellungsteam teilen kannst.

  Tipps und Tricks für die Boolesche Suche im Recruitment

Profi-Tipp: Berechne den Prozentsatz der Kandidaten/innen, die die erste Qualifikationshürde überwinden. Eine geringe Anzahl (unter 25%) bedeutet, dass etwas nicht stimmt. Möglicherweise zielst du auf die falschen Quellen für Neueinstellungen ab oder hast schlecht geschriebene Stellenbeschreibungen. Nimm notwendige Verbesserungen auf der Grundlage dieser Recruitment Metriken vor.

#8-Demo ist ein Interview.

Wenn Vertriebsleiter/innen sich eine Demo wünschen, sind sie daran interessiert, dein Produkt oder deine Dienstleistung besser kennenzulernen. Die Kandidaten/innen nehmen an einem Vorstellungsgespräch teil, um dich besser kennenzulernen (und hoffentlich beruht das auf Gegenseitigkeit!). Demos sind so aufgebaut, dass sie optimale Ergebnisse liefern; Interviews sollten es auch sein.

Jede Interviewfrage sollte so gestaltet sein, dass sie zeigt, ob die Antwort der Kandidaten/innen deinen Must-Haves entspricht. Denk auch daran, dass du jedem Kandidaten die gleichen Fragen stellen solltest. Vielleicht bevorzugst du es, während eines Interviews einfach zu schauen wie es läuft, weil es sich „natürlich“ anfühlt. Aber die Wahrheit ist, dass dies dich anfällig für voreingenommene Entscheidungen bei der Einstellung machen kann. Google hat herausgefunden, dass unstrukturierte Interviews (auch bekannt als „go with the flow“) zu schlechteren Einstellungen führen als wenn man einfach eine Münze werfen würde. Es gibt immer Methoden, um deine strukturierten Interviews etwas aufzupeppen, aber stell sicher, dass du sie im Voraus planst.

Profi-Tipp: Sobald dein Team die Kandidaten/innen interviewt hat, solltet ihr Beobachtungen und Eindrücke miteinander teilen. Verwende eine Scorecard, um ein umfassendes Profil jedes/r Kandidaten/in zu erstellen. Dies wird dazu beitragen, eine starke Recruitment Metrik als Referenz zu etablieren. Jedes am Interviewprozess beteiligte Teammitglied kann die Kandidaten/innen auf Basis dieser Scorecard bewerten. Das gleiche Bewertungssystem und eine Möglichkeit, dieses transparent darzustellen, ist der beste Weg, um dein Team zu beteiligen und jedem das Gefühl zu geben, dass sie etwas dazu beitragen.

#9 – Einen Deal abzuschließen bedeutet, einen Job anzubieten.

Wie im Sales-Bereich läuft alles, was du getan hast, auf diesen Moment hinaus: einen Deal mit einem/r Kandidaten/in abzuschließen. Ein kritischer Faktor in diesem Prozess ist die Gehaltsverhandlung (zusammen mit Vergünstigungen und Leistungen). Im Idealfall hast du dieses Thema an einem Punkt in deinem Qualifizierungsprozess bereits angesprochen. Sonst landest du vielleicht wieder ganz am Anfang, weil du etwas versprochen hast, was du nicht erfüllen kannst.

Behandle die Konversionsrate zu diesem Zeitpunkt wie deine wichtigste Rekrutierungskennzahl. Notiere dir auch den/die Gründ(e), aus denen Kandidaten/innen dein Angebot ablehnen. Wenn dein Angebot unter 25% liegt und die Mehrheit der abgelehnten Angebote auf Geld zurückzuführen ist, solltest du dein Budget und deine Erwartungen so schnell wie möglich überdenken.

#10 – Ein Lead-Förderprogramm ist gleichzeitig dein Kandidaten-Förderprogramm.

Der Sales-Bereich wirft Leads nicht so einfach weg, nur weil sie gerade nicht passen, oder? Das Gleiche gilt für Kandidaten/innen: ignorier sie nicht, wenn sie nicht das sind, wonach Du im Moment suchst. Ein Lead-Förderprogramm kann Leads in Käufer/innen verwandeln, und ein Kandidaten- Förderprogramm kann dasselbe tun. Wenn die Kandidaten/innen ihre Fähigkeiten verbessert haben und wieder mit dir arbeiten wollen, oder wenn sie jemanden in ihrem Umfeld kennen, der an einer Zusammenarbeit mit dir interessiert ist, wissen sie, an wen sie sich wenden können.

Der beste Weg, ein Förderungsprogramm für Bewerber/innen zu gestalten, besteht darin, alle deine qualifizierten, aber nicht eingestellten Kandidaten/innen in segmentierten Talentpools abzuspeichern und deine Recruitment Personalkennzahlen anhand der Zahlen in diesen Pools zu bilden. Markiere ihren Status und überprüfe, ob zuvor ein Informationsaustausch stattgefunden hat. Wenn du eine neue Stelle zu besetzen hast, weißt du vielleicht sofort, an wen du dich wenden kannst. Du sparst unglaublich viel Zeit, indem du lediglich diese Daten aktualisierst. Eine weitere zu beachtende Recruitment Metrik ist die Anzahl der Neueinstellungen durch deine Talentpools im Vergleich zur Anzahl der Neueinstellungen durch andere Quellen. Diese Recruitment Metrik kann dir helfen, dein Budget für Stellenanzeigen und Erwartungen an den Zeitraum bis zur Einstellung zu ermitteln.

Wie W. Edwards Demming einmal sagte: „Man kann nicht managen, was man nicht misst.“ Du wirst nur dann den Überblick über Rekrutierungen behalten, wenn du sie quantifizierst. Die lange Geschichte und Entwicklung des Sales-Bereichs kann deinem Rekrutierungsprozess wertvolles Wissen vermitteln. Betrachte Personalbeschaffung einfach wie den Sales-Bereich, statt wie ein Glücksspiel. Lege Personalkennzahlen fest, um deinen Prozess zu steuern. Nimm eine Haltung ein, die auf Daten beruht, wenn es um sehr menschliche Interaktionen geht.

Die gute Nachricht ist, dass du diese Herausforderung bezüglich der Personalkennzahlen nicht allein bewältigen musst. Dein ganzes Team sollte sich einig sein: Personalbeschaffung ist wie Sales, und du brauchst HR KPIs, auf die du hinarbeiten kannst. Wenn jeder eine klare Vision hat und ein datengesteuertes System zum Einsatz kommt, wird die Zusammenarbeit zu besseren Ergebnissen führen, und zwar schneller.

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du eine gemeinschaftliche Personalbeschaffung für dein Team zum Erfolg führen kannst? In unserem kostenlosen Ebook zum Thema gemeinschaftliche Personalbeschaffung kannst du mehr erfahren.

Vielleicht interessiert dich auch

Daten & Automatisierung

Tipps und Tricks für die Boolesche Suche im Recruitment

Von Tamara Karg

Daten & Automatisierung

Die 5 besten Interviewfragen für Vorstellungsgespräche

Von Tamara Karg

Daten & Automatisierung

Diese 6 manuellen Aufgaben der Personalverwaltung kannst du verhindern

Von Tamara Karg